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1、機器專賣發展公司存貨盤點管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1 目的為了規范存貨盤點事務，明確相關單位、部門及崗位人員責任，確保公司資產的安全和完整，特制定本規定。2 盤點范圍2.1 單位范圍適用于專賣公司及其下屬子（分）公司，包括控股、參股及納入經營管理的子（分）公司，下稱“各單位”。2.2 存貨范圍指列入資產負債表存貨項目的各種商品配件（含發動機零配件、汽車配件等）、潤滑油、化工產品、汽保產品、輪胎、包裝物（含紙箱、木箱）以及低值易耗品等。3 盤點方式和時間3.1 各存貨單位每年組織兩次定期全面盤點。3.22、 中期盤點，北方等天氣較冷的公司（具體單位在盤點工作通知中確定，下同）于每年4月27日-4月30日進行，其余公司每年6月27日-6月30日進行；3.3 年終盤點，北方等天氣較冷的公司于每年10月28日-10月31日進行，其余公司每年12月28日-12月31日進行。3.4 盤點時間如有更改，在盤點通知另行明確。3.5 交接盤點：倉管負責人發生崗位變動時，在崗位變動當月進行存貨盤點，原則上在當月27日-30日進行盤點，并以盤點結果作為存貨管理責任的交接依據。（注：月度抽盤及經理、財務負責人離任抽盤作為過程管理在存貨管理制度中明確）4 盤點組織 盤點總負責人：總經理初盤總協調人：主管業務線副總經理復3、盤總協調人：總會計師初盤組織部門：各資產管理部門復盤組織部門：財務部盤點小組：初盤小組由各單位的存貨管理部門倉管員及業務人員組成，復盤小組由財務人員及其他管理人員組成。存貨管理單位負責組織進行初盤，財務部負責組織進行復盤。初盤人員不能兼任盤復人員，即不能由同一人完成同一倉庫、倉區的初盤、復盤工作。5 盤點工作職責5.1 財務部負責牽頭組織盤點，審批盤點差異，對全公司盤點結果進行總結匯報，對經審批的盤點盈虧作相應賬務處理。5.2 營銷部負責公司全部存貨盤點的實盤數差異復核、出具實盤考核意見。 5.3 各實物管理單位（部門）負責人負責組織本單位存貨盤點工作，并對盤點結果、盤點分析報告的完整性、真實4、性和正確性負責。單位負責人親自擔任或指定一名具體盤點負責人。5.4 集團信息技術部或系統維護人員負責協助解決信息系統盤點數據處理和監控。6 盤點計價總部配件采用總部標準成本價計算，子（分）公司采用子公司標準成本價計算。7 盤點分類7.1 按存貨項目分類按存貨項目分類盤點、分類統計數據，即按配件、潤滑油、化工產品、汽保產品、輪胎、包裝物、低值易耗品等類別進行盤點。7.2 按存貨狀態分類。對外銷售的存貨一般分為適銷、不適銷和存在質量問題等三個狀態，對適銷、不適銷和質量商品狀態的定義界定：7.2.1 適銷商品，指能正常周轉、銷路較好的商品。7.2.2 不適銷商品，指市場需求改變、或庫齡過長、或技術參5、數改變等因素影響，暫時無法銷售的商品，但不包括有質量問題的商品。7.2.3 存在質量問題商品，指存在質量瑕疵，有待修理、更換的商品。7.3 按存貨庫存賬齡分類存貨按庫存賬齡劃分為八個賬齡段：1-3個月、4-6個月、7-12個月、13-24個月、25-36個月、37-48個月、49-60個月、大于60個月。8 盤點前準備工作8.1 盤點負責人根據存貨管理實際情況，細化存貨盤點要求，確定具體盤點負責人，確定初盤人和復盤人選。8.2 業務員負責通知客戶根據自身需要提前備貨。在符合信用政策的情況下，可要求信譽好、償債能力強的客戶提前備貨，以減輕盤點壓力，減少盤點過程中的臨時出入庫單據的使用，減少存貨數6、量調整。8.3 倉管員負責存貨整理：要求擺放整齊、分類集中、標志清晰，同一類型分區存放、同一物料統一存放；檢查系統單據，原則上應確認不存在已發貨未開單、已驗收未入庫、已作單未出庫的情況后才能進行系統凍結。8.3.1 由于特殊原因不能在系統開出單據的，將單據整理歸類，并作好電子版表格備查，避免誤作盤虧。8.3.2 由于特殊原因已開銷售單未能提貨的必須作好實物隔離及標識，并作好電子版表格備查，避免誤作盤盈。