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1、房地產公司行政辦事務管理制度及員工崗位職責編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: Xx 房地產有限公司行政辦事務管理制度第一章 總 則第一條 為加強公司行政辦公事務管理，理順公司內部關系，提高辦事效率，使各項管理標準化、制度化，特制定本制度。第二條 本制度中所指行政辦公事務包括檔案管理、印鑒管理、公文打印管理、辦公用品管理、報刊及郵發(fā)管理等。第二章 檔案管理第三條 存檔范圍：公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、科學技術、財務審計、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價2、值的文件及材料。第四條 檔案管理指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案絕對安全。第五條 檔案的借閱與索取：（1）總經理、副總經理、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接擔檔；（2）公司其他人員借閱檔案前，要經主管副總經理批準，并辦理借閱手續(xù)；（3）對借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經理批準后方可摘錄和復制，一般內部檔案資料須經總經理辦公室主任批準后方可摘錄和復制。第六條 檔案的銷毀（1）任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料；（2）若按規(guī)3、定需要銷毀時，凡屬密級檔案須經總經理批準后方可銷毀，一般內部檔案，須經總經理辦公室主任批準后方可銷毀。（3）經批準銷毀的公司檔案，檔案認真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。第三章 印鑒管理第七條 公司印鑒由總經理辦公室主任負責保管。第八條 公司印鑒的使用一律由主管副總經理簽字許可后再由管理印鑒人蓋章，如違反此項規(guī)定其造成的后果由直接責任人員負責。第九條 公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明及對外開出的任何公文，應統(tǒng)一編號登記，以備查詢和存檔。第十條 公司一般不允許開具空白介紹信、證明，如因工作需要或其他特殊情況確需開具時，必須經主管副總經理簽字批條后方可開出，持空白介紹信外出工作回來必須向公司匯4、報其介紹信的使用情況，未使用的必須交回。第十一條 蓋章后若出現(xiàn)意外情況均由批準人負責。第四章 公文打印管理第十二條 公司公文的打印工作由總經理辦公室負責。第十三條 公司各店所有打印公文及文件，必須一式三份交各店總經理辦公室留底存檔。第五章 辦公用品的管理第十四條 辦公用品的購發(fā)：（1）每月月底前，各店負責人將該部門辦公用品購用計劃提交總經理辦公室；（2）總經理辦公室指定專人制定每月辦公用品計劃及預并由部室主任簽字領回；（3）除正常配給的辦公用品外，若還需用其他用品的須經總經理辦公室主任批準方可領用；（4）公司新聘工作辦公用品，辦公室根據部室負責人提供的名單和用品清單，負責為其配齊，以保證新聘正5、常工作。（5）負責購發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對路、量足質優(yōu)、庫存合理、開支適當；（6）負責購發(fā)辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫、出庫手續(xù)。出庫時一定要由領取人員簽字；（7）辦公室用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴格按照規(guī)章制度辦事，非工作不允許進入庫房。