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1、房地產(chǎn)公司工程合同管理制度附付款審批表編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 目 錄第一章總 則第二章合同的簽訂范圍第三章合同的談判原則第四章合同的簽訂程序第五章合同的審批、蓋章、分發(fā)第六章合同的簽章與歸檔第七章合同的履行與跟蹤第八章工程合同的日常管理第九章合同的付款審批第十章合同的變更與終止第十一章附則附件一：附件二：附件三：1附件四:2附件五：4合同管理制度 1 總 則1.1 本規(guī)定適用于公司投資或管理的項(xiàng)目（以下稱投資項(xiàng)目）。1.2 本規(guī)定編制目的是為了規(guī)范合同在草擬、審核、談判、簽訂、跟蹤、編號、用印及歸檔管理的工2、作程序，防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。2 合同的簽訂范圍工程合同的簽訂范圍：招標(biāo)及非招標(biāo)建筑安裝工程、消防及智能系統(tǒng)工程、裝飾裝修工程、室外配套工程、園林綠化工程及零星工程施工合同；工程勘察、設(shè)計(jì)合同；材料、設(shè)備采購合同及屬于工程管理范圍的各種經(jīng)濟(jì)協(xié)議等。3 合同的談判原則3.1 工程造價(jià)在50萬元以下的工程項(xiàng)目，由合約部主持合同談判工作，各有關(guān)部門參與；工程造價(jià)在50萬元以上的工程項(xiàng)目，必須由公司分管副總經(jīng)理以上級別（含）領(lǐng)導(dǎo)主持合同談判；合約部組織各有關(guān)部門參與。合同談判中遇到的重大爭議問題，報(bào)公司總經(jīng)理辦公會研究確定。3.2 合約部依據(jù)合同談判確立的原則，遵照中華人民共和國建筑法、中華人民共和國合同法和3、建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例的規(guī)定，參照市工商行政管理局和市建委共同監(jiān)制的工程建設(shè)施工合同、工程勘察、設(shè)計(jì)合同及材料、設(shè)備采購合同等制式合同文本，結(jié)合工程實(shí)際情況進(jìn)行合同條款的擬定工作。3.3 訂立合同，必須遵守國家法律，必須符合國家政策，必須貫徹平等互利、協(xié)商一致、等價(jià)有償?shù)脑瓌t。3.4 合同的簽訂程序3.4.1 招標(biāo)工程項(xiàng)目的施工合同，由合約部根據(jù)招標(biāo)文件及中標(biāo)單位的投標(biāo)書、投標(biāo)承諾及中標(biāo)通知書約定的工程內(nèi)容、工程造價(jià)、優(yōu)惠條件、工期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、材料供應(yīng)方式、付款及結(jié)算方式等，提出合同初稿和合同匯簽單，送公司相關(guān)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)會簽。3.4.2 非招標(biāo)零星工程項(xiàng)目的施工合同，由合約部參照工程建設(shè)施工4、合同制式文本，確定的工程內(nèi)容、工期、質(zhì)量、材料供應(yīng)方式、付款、結(jié)算辦法等事項(xiàng)，制定零星工程施工合同統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)格式，擬定合同初稿和合同匯簽表，送公司相關(guān)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)會簽。3.4.3 規(guī)劃、勘察、設(shè)計(jì)合同由總工辦、工程部及設(shè)計(jì)部根據(jù)各自職責(zé)劃分及公司年度項(xiàng)目開發(fā)計(jì)劃安排，提出經(jīng)公司副總經(jīng)理審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)的工程項(xiàng)目委托規(guī)劃、勘察、設(shè)計(jì)任務(wù)書，合同條款按照國務(wù)院頒發(fā)的建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)合同條例原則和有關(guān)部門印制的工程勘察、設(shè)計(jì)合同標(biāo)準(zhǔn)合同文本，結(jié)合工程實(shí)際情況，由承擔(dān)勘察設(shè)計(jì)任務(wù)的單位擬定，各專業(yè)工程設(shè)計(jì)主管負(fù)責(zé)技術(shù)性條款的審定，合約部組織合同會簽。