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1、建設國際工程分公司進出口貿易部管理工作制度附表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 目的第一條 為有效開展質量、環境和職業健康安全管理工作，根據GB/T190012008 idt ISO9001:2008質量管理體系要求、GB/T240012004 idt ISO14001:2004環境管理體系要求及使用指南、GB/T28001-2001職業健康安全管理體系規范標準和集團公司2009 B版質量、環境和職業健康安全管理手冊、程序文件和集團公司物資管理部管理工作制度的要求，制訂本部門管理工作制度。目的是明確本部門質量2、環境和職業健康安全管理職責，并將管理職責落實到各崗位，同時對本部門主管及相關程序文件中的有關要求作出具體的規定，以便更好地指導本部門的管理工作。第二章 適用范圍第二條 適用于本部門在質量、環境和職業健康安全管理體系運行中所有的管理工作。第三章 進出口貿易部管理目標第一節 采購業務第三條 主要物資采購招標率100%。第四條 供應商評審率100%。第五條 用于工程物資進貨驗收率100%。第六條 危險化學品采購情況檢查覆蓋率不低于80%。第七條 各類報表收集、匯總、上報及時率100%。第二節 進出口業務第八條 進出口物流業務招標率不低于95%。第九條 報關資料申報正確率、及時率均達100%。第十條3、 核銷、退稅資料申報正確率、及時率均達100%。第三節 網絡管理業務第十一條 公司網絡出現問題時，應及時處理，由內部原因引起的網絡中斷必須在4小時內予以修復。第十二條 定期檢查視頻會議系統，確保其運行故障率低于2%。第四節 其它第十三條 對各業務系統管理工作檢查及時率100%。第十四條 控制職業危害，做好職業健康安全保健工作。第十五條 辦公用各類有毒有害廢棄物按公司規定處理，嚴格執行公司節能規定。第四章 管理職責第五節 進出口貿易部組織機構及崗位設置第十六條 進出口貿易部組織機構如下：進出口貿易部組織結構部門經理部門副經理采購崗位合同管理崗位物流崗位通關崗位核銷退稅崗位公司網絡管理員崗位采購業4、務進出口業務網絡管理業務第十七條 進出口貿易部由公司副經理分管。設部門經理1人，部門副經理1人，主辦若干人。第六節 進出口貿易部職責第十八條 負責國際工程公司所有國內、外項目設備、材料的采購工作。第十九條 負責二十冶集團公司承攬的國外項目的部分設備、材料的采購工作。第二十條 負責配合公司市場部在投標過程中的設備、材料、海運物流費等的市場詢價工作。第二十一條 負責按照集團公司物資管理部的要求，對物資采購工作進行規范管理，并及時制作、上報各種報表。第二十二條 負責二十冶集團公司和國際工程公司承攬的國外項目的設備材料的進出口物流工作，包括但不限于：船公司（或貨代）的選擇、船期確定、貨物包裝指導、貨物5、進出倉管理、貨物進出港管理、裝箱及裝船監督等。第二十三條 負責二十冶集團公司和國際工程公司承攬的國外項目的設備材料的進出口報關工作，包括但不限于：報關單據制作、商檢單據制作、對外承包工程批量商檢辦理等。第二十四條 負責二十冶集團公司和國際工程公司承攬的國外項目涉及的所有貿易項下以及非貿項下的外匯申報、結匯、核銷手續的辦理。第二十五條 負責二十冶集團公司和國際工程公司承攬的國外項目的設備材料的出口退稅手續辦理。第二十六條 負責擴展國際工程公司的國際貿易業務。第二十七條 負責公司電腦、電話、網絡的日常管理工作。第二十八條 負責與本部門強相關的16個程序相關職責的實施。