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1、律師事務所業(yè)務檔案及有關材料管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 為加強本所業(yè)務檔案管理，統(tǒng)一本所業(yè)務檔案管理流程，根據(jù)律師法、檔案法及司法部、國家檔案局頒布的律師業(yè)務檔案立卷歸檔辦法和律師業(yè)務檔案管理辦法等相關規(guī)定，結合本所工作實際，制定本制度。第一章原則第一條業(yè)務檔案是律師及律師事務所從事業(yè)務活動的真實記錄，反映律師維護國家法律正確實施，維護委托人合法權益的情況，業(yè)務檔案管理是律師事務所的重要任務。第二條本所實行紙制檔案卷宗歸檔管理，有條件時建立電子檔案并納入檔案管理范圍，電子檔案的管理辦法由本所結合紙制檔案2、管理制度另行制定。第三條律師承辦業(yè)務形成的文件材料，根據(jù)本所的具體業(yè)務分類立卷歸檔。第四條律師業(yè)務檔案按年度和一案一卷、一卷一號原則立卷。第五條兩名以上律師共同承辦同一法律事務一般應合并立卷，但不同律師事務所律師合辦的法律事務分別立卷。第六條律師承辦跨年度的業(yè)務，應在辦結年立卷。律師擔任常年法律顧問，應做到一單位一卷。第七條業(yè)務檔案立卷實行承辦律師負責制。業(yè)務檔案的建立應與本所統(tǒng)一收結案制度、業(yè)務收費標準等制度相結合。第八條律師業(yè)務檔案由本所統(tǒng)一保管，律師因工作變動或因故調離本所的，應將其經(jīng)辦的業(yè)務檔案及有關文件材料辦理交接后方可辦理手續(xù)。第二章歸檔材料的收集和整理1第九條律師接受委托人委托之3、前，應首先向委托人提交訴訟風險告知書并由委托人簽字蓋章，作為入卷歸檔材料。第十條律師接辦業(yè)務,經(jīng)本所利益沖突審查后,填寫收案登記表,經(jīng)審批后由本所與委托人簽訂書面委托合同，同時由委托人簽發(fā)授權委托書。第十一條律師承辦業(yè)務中應注意收集保存有關材料。案件中使用的各種證明材料、往來公文、談話筆錄、調查記錄等材料，都必須用鋼筆、中性筆書寫或打印，要求字體整齊、清晰。第十二條業(yè)務辦結后，由委托人如實填寫業(yè)務質量監(jiān)督卡，并將服務質量反饋的意見和處理結果一并裝訂歸檔。第十三條律師在業(yè)務辦理完畢后，整理、檢查該項業(yè)務的文書材料，立卷歸檔。第十四條提交人民法院、仲裁機構或有關部門的材料，律師應將其副本或復印件入4、卷歸檔。第十五條業(yè)務檔案應按照案卷封面、卷內目錄、案卷材料、備考表、卷底的順序排列。案卷內檔案材料應按照業(yè)務程序的客觀進程或時間順序排列。一般順序為：（一）偵查階段刑事卷1、律師業(yè)務受理審批表；2、風險告知書；3、委托協(xié)議；4、授權委托書；5、收費憑證（本所出具發(fā)票的復印件）；6、為犯罪嫌疑人提供法律咨詢筆錄；7、取保候審申請書；8、申訴、控告書；9、辦案小結；10、省法律服務質量監(jiān)督卡。2（二）審查起訴階段刑事卷1、律師業(yè)務受理審批表；2、風險告知書；3、委托協(xié)議；4、授權委托書；5、收費憑證（本所出具發(fā)票的復印件）；6、移送起訴意見書；7、閱卷筆錄或復制的卷宗材料、律師調查收集的證據(jù)；8、5、律師會見犯罪嫌疑人筆錄；9、訴訟法律文書（包括但不限于所列文書：調查取證申請書、提請收集、調取證據(jù)申請書、取保候審申請書、回避申請書、回避復議申請書、重新勘驗申請書等。注：按案件訴訟程序及時間順序排列）10、承辦律師提出的辯護意見；11、集體討論記錄；12、辯護意見書；13、起訴書或不起訴決定書；14、辦案小結；15、省法律服務質量監(jiān)督卡。（三）審判階段刑事卷1、律師業(yè)務受理審批表；2、風險告知書；3、委托協(xié)議；4、授權委托書；5、收費憑證（本所出具發(fā)票的復印件）；6、起訴書、刑事自訴狀、刑事附帶民事訴狀、刑事上訴狀或刑事申訴狀；7、閱卷筆錄或復制的卷宗材料；8、律師會見被告人、委托人筆錄；36、9、證據(jù)目錄（包括但不限于證據(jù)名稱、證據(jù)來源、證據(jù)內容、證明對象等。）10、辯護律師收集或向法庭出示的相關證據(jù)材料（包括但不限于下列材料：物證、書證、證人證言、被害人陳述、犯罪嫌疑人或被告人供述和辯解、勘驗筆錄、視聽資料、鑒定結論等。注：按案件訴訟程序及時間順序排列）11、訴訟法律文書（包括但不限于所列文書：調查取證申請書、提請收集、調取證據(jù)申請書、通知證人出庭申請書、取保候審申請書、出庭通知書、延期審理申請書、回避申請書、回避復議申請書、重新勘驗申請書、撤訴申請書等。注：按案件訴訟程序及時間順序排列）12、承辦人提出的辯護或代理意見；13、集體討論記錄；14、出庭通知書；15、庭審筆錄；167、辯護詞或代理詞；17、裁定書、判決書；18、辦案小結；19、省法律服務質量監(jiān)督卡。（四）民事代理卷1、律師業(yè)務受理審批表；2、風險告知書；3、委托代理合同（或協(xié)議）；4、授權委托書；5、收費憑證（本所出具發(fā)票的復印件）；6、民事訴狀、民事上訴狀或答辯狀、反訴狀等其他應附卷的文書；7、閱卷筆錄；8、律師會見當事人談話筆錄；49、證據(jù)目錄（包括但不限于證據(jù)名稱、證據(jù)來源、證據(jù)內容、證明對象等。）10、律師收集或向法庭出示的相關證據(jù)材料（包括但不限于所列材料：物證、書證、證人證言、勘驗筆錄、視聽資料、鑒定結論等。注：按案件訴訟程序及時間順序，或證據(jù)目錄所示順序排列）11、訴訟法律文書（包括但不限于8、所列文書：管轄權異議申請書、回避申請書、回避復議申請書、財產(chǎn)保全申請書、證據(jù)保全申請書、先予執(zhí)行申請書、先予執(zhí)行擔保書、出庭通知書、延期審理申請書、回避申請書、重新勘驗申請書、撤訴申請書等。注：按案件訴訟程序及時間順序排列）12、承辦律師代理意見；13、集體討論記錄；14、出庭通知書；15、庭審筆錄；16、代理詞；17、判決書、裁定書、調解書；18、辦案小結；19、省法律服務質量監(jiān)督卡。（五）法律顧問卷1、聘請法律顧問合同（協(xié)議）；2、聘方基本情況介紹材料；3、收費憑證（本所出具發(fā)票的復印件）；4、辦理各類法律事務的記錄和相關材料（包括但不限于下列法律事務：接受咨詢；提供法律建議或法律意見；參9、與重大商務談判；起草、審查、修改合同和規(guī)章制度；代辦登記注冊；法制宣傳、教育、培訓；提供有關法律信息等）所出具的法律意見書、律師函、記錄和有關材料。注：按案件訴訟程序及時間順序排列）5、協(xié)議存續(xù)、中止、終止的情況；6、工作小結；57、省法律服務質量監(jiān)督卡。(六)其他非訴訟法律事務1、律師業(yè)務受理審批表；2、風險告知書；3、委托代理合同（或協(xié)議）；4、授權委托書；5、收費憑證（本所出具發(fā)票的復印件）；6、與委托人談話筆錄；7、委托人提供的證據(jù)材料；8、調查材料；9、律師出具的法律意見，或草擬的法律文書、辦理具體法律事務活動的記錄等；10、工作小結；11、省法律服務質量監(jiān)督卡。第十六條行政訴訟代理10、和仲裁代理卷順序參照民事代理卷排列。第十七條終止委托的業(yè)務，承辦律師仍應按上述各類業(yè)務排列順序歸檔，承辦律師應將委托人要求終止委托的書面文字材料或承辦律師對終止委托原因的記錄收入卷中，排在全部文書材料之后。第三章立卷編目和裝訂第十八條業(yè)務檔案填卷宗目錄，并使用阿拉伯數(shù)字逐頁編號、注明頁次。兩面有字的要兩面編號，頁號位置位于材料正面右上腳、背面左上腳，無字頁不編號。第十九條承辦業(yè)務日期以委托書簽訂日期或人民法院指定日期為準；結案日期以收到判決書（裁定書、調解書）之日為準；法律顧問業(yè)務的收結日期，以聘請法律顧問合同的簽訂與終止日期為準；其他非訴訟法律事務，以委托事項辦結之日為結案日。第二十條業(yè)務卷11、宗裝訂前要進一步整理：（1）破損材料要修補或復制，復制件放在原件后面。6（2）字跡難以辨認的材料應當附上抄件。（3）主要外文材料要翻譯成中文附后。（4）業(yè)務資料卷面為A4紙，窄于或小于卷面的材料，要用紙張加襯底；大于卷面的材料，要按卷面大小折疊整齊。需附卷的信封要打開平放，郵票不要揭掉。（5）卷內的所有金屬物包括釘書釘要全部剔除干凈。（6）不要在卷內資料上人為涂畫、標注。第二十一條卷宗裝訂可以使用棉線繩裝訂，也可以使用其他合理美觀方式裝訂。第四章歸檔第二十二條本所配備專職或兼職檔案管理人員負責業(yè)務檔案管理，并建立業(yè)務檔案室、檔案柜。