第六章 報刊及郵發(fā)管理第十五條 報刊管理人員每半年按照公司的要求做出訂閱報刊計劃及預算，負責辦理有關訂閱手續(xù)。第十六條 報刊管理人員負責報刊取回并進行處理、分類、登記，并分別送到有關部門。有關部門處理后，一周內交回辦公室由報刊管理人員統(tǒng)一保管、存檔備查。第十七條 任何人不得隨意將報刊據為已用，若需處理，需經6、總經理辦公室主任批準。第七章 附 則第十八條 公司辦公室負責為各部室郵發(fā)信件、郵件。（1）私人信件，一律實行自費，貼足郵票，交辦公室或往郵局。（2）所有公發(fā)信件、郵件一律不封口，由收發(fā)員登記，統(tǒng)一封口，負責寄發(fā)；（3）控制各類掛號信。凡因公需掛號者，須經各部室主任批準，總經理辦公室登記后方可郵發(fā)。第十九條 本制度解釋權歸總經理辦公室。第二十條 本制度從發(fā)布之日起生效。第一條 為使公司行政辦公事務管理水平提升到更高層次，特制定如下規(guī)定。第二條 辦公儀表規(guī)定：1.每周一至周五：男士著公司統(tǒng)一套裝、白襯衣、皮鞋，必配領帶；2.每周一至周五：女士著公司統(tǒng)一套裝、白襯衣、皮鞋；3.頭發(fā)梳理整齊，熨燙平整7、，領帶筆挺，皮鞋亮凈。第三條 辦公室規(guī)定：1.辦公桌：桌面除公司購置案頭用品及電腦外無其他物品；2.輔桌：放置文件文件盒、筆筒、書籍外，不準放其他物品；3.坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物呂，人離開時將椅子放于是桌下；4.電腦：桌前呈45角貼墻放置，橫式主機置顯示器下，豎式主機置桌面下；5.拖柜：置辦公桌下左角或輔桌后部，面朝辦公椅；6.垃圾簍：置輔桌后；7.飲水機：放指定地點，不得隨意移動；8.報刊：必須上報架，或閱完后放入辦公桌內；9.外衣手袋：請置掛于是衣帽間或柜子內，嚴禁隨意放在辦公桌椅及地柜上。第四條 辦公語言規(guī)定：1.交往語言：您好，早晨好，您早，再見，請問，請您，勞駕您，謝謝，拜8、拜；2.電話語言：您好，請問，謝謝，再見；3.接待語言：您好，請稍候，我請示一下，請坐，對不起，請登記，我馬上去聯(lián)系，打擾您一下，好的，行。第五條 辦公行為規(guī)定：1.堅守工作崗位，不要串崗；2.上班時間不要看報紙、玩游戲或做與工作無關的事情；3.辦公桌上應保持整潔并注意辦公室的安靜；4.上班時間，不要在辦公室化妝；5.接待來訪和業(yè)務洽談，請在接待室或會議室進行，私客不得在卡座區(qū)停留；6.使用接待室和會議室，要事先到辦公室登記，一般內部事務不得隨意使用接待室；7.不要因私事打公司長途電話，凡因私事打電話，發(fā)現(xiàn)一次罰款元；8.不要在公司電腦上發(fā)私人郵件或上網聊天，發(fā)現(xiàn)一次罰款元；9.不要隨意使用其9、他部門的電腦；同時，私客未經總經理批準，不準使用公司電腦；10.所有電子郵件的發(fā)出，須經部門經理批準，以公司名義發(fā)出郵件須經總經理批準；11.未經總經理批準和部門經理授意，不要索取、打印、復印其他部門的資料；12.嚴格遵守考勤制度，遲到、早退每分鐘扣工資元；13.不論任何原因，不得代人刷卡；14.吸煙請到吸煙室 ，否則罰款元；15.請病假如無假條，一律認同為事假；16.凡出差外地達一天以上者，應先填報經領導批準的出差證明單；17.因故臨時外出，必須請示部門經理，各部門全體外出，必須與總經理辦公室打招呼；18.無工作需要，不能擅自進入計算機房、客房服務中心、檔案室、打字室、財務部、會議室、接待室10、；19.不要將公司的煙缸、茶杯等一切公物，帶回家私用。本規(guī)定年月日開始執(zhí)行，望全體員工自覺遵守。總經理辦公室即日起將實施監(jiān)督與檢查。公司辦公室員工崗位職責規(guī)定第一條 辦公室主任崗位職責1.全面領導并具體主持行政辦公事務工作。2.召集公司辦公室每周例會，制定每周工作計劃。3.審核批準公司元以下行政費用開支報告。