(1) 文件控制程序 (2) 6、施工技術文件管理程序 (3) 記錄控制程序 (4) 環境因素識別與評價工作程序 (5) 法律法規管理程序 (6) 管理方案控制程序 (7) 信息交流工作程序 (8) 人力資源管理程序 (9) 物資采購管理程序 (10) 污染物控制程序 (11) 資源和能源管理程序 (12) 施工現場安全防護控制程序 (13) 勞動保護工作程序 (14) 危險化學品管理程序 (15) 消防管理工作程序 (16) 糾正和預防措施管理程序第七節 各管理崗位職責第二十九條 部門經理崗位：（1）負責本部門全面管理工作。(2) 積極開拓市場，組織并調動整個部門完成公司下達的各項經濟指標。(3) 監督參與大批量商品訂貨的業7、務洽談，檢查合同的執行和落實情況。(4) 檢查購進物資是否符合質量要求，對公司的物資采購和質量要求負全面責任。（5）認真監督檢查各采購員的采購進程及價格控制。（6）負責針對新簽國際工程項目，組織各方及時制訂適合該項目的國際物流、通關、核銷退稅等流程。（7）認真監督檢查采購物資裝箱、報關、發運情況。（8） 定期將采購、發運任務完成及未完成情況逐項列出報表，呈公司領導審閱，以便于公司領導掌握全公司的采購項目執行情況。（9）責與集團公司物資管理部的對口管理工作。（10）完成公司領導交辦的其他任務。第三十條 部門副經理崗位：（1）協助部門經理進行本部門業務管理工作。（2）協助部門經理完成公司下達的各項8、經濟指標。（3）完成領導交辦的其他任務。第三十一條 采購崗位：（1）采購人員須注重職業道德修養，嚴格遵守采購紀律，積極按公司的采購規范和要求做好采購工作。（2）熟悉和掌握公司所需各類物資的名稱、型號、規格、單價、用途和產地。(3) 負責配合公司市場部在投標過程中的設備、材料的市場詢價工作。(4) 采購人員在工作中應能夠吃苦耐勞，多跑、多對比，精通采購業務，選擇供應商時至少貨（價）比三家，降低采購成本。(5) 對審批后的采購計劃組織實施，確保項目施工過程中的物資供給。(6) 負責采購物資的接收與移交，保證物資在數量、質量上與采購合同相符，配合相關人員做好驗收記錄，并辦理入、出庫手續。(7) 及時9、收集整理好各種合格證、檢驗證書等，交相關人員留存或報監。(8) 按采購工作的規范和流程進行有效工作，采購單據和報賬程序必須符合財務要求。(9) 對于國際工程項目的采購物資，配合物流人員將包裝要求、裝箱單格式、嘜頭格式、進倉通知等發送給供貨商，并隨時與其保持溝通，確保無誤。(10) 完成領導交辦的其他任務。第三十二條 國內物流崗位：（1）負責根據項目物流需要進行公開邀請招標，選擇國內地面、國際運輸服務提供商（船公司或貨代）。參與投標者不得少于三家，選擇其中價格、服務、能力等綜合競爭力最強者作為中標單位。(2) 負責根據業主要求及備貨情況及時聯系船公司或貨代確定船期。(3) 負責辦理國際貨物運輸保10、險。(4)檢查貨物的包裝和嘜頭是否符合采購合同和國際貿易運輸要求。(5)對于倉庫集中裝箱貨物，負責及時將進倉通知（內容應包括但不限于：收貨倉庫名稱、地址、聯系人和送貨時間等）通知采購人員或項目部國內物流對口人員；對于在廠家裝箱的物資，及時聯系供貨商和船公司或貨代，提箱到廠家裝箱，并對全過程進行跟蹤管理，確保全部貨物按時、安全地運抵交貨倉庫或碼頭。(6)供貨商送貨時要負責協調倉庫或碼頭及時、安全收貨，并協助驗收人員對到貨進行驗收。(7)負責根據實際發貨情況制作裝箱單（中英文對照），經部門經理或副經理審核后，及時EMAIL或傳真給業主和項目部。(8)完成領導交辦的其他任務。第三十三條 國外物流崗位11、（1）負責根據項目物流需要，在項目所在國進行公開邀請招標，選擇該項目的國外短駁物流提供商。