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1、房地產公司印鑒刻制啟用管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1一、 總則1.1 為了加強公司印鑒的管理，維護印鑒的嚴肅性，規范其使用程序，確保印鑒安全使用和管理，結合公司實際，特制訂本制度。1.2 公司印鑒是指公司（含子公司）的行政公章和專用于業務的個人印鑒，是行使權力和承擔法律責任的標志。行政公章包括正式印鑒和專用印鑒，其中：1) 正式印鑒：指公司公章以及公司下屬子公司公章；2) 專用印鑒：指公司財務專用章、合同專用章等用于指定用途的印鑒；3) 個人印鑒：指以公司法定代表人、子公司負責人的個人名義刻制，用于公務2、的簽名章或印鑒章；4) 其他印鑒：除以上三類印鑒以外的印鑒。1.3 公司對各類印鑒實行“統一建檔，集中管理、規范使用，專人負責”的管理原則，所有公文來往和材料報送等均須經過本制度規定的審批程序方能加蓋公章或法定代表人個人印鑒。1.4 行政部是印鑒綜合管理部門，統一管理公司各類印鑒，職責是：1) 制定、修訂公司印鑒管理規章制度；2) 負責辦理公司各類印鑒的刻制；3) 管理或經授權管理公司級別正式印鑒、合同專用章；4) 對公司各類印鑒管理和使用進行監督；5) 辦理或指導公司各類停用印鑒的封存和銷毀工作。二、 印鑒的刻制和啟用1.2.2.1 印鑒的刻制2.1.1 公司（含子公司）各類印鑒的刻制由行政3、部按規定統一辦理；任何部門和個人均不得自行刻制公章。2.1.2 公司行政部指定專人負責印鑒的刻制及備案工作，公安機關關于刻制公章的備案證明應妥善保存。2.1.3 公司各部門原則上不刻制印鑒。2.2 印鑒的刻制申請2.2.1 行政部刻制公司印鑒或其他類印鑒時，均應逐項完整填寫印鑒刻制登記申請表內印鑒名稱、數量、頒發部門、日期、啟用時間等欄目。2.3 印鑒的啟用2.3.1 印鑒啟用前應以印發附有印模的正式文件形式通知有關部門、子公司。已啟用的各類印鑒印模，批準啟用的有關文件及印鑒刻制登記申請表應立卷歸檔，永久保存。2.3.2 領取其他類印鑒時，申請部門經辦人須核對與申請刻制印鑒要求準確無誤后，在印4、鑒刻制登記申請表上蓋上印模備案并注明啟用日期，未經留樣備案的，一律不準自行使用。印模交由行政部和相關業務主管部門留存。3.4.1.2.2.1三、 印鑒的管理和使用1.2.3.3.1 嚴格執行審批制度3.1.1 公司發出的公文、報送的材料以及簽訂的合同、協議等，在使用印鑒前，必須先立文、編號，填寫印鑒使用登記簿，并按以下權限范圍報有關領導審批：5.5.11) 凡公司（含子公司）簽訂的合同、協議，必須嚴格按照合同、協議評審流程進行審批，待所有需會簽的相關部門及領導審批完畢后，由行政部印鑒管理員進行仔細核對，確定審批手續齊全的可給予辦理蓋章手續。2) 除合同、協議外，其他需辦理加蓋公章手續的各類文件5、，均應由經辦部門經理及其主管領導審批同意后，方可辦理用印手續。3) 以公司（含子公司）名義作出的認捐書等需加蓋公章的，需按照公司審批流程所規定的權限進行審批。4) 凡以公司名義對外發出的需公司承擔經濟責任（如公司為第三方擔保、對第三方作出承擔給付義務或其他義務的承諾或商務函件等）或具有法律效力的相關文書需由法律事務部加具意見。如公司需對外支付款項的，則按照合同評審流程進行審批。5) 凡涉及員工社保增減、社保個人資料變更、勞動手冊、勞動合同、公積金轉移/提取、生育待遇、工傷審核、收入/未婚/在職/離職/戶口遷移等證明均由人力資源中心統一辦理，下屬子公司辦理此類相關事宜須由人力資源中心加具審批意見6、。6) 使用董事長、總裁個人印鑒必須經董事長、總裁批準或其授權的人批準。7) 中標通知書和報價單一律不予加蓋公章。8) 集團公司（含子公司）內部往來公文均不予加蓋公章。9) 需用章文件應內容完整，凡留有空白的文件、證明、承諾書、合同、協議、便箋等一律不予蓋章。 