家電生產(chǎn)企業(yè)供應(yīng)商往來賬核對管理規(guī)定.doc
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上傳人:職z****i
編號:1125458
2024-09-07
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1、家電生產(chǎn)企業(yè)供應(yīng)商往來賬核對管理規(guī)定編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號: 供應(yīng)商往來賬核對管理規(guī)定制度正文目錄:目 錄頁次1、目的12、范圍13、名詞解釋14、職責(zé)15、作業(yè)內(nèi)容16、注意事項47、附件4總裁審批管理研究室審核撰寫人1. 目的:為保證各公司與供應(yīng)商往來賬務(wù)記錄的完整、準(zhǔn)確,各管理部門能及時掌握各分部與供應(yīng)商往來賬務(wù)的實際情況,特制定本規(guī)定。2. 范圍:2.1適用范圍:本規(guī)定適用XX電器各分部財務(wù)部、采銷部門。2.2發(fā)布范圍:XX投資(XX電器)各中心、各部門;各分部3. 名詞解釋:往來帳:為本規(guī)定的往來賬2、款具體指的是“應(yīng)付賬款(代銷商品款)、應(yīng)收降價款、應(yīng)收退殘款”,其他應(yīng)收款項不在此列。4. 職責(zé): 無5. 作業(yè)內(nèi)容:5.1日常結(jié)款的往來賬核對5.1.1對賬要求A 代銷商品每月結(jié)款前必須核對清楚“代銷商品款”余額,否則禁止支付貨款;B 經(jīng)銷商品每次結(jié)款前必須核對該批商品的入庫明細(xì),包括商品名稱、規(guī)格、數(shù)量和金額,核對無誤后才可繼續(xù)結(jié)算貨款。5.1.2往來賬款的核對:結(jié)算人員在每次結(jié)款時需要與供應(yīng)商核對清楚相關(guān)往來款項,根據(jù)公司目前商品的結(jié)算情況(經(jīng)銷商品按賬期依據(jù)進(jìn)貨的批次結(jié)算貨款,代銷商品按照結(jié)算期的實際銷售進(jìn)行結(jié)款),分經(jīng)銷和代銷兩部分分別進(jìn)行核對。5.1.2.1經(jīng)銷商品A. 經(jīng)銷商品需3、要核對“應(yīng)付賬款”、“應(yīng)收降價款”、“應(yīng)收退殘款”三項內(nèi)容;B. 核對“應(yīng)付賬款”時應(yīng)結(jié)合財務(wù)的“商品入庫單”結(jié)算聯(lián)內(nèi)容相符,審核商品的入庫價格與廠家的供價是否一致;C. 核對“應(yīng)收降價款”時應(yīng)結(jié)合銷售部的“調(diào)價通知單”、“廠家確認(rèn)函”,應(yīng)仔細(xì)審核所調(diào)商品的規(guī)格型號、價格及數(shù)量。5.1.2.2代銷商品A. 代銷商品主要核對結(jié)算期內(nèi)的“代銷商品款”,結(jié)算期內(nèi)的實際銷售數(shù)量及金額;B. 代銷商品的核對依據(jù)有:業(yè)務(wù)的“進(jìn)貨申請單”、廠家的“送貨同行單”、庫房的“入庫單”、財務(wù)的“商品入庫單”結(jié)算聯(lián);C. 業(yè)務(wù)的“進(jìn)貨申請單”、廠家的“送貨同行單”、庫房的“入庫單”三單應(yīng)該相互核對,保證與財務(wù)的“商品4、入庫單”結(jié)算聯(lián)內(nèi)容相符,以保證入庫商品的規(guī)格型號、數(shù)量、金額等無誤。5.2定期與供應(yīng)商往來賬務(wù)的核對5.2.1往來賬務(wù)的核對時間:各分部與供貨商應(yīng)按季度對賬;5.2.2往來賬務(wù)核對涉及內(nèi)容:應(yīng)付賬款;應(yīng)收降價、應(yīng)收退殘款; 5.2.3往來賬務(wù)的核對方法:A. 