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有限公司合同協(xié)議管理制度及罰則
有限公司合同協(xié)議管理制度及罰則.doc
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上傳人:職z****i 編號:1126287 2024-09-07 16頁 44KB

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1、有限公司合同協(xié)議管理制度及罰則編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號: 有限公司合同(協(xié)議)管理制度目錄第一章 總則第二章 合同類型第三章 合同審批權(quán)限第四章 合同簽署程序第五章 合同的存檔管理第六章 合同履行的過程管理第七章 合同變更第八章 合同管理分工第九章 罰則第十章 附則 有限公司合同(協(xié)議)管理制度第一章 總 則第一條 為加強對公司合同(含協(xié)議,下同)的管理,特制定本制度。第二條 凡公司經(jīng)營活動中發(fā)生的不能即時清結(jié)的經(jīng)濟(jì)、勞動及其它事項,均應(yīng)簽署合同,相關(guān)事宜按本制度的規(guī)定辦理。第三條 公司合同管理的基本原則是依法2、簽訂、規(guī)范管理、按權(quán)限審批、分部門經(jīng)辦、過程控制、定期檢查、及時處理。其中,“依法簽訂”原則主要指合同簽訂應(yīng)符合以下原則:(一)資質(zhì)相符的原則,要求合同對方具備與其義務(wù)相對應(yīng)的資質(zhì)和法人資格,必須執(zhí)有法人營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)等級證件;有關(guān)勞動人事合同應(yīng)遵照相應(yīng)法律法規(guī)的要求。(二)依法簽約原則,簽訂合同應(yīng)符合中華人民共和國合同法,不得損害我方合法利益,預(yù)防不應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)損失。(三)律師把關(guān)原則,合同的簽訂都要經(jīng)過律師會簽。(四)符合其他法律規(guī)定。第二章 合同類型第四條 公司合同共劃分為五類,分別為:(一)建安合同:合同類型代號:JA。包括建筑、安裝、材料設(shè)備采購、紅線內(nèi)市政綠化工程。(二)市政、園林合3、同:合同類型代號:SZ。包括大市政配套及獨立的綠代工程。(三)咨詢合同:合同類型代號:ZX。包括勘察、設(shè)計、監(jiān)理、造價咨詢、及其它類咨詢合同。(四)經(jīng)營銷售合同:合同類型代號:JY。包括土地開發(fā)、樓房銷售及相關(guān)合同。(五)辦公設(shè)備采購及其它合同:合同類型代號:BG。第三章 合同審批權(quán)限第五條 下列合同的審批權(quán)歸公司股東會:(一)涉及金額超過公司最近一期經(jīng)審計凈資產(chǎn)20%以上或5000萬元以上的資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓合同、股權(quán)并購合同、投資合同、融資合同、擔(dān)保類合同、質(zhì)押抵押類合同、租賃托管合同、資金往來性合同。(二)重大關(guān)聯(lián)交易合同(關(guān)聯(lián)交易對方為法人的,標(biāo)的金額在人民幣100萬元及以上;關(guān)聯(lián)交易對方為自然4、人的,標(biāo)的金額在人民幣30萬元及以上)。