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1、房產公司行政來訪接待工作管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目錄第一章總則2第二章 會議管理2第三章 辦公環境管理3第四章 歸檔管理4第五章 印鑒管理5第六章 公文打印管理6第七章 辦公及勞保用品的管理6第八章 庫房管理7第九章 電腦管理8第十章電話通訊管理9第十一章 車輛管理10一、車輛管理10二、車輛維修10三、違規與事故處理11第十二章 司機管理12第十三章 關于使用空調設備的規定14一、空調的啟用14二、空調的使用14第十四章 行政來訪接待工作管理15第十五章 獎罰制度16公司組織架構圖17第一章總則(2、一) 目的：完善公司行政管理制度，健全行政管理體系。（二） 適用范圍：本制度適用于公司所有行政管理工作。（三）行政管理工作一般需要遵循以下基本原則：1.有序性：使企業辦公秩序規范、有序；2.有效性：以加強行政管理的有效性，在企業內部形成辦事有程序，工作有標準，事事有人管，人人有專責的良好辦公環境。（四）行政管理的主體包括：公司總經理、常務副總經理、副總經理、總經理助理、財務部、審計部、綜合管理部、人力資源部、預算部、營銷部、工程部、規劃開發部及下屬公司。（五）綜合管理部職責：根據公司經營需要，負責組織制訂公司行政管理制度，建立健全公司行政管理體系，保證公司日常經營活動順利開展。第二章 會議管理3、為了加強公司的規范化管理，完善各項工作制度，特制定以下會議管理制度：（一） 請假要于會議開始前經部門負責人及分管領導批準，并通知綜合管理部，未經批準而擅自不參加會議的，將予以嚴厲處罰。（二） 嚴格遵守會議的開始時間，不得遲到，不得擅離會場。（三） 開會時，手機等能發出聲響的物品要處于關機或振動狀態。開會時，不允許接打電話。（四） 開會時，不得睡覺，不得交頭接耳，談論與工作無關的內容。（五） 不得在會議室內大聲喧嘩。（六） 會場內禁止吸煙。（七） 各部門應定期召開工作會議，研究部門業務和管理工作。（八） 公司部門經理會議由綜合管理部記錄會議紀要并保存。會議紀要應載明會議時間、地點、主持人、參加人4、記錄人，討論研究內容，議定事項及責任部門、責任人，由綜合管理部統一編號，于一個工作日內向總經理及常務副總經理呈遞。第三章 辦公環境管理為規范辦公秩序，創造整潔有序的辦公環境，樹立良好的企業形象，結合公司的實際情況，特制定本辦法。（一） 公司綜合管理部是辦公環境管理的職能部門，負責相關規章制度的制定、落實、監督和檢查。（二） 各辦公室桌椅、物品、辦公用品的擺放應整齊有序，不能雜亂無章，影響公司形象。（三） 各辦公室的人員在每天上午上班后10分鐘內應將本室衛生整理完畢，做到地面、墻面及辦公家具整潔干凈。（四） 各科室負責各自辦公區域衛生，保證上班期間辦公環境整潔干凈，有臟亂差者進行相應處罰。（五5、） 員工在下班或外出辦事離開辦公室前，應將本人辦公桌面整理干凈，重要文稿須妥善放置。（六） 員工在上班時間內應自覺保持辦公場所的清潔，不得亂扔煙頭、紙屑等雜物。（七）辦公室內禁止抽煙。（八） 員工應保持辦公環境的安靜，不得大聲喧嘩、聚眾閑聊或追逐嬉戲，影響他人正常辦公。第四章 歸檔管理（一）本規定所指行政事務包括檔案管理、印鑒管理、公文打印管理、辦公及勞保用品管理、庫房管理、電腦管理、咨詢管理、車輛管理等。 （二）歸檔范圍：公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協議、合同、項目方案、通告、通知等具有參考價值的文件材料。 （三）檔案6、管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全。 檔案的借閱與索取： 1.總經理、常務副總經理、副總經理、綜合管理部經理借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續，直接提檔； 2.