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1、服裝廠采購(gòu)部管理制度及工作流程編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 一、 總則為加強(qiáng)采購(gòu)工作的管理，提高采購(gòu)工作的效率，制定本制度。所有的采購(gòu)人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開展工作。采購(gòu)部經(jīng)理對(duì)采購(gòu)員及庫(kù)管員進(jìn)行考核和管理。二、 采購(gòu)部經(jīng)理職責(zé)：1) 負(fù)責(zé)組織公司所銷售產(chǎn)品的采購(gòu)2) 對(duì)庫(kù)房的管理工作負(fù)責(zé)。3) 做好銷售員與供方之間的聯(lián)系工作。4) 幫助銷售員作好產(chǎn)品的選型及推薦新產(chǎn)品的工作。5) 對(duì)本部門員工制度執(zhí)行情況負(fù)責(zé)。6) 對(duì)本部門員工的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)負(fù)責(zé)。7) 對(duì)員工進(jìn)行嚴(yán)格管理，根據(jù)員工表現(xiàn)向公司提出獎(jiǎng)勵(lì)或2、處罰建議。8) 嚴(yán)格內(nèi)部管理，抓好各項(xiàng)規(guī)章制度的落實(shí)，對(duì)本部門辦公設(shè)備的使用及管理負(fù)責(zé)。責(zé)任到人，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)提出獎(jiǎng)懲建議。9) 負(fù)責(zé)制定工作計(jì)劃，監(jiān)督工作計(jì)劃的執(zhí)行及完成情況。三、采購(gòu)經(jīng)理工作職責(zé)1、嚴(yán)格按照公司規(guī)定的報(bào)價(jià)原則進(jìn)行對(duì)外報(bào)價(jià)。2、確保每月的發(fā)票正常收回。3、凡與經(jīng)銷產(chǎn)品相關(guān)的廠家代理資質(zhì)、培訓(xùn)計(jì)劃、促銷政策、獎(jiǎng)勵(lì)、返點(diǎn)、廠家資源的掌握、價(jià)格體系更新等必須做到了如指掌，落實(shí)到人。4、要積極主動(dòng)配合業(yè)務(wù)部門做好每個(gè)項(xiàng)目方案，并與業(yè)務(wù)部門達(dá)成共識(shí)。5、采購(gòu)要嚴(yán)格按流程執(zhí)行并做到貨比三家，控制降低采購(gòu)成本，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行管理及考評(píng)，每年按一定比例更新供應(yīng)商（形成表單）。6、密切3、與供應(yīng)商的合作關(guān)系，做到投入、細(xì)致、深知，達(dá)到低價(jià)、快速、及時(shí)供貨。7、嚴(yán)格執(zhí)行合同管理規(guī)定，要按時(shí)簽訂，不得延誤，并在第一時(shí)間將合同傳遞給與項(xiàng)目相關(guān)的人員。8、負(fù)責(zé)客戶部項(xiàng)目執(zhí)行中與技術(shù)部、財(cái)務(wù)部的協(xié)調(diào)及結(jié)算信息的傳遞。9、綜合調(diào)配公司庫(kù)存資源，訂貨時(shí)必須要了解當(dāng)前庫(kù)存情況，在有庫(kù)存的情況下要以先出庫(kù)存為主。10、負(fù)責(zé)門市產(chǎn)品選型、市場(chǎng)導(dǎo)向、宣傳資料。11、組織本部門員工業(yè)務(wù)培訓(xùn)12、樹立公司的專業(yè)形象，保證公司的名譽(yù)不受到侵害。四、 庫(kù)管員職責(zé)：1) 早盤查（點(diǎn)貨備發(fā)）、晚清帳（當(dāng)日工作當(dāng)日完）。2) 提供及時(shí)準(zhǔn)確的貨物，做好后勤保障。具體要求：訂單一發(fā)，必須及時(shí)、清晰、準(zhǔn)確的了解貨物的運(yùn)4、行狀態(tài)，即時(shí)登報(bào)信息，直至合同完成、存檔。3) 負(fù)責(zé)庫(kù)房日常管理事務(wù)。4) 檢查庫(kù)存產(chǎn)品狀況。5) 按規(guī)定收發(fā)物料。6) 物料進(jìn)庫(kù)儲(chǔ)位的籌劃與排放，7) 填寫庫(kù)房相關(guān)數(shù)字登錄到服裝管理系統(tǒng)。8) 配合盤點(diǎn)庫(kù)房產(chǎn)品工作的具體執(zhí)行。9) 物料的搬運(yùn)和庫(kù)房廢次品的回收及保管。10) 對(duì)來(lái)料來(lái)貨及時(shí)入庫(kù)，儲(chǔ)放安全以防倒塌、遺失或變質(zhì)。