4.審核上報公司元以上行政費用開支計劃。5.負責公司防火、防盜及交通等安全管理工作。6.管理公司員工及住宅問題。7.負責對外經濟合同的審核簽章及公司法律事務協(xié)調。8.管理總經理辦公室人員編制。9.負責對外聯(lián)系的工作計劃的制定與實施。第二條 人事行政專員崗位職責1.按合同實施物資采購和小型用11、品采購。2.具體安排員工午餐。3.繳納電話費。4.管理環(huán)境衛(wèi)生。第三條 前臺文員職責1.接轉交換機電話。2.負責傳真收發(fā)與登記。3.負責前臺接待、登記。4.引見、招待、接送來賓。5.負責監(jiān)督打卡和匯總考勤。6.負責請假及加班電報單的保管、匯總、造表。7.負責鎖門，管理電梯，檢查燈光、門窗。8.收發(fā)報刊函件及整理保管報紙。第四條 辦公室副主任崗位職責1.督辦與上報全公司各部門每周的工作計劃。2.落實談心制度。3.反映員工的思想動態(tài)，研究、報批與實施引導激勵員工的激勵機4.安排布置內部會議的資料。5.組織與安排員工生日及公司集會。6.負責公司發(fā)文管理及報批。7.協(xié)助全公司各部門的資料整理。8.管理12、檔案。9.審查文件、記錄及內刊。第五條 文 員1.負責文件、資料的打印、登記、發(fā)放、復印、裝訂。2.管理飲水。3.保管、登記和按規(guī)定發(fā)放公司辦公文具與器材。4.制定辦公用品計劃并報主任審批。5.接待與通報總經理室客人。xx房地產有限公司辦公室主任責權規(guī)定第一章 職務規(guī)定第一條 負責督促、檢查行政部門對上級的指示、總經理辦公室決議及總經理決定的貫徹執(zhí)行。第二條 定期組織收集、分析、綜合公司有關生產、行政等方面的情況，主要做好典型經驗的調查總結，及時向總經理匯報、請示工作，并定期向上級書面匯報。第三條 根據總經理提示，負責組織總經理主持的工作會議，安排并做好會務工作。第四條 負責起草總經理授意的綜13、合性工作計劃、總結和工作報告。第五條 組織起草總經理辦公室文件，負責審核各職能部門以總經理辦公室名義起草的文件，組織并做好公司文件的編號、打印、發(fā)放以及行政文件的立卷、歸檔、保管工作。第六條 組織做好總經理辦公室印鑒和介紹信的使用保管、函電收發(fā)和報刊收訂分發(fā)工作，并及時編寫公司的大事記。第七條 協(xié)調、安排涉及多部門主管參加的各種會議。第八條 組織并做好來客接待和公車的管理工作。第九條 指導并做好電話話務與機線維護工作。第十條 根據總經理提出的方針、目標、要求，及時編制本室的方針目標，并組織貫徹落實。第十一條 負責公司辦公用房的分配調整及辦公用品、用具標準的制訂和管理，并對辦公用品、用具標準化及14、各部門文明辦公進行檢查督促。第十二條 負責完成總經理臨時交給的各項任務。第二章 職權規(guī)定第十三條 有權向公司各部門索取必要的資料和情況。第十四條 有權檢查督促對總經理指示的貫徹執(zhí)行情況。第十五條 有權催促各部門按要求完成公司下達的工作任務。第十六條 有權催促各部門及時做好文件與資料的立卷、歸檔工作。第十七條 有權按總經理的指示，協(xié)調各部門之間的工作關系。第十八條 有權安排、調度公車的使用。第十九條 對各部門以總經理辦公室名義起草的文件有審核和校正權。第二十條 對不符合規(guī)定或質量不高、效果不大的文件、資料，有權拒絕打印發(fā)放。第二十一條 對要求各部門主管參加的會議有綜合平衡或精簡壓縮的權力。第二十15、二條 有權根據總經理的指示，對辦公用房進行分配和調整，并對辦公用品、用具標準化進行檢查、督促。第三章 職責規(guī)定第二十三條 對得知生產行政工作出現(xiàn)異常情況后未及時向總經理反映，以致造成重大損失負責。第二十四條 對總經理辦公室行文的差錯，收集與整理的資料失實而造成的嚴重的后果負責。第二十五條 對機密文件和文書檔案管理不嚴，發(fā)生失密、泄密或丟失、損壞負責。第二十六條 對公文、函件、報刊、電報傳遞不及時，或發(fā)生丟失、誤傳現(xiàn)象，影響工作負責。