第六條 下列合同及與合同有關(guān)事項的審批權(quán)歸公司董事會:(一) 股東會批準(zhǔn)方案和可行性研究報告后簽訂的項目投資類合同(如購置土地資源)。(二) 經(jīng)營性物業(yè)管理合同。(三) 銷售價格低于董事會審批方案或銷售承諾對公司會造成較大的風(fēng)險或物業(yè)管理不利于公司或銷售計劃有不利于公司的較大變更的銷售合同。(四) 對眾合同指同一合同與三個(含)以上對象簽署。(五) 租期三年以上(含)的租賃合同。(六) 委托經(jīng)營合同。(七) 年度工作計劃內(nèi)、標(biāo)的金額或潛在權(quán)利義務(wù)總額超過500萬元的業(yè)務(wù)合同由董事長審批,年度計劃外的業(yè)務(wù)合同由董事會審批。(八)購置車輛、房屋等重大固定資產(chǎn)5、,或超過年度預(yù)算的固定資產(chǎn)購置,或一次購置固定資產(chǎn)金額超過20萬元的合同。(九)超出董事會批準(zhǔn)的薪酬標(biāo)準(zhǔn)和計劃外的勞動合同。(十)標(biāo)的金額在公司最近一期經(jīng)審計凈資產(chǎn)20%以下且不超過5000萬元的資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓合同、股權(quán)并購合同、對外投資合同、融資合同、擔(dān)保類合同、質(zhì)押抵押類合同、租賃托管合同、資金往來性合同。(十一)一般關(guān)聯(lián)交易的合同(交易對方為法人的,涉及金額在人民幣100萬元以下;交易對方為自然人的,涉及金額在人民幣30萬元以下)。第七條 根據(jù)公司章程,經(jīng)公司股東會(或董事會)審議通過的公司年度工作計劃和投資方案,股東會(或董事會)授權(quán)公司經(jīng)理組織經(jīng)營管理班子實施。除本章第五條、第六條規(guī)定以外6、的合同由董事長授權(quán)經(jīng)理簽署,并加蓋公司公章后生效;本章第五條、第六條規(guī)定的合同按照本章規(guī)定執(zhí)行。第八條 非經(jīng)上述審批,任何人無權(quán)對外簽署任何形式的合同。第四章 合同簽署程序第九條 合同起草。根據(jù)公司對合同管理的分工,當(dāng)出現(xiàn)需要簽署合同的事項時,首先應(yīng)由合同經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)起草合同,合同擬定無誤后,進(jìn)入合同會簽階段。起草合同的格式,原則上采用公司認(rèn)定的合同文件范本,如果沒有范本而需要擬寫合同的,原則上應(yīng)由公司經(jīng)辦部門起草。第十條 合同會簽。根據(jù)合同所涉及事項的性質(zhì),一般合同會簽要經(jīng)過經(jīng)辦部門會簽、律師會簽和相關(guān)部門會簽三個階段。(一) 經(jīng)辦部門會簽。合同起草完畢后,由經(jīng)辦部門內(nèi)部進(jìn)行討論,討論通過后7、,經(jīng)辦人填寫“合同(協(xié)議)審批表”的相關(guān)內(nèi)容,并在經(jīng)辦人處簽名,然后由部門經(jīng)理簽署意見并簽名。(二)律師會簽。合同經(jīng)過經(jīng)辦部門會簽后,應(yīng)交由律師會簽,由律師對合同的合法性、合規(guī)性、可行性及對公司利益的保護(hù)性提出意見。律師對合同條款提出修改完善意見的,經(jīng)辦部門應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)修改完善,律師會簽通過后,由律師在“合同(協(xié)議)審批表”的律師意見處簽名。(三)相關(guān)部門會簽。如合同內(nèi)容的履行過程中需要公司其它部門協(xié)作的,應(yīng)在律師簽訂意見后提交相關(guān)部門會簽,相關(guān)部門討論通過后,由相關(guān)部門經(jīng)理在“合同(協(xié)議)審批表”的相關(guān)部門處簽署意見并簽名。