參與投標者不得少于三家，選擇其中價格、服務、能力等綜合競爭力最強者作為中標單位。（2）負責國外進口清關、港口至工地短駁物流的全部工作。(3) 負責在貨物抵達現場后同項目部辦理書面交接手續，原件存檔后，要及時通過EMAIL或傳真將復印件發回國內。(4) 負責破損、丟失貨物的保險索賠工作。(5) 完成領導交辦的其他任務。第三十四條 通關崗位：（1）負責辦理貨物進出口的通關手續。(2) 通關人員必須具有高度責任心，認真準備通關資料，隨時與采購、物流、核銷退稅等崗位進行溝通，以便同采購合同、實際裝箱單、增值稅發票12、信息等保持一致，力求達到通關資料零差錯。(3) 對于國家法定商檢物資，及時向物資采購方具體辦理商檢的人員提供報檢所需的全套資料。(4) 負責對外承包工程出口物資批量商檢手續的辦理。(5) 定期對通關情況進行匯總，并報部門經理。(6) 完成領導交辦的其他任務。第三十五條 核銷退稅崗位：（1）負責按需從外匯管理局領取外匯核銷單。（2）負責辦理所有貿易項下以及非貿項下的外匯申報、結匯、核銷手續。（3）負責辦理所有已出口貨物的出口退稅手續。（4）定期對核銷、退稅情況進行匯總，并報部門經理。（5）完成領導交辦的其他任務。第三十六條 合同管理崗位：（1）負責本部門各類經濟合同簽章手續、付款手續的辦理。（213、）負責本部門合同文本的管理，建立合同臺帳及合同檔案。（3）負責本部門合同信息輸入電腦的工作，實行信息化管理。（4）負責匯總本部門合同簽訂、執行情況，定期提交合同簽訂、執行情況報表。（5）負責本部門合同的查詢工作。（6）負責公司各種外貿證照的申辦及年檢。（7）完成領導交辦的其他任務。第三十七條 公司網絡管理員崗位（兼職）：（1）負責公司網絡、電話線路和設備的日常維護，及時處理解決運行中發生的故障，保證網絡通信暢通。（2）為新開通網絡線路連接的用戶提供接入服務。（3）為終端用戶計算機操作系統、應用軟件和網絡通信安裝、調試提供服務。（4）為保證網絡暢通，負責對局域網進行監控，限制用戶利用公司網絡下載14、電影、游戲等與工作無關的大容量文件。（5）負責公司主頁的素材收集、整理，網頁的制作、改版、更新、發布。（6）完成領導交辦的其他任務。第五章 工作程序第八節 文件控制第三十八條 部門經理負責文件控制程序相關職責實施的領導、組織工作。第三十九條 部門經理組織編制本部門分公司級文件和部門管理工作制度，并負責本部門文件發放的簽發工作。第四十條 部門經理負責公司及外來文件的進一步簽發工作，并形成簽發記錄電子版備查。第四十一條 如本部門編制的分公司級文件有需更改的內容，則以新文件代替原文件方式進行更換。第四十二條 xx0103文件和資料控制清單臺帳；第九節 施工技術文件管理第四十三條 部門經理負責施工技術15、文件管理程序相關職責實施的領導、組織工作。第四十四條 采購崗位負責收集匯總本系統采用的材料標準、圖集等，并建立清單，報分公司項目管理部，統一納入分公司標準管理系統中。第四十五條 xx0201現用技術標準清單留存一份第十節 記錄控制第四十六條 部門經理負責記錄控制程序相關職責實施的領導、組織工作。第四十七條 本部門的記錄分為體系運行記錄和工作記錄兩類。第四十八條 部門經理負責確定本部門、本系統的體系運行記錄和部門管理工作記錄表式，錄入記錄表式目錄。第四十九條 合同管理崗位負責相應的收集、分類、匯總、存檔等工作。第五十條 記錄的保存期限按合同、法規和檔案管理規定期限保存。記錄保存期限為三年。第五十16、一條 超過保存期限需銷毀的記錄，由合同管理崗位負責填寫記錄銷毀申請表，經部門經理批準后銷毀。第五十二條 xx0302記錄表式目錄自存一份；xx0303記錄銷毀申請表自存一份。