8.4 倉管員負責準備臨時任務出庫單。8.5 倉管員劃定特定貨架或倉庫空地，以備隔離存放盤點期間驗收的貨物。8.6 各單位倉庫負責人負責準備和打印存貨盤點單?？梢詮臉I務系統打印存貨盤點單，或參照7、提供的存貨盤點格式表打印空白的存貨盤點表。8.7 存貨收發時間的截止。領料/發料，驗收/銷售等收發業務的截止時間為初盤前一天17時30分。9 盤點工作步驟和辦法9.1 盤點主要步驟工作流程圖序號流程塊盤點工作標準期量標準1生成盤點計劃總部財務部存貨核算崗及子公司倉庫負責人在博科系統生成各單位盤點計劃按通知要求2確認盤點計劃總部財務部存貨核算主辦及子公司財務負責人在博科系統確認盤點計劃生成盤點計劃當天3凍結系統總部財務部存貨核算主辦及子公司財務負責人凍結系統4組織初盤1）初盤必須全面盤點。系統凍結后兩天內2）盤點負責人應清晰劃分各初盤小組所負責的盤點區域，初盤以兩人（或兩人以上）為一組，其中一人8、負責清點存貨、一人負責記錄存貨盤點表“初盤數”。3） 同一規格型號的存貨如擺放在不同地點，應按存貨放置順序逐一清點，分別記錄“初盤數”。4）初盤過程中，初盤人員按存貨賬齡分類核實存貨賬齡，并填入存貨盤點單“存貨賬齡”欄。5） 已經初盤清點過的存貨必須做好“已盤”標記，尤其是中途中斷盤點或盤點間歇時間，以防重盤或漏盤。6）初盤結束當天，初盤人應在存貨盤點單上簽署姓名和日期。5組織復盤1）各單位初盤結束后，總部存貨單位通知財務部門組織人員復盤，子（分）公司倉庫負責人通知財務負責人安排復盤人員復盤。初盤完成后兩天內2）復盤人員在復盤前先檢查各種存貨是否均有“已盤”標志。3）對單價較高的配件，如：機體9、曲軸、缸蓋、噴油泵、增壓器等，或初盤差異較大的，都要求100%復盤，其余存貨抽50%以上品種、70%以上價值進行復盤。4）復盤過程中，如復盤數與初盤數不一致，應與倉管員一同核實，填寫復盤數量，如果抽查的品種中有5 %以上的品種出現數量差異，復盤人員有權要求初盤人員重新盤點，因此而造成的誤工損失由存貨管理單位負責。5）復盤完畢，由復盤人員應在存貨盤點單“復盤人”欄簽字認可。6錄入實盤數據1）倉庫管理人員初盤結束當晚在博科上錄入初盤結果，完成復盤后檢查核對盤點差異，確認無誤。初盤結束后錄入，復盤完成當晚核對完成2）復盤結束后，由盤點負責人驗收盤點結果，盤點負責人、復盤總協調人和倉管員三方確認盤點10、結果真實后，向復盤總協調人報告。7終止盤點計劃由總部存貨核算主辦或子公司財務負責人在博科上進行審核確認盤點單，系統自動生成盤點差異調整單。然后終止盤點計劃，此時盤點作業完成。復盤結束后半天內8解凍系統總部存貨核算主辦或子公司財務負責人解凍系統，恢復實物流轉終止盤點計劃同時9.2 異地倉庫存貨盤點要求若存在委托他人管理的異地倉庫存貨，必須同步進行確認， 如果因特殊原因不能實施現場盤點，應憑異地倉庫保管人簽字確認的實盤報表錄入博科系統。9.3 盤點期間收、發貨要求9.3.1 盤點開始后，原則上應停止存貨的進出和移動。遇緊急情況必須發貨時，必須開具臨時業務出庫單，經單位負責人和財務負責人（或會計）審11、批后才能發貨。臨時業務出庫單在盤點結束后的三天內補錄入業務系統，重新打印出庫單，并附上原始臨時業務出庫單作為出庫憑證。9.3.2 盤點期間經批準后的所有發貨業務，都必須在臨時業務出庫單中注明“已盤”或“未盤”字樣，屬未盤存貨的，應調增實盤數量維護到業務系統；屬已盤存貨的，直接作為下一會計期出庫數。10 盤點結果分析編寫與報送、賬務處理及存檔10.1 盤點結果分析（報告）報送與審核10.1.1 盤點差異及分析報告的編制及審批流程序號流程塊總部存貨盤點差異審批工作標準期量標準1起草總部盤點差異審批流程1、各存貨責任部門（營銷部、技術質量部、制造部）倉庫負責人編寫附件1-1：存貨實物盤點記錄表、附件12、1-2：存貨盤點明細表、附件1-5：存貨盤點差異分析表（見附件）及XXXX年XX月份 XX公司盤點報告后，提交紙板盤點資料給營銷部指定負責人的同時，提交OA流程審批。盤點結束五天內2、財務部存貨核算崗按存貨盤點表樣，根據盤點結果填寫或打印各類盤點匯總表，對比分析實際盤點數與財務賬面數差異，分別就數量差異、品種差異、金額差異、不同存貨項目、不同存貨狀態、不同存貨庫齡等進行分析，編寫完整的盤點分析報告，交給營銷部指定負責人。