10) 印鑒原則上不借出使用，特殊情況需借出使用時，用印部門應先行履行完本條前述各條款的審批手續后，再提出相關申請，報公司主管領導批準后方可借出，行政部應派專人攜帶公章協助辦理并全程監印。11) 遇有工作需要未辦妥審批手續而急需用印的，經辦部門的主管領導電話或短信告知印鑒管理人員同意用印的，印鑒管理人員方可用印，但事后必須及時補辦手續。7、12) 印鑒管理人員必須嚴格按有關用印規定和操作程序進行，對無手續或手續不全的、不符合用印規定或違反操作程序的，印鑒管理人員不得為其加蓋印鑒。3.2 嚴格執行用印登記制度3.2.1 用印時，印鑒管理人員必須監督申請人在印鑒使用登記簿內做好記錄，并將印鑒使用登記簿存檔，作為用章備查依據，重要文件用章后應同時保留一份相關部門主管負責人簽名原件及蓋章后留底復印件一并存檔備查。登記的項目包括：用印日期、文件內容、主送單位、蓋印數量、經辦人、審批人等。印鑒管理人員在用印時要審閱、了解用印內容，核實、清點用印數量。3.3 嚴格執行保管制度3.3.1 各類印鑒應存放于保險柜內加鎖保管，隨用隨鎖，并經常檢查清8、洗。發現被盜用/損毀或丟失，應保護現場，即時報告和查處。3.3.2 各類印鑒登記、使用、保管、審批憑證應按年度裝訂成冊，立卷歸檔保存。3.3.3 印鑒使用登記簿應由行政部統一印制并標注頁碼，交各部門單獨建檔并指定專人負責保管，登記簿用完后必須交回公司檔案室保存，再領取新的印鑒使用登記簿。3.4 用印程序3.4.1 經辦人在印鑒使用登記簿上如實填寫用印日期、蓋印內容、主送單位、蓋印數量及經辦人姓名等規定的內容，持需蓋章文件和印鑒使用登記簿報所屬部門的經理和主管負責人審批后報印鑒管理人員。3.4.2 接到申請的印鑒管理人員，確認手續完備并核實印鑒使用登記簿上所填寫的內容無誤后，將文件與印鑒使用登記9、簿一起交行政部主管負責人審核蓋章。3.4.3 行政部負責人若認為文件有不完善之處，有權要求申請部門修正后才予蓋章。3.5 用印規則3.5.1 在加蓋印鑒時應做到位置恰當，圖形端正，字體清晰，并在落款處“騎年蓋月”。凡有存根的介紹信、證明信等公函，應在公函連接線上和落款處同時蓋章。四、 印鑒更換、停用和銷毀4.4.1 因工作需要更改印鑒、變更名稱或機構撤消時，原刻制的印鑒應在印鑒更改、名稱變更或機構撤消之日起停止使用，由行政部存檔和核銷，同時發文通知有關單位。4.2 公司自行銷毀或報批刻制機關回爐銷毀的各類廢舊印鑒，均須填寫印鑒銷毀申請表，報行政部主管副總批準。同時將銷毀的廢舊印鑒印模蓋在登記冊10、上留底備查。五、 監督檢查5.5.1 行政部負責人對公司印鑒的管理和使用應加強監督檢查，發現問題，及時糾正，必要時作出處理。5.2 對工作失職或違反規定濫用印鑒的部門/子公司和責任人應給予批評教育和相應紀律處分；對于非法使用印鑒，造成嚴重影響或經濟損失者，視情況追究其法律責任。5.3 未經允許，私自刻制公司印鑒的，一經發現，報公安機關追究其刑事責任。5.4 印鑒管理人員不認真執行本規定，對無手續或手續不全的、不符合用印規定、本制度規定不予加蓋公章的或其他違反操作程序給予辦理用印手續的，給予降職、撤職、辭退處理，情節嚴重的，追究其刑事責任。5.5 印鑒管理人員未嚴格執行印鑒管理制度，導致印鑒被盜用、損毀或遺失的，給予降職、撤職、辭退處理。5.6 公司行政部負責刻制公章的工作人員疏于對公章代理機構的審查，致使發生所刻制公章未經公安機關備案的，除立即采取補救措施外，扣罰責任人員1000元獎金，情節嚴重的，給予降職、撤職、辭退處理。5.7 對遺失、損毀印鑒使用登記簿或不及時將用完的印鑒使用登記簿交回公司檔案室存檔的，除責令改正外，扣罰責任人1000元獎金。六、 表單及模板6.1.2.3.4.5.6.6.1 印鑒刻制登記申請表6.2 印鑒銷毀申請表七、 附則7.7.7.1 本規定由行政部負責解釋并修訂。7.2 本規定自發布之日起施行。