公司其他人員需借閱檔案時，要經部門經理批準，方可并辦理借閱手續； 3.借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬非機密性檔案，必須由部門經理批準方可摘錄和復制；機密性檔案（合同類）由主管副總批準方可摘錄和復制。（四）檔案的銷毀： 1. 任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料； 2. 若按規定需要銷毀時，7、凡屬機密性檔案須經總經理批準后方可銷毀；一般內部檔案，須經公司副總經理批準后方可銷毀； 3. 經批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由綜合管理部經理監督銷毀。 第五章 印鑒管理 （一）所有置業公司、物業公司、建筑公司、新基公司、勞務公司、投資咨詢公司、金湯豆撈、農林公司的印鑒由綜合管理部負責保管。 （二）公司全部印鑒的使用需由主管副總經理簽字許可，財務部使用印鑒需由財務總監簽字許可后，管理印鑒人方可蓋章。 （三）公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明及對外開出的任何公文，應統一編號登記，以備查詢，存檔。（四）合同類文件必須由經辦人在合同上簽字，同時附有簽完字的合同流轉表方可蓋章。 8、（五）公司一般不允許開具空白介紹信、證明，如因工作需要或其它特殊情況確需開具時，必須經主管副總經理簽字批條方可開出，持空白介紹信外出工作回來必須向公司匯報其介紹信的用途，未使用的必須交回。 （六）如違反以上規定者由直接責任人負責。如印鑒管理人私自蓋章引起的后果由印鑒管理人負責。蓋章后出現的意外情況由批準人負責。 第六章 公文打印管理 （一）公司公文的打印工作由綜合管理部負責。 （二）各部門打印、復印文件，需先登記。（三）各部門打印文件，需提前排好版。 （四）各部門所有打印的公文，必須交綜合管理部留底存檔。 （五）各部門需配合綜合管理部回收利用廢紙。（六）各部門打印文件時，須告知綜合管理部是用循9、環紙還是用白紙。 第七章 辦公及勞保用品的管理 （一）辦公用品的購發： 1. 每月月底前，各部門負責人將該部門所需要的辦公用品制定計劃提交綜合管理部，經審核后，由綜合管理部統一購買。 2. 綜合管理部每月月初購置辦公用品，憑經公司審批后的申購單，負責將辦公用品購回，根據實際工作需要有計劃的分發給各個部門，由部門經理簽字領回； 如有特殊原因急用的辦公用品，公司領導簽字同意后，由綜合管理部當日購置； 4. 除正常配給的辦公用品外，若還需用其它用品的須經綜合管理部經理批準方可領用； 5. 公司新聘工作人員的辦公用品，綜合管理部根據部室負責人提供的名單和用品清單，負責為其配齊，以保證新聘人員的正常工作10、； 6. 負責購發辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對路、量足質優、庫存合理、開支適當、用品保管好； 7. 負責購發辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫、出庫手續。出庫一定要由領取人員簽字。 （二）勞保用品的購發： 勞保用品的配給，由綜合管理部根據各部、室的實際工作需要統一購買、統一發放。 第八章 庫房管理 （一）庫房物資的存放必須按分類、品種、規格、型號分別建立帳卡。 （二） 采購人員購入的物品必須附有入庫單，收票時要當面點清數目，檢查包裝是否完好。如發現實物與入庫單數量、規格不符時，庫房保管員應向交貨人提出并通知有關負責人。 （三）物資入庫后，應當日記入臺賬。 （四）嚴格執行出入庫手續，11、物資出庫必須填寫出庫單，經公司綜合管理部批準后方可出庫。 （五）庫房物資一般不可外借，特殊情況須由主管副總批準，辦理外借手續。 （六）嚴格管理帳單資料，所有帳冊、帳單要填寫整潔、清楚、計算準確，不得隨意涂改。 （七）庫房內嚴禁吸煙，禁止無關工作人員入內，庫內必須配備消防設施，做到防火、防盜、防潮。 