按各分部的工作安排整理填寫“往來賬務(wù)對賬函(附件7.1)”,并在每季賬務(wù)結(jié)轉(zhuǎn)后的第七個工作日之前向供應(yīng)商發(fā)出;B. 當(dāng)結(jié)算人員收回經(jīng)供應(yīng)商財務(wù)確認(rèn)簽字蓋章后的對賬確認(rèn)函,按供應(yīng)商回函所記載的數(shù)據(jù)分類整理,并將回函存檔備查。5.2.4回函中往來賬務(wù)差異的核對及賬務(wù)核對情況的報告:A. 對供應(yīng)商回函中所載數(shù)據(jù)與公司數(shù)據(jù)存在差異的,由各分部根據(jù)5、實際工作情況與供應(yīng)商聯(lián)系對賬事宜,在季度終了后的第一個月20日前必須將有差異的賬務(wù)核對清楚,找出詳細(xì)原因并與供應(yīng)商協(xié)調(diào)解決;B. 賬務(wù)核對完畢各分部按往來賬務(wù)的核對情況,如實填寫“XX電器( )分部第*季度往來賬務(wù)核對匯總表(附件7.2)”及“XX電器( )分部第*季度往來賬務(wù)核對明細(xì)表(附件7.3)”,兩表經(jīng)本分部財務(wù)經(jīng)理、結(jié)算主管簽字確認(rèn)后,于季度終了后的第一個月25日前一同上報總部財務(wù)中心資金管理部;C. 結(jié)算會計在編制往來賬務(wù)核對匯總表及明細(xì)表時,將供應(yīng)商按品類進(jìn)行羅列,按供應(yīng)商回寄的函件及對賬后的結(jié)果,簡明扼要的說明差異存在的原因及賬務(wù)核對后的處理結(jié)果,不能自行處理的應(yīng)及時向上級報告6、,說明問題的詳細(xì)情況及合理的建議。5.2.5賬務(wù)差異及遺留問題的解決方法:A. 在與供應(yīng)商往來賬務(wù)的核對中,因未達(dá)賬項造成的差異,按正常時間入賬,不需進(jìn)行具體的賬務(wù)調(diào)整;B. 在賬務(wù)核對中發(fā)現(xiàn)的因公司會計人員賬務(wù)數(shù)據(jù)錄入造成的差異,如:供應(yīng)商名稱、品類;商品數(shù)量、價格等,由往來賬務(wù)核對會計填寫“XX電器( )分部往來賬務(wù)修正申請單(附件7.4)”,報本分部結(jié)算主管、財務(wù)經(jīng)理簽字確認(rèn)后,發(fā)送相關(guān)系統(tǒng)錄入員按審批結(jié)果于財務(wù)系統(tǒng)中給予更正;C. 因采購人員采購批單價格錯誤造成的差異,由采購人員重新填寫采購批單,報采購經(jīng)理、總經(jīng)理等按授權(quán)審批,審批后的單據(jù)交財務(wù)部相關(guān)人員憑以進(jìn)行賬務(wù)處理;D. 在賬務(wù)7、核對中查明了詳細(xì)原因,但未與供應(yīng)商達(dá)成一致處理意見的,由對賬會計持“往來賬務(wù)核對明細(xì)表”通知采購人員盡快協(xié)調(diào)辦理;E. 分部采購人員未能及時協(xié)調(diào)解決或不能解決的,由分部結(jié)算會計匯總填寫“XX電器( )分部遺留問題及往來差異處理申報明細(xì)表(附件7.5)”,并在申報表中給出合適的處理建議和方法。申報表報經(jīng)分部結(jié)算主管、財務(wù)經(jīng)理、采購經(jīng)理、總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后,報總部采購中心總(副總)經(jīng)理、資金管理部部長、財務(wù)中心總(副總)經(jīng)理審核批復(fù);F. 