第十一節 環境因素識別與評價工作第五十三條 部門經理負責環境因素識別與評價工作程序實施的領導、組織工作。第五十四條 部門副經理根據分公司重要環境因素及其控制計劃清單等要求對本部門重要環境因素進行控制。 第五十五條 xx0402重要環境因素及其控制計劃清單（收存）第十二節 法律法規管理第五十六條 部門經理負責法律法規管理程序相關職責實施的領導、組織工作。第五十七條 部門副經理負責本部門、本系統有關質量、環境和職業健康安全的法17、律法規及其他要求的搜集（各級政府及相關部門、走訪、電話、報紙、書店、標準出版社、網上索取等）和匯總，填寫xx0601適用性法律法規文件控制清單。第五十八條 xx0601適用性法律法規文件控制清單臺帳第十三節 管理方案控制第五十九條 部門經理負責管理方案控制程序相關職責實施的領導、組織工作。第六十條 各崗位負責公司管理方案中涉及本崗位職責的實施工作。第十四節 信息交流第六十一條 部門經理負責信息交流工作程序相關職責實施的領導、組織工作。第六十二條 各崗位負責與本崗位業務相關信息的收集、傳遞。第十五節 人力資源管理第六十三條 部門經理負責人力資源管理程序相關職責實施的領導、組織工作。第六十四條 每18、年底由部門副經理提出下一年度本部門、本系統的培訓需求，并填寫培訓需求申請表，經部門經理審核后，報人力資源部。第六十五條 xx1004培訓需求申請表自存一份、報人力資源部一份；第十六節 物資管理第六十六條 部門經理負責物資采購管理程序實施的領導、組織工作。第六十七條 采購崗位負責按公司物資管理辦法填寫合格供方的xx1301供方評價/復評表（xx1304供方業績評價表），并建立xx1302合格供方管理臺帳。第六十八條 部門經理不定期對各項目本程序實施情況進行檢查，檢查的內容包括：供方的評審（復評）情況，供方的選擇情況，采購計劃的編、審與實施，招標采購文件、記錄的管理，采購合同的管理，物資的進貨檢驗19、業主提供物資的管理及定期檢查情況等。填寫程序實施情況檢查表，匯總后報公司主管副經理。第六十九條 xx0301程序實施情況檢查表自存一份、受檢項目一份； xx1301供方評價/復評表自存一份，報集團公司物資管理部一份； xx1302合格供方管理臺帳臺帳； xx1304供方業績評價表自存一份，報集團公司物資管理部一份；4.10 污染物控制4.10.1部門經理負責污染物控制程序相關職責實施的領導、組織工作。4.10.2本部門的廢棄物：廢打印墨粉、廢色帶、廢磁盤、廢計算器、廢日光燈、廢涂改液、廢電池、廢復寫紙、廢辦公紙等。4.10.3按公司指定存放點，進行分類存放，以保護辦公環境，保障人身健康。4.20、11 資源和能源管理4.11.1部門經理負責資源和能源管理程序相關職責實施的領導、組織工作。4.11.2按照公司有關定額發料、降低材料消耗的規定執行。4.12 施工現場安全防護控制4.12.1部門經理負責工程產品質量改進控制程序相關職責實施的領導、組織工作。4.12.2采購崗位負責按照公司物資管理辦法中的相關規定，采購安全防（支）護設施物資。4.13 勞動保護4.13.1部門經理負責勞動保護工作程序相關職責實施的領導、組織工作。4.13.2采購崗位負責按照公司物資管理辦法中的相關規定，采購勞動保護用品。4.14 危險化學品管理4.14.1部門經理負責危險化學品管理程序相關職責實施的領導、組織工21、作。4.14.2采購崗位負責按照公司物資管理辦法中的相關規定，采購危險化學品。4.15 消防管理4.15.1部門經理負責消防管理工作程序相關職責實施的領導、組織工作。4.15.2采購崗位負責按照公司物資管理辦法中的相關規定，采購消防設施和器材。