合同經(jīng)過上述會簽后,進(jìn)入合同審批階段。第十一條 合同審批。合同的簽訂必8、須嚴(yán)格按照本制度第三章規(guī)定的權(quán)限履行審批手續(xù),對于下述幾類合同的審批權(quán)限特殊規(guī)定如下:(一)在股東會批準(zhǔn)方案及可行性研究報告后的項目投資類合同(如購置土地資源),須經(jīng)公司董事會審議批準(zhǔn)。(二)銷售合同(如定價、銷售方案等類型的合同),應(yīng)在簽訂前將銷售定價方案報董事會審議批準(zhǔn)。經(jīng)理根據(jù)董事會批準(zhǔn)后的銷售定價方案簽訂銷售合同;低于董事會批準(zhǔn)的銷售定價的銷售合同,須報董事會審批。(三)工程管理類合同(如關(guān)于委托施工、工程用材料設(shè)備采購等合同),必須通過招標(biāo)來確定價格。該類合同在董事會批準(zhǔn)的年度預(yù)算內(nèi)由經(jīng)理批準(zhǔn),總額超過500萬元的報董事長審批,超過年度預(yù)算外的工程管理類合同必須報董事會審批。(四)關(guān)9、于購置固定資產(chǎn)合同。一次購置固定資產(chǎn)不超過5萬元且買賣雙方權(quán)責(zé)無需書面約定的,可不簽訂合同。但一次購置固定資產(chǎn)超過5萬元,須簽訂合同。購置固定資產(chǎn)的合同,在年度預(yù)算額度內(nèi)且一次購置固定資產(chǎn)金額不超過20萬元的,應(yīng)由經(jīng)理批準(zhǔn)。但購置車輛、房屋等重大固定資產(chǎn),或超過年度預(yù)算的固定資產(chǎn)購置,或一次購置固定資產(chǎn)金額超過20萬元的,須報公司董事會批準(zhǔn)后簽訂合同。(五)關(guān)于勞務(wù)用工合同、咨詢合同規(guī)定如下:1、關(guān)于勞動合同。(1)在董事會批準(zhǔn)的年度預(yù)算工資總額內(nèi),經(jīng)理、副經(jīng)理、財務(wù)負(fù)責(zé)人等高級管理人員的工資、福利水平由董事會確定;其他人員工資水平由經(jīng)理在年度預(yù)算額度內(nèi)確定。(2)各股東派遣人員由各股東與其簽10、訂勞務(wù)合同,由接收單位與其簽訂具體職務(wù)聘任合同。2、在年度預(yù)算額度內(nèi)的咨詢合同經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)后簽訂。(六)資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓合同、股權(quán)并購合同、對外投資合同、融資合同、擔(dān)保類合同、質(zhì)押抵押類合同、租賃托管合同、資金往來性合同,標(biāo)的金額不超過公司最近一期經(jīng)審計凈資產(chǎn)20%且不高于5000萬元的,須由董事會審批后由經(jīng)理簽訂;標(biāo)的金額在公司最近一期經(jīng)審計凈資產(chǎn)20%或5000萬元以上的,須由股東會批準(zhǔn)后,由經(jīng)理簽訂。(七)凡屬于關(guān)聯(lián)交易的合同,需經(jīng)財務(wù)總監(jiān)、經(jīng)理及董事會批準(zhǔn);重大關(guān)聯(lián)交易合同,需報股東會審批。第十二條 合同簽字。合同獲得審批許可后,方可進(jìn)行簽署。代表公司在合同上簽字的人按如下原則確定:(一)一般情11、況下,代表公司在合同上簽字的人為由具有最后審批權(quán)限的人在審批意見中所指定的人代表公司在合同上簽字。