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1、工貿有限公司印章管理辦法編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一條、為了保證公司印章刻制、保管以及使用的合法性、嚴肅性和安全性，依據規范運營、防范風險的原則，有效地維護公司利益，特制定本管理辦法。第二條、本管理辦法所指印章包括公司行政公章、法定代表人印章、合同專用章、財務專用章、發票專用章等具有法律效力的印章以及部門章。第三條、各類印章使用范圍（一）、公司行政公章公司下發的紅頭文件；公司公布的重要規章制度或其他重要事項；員工的聘用、任免、調動；以公司名義發出的對外函件及報表；以公司名義出具的證明、擔保、授權委托書、介紹2、信等；以公司名義簽訂的勞動合同、勞務合同、培訓及保密合同等非經濟合同類協議書；其他須加蓋公章的文件材料。（二）、法定代表人印章公司財務票據的簽發；其他須加蓋法定代表人印章的憑證與法律文書。以董事會名義發布的人事任免等各類文件。（三）、合同專用章各類經濟合同、對外投資、合資、合作協議。（四）、財務專用章主要用于公司財務票據的簽發；往來對帳需財務確認的核對函件；結算、結賬證明；涉稅報表、資料及相關退稅資料；其他需要加蓋財務章的文件材料。（五）、發票專用章公司購買和開具發票時須加蓋“發票專用章”。（六）、公司部門章是指刻有公司部門名稱的印章,主要用于簽發內部流通的各部門的有關文件證明和函件等,僅限于3、公司內部工作聯系使用，不得對外。對外無效。經總經理批準刻制和使用第四條、印章授權管理和使用部門：（一）公司印章由公司董事長授權向相關部門核發或核銷；并授權總經理執行本條（二）款。（二）公司印章由總經理授權以下部門分別管理和使用：1、公司行政公章、合同專用章由公司辦公室專人負責管理和使用；2、財務專用章、發票專用章、法定代表人印章由財務科負責管理和使用；財務專用章由財務科負責人負責保管,法定代表人印章、發票專用章由財務科出納負責保管。為保證資金的絕對安全，財務專用章、法定代表人印章等銀行預留印章任何時候不得交與一人自行保管和使用,而必須由兩人以上分開保管、監督使用，做到一人無法簽發支票、匯票，一4、人無法提出現金。3、公司其他部門因工作需要配置其他用途公章時亦應按本辦法執行。4、凡因工作需要并符合本條規定配置印章或更換印章需向公司辦公室上報書面申請，經總經理、董事長批準同意后配置或更換印章。5、印章刻制由公司辦公室負責，經公安機關核準，到指定的單位刻制；印章的規格、樣式由公司辦公室按有關規定辦理。第五條、印章的管理（一）公司的所有印章，均由公司辦公室負責登記、留樣并移交印章保管及使用責任人（以下簡稱為印章專管員）。印章啟用時由公司（或股東）下發關于公司啟用有關_章的通知，注明啟用日期、發放單位和使用范圍和啟用印模。（二）辦公室向印章專管員移交印章時，應填寫公司印章留樣備案表。公司印章留樣5、備案表須由該印章專管員以外人員留存。（三）由于印章磨損而更換印章，仍需在公司辦公室登記、留樣。（四）公司部門撤銷或重組，原部門有關印章交回公司辦公室，由公司辦公室負責銷毀。（五）嚴禁印章專管員將印章轉借他人。（六）印章丟失時，印章專管員應當及時向公司辦公室書面報告，公司辦公室應及時采取相關補救措施，包括但不限于追查印章下落、公告印章作廢、對責任人進行處罰等。（七）公司決定需要停用印章的，由董事長簽字同意后由公司下發關于公司停用有關_章的通知將停用原因、時間通知公司各有關部門，并收回停用的印章切角封存或銷毀。（八）各部門不得擅自刻制印章，違反本項規定致公司造成的全部經濟損失由當事人向公司承擔全額6、賠償責任。第六條、印章專管員的職責公司所有印章專管員應遵守本條以下規定：（一）印章專管員每天下班前應檢查印章是否齊全，并將印章鎖進保險柜（或抽屜）內，妥善保管，不得將印章存放在辦公桌內；次日上班后，應首先檢查所保管印章保險柜（或抽屜）有無異樣，若發現意外情況應立即報告。