4.16 糾正和預防措施管理4.16.1部門經理負責糾正和預防措施管理程序相關職責實施的領導、組織工作。4.16.2各崗位收集本系統的質量、環境和職業健康安全管理體系不符合信息。4.16.3 部門經理不定期組織對各崗位本程序相關職責實施情況進行檢查，填寫程序實施情況檢查表，并保存記錄。4.16.4 記錄 xx3001糾正/預防措施記錄表自存一份；5. 相22、關和支持性文件5.1公司QES-SC-2009B質量保證手冊5.2公司CX-2009B程序文件5.3中華人民共和國建筑法5.4中華人民共和國合同法5.5公司物資采購管理辦法（國際發201362號文）6. 記錄目錄 見xx0302記錄表式目錄進出口貿易部管理工作職責分配表序號程 序 文 件 名 稱部門經理部門副經理采購崗位合同管理崗位物流崗位通關崗位核銷退稅崗位公司網絡管理員崗位1文件控制程序2施工技術文件管理程序3記錄控制程序4環境因素識別與評價程序5法律法規管理程序6管理方案控制程序7信息交流工作程序8人力資源管理程序9物資采購管理程序10污染物控制程序11資源和能源管理程序12施工現場安全23、防護控制程序13勞動保護管理程序14危險化學品管理程序15消防管理工作程序16糾正和預防措施工作程序 注: 領導職責：主責 相關 主管職責：主管 相關 xx0302記 錄 表 式 目 錄編號：01序號表式編號記錄表式名稱備 注01xx0103文件和資料控制清單02xx0201現用技術標準清單03xx0301程序實施情況檢查表04xx0302記錄表示目錄05xx0303記錄銷毀申請表06xx0402重要環境因素及其控制計劃清單07xx0601適用性法律法規文件控制清單08xx1004培訓需求申請表09xx1301供方評價/復評表10xx1302合格供方管理臺帳11xx1304供方業績評價表12x24、x3001糾正/預防措施記錄表單位：進出口貿易部 編目人：陳利民 2013年5月31日文件和資料控制清單單位（蓋章）： 文件類別：受控文件 編號：序號文 件 與 資 料 名 稱文件編號編制部門適用性批準人發放批準人發放記錄號發放份數發放日期發放人備 注填表人： 年 月 日xx0201現 用 技 術 標 準 清 單編號：序號標準號標 準 名 稱備 注編制單位：審核： 批準： 日期： 年 月 日xx0301程序實施情況檢查表 編號：被檢查方檢查內容 檢查記錄： 檢查人（簽字）： 年 月 日 被檢查方確認意見： 負責人（簽字）： 年 月 日注：檢查記錄應形成閉環，被檢查方應對檢查出的問題進行整改并請25、檢查人驗證。xx0302 記 錄 表 式 目 錄編號：序號表式編號記 錄 表 式 名 稱備注 單 位： 編目人： 年 月 日xx0303記錄銷毀申請表 編號：申請銷毀記錄名稱及編號申請銷毀部門 申請銷毀記錄情況（頁數、已保存時間）： 申請人： 年 月 日 部門（單位）負責人批準意見： 負責人（簽字）： 日 期：xx0402重要環境因素及其控制計劃清單序號重要環境因 素分項工程/過程/工序/部位環境影響時 態/狀 態環境目標及指標控 制措 施主責單位完 成時 間控制措施： A.運行控制 B.文件控制 C.更新環境條件 D.增加/更新/維修設施 E.教育與培訓 F.建立管理方案 G. 記錄控制 H26、. 建立應急準備和響應預案。xx0601適用性法律法規文件控制清單單位（蓋章）： 編號： 序號適用性法律法規文件名稱文件編號文件頒發部門公布日期生效日期信息來源搜集部門管理體系類別備注（說明：本表中的“公布日期”指全國人大、國務院、地方人大及政府等立法機關發布法律法規的日期，“生效日期”指法律法規的實際施行日期，管理體系類別一欄中填寫法律法規的類別，即在質量、環境、職業健康安全中選擇一種。）