(二)對于需要由公司法定代表人簽署的合同,經(jīng)辦部門應(yīng)提前在“合同(協(xié)議)審批表”的備注中注明,并由合同經(jīng)辦部門在起草合同的同時起草法定代表人授權(quán)委托書,由法定代表人選擇是親自簽署合同還是在授權(quán)委托書上簽字。第十三條 合同編號和蓋章。合同簽字完畢在申請蓋章前,應(yīng)由辦公室合同專管員對擬蓋章合同進(jìn)行編號格式為“金X(子公司簡稱)合XXXX(年份)XXX號”(在“ ”后面加上括號,填寫部門簡稱“辦、財、規(guī)、工、市)。編號完畢,經(jīng)辦部門經(jīng)辦人應(yīng)在“合同(協(xié)議)審批表”頁眉處寫明合同編號,然后蓋章。蓋章時,印12、鑒管理員應(yīng)在用印登記表上注明合同編號、份數(shù)、經(jīng)辦部門、經(jīng)辦人等信息。關(guān)于蓋章的其它事宜遵守公司印鑒管理制度的相關(guān)規(guī)定。第五章 合同的存檔管理第十四條 合同存檔。合同蓋章后,應(yīng)進(jìn)行及時存檔。公司合同以合同原件、合同復(fù)印件、合同電子文檔三種形式存檔。(一)合同原件存檔。凡公司牽頭起草的合同,合同至少應(yīng)有兩份原件存檔,其中一份存辦公室(檔案室),另一份存財務(wù)部。合同分正、副本的,正本存財務(wù)部。如合同有超過三份以上原件的,多余原件由辦公室(檔案室)保存。凡對方牽頭起草的合同且公司只能有一份原件的,原件存財務(wù)部,復(fù)印件存辦公室(檔案室)。(二)合同復(fù)印件存檔。合同復(fù)印件一式兩份,公司辦公室合同專管員存一13、份,經(jīng)辦部門存一份。(三)合同電子文檔存檔。所有合同均通過電子掃描后保存為電子文檔,電子文檔一式叁份,檔案室存一份,辦公室合同專管員存一份,合同經(jīng)辦部門存一份。第十五條 合同分類索引。公司合同分類索引不少于三類,第一為類為按合同經(jīng)辦部門分類,第二類為按項目分類,第三類為按內(nèi)容分類。按項目和按內(nèi)容分類中對不能歸入的合同計入綜合類。公司合同分類的具體辦法由辦公室合同專管員確定并公示,各部門遵照執(zhí)行。第十六條 合同借閱。合同經(jīng)辦部門已存有合同復(fù)印件,原則上檔案員和合同專管員不對外借閱合同原件和復(fù)印件,確需借閱合同原件和復(fù)印件的,審批手續(xù)按公司文件管理制度執(zhí)行。 第六章 合同履行的過程管理第十七條 確14、定合同主管員和協(xié)管員。合同簽署后,應(yīng)由經(jīng)辦部門的部門經(jīng)理確定合同主管員和協(xié)管員,主管員和協(xié)管員共同負(fù)責(zé)合同履行過程的日常管理工作。第十八條 填寫合同收款(或付款)情況記錄表。合同主管員確定后,由合同主管員填寫合同收款(或付款)情況記錄表,摘要描述合同的主要內(nèi)容,包括收款(或付款)事由、收款(或付款)金額、約定收款(或付款)時間、實際收款(或付款)時間、收款(或付款)情況說明、收款(或付款)經(jīng)辦人等事由。合同收款(或付款)情況記錄表屬于合同經(jīng)辦部門部門經(jīng)理、主管經(jīng)理和公司總經(jīng)理憑密碼可隨時閱示的電子文件,經(jīng)辦部門應(yīng)將其備置于公司內(nèi)部網(wǎng)站的指定位置,以便公司有關(guān)人員隨時查閱合同的履行情況。第十九條15、 合同履行。合同主管員負(fù)責(zé)具體經(jīng)辦合同的履行工作。合同主管員在合同約定的權(quán)利(義務(wù))到期前的合理履約準(zhǔn)備期以內(nèi)(最遲不少于10天),應(yīng)向部門經(jīng)理匯報合同履行的有關(guān)安排,做好履行合同約定的權(quán)利(義務(wù))的準(zhǔn)備。合同履行完畢后,由合同主管員將合同收款(或付款)記錄表填寫清楚。