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1、實業公司經濟合同管理職責及基本程序制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司經濟合同管理制度1目的為提高風險意識，控制企業經營風險，維護公司合法權益，明確合同管理職責，規范合同管理流程，確保公司各項經濟活動正常進行，特制定本辦法。2適用范圍本規定所稱經濟合同是指公司在生產經營活動中為明確雙方權利義務關系簽訂的各類合同或協議，主要包括工程承包合同、購銷合同、加工承攬合同、貨物運輸合同、倉儲保管合同、租賃合同、借款合同、技術合同、委托合同等。融資合同、保險合同、擔保合同、銷售合同、勞動合同適用于公司另行制定的相關管理辦法2、。3基本原則公司有關經濟合同的簽訂、履行與管理，必須遵守如下原則：3.1 合理審慎原則公司各部門對外簽訂經濟合同，必須對合同涉及到的項目、當事人的資信、合同生效的條件進行認真調查，同時按照法律的規定，對合同內容的合法性、可行性、嚴密性及經濟性進行審查。3.2 統一管理原則合同必須由公司統一對外簽訂，同時公司建立各項制度，對各部門對外簽訂的經濟合同進行統一管理。4.基本制度公司統一對經濟合同進行管理，建立如下各項制度：4.1合同印鑒統一規范制度公司對外簽訂經濟合同必須使用公司統一的合同專用章，合同專用章由財務部保管。4.2合同檔案制度本管理辦法中公司對外簽訂的經濟合同，由綜合部統一編號建立檔案進3、行管理。4.3責任追究制度公司具體負責人在對外簽訂經濟合同過程中，必須遵守國家有關法律規定及本規定。如果違反法律、法規及本規定，必須追究相應的經濟、行政、法律責任；觸犯刑法的，交司法機關依法處理。5.合同管理職責5.1 公司財務部負責對本規定的實施與管理。5.2 經辦部門對外洽談擬訂合同的經辦人為第一責任人，對合同的真實性、合理性、可行性負有完全的責任，并負責簽約對方資信資格、履約能力的審查。相關隸屬部門的負責人為第一審核人，負有直接責任。5.3公司的法務人員為第二責任人，對合同的內容、形式、文字表述合法性、有效性以及所承擔相應的民事責任負有主要責任。5.4公司綜合部及財務部合同管理員同為第三4、責任人，對合同的流轉、審批程序、流轉時效、各款修改定稿、用印記錄、合同資料的分發、歸檔等負有直接責任。5.5公司財務部經理為第四責任人，對合同的履約收支、付款方式、單據回籠等情況的監督審核負有直接責任。5.6在權限范圍內，公司總經理或由其代理人負責合同的最后審簽，對該合同的最后確認負有領導責任。5.7在權限范圍內，公司董事會（股東大會）負責合同的最后審簽，對該合同的最后確認負有領導責任。6. 簽訂書面合同的情形 符合以下情況之一的，應當以書面形式訂立經濟合同：6.1 單筆業務金額超過人民幣10000元的（含10000元）；6.2有保證、抵押或定金等擔保的；6.3我方先予以履行合同的（例如，預付5、款或款到發貨）；6.4有封樣要求的；6.5必須明確雙方的權利與義務的；6.6 頻繁采購的物品，應簽訂一個總合同并注明估計金額，日常采購時可以以采購訂單的形式確認每次采購量，采購金額等；6.7 在下列情形下，需要在事后按照規定補辦相關手續并形成最終的書面合同：6.7.1因情況緊急或條件限制未能及時簽訂書面合同。6.7.2通過電話、電子郵件形式確認的合同。當事人雙方協商的有關修改合同的文書、電報、傳真、函件和圖表等書面文件，以及建筑工程設計、施工投標文件，材料、設備等報價也是合同的組成部分。7.合同管理基本程序合同管理基本程序主要包括合同談判、起草、評審、簽訂、履行以及后續評估等階段。7.1 合同6、談判7.1.1合同談判的準備工作7.1.1.1合同經辦人應對合同標的進行詢價、議價、比價。（具體參見采購管理辦法）合同經辦人應對談判對方進行資格、資信審查，主要包括：l 主體法律資格審查，包括營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證等。l 主體法律資質審查，包括技術資質、等級資質、業務資質等。l 主體履約能力審查，包括注冊資金、生產能力、商業信譽、成功案例等。合同經辦人應準備談判的相關資料和文件，掌握我方底線，提出談判的關鍵點和難點，初步確定談判的程序和策略，在談判前向談判組成員通報上述情況。