第二十七條 對印鑒、介紹信管理不嚴或使用不當而造成的不良后果負責。第二十八條 對下屬工作質量差造成的不良影響負責。第二十九條 對本室所屬崗位發(fā)生的設備、人身、交通、16、火災事故負責。第三十條 對未及時根據公司方針目標的有關要求，編制好本室方針目標或未及時檢查和落實負責。xx房地產有限公司秘書工作細則第一章 秘書的任務第一條秘書的任務是代替公司經理處理些可由其他人完成的工作和為經理的工作做好準備。第二條 本公司秘書的工作有很多項內容，簡單地表示如下：1. 傳達；2. 運轉；3. 助手；4. 書籍文件整理5. 室內整理6. 代行事務；7. 會議事務；8. 調查；9. 記錄；10. 接待。第三條 以上工作的內容以及分量，根據經理的意圖和各項工作的具體內容決定。第二章 秘書的工作內容第四條 傳達事務的工作內容具體如下：1.接待來訪來訪者各有不同，事有大小，秘書要區(qū)別17、對待。對應該會見的人，應直接轉達對方的意圖，并引其進入會客室或經理辦公室，不論對方要求見面還是僅僅預約。對不宜會見的人，在請示經理后以“不在”、“正在開會”或“工作很忙”等為由拒絕對方，或是將個人意見報經理后作出答復。2.收聽電話收聽電話時一定要先聲明“這里是公司”等，然后記下對方的姓名、工作單位、有什么事情，根據對方情況，不妨礙時可明確回答，但一般不說經理是否在。3.轉達需要轉達時要正確聽取對方的身份和要轉達的內容，并準確、迅速地轉速。4.文件的收發(fā)及分送收到的郵件或送來的文件，首先要區(qū)別是需直接送呈經理的，還是需秘書先進行處置和整理的，或者是私用文書，需經理辦理的要直接送交經理。經理不在時18、，如果有與經理直接有關的留言、電報、快遞，可用電話告知。第五條 日常運轉工作1.日程的設計及其安排對所確定經理應處理的事項，如會見、出席高層職員咐、總會等會議的日期和時間進行記錄整理，并隨時進行調查，協(xié)助經理制定出日程表。日程計劃應記入每月日程表，必要時在上面記下預定內容和變更情況。2.準備及安排有些工作需要特別的準備和安排，而且這些工作通常都有一定的時間限制，因此必須提前做好適當的準備。第六條 用品的整理1.在辦公室內平常經常使用的物品及備用品，應在合適的地方放置合適的數量。為些，應設計一張用品及備用品的明細表，在上面記下品種，一月或一周所需數量以及補充的數量和補充日期，此外還必須存有一定量19、的備用品，以便隨時補充。2.經理外出時經理外出時需使用的鋼筆、鉛筆等，每天都應事先準備好一定數量，需要收入擔包內的物品也要作同樣考慮。這些需要準備的物品應在詢問過經理后制作一張明細表，事先貼在那里以防遺漏。3.文件、資料的準備首先要清楚哪些文件是重要的，如不明白，要詳細詢問，以便將可能會用的文件材料一并準備齊全。然后畫一張文件明細表以方便使用。第七條 文件整理業(yè)務1.為使經理處理完畢或正在使用的文件不丟失、散亂，并且隨時可以提用，需要對這些文件進行整理。整理工作首先要根據經理意見將文件分類，并放入固定的裝具和容器內，使用中還要經常整理，以便很容易地查到文件。2.整理工作的關鍵是分類項目的確定。20、保管及整理文件用品的選擇和整理、借閱手續(xù)的完善。3.業(yè)務用的文件分為正在處理的文件、正在運行的現(xiàn)行文件和已處理完畢的文件，此外還有機密類文件。根據應用根據還可以分為每日必用、常用和不常用三種。4.經過這樣整理后，有必要對其進行裝訂，并給每一個文件集合體以一定的戶頭名稱。應在聽取經理意見后再制一張文件分類的明細表，將表張貼在保管場所或保管人的桌子上，便于參照。第八條 整理、清掃工作此項工作應由秘書督促事務員和勤雜工來完成。工作中須注意如下幾點：1.清理桌面臺歷和墻上的日歷要每天調整日期。桌子要擦抺干凈。常用品要準備好，并按要求備齊數量。將前一天取出的圖書、文件放回原處，有破損和污染的物品要清掃或21、更換。2.室內的物品都要放在固定的地方。3.根據當天的天氣情況隨時調整空調和窗簾。第九條 代行業(yè)務秘書可以代行的事務主要有：1.