3.4.4 材料、設(shè)備采購合同，對公司自行采購的5、各種材料、設(shè)備，由公司材料信息部主管和造價(jià)部主管按照材料、設(shè)備采購計(jì)劃安排，提出經(jīng)副總經(jīng)理審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)的材料、設(shè)備采購計(jì)劃，合約部按照材料、設(shè)備采購計(jì)劃提供的材料、設(shè)備名稱、 數(shù)量、品種規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、到貨周期等要求，按照材料、設(shè)備采購合同文本擬定合同條款。3.4.5 其他和工程相關(guān)的經(jīng)濟(jì)協(xié)議，按照經(jīng)副總經(jīng)理核準(zhǔn)、總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)的工程任務(wù)委托單的要求，擬定合同條款。3.4.6 施工合同的匯簽程序：合約主管一合約部經(jīng)理造價(jià)管理中心副總各會簽部門領(lǐng)導(dǎo)公司法律顧問總工程師 -副總經(jīng)理-總經(jīng)理。3.4.7 勘察設(shè)計(jì)合同匯簽程序：設(shè)計(jì)工程師合約主管設(shè)計(jì)部經(jīng)理-合約部經(jīng)理造價(jià)管理中心副總-各會簽部門領(lǐng)6、導(dǎo)-公司法律顧問-總工程師-副總經(jīng)理總經(jīng)理。3.4.8 材料合同匯簽程序：合約主管-主管工程師-工程部經(jīng)理-合約部經(jīng)理造價(jià)管理中心副總-各會簽部門領(lǐng)導(dǎo)-公司法律顧問-公司總工程師-副總經(jīng)理總經(jīng)理。3.4.9 其他經(jīng)濟(jì)協(xié)議匯簽程序：合約主管-合約部經(jīng)理造價(jià)管理中心副總-各部門領(lǐng)導(dǎo)-公司法律顧問-總工程師-副總經(jīng)理-總經(jīng)理。3.4.10匯簽部門審核內(nèi)容：3.4.10.1 造價(jià)部審核合同價(jià)款、結(jié)算方法、付款方式等；3.4.10.2 設(shè)計(jì)部門審核工程設(shè)計(jì)合同的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)范圍、付款方式等；3.4.10.3 工程部門審核工程施工合同的工程質(zhì)量、工期等技術(shù)要求；3.4.10.4人事行政部審核合同的內(nèi)容、7、形式、文字表述合法性、有效性以及所承擔(dān)相應(yīng)的民事責(zé)任等；3.4.10.5 財(cái)務(wù)部門審核合同的付款方式、履約收支、單據(jù)回籠等；3.4.10.6 合約部全面審核和備案。3.4.11 合約部綜合各方意見，經(jīng)過溝通協(xié)調(diào)后進(jìn)行必要的修改。3.4.12 若合同修改較大或涉及關(guān)鍵事項(xiàng)，須請個(gè)別部門反復(fù)流轉(zhuǎn)批閱。3.4.13 合同經(jīng)辦部門應(yīng)確保動(dòng)態(tài)反映合同流轉(zhuǎn)走向，在流轉(zhuǎn)過程中請相關(guān)部門進(jìn)行簽章及日期登記，保證時(shí)效性和對合同修改的認(rèn)同。4 合同的審批各部門要結(jié)合其管理職能和專業(yè)特點(diǎn)，抱著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，及時(shí)對合同中存在的問題提出詳細(xì)的書面會簽意見。合約部根據(jù)匯簽意見，經(jīng)過認(rèn)真的核實(shí)、修改后，整理出正式合同文本8、，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。5 合同的簽章與歸檔5.1 一般情況下，自發(fā)出中標(biāo)通知書之日起（無論招標(biāo)與議標(biāo)均應(yīng)向中標(biāo)單位發(fā)出中標(biāo)通知書，直接委托的工作以發(fā)出書面委托函為準(zhǔn)），一個(gè)月內(nèi)完成合同的簽訂工作。如逾期不能簽訂的，經(jīng)辦部門應(yīng)書面說明原因并將延期請求直接上報(bào)公司總經(jīng)理，公司總經(jīng)理批復(fù)后報(bào)股東方備案。