第二十條 合同逾期。如合同雙方可能出現(xiàn)一方違約,應(yīng)及時報告部門經(jīng)理和主管經(jīng)理,可能發(fā)生的重大違約情況還需向總經(jīng)理報告,對于重要合同,還須向董事會(董事長)、股東大會報告。對于已經(jīng)造成違約的情況,按照以下程序辦理:(一)逾期3個工作日。如對方或公司逾期3個工作日仍不能按照合同約定履行合同的,經(jīng)辦人應(yīng)及時向部門經(jīng)理匯報,并采取相應(yīng)措16、施。(二)逾期6個工作日。如對方或公司逾期6個工作日仍不能按照合同約定履行合同的,部門經(jīng)理應(yīng)及時向主管經(jīng)理匯報,并采取相應(yīng)措施。(三)逾期9個工作日。如對方或公司逾期9個工作日仍不能按照合同約定履行合同的,主管經(jīng)理應(yīng)及時向總經(jīng)理匯報,并采取相應(yīng)措施。(四)重大合同逾期10個工作日以上。對于重大合同如對方或公司逾期10個工作日以上仍不能按照合同約定履行合同的,總經(jīng)理應(yīng)及時向董事長匯報,并采取相應(yīng)措施。(五)特殊重大事項對方違約或根據(jù)事實情況判斷對方存在違約的極大可能應(yīng)立即報告至總經(jīng)理和董事長;公司存在違約的極大可能也應(yīng)立即報告至總經(jīng)理和董事長。第二十一條 合同清結(jié)。合同在約定的各方權(quán)利(義務(wù))全17、部履行完畢后,主管員應(yīng)將與合同有關(guān)的文件收集整理,裝訂成冊,并在封面上填寫合同編號、合同名稱、簽署時間、合同摘要、清結(jié)時間、經(jīng)辦人簽名、部門經(jīng)理簽名、主管經(jīng)理簽名等。準(zhǔn)備將履行完畢的合同檔案移交公司檔案室歸檔。第二十二條 合同歸檔。已履行完畢的合同檔案由辦公室存檔。經(jīng)辦部門行政秘書應(yīng)按月將本部門已履行完畢的合同檔案移交公司檔案室保存。第七章 合同變更第二十三條 合同在履行過程中,發(fā)生變更、修訂、補充、撤銷、終止等情況的,必須由原合同主體按照本制度第四章規(guī)定重新簽署書面文件。第八章 合同管理分工第二十四條 公司對合同管理實行分部門經(jīng)辦的原則,公司所有合同均有經(jīng)辦部門,經(jīng)辦部門分工根據(jù)公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)18、設(shè)置而定。第二十五條 公司辦公室負(fù)責(zé)經(jīng)辦以下合同:(一) 辦公用品及辦公設(shè)備(含車輛)采購、維修、處置合同;(二) 辦公場所租賃、買賣、裝修及其他與此有關(guān)的合同;(三) 辦公場所管理、安全保衛(wèi)、后勤保障及其他與此項服務(wù)有關(guān)的合同;(四) 勞動聘用合同及其它與此有關(guān)的合同;(五) 管理咨詢及與公司形象塑造、維護(hù)、展示有關(guān)的合同;(六) 社會保險、商業(yè)保險及其他與員工福利有關(guān)的合同;(七) 招聘、培訓(xùn)、進(jìn)修、考察、旅游及其他與員工招聘、教育、培訓(xùn)有關(guān)的合同;(八)激勵與獎勵合同(若公司設(shè)有人事部,則由人事部負(fù)責(zé));(九) 與酒店、餐館、旅行社及其它服務(wù)機(jī)構(gòu)簽署的優(yōu)惠服務(wù)合同; (十) 其它與辦公室19、職責(zé)相關(guān)的合同;(十一) 公司臨時交由辦公室經(jīng)辦的合同。