（二）印章專管員因事、病、休假等原因不在崗位時，印章授權人應指定他人代管印章，印章專管員要向代管人員交接工作，交代用印時的注意事項。專管人員正常上班后，代管人員應向專管人員交接工作，登記用印的起止日期，實行管印人員登記備案制，以明確責任，落實到人。交接工作時，應嚴格辦理交接手續，填寫印章交接單，登記交接日期、管理印章類別。交接人7、員簽字，印章授權人簽字認可后備存。（三）印章專管員要堅持原則，遵守保密規定，嚴格照章用印。未按批準權限用印或用印審批手續不全的，印章專管員不予用印；經辦人拒絕印章專管員審核文件內容或審批手續的，印章專管員可拒絕用印并報告領導處理。（四）印章專管員用印蓋章位置要準確、恰當，印跡要端正清晰，印章的名稱與用印件的落款要一致，不漏蓋、不多蓋。介紹信、便函、授權委托書要有存根，要在落款和騎縫處一并加蓋印章。（五）印章專管員不得擅自用印，一經發現，嚴肅處理；若因擅自用印導致公司遭受經濟損失時，由其承擔全部賠償責任并按公司人力資源管理的規定進行處罰。（六）印章專管員離職時，其管理的印章記錄和檔案須作為員工離8、職移交工作的一部分。印章專管員離職時，須辦理分管印章的移交手續并填寫印章專管人離職交接單后方可辦理離職手續。（七）禁止任何人未經批準攜帶公章外出。如確需帶出使用時，須經總經理批準并填寫公章外出使用審批單（詳見本辦法附件）方可帶出；非公章專管人員攜帶外出時，用印人還應填寫本辦法附件印章交接單辦理交接手續后方可帶出。第七條、各類公章的使用規定（一） 用印審批權限1、以下文件必須由董事長（法定代表人）簽字后方可用印，逐級審報至董事長（法定代表人）簽字后即可用印。以公司名義貸款或擔保的；以董事會名義發布的文件；除財務日常應用外需加蓋法定代表人印章的（法定代表人授權總經理的除外）；根據公司章程需要董事會9、批準的其他文件。2、以下文件必須由總經理簽字后方可用印，逐級審報至總經理簽字后即可用印。除必須由董事長（法定代表人）審批權限外，涉及公司日常經營、人事管理需要用印的事宜；董事長（法定代表人）授權的其他事宜。3、辦公室負責人審批權限對已調出、解除、終止勞動關系人員要求出示相關證明的，必須持有效證件材料，經辦公室負責人審批后，可以蓋章。公司員工因私事需出具證明而使用公司行政公章的，根據所證明的事項涉及的部門由相關部門負責人簽字，經辦公室負責人嚴格審批，在上面注明僅用及免責聲明可以蓋章，并執行登記制度。(二)公司印章的使用1、辦理使用公司印章的事項，須由業務經辦人認真填寫相應的審批文件，并在取得具備10、相應權限領導的審批同意意見后，連同需用印的文件等一并交印章專管員，由印章專管員查看文件用章審核手續是否齊全、有效,需蓋章的文件與領導簽批的文件是否相同,同一文件的各份是否一致,審核無誤后方可允許用印。2、凡有公司對應權限管理領導簽署的文件或發文批準書、業務報表、邀請函等，可直接加蓋相應的公司印章，但印章專管員仍應按規定填寫_公司用印審批記錄單（詳見本管理辦法附件）并留存復印件或原件以完善相關檔案，依據本條規定填寫的單據無需審批人簽字。3、除本條第2項規定的情況外，凡加蓋公司印章的存根類介紹信（開具時必須按要求認真填寫存根）、便函、授權委托書、發文批準書、業務報表、邀請函等文件，均須填寫_公司用11、印審批記錄單并經總經理審批簽字同意后，方可使用公司印章。4、公司行政公章、法定代表人印章、財務專用章及公司其他印章（合同專用章除外）所用印的文件、資料、附件資料及_公司用印審批記錄單作為用印憑據檔案由印章專管員留存。5、禁止在手寫文件上加蓋公司印章。6、禁止在內容填寫不全的文件或空白的紙張、介紹信、便函、證件、授權委托書、發文批準書、業務報表、邀請函上加蓋公司印章。（三）合同專用章的使用規定1、合同專用章專項用于簽訂對外經濟合同、協議等，應按公司章程及公司合同管理制度辦理審批程序。2、承辦單位必須填寫合同會簽表，按照公司合同會簽審核程序經公司對應管理領導審批同意后，印章管理員方可憑合同會簽表蓋12、章。3、用印的合同上應當先由合同授權簽約代表人簽字并注明年月日后，方可用印。