參加慶典、喪禮等儀式這種場合要特別留心服裝和服飾品及行為儀表的得快，同時還要十分講究寒暄、應酬的用語。2.轉達經理意見或命令表達經理意見要完整準確，注意簡潔、迅速。有時根據情況，還要將對方的答復向經理匯報。第十條 會議事務該項事務是指由經理直接使用的幾種帳目的管理，包括：各項物品的購入及發(fā)放、資產的調配及運用、現(xiàn)金收入及支出等方面的帳目記錄及管理。1.關于資產狀態(tài)及收支情況要制作明細表，至少一個月要制作一張月報表，在特殊情況下，要隨時根據經理副經理的要求拿出報表。2.22、處理資產狀況還應注意以下幾點：（1）支出及收入可以根據原始憑證將其發(fā)生額記入現(xiàn)金出納帳中。現(xiàn)金出納賬與現(xiàn)金余額的多少應保持一致。票據上要有經手人和秘書的印章以明確責任，每個月應有兩三次，將這些收據匯總后讓經理過目；（2）日常的現(xiàn)金支出應限定一定的數量，除此之外，若有特殊項目，應申請?zhí)貏e支出的資金或開出支票；（3）開具支票需有收據或其他憑證，并在支票上記下用途，由經理蓋章；（4）資產分為土地、建筑物、有價證券、備用品及各種家具雜物的押金等。應設立各種資產的臺帳及有價證券簿，詳細記錄各種資產的內容、單價、數量、現(xiàn)有額及出入額等；（5）銀行存款及郵政儲蓄要設存款底帳。接受款項者應按名稱分別立帳并明示23、余額。3.各種物品的購入和發(fā)放應特別注意有無使用申請和手續(xù)是否齊備，并及時入帳，以免遺忘和推遲記帳。第十一條協(xié)助調查公司的調查通常分為特命調查和一般性調查兩類。公司在開展各種調查工作時，辦公室秘書須做好協(xié)助工作。1.進行調查工作時，秘書應選擇并委托合適的專家、顧問進行或將他們列為調查委員，并與之保持日常聯(lián)系，需要時提出調查課題請他們完成。2.有些專業(yè)事項的調查，秘書也可以親自聽取專家和當事人的意見，或在調查各方面情況后，將調查情況匯總后報告給經理。第十二條文書工作文書工作有三個方面：書寫信函、起草文件以及譽清或印刷文件。1.信函的完成對經理經常會使用的信件種類可事先匯集為“標準通信范例”，需要24、時選擇一種略加增刪便可使用，較為方便。2.文件的譽清及印刷主要包括將草案以筆記形式譽清、用打字機打印、直接印刷以及輯靈圖書雜志上的有關內容等四項工作。第十三條聯(lián)系業(yè)務聯(lián)系工作就是要向經理或副經理轉達某項事情并向對方轉告經理或副經理意圖，聽取對方的答復，并將答復再次反饋給經理。第十四條招待事務招待是指在經理外出、返回或有客人來訪時的禮儀性款待，多指派事務員或勤雜工來完成。款待包括向導、收存攜帶物品、奉送茶點、迎來送往等。1.為經理服務為經理服務的工作內容主要有以下一些：（1）經理外出時應備好車輛；（2）回到公司時，要接過脫下的外磁、帽子等，然后放到一定的地方，并隨時用刷子清潔這些衣物；（3）從外25、面回到辦公室的時候，夏天要遞上濕毛巾、冰水、咖啡或蘇打水，冬天應馬上遞上熱茶或咖啡；（4）還要視天氣情況調好空調。2.為客人服務秘書還須為客人服務，比如出入公司時參照對經理的服務進行接待。若需要來訪者等候時，應遞上報紙、畫報等。xx房地產有限公司員工守則第一條 遵法制學習理解并模范遵守國家的政策法律、本市的法規(guī)條例和本公司的規(guī)章制度，爭當一名好公民、好市民、好員工。第二條 愛集體和企業(yè)榮辱與共，關心公司的經營管理和效益，通過學習經濟及管理知識，提高工作能力，多提合理化建議，牢固樹立“團隊、競爭、協(xié)作、責任”的企業(yè)精神。第三條 聽指揮服從領導聽指揮，全面優(yōu)質完成本員工作和領導交辦的一切任務。要按照民主集中制原則，堅決支持、熱情幫助領導開展工作。第四條 嚴紀律不遲到，不早退，出滿勤，干滿點。工作時間不串崗，不辦私事，不飲酒，不在禁煙區(qū)吸煙，不私事或損壞公物，不私設灶具自制飲食，不做有損團結之事。第五條 重儀表保持衣冠、頭發(fā)整潔。男員工不準留長發(fā)、留胡須，女員工要淡妝上崗，打扮適度。第六條 講禮貌