xx1004培訓需求申請表編號：培訓項目參加對象計劃人數實施時間申請單位說明：單位（章）： 年 月 日人力資源部意見： 簽字： 年 月 日xx1301供方評價/復評表編號：供 方 名 稱供 方 地 址聯 系27、 人聯 系 電 話合 作 歷 史擬采購物資名稱：供性方質生產商： 國有企業 外資或合資企業 集體或個體企業銷售商： 國有企業 外資或合資企業 集體或個體企業供方預審資料 企業法人營業執照（通過本年度年檢） 稅務登記證（通過本年度年檢） 產品生產許可證或全國工業產品生產許可證 市場準入證 中國國家強制性產品認證證書 特種勞動防護用品生產許可證 勞動防護用品經銷許可證 建筑材料進滬備案證 國家、地方、行業質量監督部門出具的產品檢驗報告及附件（本年度或上一年度） 獲得的與質量、環境和職業健康安全有關的榮譽證書評價方式： 實地考察 用戶了解 僅憑資料評價認證證書：質量管理體系 環境管理體系 職業健康安28、全管理體系 產品認證評價考核內容1預（復）審資料 齊全且合格 齊全不合格 不全初評復評2提供價格承諾隨時提供 按時提供 不提供初評復評3產品質量 好 較好 一般復評4服務項目 齊全周到 不齊全 無復評5優惠條件 條件優惠 條件較優惠 無優惠條件初評復評6業績評價得分：復評評價結論：同意作為合格供方： 初評合格 復評合格未通過合格供方評價： 初評不合格 復評不合格供方類別： A類 B類 C類物資采購部門負責人意見： 簽字： 日期：物資采購部門主管領導意見： 簽字（蓋章）： 日期：上級主管部門意見： 審核人： 日期： 批準人（蓋章）： 日期：填寫說明： 1有該項內容時，標注 ；無該項內容時，標注 29、。 2A類供方：指與公司長期合作的優秀供方； B類供方：指初評合格的供方； C類供方：指特定項目一次性供貨或地方政府、業主指定的供方。xx1302合 格 供 方 管 理 臺 帳編號：序號供方名稱采購物資名稱供方編號評 價 單 位評價情況備 注初評時間上年度復評本年度評價取消時間xx1304供方業績評價表編號：供 方 名 稱供 方 地 址聯 系 人聯 系 電 話合作歷史供應產品：供貨總數量：進貨物資控制方式 進貨檢驗 進貨外觀驗證 本公司到供方現場驗證 顧客到供方現場驗證 顧客到本公司現場驗證供貨質量得 分（60%）計算公式：供貨質量得分=（100合格批次/到貨總批次） 60%質量評分：按期交貨30、得 分（20%）計算公式：按期交貨得分=（100按時到貨批次/到貨總批次）12%（100質保書及時批次/到貨總批次）8%按期交貨評分：售后服務得 分（20%）計算公式：售后服務得分=（售后服務40%+供貨配合30%+包裝質量30%）20%售后服務評分：注：1售后服務：及時、周到 100；較及時、周到 60；不及時、不周到 0。2供貨配合：配合好 100；配合較好 80；配合一般 60；不配合 0。3包裝質量：包裝好 100；包裝較好 80；包裝一般 60；無包裝 0。總評分及處理意見：（總評分=供貨質量得分+按期交貨得分+售后服務得分）總評分= 評價人簽字： 日期：處理意見： 評價部門負責人簽字： 日期：物資部門主管領導： 簽字（蓋章） ： 日期：填寫說明： 1有該項內容時，標注 ；無該項內容時，標注 。 2總評分低于75分，取消合格供方及復評資格。 3評價時間： 供方復評前； 項目結束前或一個供貨周期結束后。xx3001糾正預防措施記錄表編號：單位措施類型糾正計劃 糾正措施 預防措施不合格（或潛在）事實: 原因分析: 糾正計劃:糾正（或預防）措施計劃: 完成日期: 年 月 日制訂人/日期批準人/日期驗證情況:驗證人: 年 月 日