4、禁止在手寫合同或合同內容填寫不全的合同上加蓋公司合同專用章。5、對外簽署的合同或協議等，須在合縫處加蓋合同專用章。（四）財務人員按崗位職責權限及常規工作內容自行使用財務專用章、發票專用章、法定代表人印章的無須辦理本條第（二）項的審批程序。公司對外報送的各類業務報表（財務報表、統計報表等）及其他需用公司財務印章的文本等，須按規定辦理用印手續。（五）公司部門章由各部門做出相關規定，并報公司辦公室備案。（六）公司各類印章實行用印登記制度，印章專管員每年度1月30前應將上年度填寫的用印登記簿（詳見本管理辦法附件）及用印資料13、檔案全部移交公司檔案保管人存檔。第八條、法律責任（一）任何人員必須嚴格依照本管理辦法規定程序使用印章，不符合本管理辦法規定時，不得擅自使用。（二）違反本管理辦法的規定使用印章，造成丟失、盜用、仿制等，依情節輕重，對責任者分別進行批評教育、行政處分、經濟處罰直至追究刑事法律責任。第九條、附則（一）本辦法附公司印章管理的相關文件范本。（二）本辦法自發布之日實施。（三）本辦法由公司辦公室負責解釋。20XX 12 28公司印章留樣備案表NO:_印章名稱：_審批人：_刻制人：_啟用時間：_配置及保管部門：_印章用途：_印章專管員：_印章留樣本留樣印章自_年_月_日啟用。印章領用憑據及承諾：本人作為本留樣14、印章的保管及使用責任人，于_年_月_日由辦公室_監交，自公司刻章經辦人_處領取本印章，本人承諾將盡職妥善保管本印章，依照公司印章管理辦法使用印章、登錄該印章的使用記錄、保管相應的審批文件資料；若因本人故意或過失使用本印章導致公司遭受經濟損失時，本人自愿全額賠償對公司因此導致的全部經濟損失并接受公司的相應處罰。印章專管員：_年_月_日印章交接單NO:_部門名稱：_交接印章名稱：_交接日期：_月_日用印注意事項說明：1、交接人雙方的行為均應遵守_公司公司印章管理辦法之規定。2、其他說明事項：_3、印章留樣：留樣4、本印章自_年_月_日_時起，經印章授權人簽字確認后，其保管責任和用印責任均由印章接收15、人_負責。移交人：_接收人：_年_月_日_年_月_日印章授權人簽字確認：_年_月_日附件：印章專管人離職交接單NO:_部門名稱：_離職交接印章名稱：_交接日期：_月_日1、離職人員應當將本印章交付繼任印章專管員，交接人雙方的行為均應遵守_公司公司印章管理辦法之規定。2、離職人員應當將其管理本印章期間的全部用印備案資料一并移交給繼任印章專管員，并書面確認除前述印章資料外，再無其他用印情況；若有遺漏用印情況且導致公司遭受的經濟損失，無論公司何時發現，印章專管人均對前述損失承擔全額賠償責任。3、其他說明：_4、印章留樣：留樣4、本印章自_年_月_日_時起，經印章授權人簽字確認后，其保管責任和用印責任16、均由印章接收人_負責。移交人：_接收人：_年_月_日_年_月_日印章授權人簽字確認：_年_月_日附件：印章外出使用審批單NO:_1、部門名稱：_2、外出印章名稱：_3、使用日期：_月_日4、用印事項：_5、外出使用原因：_6、用印責任人：_印章留樣：留樣7、本印章自_年_月_日_時經授權人簽字同意外出使用期間，其保管責任和用印責任均由印章_負責。申請人：_年_月_日印章授權人簽字確認：_年_月_日附件_公司用印審批記錄單NO:_申請人：_；申請日期：_。申請人所在部門：_所在部門負責人審核意見：同意(由當事人勾選)_。文件名稱正/復印件份數用途說明正本復印件正本復印件正本復印件正本復印件審批同意人【本欄根據是否需要逐級審批的具體情況填寫，不需填全所有欄目】辦公室負責人同意簽名：財務科負責人同意簽名：總經理同意董事長同意簽名：申請使用的印章：公司印章法定代表人印章合同專用章財務專用章用印情況(由當事人勾選)已用印 (申請人) 年 月 日已用印 (保管人 ) 年 月 日備注說明 附件印章使用登記簿【_年_月_日至_年_月_日】填表部門：_填表人：_序號蓋章時間文件名稱及發文號批準部門批準人印章專管員或代行人印備注