第二十六條 公司財務(wù)部負(fù)責(zé)經(jīng)辦以下合同:(一) 借款合同;(二) 存款合同;(三) 擔(dān)保(含保證、抵押、質(zhì)押、留置)合同;(四) 審計合同;(五) 資產(chǎn)評估合同;(六) 委托理財合同;(七) 短期投資(含債券、股票及其他衍生品)合同;(八) 成本控制與管理合同;(九) 其它與財務(wù)部職責(zé)相關(guān)的合同;(十) 公司臨時交由財務(wù)部經(jīng)辦的合同。第二十七條 公司市場部負(fù)責(zé)經(jīng)辦以下合同:(一) 土地開發(fā)(征地或拆遷安置)合同;(二) 項目建議書、可行性研究報告編制委托合同;(三) 與當(dāng)?shù)卣⑶捌谑掷m(xù)有關(guān)的合同;(四) 房產(chǎn)銷售合同;(五) 自有物業(yè)租20、賃合同;(六) 項目買賣合同;(七) 長期投資合同;(八) 房地產(chǎn)咨詢合同;(九) 房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)合同;(十) 房地產(chǎn)評估合同;(十一) 土地使用權(quán)出讓、轉(zhuǎn)讓合同;(十二) 物業(yè)管理委托合同;(十三) 其它與市場部職責(zé)有關(guān)的合同;(十四) 公司臨時交由市場部經(jīng)辦的合同。第二十八條 公司規(guī)劃部負(fù)責(zé)經(jīng)辦以下合同:(一) 工程勘探合同;(二) 工程項目概念設(shè)計合同;(三) 工程方案設(shè)計合同;(四) 工程施工圖設(shè)計合同;(五) 其它與規(guī)劃部職責(zé)有關(guān)的合同;(六)公司臨時交由規(guī)劃部經(jīng)辦的合同。第二十九條 公司工程部負(fù)責(zé)經(jīng)辦以下合同:(一)工程項目招投標(biāo)委托合同。(二)工程設(shè)備租賃、購買、安裝合同;(三)工程21、項目承發(fā)包合同;(四) 其它與工程部職責(zé)有關(guān)的合同;(五) 公司臨時交由工程部經(jīng)辦的合同。第三十條 公司物管部負(fù)責(zé)經(jīng)辦以下合同:(一) 物業(yè)管理委托合同;(二) 其它與物管部職責(zé)相關(guān)的合同;(三) 公司臨時交由物管部經(jīng)辦的合同。第三十一條 如出現(xiàn)不在本章所列范圍的合同或合同分工出現(xiàn)沖突的情況,依照下述原則處理:(一) 由與此合同內(nèi)容有最密切關(guān)系的部門經(jīng)辦;(二) 由公司經(jīng)理辦公會議指定的部門經(jīng)辦。第三十二條 公司辦公室負(fù)責(zé)對公司合同進(jìn)行總管,辦公室設(shè)合同專管員,建立公司合同計算機(jī)管理系統(tǒng),設(shè)置專門程序?qū)贤男羞M(jìn)行預(yù)告(或預(yù)警)。第九章 罰 則第三十三條 合同的主管人員由于疏忽或其他非不可抗力因素造成合同損壞、遺失等給公司造成或有可能造成損失的,由合同主管人員負(fù)責(zé),部門經(jīng)理負(fù)連帶責(zé)任。第三十四條 越權(quán)合同。公司負(fù)責(zé)簽訂合同的部門未按程序簽定合同或擅自以公司名義簽訂合同、公司審批人超越權(quán)限審批合同的均視為越權(quán)簽署合同,越權(quán)合同公司辦公室印鑒主管人員不得蓋章,財務(wù)印鑒管理人員不得出具支票或蓋章。越權(quán)合同給公司造成損失的,由有關(guān)責(zé)任人承擔(dān)責(zé)任。第三十五條 違反上述規(guī)定的具體處理,由違反制度的部門的上一級的公司權(quán)力機(jī)構(gòu)研究決定。第十章 附 則第三十六條 本制度經(jīng)公司董事會審議通過,自發(fā)布之日起實施,修改時同。第三十七條 本制度的解釋權(quán)歸董事會。 有限公司 年 月
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