5.2 經(jīng)辦人應(yīng)將會審后批準(zhǔn)的合同正本和副本交由對方先行簽字、蓋章。5.3 行政人事部應(yīng)設(shè)立專人負(fù)責(zé)管理所屬公司印章。合同中沒有公司總經(jīng)理簽字、合同訂立時(shí)間和地點(diǎn)以及其它有關(guān)內(nèi)容的，不得蓋章。所有合同及其附件必須加蓋騎縫章。行政人事部檔案管理人員根據(jù)合同的類型分類編號、歸檔、管理。5.4 正式合同文本正本9、兩份，副本根據(jù)需要若干份，由乙方先簽字蓋章。兩個(gè)正本必須由單位法人代表或法人代表委托人親筆簽名.一般情況下，我方持有的合同份數(shù)為一正二副。正本由行政人事部檔案室保存，二份副本分別由財(cái)務(wù)部、合約預(yù)保存。其它部門需要時(shí)，必須通過書面申請并得到行政人事部經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可由檔案管理員進(jìn)行復(fù)印。檔案管理員應(yīng)將所有合同的復(fù)印件進(jìn)行登記，加蓋“合同復(fù)印件”專用章，并辦理收發(fā)文件簽字手續(xù)。存有合同文本（無論是正本、副本或復(fù)印本）的部門必須設(shè)專人管理合同文件，未經(jīng)行政人事部批準(zhǔn)，任何個(gè)人或部門不得擅自復(fù)印合同及相關(guān)附件。5.5 各部門應(yīng)對合同進(jìn)行保密，任何個(gè)人或部門不得擅自將合同（正副本或復(fù)印件）借給外單位或個(gè)10、人，也不得泄漏任何合同內(nèi)容。6 合同的付款審批6.1 合同的付款必須以合同對方按時(shí)完成合同規(guī)定的內(nèi)容為前提條件。經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)填寫付款審批表（詳見附件四）一式四份，提交合約部審核后，由財(cái)務(wù)總監(jiān)、主管副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批。經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意付款的付款審批表分別交由經(jīng)辦部門、合約部、財(cái)務(wù)部和行政人事部檔案室執(zhí)行和存檔。6.2 合同付款審核的工作時(shí)限不得超過 15 個(gè)工作日。在辦理付款申請之前，經(jīng)辦部門應(yīng)將合同履行情況（包括但不限于合同臺帳表等）遞交合約部、造價(jià)部進(jìn)行工作量的核對。在合約部、造價(jià)部確認(rèn)當(dāng)期付款與所完成的工作量相符后，經(jīng)辦部門方可辦理合同付款手續(xù)。7 合同的變更與終止7.1 如對方要求對合11、同的標(biāo)的額、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或酬金、履行時(shí)間、履行地點(diǎn)、履行方式、違約責(zé)任、解決爭議的辦法等條款進(jìn)行變更，合約部、造價(jià)部應(yīng)將對方的變更要求及本部門的意見填寫在合同匯簽表中，按合同會審程序進(jìn)行會審。7.2 合約部按照公司批準(zhǔn)的意見與對方就有關(guān)變更內(nèi)容進(jìn)行談判，達(dá)成共識后，以補(bǔ)充協(xié)議的形式按合同會審程序進(jìn)行會審。7.3 合同履行完畢并達(dá)到規(guī)定的要求，合約部應(yīng)出具書面報(bào)告以及合同履行過程中的全部書面材料、往來信函、電子文件等，報(bào)總經(jīng)理簽字確認(rèn)后交檔案室存檔。8 合同的履行與跟蹤8.1 合同簽訂生效后，經(jīng)辦部門將代表所屬公司作為合同履行與跟蹤的主體。根據(jù)合同的類別，公司內(nèi)各類合同（土地、財(cái)務(wù)方面的合同12、除外）的履行與跟蹤部門為：8.1.1 設(shè)計(jì)類合同 設(shè)計(jì)部；8.1.2 建筑施工類合同 工程部；8.1.3 材料設(shè)備采購類合同 材料信息部；8.1.4 供貨安裝類合同 工程部；8.1.5 資產(chǎn)采購類合同 行政人事部；8.1.6 廣告營銷類合同 業(yè)務(wù)部。上述各類合同的商務(wù)部分（包括但不僅限于進(jìn)度付款的執(zhí)行、變更價(jià)款的審核與確定、付款條件的變化以及商務(wù)索賠、結(jié)算等）均由公司合約部、造價(jià)部負(fù)責(zé)履行與跟蹤。8.2 合約部必須建立合同臺帳表（詳見附件二和三）。