必要時協調召開相關責任人會議，研究談判的具體問題和相應對策。7.1.2 合同談判的主要內容7.1.2.1合7、同的標的。7.1.2.2標的的數量和質量。7.1.2.3合同的價款或報酬，以及付款方式。7.1.2.4合同的履行期限、地點和方式。7.1.2.5合同的違約責任。7.1.2.6解決爭議的方式方法。7.1.2.7雙方認為需要約定的其它事項。7.1.3 合同談判的形式合同談判由經辦人負責牽頭并協調組織，按以下規定進行：7.1.3.1組成合同評審小組進行會議談判l 經濟合同應由合同評審小組進行會議談判。l 合同評審小組組成：評審小組應由經辦部門、技術部門、采購部門、財務部門，法務部門的人員組成。對于重大或法律關系復雜的合同，必要時可以聘請外部專家參與。l 談判記錄：包括的要件有發生時間、面談地點、談判8、參加人員、當事人單位、談判事項、談判結果、記錄人、記錄時間等。l 合同評審小組紀律：評審小組成員應按規定參與合同會議談判的整個過程。若因客觀原因不能參加，須指定代理人代為參與。7.1.3.2由合同評審小組進行協同談判l 不符合組成合同評審小組進行會議談判條件的，由經辦人或責任人會同相關人員進行談判。l 協同談判形式：經辦人可以采用面談方式、電話、視像會議、電子郵件等形式，將每一次談判情況通報合同評審小組成員，作為合同評審會簽的參考依據。7.2 合同起草7.2.1公司對外簽訂各種經濟合同，原則使用公司擬定的合同文本。除非對方單位占有市場優勢或對方單位屬政府管理部門并且提出使用其提供的文本。合同經9、辦人或責任人負責起草合同。重大合同或特殊合同可以由法務或外聘專家起草。可以優先選用國家或行業的示范合同文本，但對涉及權利義務關系的條款應當認真審查，并進行必要的修改。7.2.2若合同草稿由對方起草，責任人或經辦人須認真審查，并按照公司的要求提出修改意見，并與對方進行溝通，協商，形成雙方都認可的合同文本。7.2.3合同草稿由雙方協商約定，一般應該包含以下內容：l 合同雙方的名稱或姓名和住所。l 標的的內容，范圍及要求。l 數量、質量，檢驗、驗收標準和方法。l 價款或者報酬、結算方式。l 履行的計劃、進度、期限、地點和方式。l 違約責任。l 解決爭議的方法。l 名次和術語的解釋（視合同性質的需要）10、。l 簽訂的時間和地點。每一合同文本上或留我方的合同文本上必須注明合同對方的單位名稱、地址、聯系人、電話、銀行賬號。7.2.4 主要注意事項l 合同中合同雙方名稱或姓名及住所應與其法定文件（一般是指企業營業執照或居民身份證）中載明的相同。l 合同簽字人一般應使用黑色水筆簽署合同。7.3 合同評審合同起草完成后，經辦人或責任人需將合同草案送交合同評審小組各成員進行審核。7.3.1 評審重點l 合同經辦人或責任人：重點審核合同內容的真實性、技術性及可行性。其中可行性主要審核對方履行合同的能力、條件、預計取得的經濟效益以及技術上的風險。l 財務：重點審核合同中涉及資金收付、資產轉移等與財務會計相關的11、內容。其中經濟性主要審核經濟合同是否符合公司的經濟活動范疇和經濟利益；可行性主要審核對方的資金能力，簽訂合同的權限，擔保方式是否切實、可靠；嚴密性主要審核數量、價款、金額、計算方式是否準確；合法性主要審核資金來源、使用是否合法，結算方式、票據是否合法。l 法務：重點審核合同的合法性及嚴密性，控制合同的法律風險。其中合法性主要審核合同內容表示是否真實、有效，合同內容是否有悖于法律、法規或相關政策，是否有無顯失公平的內容；嚴密性主要審核合同條款是否齊備、完整，合同文字表達是否準確，合同約定雙方的權利義務是否具體、明確，合同附加條件是否適當、合法；合同法律的風險的大小等。l 領導層：審核合同的經濟效12、益，并在授權范圍內審批合同。7.3.2評審小組成員若認為合同草案需要修改，應提出修改意見。經辦人或責任人一般應按照意見進行修改。若不修改，須在評審單上注明原因，合同草案經修改后，應當重新提交審核。7.3.3評審小組成員應在合同會簽流轉單上簽字，寫明各自意見。7.4 合同簽訂7.4.1 公司應在與第三人發生經濟活動之前簽訂經濟合同，原則上不得采用事后補簽的方式，以免給公司帶來損失。7.4.2 對外訂立的經濟合同，嚴禁在空白文本上蓋章并且原則上先由對方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章。