有機茶公司客戶申訴投訴及不合格產品召回制度.doc
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上傳人:職z****i
編號:1125108
2024-09-07
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1、有機茶公司客戶申訴投訴及不合格產品召回制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 客戶申/投訴處理規程 1、目的為了滿足顧客對有機茶茶質量的要求,改進有機茶茶品質和管理體系的缺陷,做到對顧客的申、投訴有專門部門管理,有詳細記錄,有客觀公正的處理結果,有暢通的信息反饋渠道,特制定本程序。2、適用范圍本程序適應于有機茶茶和銷售過程中出現的各種申、投訴的處理。3、職責1).辦公室負責顧客申、投訴的受理、登記、結果反饋即日常管理工作,服務部協助。2).有機生產管理者負責申、投訴的處理,各部門負責協助顧客申、投訴處理的調查工作。3)2、.總經理負責重大質量事故的處理及申、投訴處理意見的審批。4、工作程序4.1申、投訴形式1).通過電話、傳真、郵件、來函等形式投訴。2).直接在服務部及銷售網點投訴。4.2投訴的受理1).辦公室負責上門投訴顧客的接待工作,認真仔細聽取顧客的投訴事由,并要求投訴者按要求如實填寫申、投訴記錄。記錄內容包括:投訴者單位、姓名、地址、聯系電話、投訴日期、投訴事由等。2).若是以電話、傳真、郵件、函件等形式投訴,辦公室應及時填寫申、投訴記錄,并將材料附于記錄之后。3).辦公室及時將申、投訴材料交有機生產管理者。4.3申、投訴處理1).對于一般的申、投訴有機生產管理者負責組織相關部門人員,對顧客的申、投訴進3、行認真分析,分清責任方,制定處理方案,交總經理審批。并在最短的時間內,將處理結果反饋給顧客。處理結果應盡量滿足顧客要求。2).若質量投訴屬于顧客管理不當造成的,與茶質量無關,則應盡快通知顧客,并向其說明理由,盡量與顧客達成共識。3).若質量投訴確屬服務部茶存在質量問題,則應進行調查,啟動追蹤體系,跟蹤查找出現問題的環節,查清直接責任人。對顧客造成經濟損失和人身傷害的,公司根據其損失和傷害程度,給予相應的經濟補償;對造成責任事故的部門或個人,根據責任輕重,給予一定的經濟處罰。4).對顧客投訴的重大責任事故,由總經理負責組織相關部門進行調查、分析和處理。5).辦公室對處理后有代表性的顧客申、投訴案4、例,形成書面總結材料,組織服務部員工認真學習,吸取教訓,改進工作,提高質量意識。5、記錄客戶申訴/投訴登記處理表不合格產品召回制度 一、為了加強本公司等產品安全管理,規范不合格產品退出市場管理,樹立本單位誠信和形象,加強與監督管理部門的協調、配合,保障消費者人身健康和生命安全,依據國務院關于加強食品等產品安全監督管理的特別規定、中華人民共和國食品安全法、中華人民共和國產品質量法等法律規定,制定本制度。二、所謂產品召回,是指生產銷售的產品存在安全隱患,可能對人身健康和生命安全造成損害的,或者不符合產品質量標準的,并已經進入流通、消費領域,為避免不合格產品危及人身安全及財產損失,本單位及時將缺陷產5、品從流通、消費領域收回,予以維修或者銷毀,并承擔相關費用的制度。三、產品召回的條件:(一)存在安全隱患,可能對人身健康和生命安全造成損害的產品;(二)檢驗、檢疫不合格的,或依法應當檢驗、檢疫而未經檢驗、檢疫的產品;(三)與監督管理部門抽檢核定質量不合格產品同批次的產品;(四)摻雜、摻假,以假充真、以次充好,偷工減料,假冒他人的注冊商標等違法產品;(五)被監督管理部門責令召回、或本單位認為需要召回的產品。(六)法律法規規定其他應當召回的產品。四、 發現所銷售的產品屬本制度所列的不合格產品,或接到消費者、下級銷售商通知的,應立即啟動不合格產品召回程序。五、產品召回程序包括下列步驟:(一)立即停止銷6、售該產品;(二)立即通知下級銷售商立即停止銷售;(三)立即通知消費者停止使用;(四)立即向工商行政管理部門及有關監督管理部門報告;(五)及時向社會公布有關信息,信息公布應能夠覆蓋銷售范圍;(六)為消費者、下級銷售商、消費者等辦理退貨退款手續,召回不合格產品;六、產品召回的處理:實施召回的不合格產品應當封存,封存所應當有明顯標志,對召回產品的編號和數量必須準確記錄后,再按規定深埋銷毀或無害化處理。七、產品召回應自覺接受工商行政管理部門及有關監督管理部門的指導和監督,產品召回情況應及時、完整、真實地報告工商行政管理部門及有關監督管理部門。八、不合格產品退貨和召回的費用,按照供貨合同的有關約定辦理,7、或者由消費者、下級銷售協商,原則上由對產品質量不合格負責的單位承擔。九、召回采取的糾正措施:產品召回后,質量部當對該產品質量不合格的原因進行分析并整改,杜絕同類情況再發生。十、產品召回演練:本公司每年年底都需進行一次產品召回演練,并保留演練記錄。本公司的所有人員應自覺遵守本制度,對違反本制度的一律從嚴追究其責任。申、投訴登記及處理表部門經理: 編號:xx07xx 投訴單位投訴人通信地址電 話郵 編投訴日期受理人投訴事由經過投訴證據資料投訴者要求調查結果及處理方案 調查人: 實施結果 實施人:內部檢查實施計劃記錄人: 編號:xx152012檢查目的:檢查形式:檢查范圍:檢查依據:檢查人員:檢查時8、間:日 程 安 排日 期時 間受檢查部門(檢查條款)內部檢查員內 部 檢 查 表 編號:xx162012受檢查部門部門負責人內部檢查員檢查日期檢查依據檢查要求序 號檢查內容及方法檢查記錄不 合 格 項 報 告 編號:xx172012受檢查部門檢查日期內部檢查員陪同人員檢查依據標準條款號手冊或程序條款號不合格的事實描述: 不符合本公司文件 中 的要求。 不符合公司有機生產管理體系文件中 的要求。內部檢查員: 受檢查部門負責人: 日 期: 產品召回記錄編號:xx-23-2012產品名稱產品適用范圍涉及區域范圍涉及產品(型號、規格)涉及產品生產數量涉及產品銷售數量識別信息(如批號)召回原因簡述糾正行動簡述(包括補救措施)公司批準人:產品召回編號:xx-24-2012產品名稱批號召回工作聯系人和聯系方式通知情況承擔召回聯系責任的收貨人應當通知人數已通知人數通知時間通知方式其它收貨人應當通知人數已通知人數通知時間通知方式完成情況應當召回數量已完成數量有效性檢查情況召回產品的處理措施其它情況的處理措施申、投訴登記及處理表部門經理: 編號:xx07xx 投訴單位投訴人通信地址電 話郵 編投訴日期受理人投訴事由經過投訴證據資料投訴者要求調查結果及處理方案 調查人: 實施結果 實施人: