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1、房地產(chǎn)集團公司行政公文管理制度附收文登記表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1 目的加強對公司公文的管理，規(guī)范公文格式，提高文件質(zhì)量，充分發(fā)揮公文在公司各項工作中的作用，參考國家行政機關(guān)公文處理辦法有關(guān)規(guī)定要求，結(jié)合公司發(fā)展實際，制定本規(guī)定。2 適用范圍 適用于規(guī)范XX市XX房地產(chǎn)開發(fā)有限公司所有公文的處理程序、發(fā)文要求以及公文格式。公司各部門的公文管理統(tǒng)一按本規(guī)定執(zhí)行。3 職責(zé) 各類公文的綜合處理由行政辦歸口管理。公文管理要做到規(guī)范、準確、及時、安全，并遵守保密制度。4 公文種類 4.1請示：待辦或擬辦事項，請求上2、級指示和批復(fù)的，用“請示“。 4.2報告：適用于向上級匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。 4.3指示：適用于對下級布置工作，闡明工作活動的指導(dǎo)原則。 4.4通告：適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件。 4.5批復(fù)：適用于答復(fù)下級請示事項。 4.6通知：適用于傳達上級指示，推行管理制度，要求下級執(zhí)行、辦理或者需要知道的事項，批轉(zhuǎn)公文、任免聘用干部等。 4.7通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。 4.8決定：適用于對重要事項或重大行動做出安排。 4.9函：適用于不相隸屬單位之間互相商洽工作、詢問或答復(fù)問題；向有關(guān)主管部門請求批準等。 4.10會議紀要：3、適用于記載和傳達會議情況和議定事項。5 公文格式 詳見附件:公司公文格式標準6 收文處理 6.1公文的簽收：外部門送來的公文，須履行簽收手續(xù)，簽收人員須檢查文件包裝封口是否嚴密，屬“密件”是否被拆封。如發(fā)現(xiàn)有散包、被拆等現(xiàn)象，應(yīng)立即追查原因。6.2公文拆封:對于寫明由某部門收啟的封件，可由該部門的文書人員啟封；對于寫明由公司（部門）負責(zé)人“親收”“親啟”的封件，應(yīng)交本人或本人委托的秘書啟封，文書人員不得拆封。 6.3公文登記:文秘人員對來文拆封后，應(yīng)登記、編號，填好收文登記簿。 6.4公文登記后,對于需要本部門具體辦理、處理有關(guān)工作的公文,在來文首頁貼上“文件處理箋”，注明來文單位、文號、收文4、時間等，送部門負責(zé)人閱批。對于一般的不需本部門具體辦理的，只需各員工知曉有關(guān)事項的公文，應(yīng)進行傳閱并簽名確認。 6.5公文承辦：文書人員或有關(guān)工作人員，根據(jù)部門負責(zé)人的批辦意見，按照來文內(nèi)容和要求，對公文予以具體辦理和處理，落實文件精神。 6.6文件的傳閱：由文書人員組織在傳閱人員中間傳遞和閱讀。傳閱文件由專人負責(zé)按指定范圍依次傳遞。閱文人應(yīng)遵守保密制度。 6.7 文件處理、傳閱完畢，應(yīng)辦理歸檔手續(xù)。 6.8行政辦對文件負有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件指示，應(yīng)立即安排專人辦理。7 發(fā)文處理7.1行文規(guī)則 各級部門的行文關(guān)系,應(yīng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。公司各部門在職權(quán)范圍內(nèi)，可5、以互相行文。向下級部門的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送直接上級部門。部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文，如擅自行文，上級部門有權(quán)責(zé)令糾正或撤銷。