盤點結束十天內3、營銷部指定負責人收齊上述資料后走博科系統盤點差異審批流程。收齊資料當天2部門領導審核營銷部部門領導對公司總部的存貨盤點實物差異進行審批確認收到流程二天內3審核13、財務部部門領導對總部的賬實差異進行審核確認，出具賬務處理意見，在財務審批權限規定范圍內確認，反饋回去給存貨核算會計進行賬務調整；對超權限的盤點差異報告，遞交公司領導審批收到流程一天內4審批審批同意總部存貨盤點差異，轉交辦理收到流程一天內5做賬總部財務核算主管審核通過庫存調整單，存貨核算崗當月完成差異賬務處理流程結束當月序號流程塊子公司存貨盤點差異工作標準期量標準1起草盤點差異報告1）子公司倉庫負責人編制寫附件1-1：存貨實物盤點記錄表、附件1-2：存貨盤點明細表、附件1-5：存貨盤點差異分析表（見附件）及XXXX年XX月份 XX公司盤點報告。盤點結束五天內2）子公司財務負責人按存貨盤點表樣，根14、據盤點結果填寫或打印各類盤點匯總表，對比分析實際盤點數與財務賬面數差異，分別就數量差異、品種差異、金額差異、不同存貨項目、不同存貨狀態、不同存貨庫齡等進行分析，編寫完整的盤點分析報告，交給倉庫負責人。盤點結束五天內3）若總部派出有監盤人員，需向監盤單位倉庫負責人出具監盤報告盤點結束五天內4）子公司倉庫負責人收齊上述資料后通過OA系統中“子公司盤點差異處理流程”提交審批。收齊資料當天2財務負責人審核子公司財務負責人審核本單位盤點相關報表及差異分析報告。收到流程一天內3子公司經理審核子公司經理審核確認本單位盤點差異及分析報告。收到流程一天內4工作流程審核營銷部業務組及部門領導對子公司遞交的實物存貨15、盤點差異及分析報告進行審核，對盤點差異存在質疑的有權退回要求重新確認。收到流程五天內5工作流程審批1財務部內審組及部門領導對子公司的賬實差異進行審核確認，出具賬務處理意見，在財務審批權限規定范圍內確認，反饋回去給子公司進行賬務調整；對超權限的盤點差異報告，遞交公司領導審批。收到流程一天內6工作流程審批2公司領導對子公司存貨盤點差異報告進行審批。收到流程一天內7業務系統審核財務部內審組風險管理主辦根據審批通過的盤點差異報告，在博科系統中完成庫存調整單審核。流程結束一天內8財務部做賬各子公司財務負責人對盤點差異完成賬務處理。流程結束當月10.1.2 總部完整存貨盤點分析報告的編制A、 總部審批完總16、部各倉庫及各子公司盤點差異后一周內，由營銷部編寫總部及子公司實物盤點差異匯總分析報告并按本規定出具考核意見；以公開發文方式執行。B、 財務部內審組審批完各子公司盤點差異后一周內，負責編寫子公司存貨盤點賬面差異匯總分析報告，報財務線領導審批。C、 財務管理組收集營銷部及內審組、存貨核算崗編寫的的存貨盤點分析報告后，一周內出具合并盤點分析報告，總結整個盤點工作存在的問題，提出整改意見，報請財務線及公司領導審批，并適時對本制度進行修訂。10.2 盤點差異的賬務處理要求10.2.1 各存貨單位對于標準成本價在350元以上的盤盈、盤虧必須查明原因，并做出書面說明。屬于數量差異引起盤盈、盤虧，在查明原因之17、前先轉入待處理財產損溢，待查明原因之后，視不同情況作不同的處理。10.2.2 各單位在存貨盤點差異審批流程結束當月內憑庫存調整單及審批流程，在財務賬面把存貨差異轉入待處理財產損益，同時結轉入損益。10.2.3 當月報稅務機關批準，盡可能爭取在年度所得稅匯算清繳前獲取稅前列支的批文。10.3 盤點報表的存檔10.3.1 總部各存貨單位：手工記錄原始盤點單（初、復盤）經實盤人員簽字，系統解凍后的盤點明細表經部門經理、倉管簽字并加蓋部門章。一式四聯，存貨單位主管、責任倉管、營銷部國內業務組、財務部存貨核算崗位各存一聯。10.3.2 各子公司存貨單位：手工記錄原始盤點單（初、復盤）經實盤人員簽字，系統18、解凍后的盤點明細表經單位負責人、倉管、會計簽字并加蓋公章。一式四聯，存貨單位倉管、會計、營銷部國內業務組、財務部內部審計組各存一聯。子公司會計負責將盤點表與盤點差異分析報告、附件1-3：存貨盤點匯總表(財務負責人)一起裝訂成冊，寄財務部內部審計組編號存檔。