各分部采購人員或結(jié)算會計根據(jù)各級領(lǐng)導(dǎo)審核批復(fù)的處理申報表,對往來款項中存在的問題及差異給予調(diào)整及跟進(jìn)。5.2.6往來賬務(wù)核對的控制辦法:A. 在各分部定期的往來賬8、務(wù)核對后,對所有相關(guān)賬務(wù)應(yīng)做到即對即止。即在每次賬務(wù)核對后,雙方財務(wù)人員應(yīng)對當(dāng)前賬務(wù)做到清楚明了,對所存在的差異以清單詳細(xì)列示備查(由各分部會計人員根據(jù)對賬情況自行制作),在下一次賬務(wù)核對時憑本次的差異清單即可對前期賬務(wù)一目了然;B. 各級領(lǐng)導(dǎo)在“處理申報明細(xì)表”的審核中,可于表中相關(guān)欄內(nèi)簡要說明處理建議或方法,各分部按其審核批復(fù)后的最終結(jié)果進(jìn)行差異調(diào)整或處理;C. 經(jīng)批復(fù)由其他分部協(xié)作解決的,由分部采購人員與協(xié)作分部人員聯(lián)系跟蹤相關(guān)情況,得以解決的必須及時通知財務(wù)部門進(jìn)行內(nèi)部往來賬務(wù)的處理;D. 對于差異問題按批復(fù)辦法給予確認(rèn),而供應(yīng)商不予承認(rèn)的相關(guān)款項,各分部不得擅自調(diào)整其賬務(wù),各分部結(jié)算9、部應(yīng)暫時停止對該供應(yīng)商貨款的支付,直到采購人員按批復(fù)意見與供應(yīng)商協(xié)調(diào)一致后方可恢復(fù)對供應(yīng)商貨款的結(jié)算;E. 供應(yīng)商不按期寄回對賬函或與供應(yīng)商預(yù)約對賬供應(yīng)商不予理會的,各分部結(jié)算部必須暫停與該供應(yīng)商往來款項的結(jié)算,由采購人員協(xié)調(diào)解決雙方核對賬務(wù)后才能恢復(fù)辦理結(jié)算;F. 因采購人員采購批單價格錯誤造成的差異,采購人員須在2天內(nèi)重做批單給予糾正,采購人員不予糾正的,該筆貨款不得予以結(jié)算,并可采用恰當(dāng)?shù)姆绞较虿少徔偙O(jiān)、分部總經(jīng)理進(jìn)行反映,要求采購人員及時糾正,直至采購人員制作批單予以糾正后,方可恢復(fù)對該供應(yīng)商貨款的結(jié)算。6.注意事項:6.1所有結(jié)算人員應(yīng)該結(jié)合目前商品管理系統(tǒng)的實際情況認(rèn)真、仔細(xì)的核對10、同供應(yīng)商的往來款項,保證往來款的準(zhǔn)確無誤,及時對供應(yīng)商進(jìn)行結(jié)款。對核對中出現(xiàn)的問題應(yīng)及時查明原因進(jìn)行處理。6.2往來賬務(wù)對賬函的填寫要求及注意事項6.1.1填寫的各項內(nèi)容必須以打印形式填寫,禁止手寫;6.1.2小寫金額前必須添加封號“¥”,小寫金額后必須填寫大寫金額;6.1.3大小寫金額必須頂頭,不能留有空隙;6.1.4空白項應(yīng)以“無”標(biāo)注。6.3對于發(fā)出的季度對賬函可以以傳真件形式收回,但年度往來賬務(wù)確認(rèn)函的原件必須保證全部在次年2月25日前收回。6.3收回的經(jīng)供應(yīng)商確認(rèn)簽字蓋章的季度對賬函和年度往來賬務(wù)確認(rèn)函,應(yīng)按供應(yīng)商回函所 記載的數(shù)據(jù)分類整理,并由結(jié)算組將回函存檔備查,視同公司重要文件管理。7.附件:7.1往來賬務(wù)對賬確認(rèn)函 7.2往來賬務(wù)調(diào)節(jié)明細(xì)表7.3XX電器( )分部第 季往來賬務(wù)核對匯總表7.4XX電器( )分部第 季往來賬務(wù)核對明細(xì)表7.5XX電器( )分部往來賬款賬務(wù)修正申請單7.6XX電器( )分部遺留問題及往來差異處理申報明細(xì)