第二十三條本所檔案管理人員的職責是：(一)收集、整理、保管和統(tǒng)12、計本所的檔案和有關資料，編制案卷目錄和必要的檢索卡片，確保檔案的完整和安全；(二)檔案管理人員要熟悉所藏檔案的情況，積極開展檔案的利用工作，為律師開展業(yè)務提供服務；(三)指導、督促、檢查律師對業(yè)務檔案的立卷和歸檔，接受司法行政機關和地方檔案行政管理部門的業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查。(四)檔案管理人員嚴格遵守保密制度，并注意保護當事人隱私權及其他非公開信息。不得違反制度提供檔案或擴大利用范圍，不得泄露檔案內容。第二十四條業(yè)務檔案在業(yè)務辦結后一個月內裝訂完畢，由承辦人根據(jù)司法部、國家檔案局制定的律師業(yè)務檔案管理辦法的有關規(guī)定提出保管期限，移交檔案管理人員，辦理移交手續(xù)。第二十五條檔案管理人員接收案卷時，13、應按照要求檢查案卷質量，并按規(guī)定辦理歸檔手續(xù)，在案卷封面左上角應蓋“歸檔”章。如案卷裝訂不符合要求，檔案管理人員不予接收并要求重新整理。7第二十六條涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私，以及約定本所承擔保密義務的律師業(yè)務案卷歸檔時應列為保密卷，確定密級保管。第二十七條隨卷歸檔的錄音帶、錄相帶等聲像檔案，應在每盤磁帶上注明當事人的姓名、內容、檔案編號、錄制人、錄制時間等，逐盤登記造冊歸檔。第二十八條對歸檔案卷，按律師事務所年度順序、業(yè)務類別、保管期限等排列編號，絕密案卷單獨編號。第二十九條同一案件由于審級改變或其他原因形成幾個案號的案卷，可以合并保管。合并保管原則是按時間順序后卷隨前卷保管。第五章檔14、案的查詢與借閱第三十條查詢檔案填寫查詢登記薄，包括查詢日期、查詢檔案編號、查詢人簽字、是否復印。借閱檔案須填寫借閱登記薄，包括借閱日期、借閱檔案編號、冊數(shù)、借閱人簽字、審批人簽字、歸還情況、歸還日期等。第三十一條借閱、查閱，不得從卷內抽取、涂寫、標記、污損材料。第三十二條同級或上級司法行政機關的律師管理部門因工作需要借閱律師業(yè)務檔案的，應出示正式調卷函件，并應履行借閱登記手續(xù)。第三十三條人民法院、人民檢察院和有關國家機關因工作需要，要求查閱、借閱有關檔案的，應出示正式查卷函件，經(jīng)本所主任同意后辦理查閱手續(xù)。第三十四條凡涉及國家機密或個人隱私的業(yè)務檔案，以及當事人要求保密的檔案，一般不得對外借閱15、和查閱。第三十五條對查閱或借出的檔案，要及時催還。如發(fā)現(xiàn)卷宗被拆、文件材料短缺、涂改、增刪、污損等情況應立即向本所負責人匯報并及時處理。第六章檔案的保管期限8第三十六條律師業(yè)務檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。凡屬于需要長遠查考、利用的律師業(yè)務檔案，列為永久保管。凡屬于在長時期內需要查考、利用，作為證據(jù)保存的律師業(yè)務檔案，列為長期保管，保管期限為二十年至六十年。凡屬于在一般時間內需要查考、利用，作為證據(jù)保存的律師業(yè)務檔案，列為短期保管，保管期限為五年至十五年。列為長期或短期保管的律師業(yè)務檔案，具體保管期限，由立卷人提出并報本所主任決定。第三十七條律師業(yè)務檔案的保管期限，從該項法律事務辦結16、和終止后的下一年起算。第三十八條具體業(yè)務檔案的保管期限，根據(jù)相關規(guī)定另行確定。第三十九條本所檔案目錄登記簿、檔案收進登記簿、檔案移出登記簿、檔案銷毀登記簿、檔案銷毀批件及檔案檢索卡片列為永久保管。第七章檔案的統(tǒng)計、保護及清理第四十條檔案的統(tǒng)計、移交、保護按照司法部、國家檔案局制定的律師業(yè)務檔案立卷歸檔辦法和律師業(yè)務檔案管理辦法執(zhí)行。第四十一條事務所設置變更時，應對業(yè)務檔案進行清理，清理辦法如下：(一)事務所撤銷的，應交由同級或上級司法行政機關代管，或向同級檔案館移交。(二)事務所分立的，檔案交由分立前的一個事務所管理。(三)事務所合并的，事務所的檔案交由合并后的事務所管理。(四)事務所撤銷、分立或合并時，沒有辦理完畢的律師業(yè)務視情況移交給新的事務所繼續(xù)辦理，承辦該項業(yè)務所形成的檔案應由新的事務所保管。9第四十二條檔案管理人員調動工作時，應在離崗前作好檔案移交工作，辦理檔案移交手續(xù)。第八章附則第四十三條本制度經(jīng)合伙人會議（或律師會議）通過后施行。第四十四條本制度由合伙人會議（或律師會議）負責解釋。