10.3.3 財務部財務管理組負責打印裝訂公司合并存貨盤點分析報告，后附總部及子公司存貨盤點檔案清單備查，總部的存貨盤點檔案清單由財務部存貨核算崗提供；子公司存貨盤點檔案清單由內部審計組提供。11 盤點結果考核條款。11.1 屬于內部管理人員惡意串通，內外勾結，盜竊、盜賣存貨，致使存貨損失的，按損失金額的200%500%進行扣罰，并追究有關人19、員的行政責任和刑事責任。11.2 屬于盤點過程錯盤、錯記、錯錄等造成差異，未給公司造成損失的，視差異情況，按差異金額的正、負絕對值合計的1%考核。11.3 屬于存貨管理原因中造成差異的，按金額差異、品種差異并列考核，經理、財務負責人、倉庫負責人承擔比為2：1：7，有副經理的單位經理、副經理、財務負責人、倉庫負責人承擔比為2：1：1：6；或者由子（分）公司根據責任大小對考核金額進行具體分配，報營銷部審批后執行。金額差異扣罰標準：正負合計差異金額存貨金額100%有合理差異原因無差異原因總部子（分）公司正差(盤盈)負差(盤虧)正差(盤盈)負差(盤虧)0.05%0.1%免考核0.050.1%0.11%20、5%10%10%20%0.1%1%10%20%15%30%品種差異扣罰標準：差異品種/存貨品種100%有差異原因無差異原因總部子（分）公司10%15%免考核1030%1530%500元1000元30%30%1000元2000元說明：核算金額差異與品種差異占比時，以所有差異核算；執行金額差異占比考核時，剔除已在11.4、11.5考核的金額，不再重復考核。11.4 對于標準成本價在350元以上的所有物料的盤虧賠償，以及雖單價不超過350元，但單一物料盤虧總額在5000元以上的，按標準成本價的30%-50%執行單項考核。11.5 對于出現存貨盤點差異金額在5萬元以上（含5萬元）10萬元以下的，除執行21、上述經濟處罰以外，另對直接責任人將根據其責任大小和性質，給予留用察看、調離崗位、掛靠、降職、撤職、辭退或移交司法部門處理，同時追究子公司經理和倉庫負責人的管理責任。11.6 對于出現存貨盤點差異金額在10萬元（含10萬元）以上的，致使總部另行派出專項工作小組進行重新盤點或核實差異真實性的，將根據核實的差異結果或因此所發生的專項費用在不超過10%以內對責任單位進行額外的專項考核，對直接責任人及相關責任人將根據其責任大小和性質,給予調離崗位、掛靠、撤職、辭退或移交司法部門處理等，同時追究子公司經理及相關責任人的管理責任。11.7 總部盤點金額差異率小于或等于0.01%，品種差異率小于或等于5%；子22、（分）公司盤點金額差異率小于或等于0.05%，品種差異率小于或等于10%的，視倉庫金額占比、盤點時間、盤點結果真實性等情況，獎勵相關存貨單位1000-5000元，獎金分配比例與考核比例一致。11.8 包裝車間在拆箱包裝過程中經技術質量部確認為短缺件的，需定時(至少一個季度)對短缺件進行調整，因日常未作處理，待盤點進行調整的，按相關盤點考核條款50進行扣罰。11.9 除經過技術質量部確認屬廠家供貨的短缺件外，如果日常工作中因管理不善導致存貨丟失、短缺，并能確知丟失金額（按實際采購價格），按本制度相關盤虧規定進行考核。12 盤點工作過程考核12.1 未經批準不按規定的時間進行盤點，或超通知給予盤點23、時間的，按超期天數或提前、推后的天數考核100元/天；未經批準，不按盤點程序進行盤點，考核單位負責人1000元/次。12.2 盤點過程中，有弄虛作假，照抄賬面數據作為盤點數的行為；復盤過程中，有照抄初盤數作為復盤的行為，一經發現，考核初盤人、復盤人各500元。經過復盤，復盤品種誤差率在5 %以上，考核初盤人500元。12.3 未按規定使用和打印盤點表格的，考核相關責任人各100元。12.4 未按規定時間上報盤點報表資料，考核盤點單位和責任人員各50元/天。12.5 盤點人員不服從盤點負責人指揮，遲到，早退（未經批準擅自離開盤點地點視同早退）的，考核50元/次。12.6 故意隱瞞盤點差異，虛報盤點數據，一經發現，一律撤職查辦。12.7 其他規定未提及考核事項的，按盤點情況或營銷部、財務部調查情況，部門領導或公司領導意見執行考核。