各部門需要對外發(fā)文，應(yīng)將文件底稿交行政辦審核，以便統(tǒng)一口徑，保證發(fā)文質(zhì)量。 部門之間不得以發(fā)文形式來解決一般性問題。 各部門一般不得越級向上行文，必須時應(yīng)抄報越過的單位；按照一級抓一級的原則，向下行文只針對直屬部門和單位。 請示公文，一文一事，一般只寫一個主送單位，如需同時送其他單位，應(yīng)以抄送的形式，但不得抄送下級部門。 “報告”中不得夾帶請示事項。 嚴格確定抄報、抄送單位，既不濫發(fā)、也不漏發(fā)。 7.2 發(fā)文范圍 公司下發(fā)文件主要用于： 公布規(guī)章6、制度； 轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或發(fā)布根據(jù)上級文件制訂的本公司文件； 公布體制機構(gòu)變動和干部任免； 公布重大的開發(fā)、經(jīng)營等決定； 發(fā)布獎懲通報； 其它有關(guān)公司的重大事項。公司對上、對外行文主要用于： 向上級機關(guān)呈報計劃、請示等； 與業(yè)務(wù)單位聯(lián)系重要的事項。 各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般性業(yè)務(wù)聯(lián)系，可以部門名義發(fā)函，不以公司名義發(fā)文。 7.3 發(fā)文程序蓋章申請部門申請發(fā)文部門公司蓋章審批流程抄送行政部存檔 發(fā)文單位應(yīng)根據(jù)工作需要和領(lǐng)導(dǎo)指示，確定發(fā)文的類別和內(nèi)容。 擬稿人草擬文稿應(yīng)做到信息準確，觀點鮮明，條理清晰，文字簡練，書寫工整。 由部門負責(zé)人核稿確認。 需會簽的文件，應(yīng)在核稿完畢后送會簽部門或領(lǐng)導(dǎo)人簽字7、。如文件需律師會簽，會件擬稿部門必須提前3天知會行政辦，由行政辦統(tǒng)一與律師預(yù)約，并統(tǒng)一送往簽。 經(jīng)審核、會簽需蓋章的文稿應(yīng)填寫蓋章申請表按批準權(quán)限送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，簽發(fā)人對所發(fā)文件內(nèi)容負最終責(zé)任。 以公司名義發(fā)文，由行政管理部審核后，董事長審批簽發(fā)；各部門發(fā)文，由各部門經(jīng)理簽發(fā)；若涉及重要事項和全局性問題，由分管該部門的副總或總經(jīng)理簽發(fā)。經(jīng)簽發(fā)的文稿由發(fā)文部門文秘人員統(tǒng)一編號、打印。 文件打印畢，按限定印數(shù)復(fù)印后，蓋印、裝訂、登記，按指定范圍分封發(fā)送。 文件底稿和正件兩份送交資料室存檔。 公司各部門應(yīng)指定專人負責(zé)文件的收交、保管、傳閱、督辦、保密、立檔。8 文件的立卷歸檔和銷毀 8.1外來公文、8、公司的各類發(fā)文以及公司工作中形成的文書、聲像檔案材料，由行政辦負責(zé)立卷歸檔。 8.2各部門形成的各類有價值文件材料，由承辦人收集齊全，交文秘人員立卷歸檔。 8.3沒有存檔價值和多余、重復(fù)的文件，由部門文秘人員定期清理銷毀。9 電子公文的管理 9.1采用電腦網(wǎng)絡(luò)方式發(fā)布、傳遞、處理的公文稱為電子公文。 9.2電子公文的格式與上述公文格式相一致。 9.3通知、通告、報告、函、會議紀要等公文均可通過電腦網(wǎng)絡(luò)方式傳遞,但通知、通告類公文應(yīng)在發(fā)放電子公文的同時在公司公告欄張貼加蓋印章之書面公文。 9.4電子公文的發(fā)布暫按公文發(fā)放的正常審批程序進行。 9.5電子公文應(yīng)嚴格按公文的主送單位進行發(fā)送、傳送到指定的網(wǎng)絡(luò)地址，確保文件的保密性。 9.6電子公文應(yīng)分類保存，并進行備份，可采用書面?zhèn)浞莺碗娮觽浞輧煞N形式。附件文件發(fā)送簽收表收文登記表公文發(fā)送簽收表發(fā)文部門發(fā)文日期發(fā)送人發(fā)文編號發(fā)文內(nèi)容收文部門份 數(shù)簽 收日 期收文登記表文件編號文件名稱發(fā)文日期收文日期經(jīng)手人備 注