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1、機(jī)械公司質(zhì)量記錄保存期限管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 1 編制和適用范圍本程序由品質(zhì)部負(fù)責(zé)編制，適用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)的所有記錄的管理，包括來自供應(yīng)商的記錄。2 術(shù)語2.1 質(zhì)量記錄：指產(chǎn)品、過程和質(zhì)量管理體系符合要求及有效性運(yùn)作的證據(jù)，具有可追溯性。3 職責(zé)3.1 品質(zhì)部是質(zhì)量記錄的歸口管理部門，負(fù)責(zé)指導(dǎo)各部門建立、保存和管理有關(guān)的記錄；負(fù)責(zé)質(zhì)量記錄表式的編號(hào)管理。3.2 各部門負(fù)責(zé)按本程序規(guī)定的要求具體實(shí)施相關(guān)記錄的控制。4 工作程序4.1 記錄的控制范圍與分類4.1.1 記錄的控制范圍包括:各質(zhì)量2、管理體系文件中規(guī)定提供的記錄,以及在質(zhì)量管理體系運(yùn)行中形成的其他記錄，也包括來自供應(yīng)商的記錄。1）三層次支持性管理文件規(guī)定的質(zhì)量記錄表式及其它自用的質(zhì)量記錄表式，由部門自行編制（編號(hào)由品質(zhì)部提供）、管理并監(jiān)督實(shí)施。2）公司程序文件中規(guī)定的（或一些重要的）質(zhì)量記錄表式，由品質(zhì)部組織編制、管理并監(jiān)督實(shí)施。4.1.2 記錄的分類包括：各項(xiàng)管理記錄、各項(xiàng)操作記錄、各種監(jiān)視和測量記錄和各種報(bào)告等。4.2 記錄的格式及內(nèi)容由各負(fù)責(zé)部門根據(jù)記錄的用途設(shè)計(jì)格式，提出內(nèi)容要求，納入各有關(guān)程序文件控制之中，設(shè)計(jì)時(shí)要注意確保能起到可追溯性的作用，并經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。4.3 記錄的填寫4.3.1 按記錄設(shè)置的項(xiàng)目3、逐項(xiàng)填寫,不得缺項(xiàng)，某些項(xiàng)目不需要填寫時(shí)，必須用“/”明示。4.3.2 填寫記錄時(shí)，應(yīng)用鋼筆/簽字筆/圓珠筆填寫，填寫時(shí)字跡要清晰、整齊、能準(zhǔn)確識(shí)別，填寫人員簽名時(shí)必須簽全名。4.3.3 記錄的內(nèi)容要完整、齊全，提供的數(shù)據(jù)、資料要準(zhǔn)確，語言要簡練。4.3.4 各項(xiàng)管理記錄和各種報(bào)告要及時(shí)填寫，各項(xiàng)操作記錄、監(jiān)視和測量記錄應(yīng)隨時(shí)整理，不得后補(bǔ)、偽造。4.3.5 記錄一經(jīng)填寫完成，原則上不允許任何部門或個(gè)人涂改，以確保其原始性、可追溯性和證明作用，并為制定糾正/預(yù)防措施提供依據(jù)。如系筆誤或經(jīng)證實(shí)原有記錄不準(zhǔn)確，可在原始記錄上采用“劃改”形式進(jìn)行更改，但應(yīng)保留原有記錄的可識(shí)別性。凡涂、貼、刮方式改動(dòng)4、的記錄一律作廢。4.4 記錄的標(biāo)識(shí)4.4.1 各質(zhì)量管理體系程序規(guī)定的記錄的編號(hào)按WR-QP-01文件控制程序第4.2.2.4質(zhì)量記錄表式編號(hào)要求執(zhí)行。4.4.2 各種記錄可根據(jù)需要編制順序號(hào)，標(biāo)注的方式和位置按表格具體規(guī)定的要求執(zhí)行。4.4.3 質(zhì)量活動(dòng)中形成的聲像記錄如磁帶、照片及軟盤等，在其包裝上標(biāo)識(shí)該記錄的名稱內(nèi)容、制作時(shí)間、制作人等相關(guān)信息。4.5 記錄的歸檔、貯存和管理4.5.1 各部門按質(zhì)量管理體系文件規(guī)定而形成的記錄，由各類人員負(fù)責(zé)填寫，經(jīng)審核后，按規(guī)定的時(shí)間和要求向有關(guān)部門和人員傳遞。4.5.2 各記錄保存的責(zé)任部門負(fù)責(zé)收集和管理本部門在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動(dòng)中形成的記錄，并按記5、錄編號(hào)進(jìn)行分類匯總，立卷保管；收集和保存的記錄用原始件（包括記錄表格本身規(guī)定的復(fù)印件）。各部門要將記錄貯存在資料柜中，做好防火、防盜、防潮等工作。4.5.3 對(duì)手寫記錄，由各部門文控專員定期按編號(hào)或日期裝訂成冊(cè)，并建立臺(tái)帳。臺(tái)帳標(biāo)明每冊(cè)編號(hào)、名稱、保管日期等。4.5.4 所有記錄保存方式應(yīng)便于存取與檢索，保管設(shè)施應(yīng)提供適宜的環(huán)境，以防止損壞、變質(zhì)和丟失。4.5.5 質(zhì)量記錄保存期一般為13年，重要的或利用價(jià)值高的為十年或永久保存，合同對(duì)保存時(shí)間有要求的按合同規(guī)定執(zhí)行，具體期限由記錄歸口部門組織確定。質(zhì)量記錄的保存期具體按WR-QP-072中的要求執(zhí)行。4.5.6 所有質(zhì)量記錄原件一律不外借，因工作需要需查閱質(zhì)量記錄，經(jīng)保管部門負(fù)責(zé)人同意，可在保管部門查閱，若確需長期借閱，由文控專員提供復(fù)印件，并辦理借閱手續(xù)。4.6 質(zhì)量記錄的處理4.6.1 每年末各部門對(duì)所有質(zhì)量記錄進(jìn)行一次性清查，對(duì)超過保管期限的應(yīng)列出清單，報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽名認(rèn)可后，填寫WR-QP-073，即可銷毀。5 相關(guān)文件