合約部的合同臺帳表應(yīng)按照合同分類實(shí)時(shí)反映有關(guān)合同總價(jià)、付款狀況、洽商變更價(jià)款情況、預(yù)計(jì)結(jié)算值以及成本控制指標(biāo)的對比情況；合同實(shí)施的形象進(jìn)度情況、與進(jìn)13、度計(jì)劃的對比情況、預(yù)計(jì)完成各計(jì)劃節(jié)點(diǎn)的時(shí)間和預(yù)計(jì)完成合同的時(shí)間等。8.3 合同臺帳表應(yīng)以月為單位，每月30日之前將更新的合同臺帳表和相關(guān)原因說明報(bào)公司主管副總經(jīng)理、總經(jīng)理簽字，各經(jīng)辦部門和合約部于次月5日之前將該合同臺帳表報(bào)董事會備案。8.4 經(jīng)辦部門和合約部在合同履行與跟蹤過程中，要注意隨時(shí)做好文字記錄，杜絕口頭指令和承諾。如因時(shí)間緊急，來不及事先發(fā)出書面指令時(shí)，在征得相關(guān)授權(quán)人的批準(zhǔn)后可以向?qū)Ψ桨l(fā)出口頭指令，但必須在發(fā)出口頭指令后24小時(shí)內(nèi)以經(jīng)授權(quán)人簽字的書面文件給予確認(rèn)。8.5 經(jīng)辦部門和合約部必須及時(shí)有效地保存好與履行合同有關(guān)的各類文件、往來信函、計(jì)算底稿、圖紙、圖片、電子文件和視頻文14、件等。9 工程合同的日常管理 9.1 合約部為公司工程合同日常管理部門，在公司總經(jīng)理、常務(wù)副總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)合同的簽訂工作，掌握合同在執(zhí)行過程中的履行、變更、解除等情況及存在問題，及時(shí)反映合同履行過程中存在的問題，向主管領(lǐng)導(dǎo)反映并采取措施。9.2 合約部應(yīng)做好工程合同的收發(fā)登記，負(fù)責(zé)合同管理資料的收集整理、匯編。10 附則10.1 本辦法由成本管理中心負(fù)責(zé)解釋。10.2 本辦法經(jīng)總經(jīng)理辦公會討論通過后執(zhí)行。 附件一：工程合同匯簽流程圖 合約部填寫合同匯簽表，附合同初稿各部門、公司法律顧問 依次匯簽 合約部 綜合各相關(guān)部門意見進(jìn)行修改總工程師 審 核 主管副總經(jīng)理 審 核 再次修改 同意 總經(jīng)15、理 審 批 再次修改 同意合約部 與對方溝通修改，并完成對方蓋章 行政辦公室 復(fù)審蓋章，并分發(fā)合同文件附件二：合 同 會 審 表 年 月 日項(xiàng)目名稱合同名稱合同編號合同類別背景概況會審部門合約審算部經(jīng)理簽字：工程部 經(jīng)理簽字：設(shè)計(jì)部 經(jīng)理簽字：財(cái)務(wù)總監(jiān) 簽字：行政總監(jiān) 簽字：總工程師 簽字：主管副總經(jīng)理 簽字：總經(jīng)理 簽字：序號合同編號合同名稱合同對方簽訂時(shí)間合同金額總工期內(nèi)各月形象進(jìn)度情況備注第1月第2月第3月依此類推本月完成情況與計(jì)劃對比本月完成情況與計(jì)劃對比本月完成情況與計(jì)劃對比12345678910附件三：合 同 臺 帳 表 （合約部）項(xiàng)目名稱:制表部門: 制表人: 部門經(jīng)理: 年 月16、 附件四:合 同 臺 帳 表 （合約部）項(xiàng)目名稱:序號合同編號合同名稱合 同 對 方簽訂時(shí)間合同金額成本控制 指標(biāo)預(yù)計(jì)結(jié)算價(jià)預(yù)計(jì)結(jié)算價(jià)指標(biāo)付款總額付款比例總工期內(nèi)各月形象進(jìn)度情況備注第1月第2月第3月依此類推本月產(chǎn)值付款金額變更金額本月產(chǎn)值付款金額變更金額本月產(chǎn)值付款金額變更金額12345678910制表部門: 制表人: 部門經(jīng)理: 年 月 附件五： 付 款 審 批 表合同類別: 項(xiàng)目名稱合同名稱及編號簽訂日期年 月 日收款單位合同總金額元已付款總額元，占合同額 %應(yīng)付款總額元本次應(yīng)于 年 月 日前付第 期款 元金額大寫： 仟 佰 拾 萬 仟 佰 拾 元 角 分截止本期已付款總額元，占合同額 %情況說明：附件：合同付款條件：經(jīng)辦部門： 經(jīng)辦人： 部門經(jīng)理：審 批 意 見合約審算部 經(jīng)理簽字：財(cái)務(wù)總監(jiān) 簽字：總工程師 簽字：主管副總 簽字：總經(jīng)理 簽字： 匯票 支票 現(xiàn)金