11) 維護(hù)和管理搬運(yùn)工具。五、 流程：1) 采購(gòu)流程：A 收到銷售部從服裝管理系統(tǒng)發(fā)來(lái)的訂單B 審批確認(rèn)C 詢價(jià)、比價(jià)D 采購(gòu)部經(jīng)理審批（重大合同向公司領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示）E 簽訂采購(gòu)合同F(xiàn) 復(fù)印后，將原始合同整理裝訂年末存檔2) 付款流程：A 在服裝管理系統(tǒng)內(nèi)錄入付款申請(qǐng)單B 5、采購(gòu)部經(jīng)理審核C 副總經(jīng)理審批D 財(cái)務(wù)部付款。3) 收貨流程：A 直發(fā)：a. 根據(jù)合同執(zhí)行進(jìn)程督促供貨方按期交貨b. 供貨方傳真提貨單c. 通知銷售內(nèi)勤已發(fā)貨d. 銷售部?jī)?nèi)勤傳真提貨單至最終用戶并確認(rèn)e. 采購(gòu)員辦理入庫(kù)手續(xù)f. 銷售部?jī)?nèi)勤辦理相應(yīng)的出庫(kù)手續(xù)B 轉(zhuǎn)發(fā)：a. 根據(jù)合同執(zhí)行進(jìn)程督促供貨方按期交貨b. 供貨方傳真或郵寄提貨單c. 通知辦公室相關(guān)人員提貨d. 提貨人員將貨物交庫(kù)管員并辦理交接手續(xù)e. 采購(gòu)員清點(diǎn)貨物并辦理服裝管理系統(tǒng)入庫(kù)手續(xù)4) 收進(jìn)項(xiàng)發(fā)票流程：a. 催供貨方開具發(fā)票b. 核對(duì)開票內(nèi)容c. 錄入服裝管理系統(tǒng)d. 將發(fā)票交財(cái)務(wù)部簽收。5) 出庫(kù)流程：a. 庫(kù)管員收到銷售部6、銷售內(nèi)勤發(fā)出的服裝管理系統(tǒng)出庫(kù)申請(qǐng)b. 庫(kù)管員備貨并復(fù)核c. 交辦公室發(fā)貨d. 辦公室將用戶簽字的送貨單或發(fā)貨單交銷售內(nèi)勤六、 采購(gòu)管理制度：1) 建立好供方及用戶檔案，并做好工作記錄。2) 建立、建全比價(jià)制度，保證采購(gòu)設(shè)備的質(zhì)優(yōu)價(jià)廉。3) 建立客戶資料管理（表）冊(cè)，新客戶開發(fā)一覽表，競(jìng)爭(zhēng)同行動(dòng)向一覽表，售后服務(wù)管理表。4) 每周末將上周付款、欠款、欠票情況進(jìn)行匯總在周例會(huì)上做總結(jié)，并提出本周用款計(jì)劃。5) 簽訂采購(gòu)合同后，應(yīng)全面了解發(fā)貨情況，如不能及時(shí)供貨，應(yīng)將原因提前十日通知銷售內(nèi)勤6) 所有貨物一律開箱驗(yàn)收，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)和供應(yīng)商聯(lián)系，盡早解決。7) 采購(gòu)部負(fù)責(zé)所采購(gòu)貨物的入庫(kù)手續(xù)。貨到后7、應(yīng)在一個(gè)工作日內(nèi)辦理入庫(kù)手續(xù)。驗(yàn)貨完畢后，及時(shí)按操作規(guī)程準(zhǔn)確登錄服裝管理系統(tǒng)。8) 采購(gòu)部每月5日前，將上一月的采購(gòu)合同編號(hào)整理成冊(cè)9) 違反上述規(guī)章制度，視情節(jié)罰款50-500元。七、 庫(kù)房管理制度：1) 庫(kù)房由專人管理，各種貨物登記，做到帳物相符，非庫(kù)房管理人員不得私自進(jìn)入庫(kù)房，拒絕任何人在庫(kù)房逗留。2) 保持庫(kù)房的整潔、有序。庫(kù)區(qū)禁止吸煙，杜絕煙火隱患，如有違反罰款100元。3) 所有貨物依據(jù)銷售部門或合同號(hào)合理存放。4) 任何出入庫(kù)物品都要履行手續(xù)，見(jiàn)單發(fā)貨，領(lǐng)用登記。5) 保證貨物完整出庫(kù)、應(yīng)有裝箱單、發(fā)貨清單（一式兩份）和回執(zhí)。保證貨物和備品的及時(shí)、準(zhǔn)確出庫(kù)。6) 接到出庫(kù)申請(qǐng)后根據(jù)合同內(nèi)容進(jìn)行備貨，并由領(lǐng)貨人簽字方可辦理出庫(kù)。7) 出庫(kù)返回單，應(yīng)由銷售內(nèi)勤保管（需方簽字）。8) 對(duì)客戶所需樣品及實(shí)驗(yàn)品，庫(kù)管員及時(shí)登記領(lǐng)用人、領(lǐng)用時(shí)間、退回時(shí)間。退回后應(yīng)妥善保管。9) 庫(kù)管員每月第三周的周六對(duì)庫(kù)房盤點(diǎn)，并將盤點(diǎn)結(jié)果在次日?qǐng)?bào)副總經(jīng)理。10) 違反上述規(guī)章制度，視情節(jié)罰款50-500元。