7.4.3 經過評審小組成員同意簽訂的合同，送報公司法人代表或其授權代理人簽署。并按印章管理辦法要求申請加蓋合同專用章13、。 7.4.4重大合同應當與對方當事人當面簽訂。對于確需公司先行簽字蓋章，然后寄送對方簽字蓋章的，應當采用在合同各頁碼之間加蓋騎縫章、使用防偽印記等方法對合同文書加以控制，防止對方當事人任意增減、修改合同條款和內容。7.4.5簽署后的合同書應加蓋公司合同專用章，合同頁數超過二頁的需要加蓋騎縫章。7.4.6合同原件一般一式四份，合同雙方各兩份。原件一份存放于財務部，一份報人事行政部檔案室存檔，經辦部門留復印件。財務部應建立合同登記簿，記錄合同的簽訂，收付款等情況。7.5 合同生效7.5.1合同一般自雙方的法人代表或授權代理人簽字并加蓋公司公章或合同專用章后生效。附生效條件的合同，自條件成就時生效14、；附生效期限的合同，自期限屆至時生效。7.5.3 任何人不得以任何形式泄露合同在訂立和履行過程中的具體情況，尤其不得泄露涉及的商業秘密、技術秘密和知識產權等。7.6 合同的履行、變更和解除7.6.1合同經辦人或負責人應及時監控合同的履行情況。在合同履行中遇履約困難或違約等情況應及時向公司領導匯報并通知法務。遇有不可抗力等影響合同履行時，應當及時以書面形式通知對方，并收集有關證據。 7.6.2 若發現對方有不履約行為或將喪失履約能力，應當立即向公司匯報，采取合法、有效措施，避免損失擴大。7.6.3除行使單方解除權外，合同變更或解除合同應當由合同雙方達成書面協議。變更或解除合同的審核程序與合同簽訂15、審核程序相同。8 合同編號8.1合同編號是構成合同的重要元素，綜合部對其進行統一管理。合同簽訂后，使用部門需向綜合部申請合同編號，綜合部向申請人發放合同編號，并登記備案。若合同簽訂的對方已經對合同進行編號，我公司依然需要進行編號，即該合同兩個編號。8.2合同編號規則8.2.1豆油油品銷售合同：DS+四位年+四位流水號。8.2.2棕油油品銷售合同：PS+四位年+四位流水號。8.2.3豆粕產品銷售合同：DP+四位年+四位流水號。8.2.4豆油油品采購合同：SD+四位年+四位流水號。8.2.5棕油油品采購合同：SP+四位年+四位流水號。8.2.6大豆采購合同：DD+四位年+四位流水號。8.2.7生產16、用料采購合同：SC+四位年+四位流水號。8.2.8日常生活辦公用品采購合同：XZ+四位年+四位流水號。8.2.9固定資產采購合同：GD+四位年+四位流水號。8.2.10修理合同：DX+四位年+四位流水號。8.2.11工程改造合同：GC+四位年+四位流水號。8.2.12服務合同：FW+四位年+四位流水號。8.2.13工程項目合同：按項目部提供的單體及設備清單進行分類編號，具體為XM+單體或設備前兩個拼音首字+兩位流水號。8.3業務部門和財務部應根據合同編號設立合同臺帳，每一合同設一臺帳，分別按業務進展情況、收付款情況、發票開具情況逐筆登記。9 合同歸檔9.1簽署生效的合同，正本由綜合部負責歸檔管17、理。合同裝訂，借閱，復印等按檔案管理辦法處理。9.2合同流轉單據作為合同審核過程中的記錄和憑證，應粘貼在合同后面。由印章保管人在合同蓋章后留存并及時歸檔。10 合同付款參見付款管理辦法。11 合同后續管理11.1合同執行完畢后，應對合同執行情況及效果進行分析和評價。11.2對于已經到期并需要對同一合同標的重新續簽的合同，需經合同評審小組重新評估，經辦人不可以直接續簽。11.3評估時，應綜合評定合同執行過程中出現的問題及解決過程，聽取與合同相關部門對合同執行的意見。決定是否需要修改原合同的相關條款。11.4重新審核合同方的資質，確定其是否具有繼續經營的能力。11.5在成本效益的原則下，應該重修進行比價或詢價。12 獎懲12.1 對在簽訂、履行和管理經濟合同工作中成績顯著的，以及為避免或挽回重大經濟損失的有關人員，應當給予表彰。12.2 對在簽訂、履行和管理經濟合同工作中失職，瀆職或者玩忽職守，造成重大經濟損失，以及以權謀私的人員，應就其情節輕重、追究其經濟責任、行政責任。構成犯罪的，應移交司法機關追究刑事責任。12.3 對有關人員故意違反本規定有關條款，以達到以權謀私之目的，公司將追究其經濟責任、行政責任，構成犯罪的，移交司法機關追究刑事責任。12.4 具體獎懲標準參照公司員工管理條例執行。13 附則13.1本辦法解釋權、修訂權屬公司財務部。