第九章電腦管理 （一）為提高工作效率和現代化管理水平，公司根據實際工作需要，為各部門配備電腦。為加強電腦管理，特制定本規定。 （二）公司綜合管理部負責對公司所有微機進行統一管理和調配，并指定專人負責此項工作，負責對各部門所配備的電腦進行管理和維護。 （三）各部門電腦使用人員須切實擔負起各自電腦及配套12、設備的使用和保養責任，要愛護設備，規范操作，并經常檢查電腦及外設的狀況，發現故障，應及時報請維修，以確保電腦處于整潔和良好狀態。 （四）各部門電腦應由專業人員操作、使用，嚴禁非專業人員擅自使用電腦，若因此而導致電腦內儲存的文件丟失或軟件損壞的，由使用人承擔相應責任，并視情節輕重予以行政處罰；若造成設備損壞的，使用人應照價賠償。 （五）各部門電腦使用管理人員應遵守公司的保密制度，禁止他人未經允許擅自打開微機內文件。如果輸入電腦的信息屬公司機密的，管理人員應將文件加密，未經批準不準向任何人提供、泄露，違者按公司商業機密管理規定的有關條款給予處理。 （六) 未經部門經理許可，嚴禁使用電腦處理私人資料13、。（七）嚴禁上班期間利用電腦看電影或上網娛樂，違犯者開除。 （八）凡發現電腦使用人員違章作業、保管不當或擅自安裝、使用硬件和電氣裝置，造成硬件損壞或丟失的，其損失由當事人加倍賠償。第十章電話通訊管理（一）為規范公司通訊管理，保證通訊暢通，提高工作效率，節約辦公費用，結合公司實際，特制定本規定。（二） 公司綜合管理部是公司通訊管理的職能部門，負責通訊工具和設備的購置、登記、發放、費用控制和故障維修等。（三）各部門經理為本部門辦公電話管理的直接責任人，必須認真監督管理好本部門的辦公電話。（四）所有員工在辦公室打電話時必須長話短說，講究效率，每次通話時間一般應控制在三分鐘以內。嚴禁使用電話閑談聊天，14、長時間占用線路，造成電話進出困難。（五）嚴禁使用公司電話打私話。（六）因業務需要在公司傳真機上發送傳真、打長途電話時，應自覺履行登記手續。(七） 公司在各辦公室安裝的固定電話，以及給相關干部員工配備的手機，均為公司固定資產，若發生丟失或損壞，有關責任人必須照價賠償。（八） 公司所有員工應保持電話暢通，方便聯絡。如有急事聯系不上者，將依據具體情況予以相應處罰。第十一章 車輛管理一、車輛管理為加強公司車輛的保管及有效運用，特制定本制度。 （一） 公司公務車輛的購置、檔案保管、車輛年審及相關規費的交納等事務，統一由公司綜合管理部負責管理。 （二） 公司車輛由公司綜合管理部指派專職司機駕駛、保養，并負15、責維修、檢驗、清潔等。未經車輛主管領導批準，嚴禁私自將車輛交與他人駕駛。 （三） 車輛駕駛人必須具有合格駕照，方能駕駛相應準駕車型。（四） 未經副總批準，公司車輛不得借予本公司之外的人員使用。（五） 公司因公事需要用車的員工，需經過綜合管理部經理批準方可用車，路途不超過三公里者自行解決。（六） 公司因工作需要配置專車的員工，在請假或出差時，應主動將車輛轉交公司管理部。（七） 公司車輛油料由公司管理部統一購買，外出購油及維修須經綜合管理部批準后，方可憑發票報銷。二、車輛維修 （一） 車輛維修時應填寫車輛維修申請單，注明行駛里程，審核批準后方可送修。 （二） 車輛維修必須到公司指定修理廠進行，指定16、修理廠因條件所限不能維修的，必須到各車輛相對應的全國性特約維修站進行維修，否則維修費用一律不予報銷。 （三） 車輛因工作需要出長途時，在行駛途中發生故障或其它損耗急需修復、更換零件時，可視實際需要進行修理，但必須征得公司綜合管理部的批準。 （四） 如因駕駛人員使用不當或專職司機疏于保養，致使車輛損壞或機件故障，所需維修費用，視情節輕重，由駕駛人員或專職司機承擔。三、違規與事故處理（一） 因無照駕駛或未經許可將車輛借與他人使用而違反交通規則或發生事故的，由駕駛人和專職司機共同負擔損失，并視情節輕重，給予行政處罰。（二） 因違反交通規則而發生的罰款，由駕駛人員自行負擔。（三）凡屬公司車輛，非上班期17、間或因酒后駕駛發生的事故由使用人承擔。車輛在公務途中遇不可抗拒原因而發生車禍時，應先急救傷患人員，向附近公安機關報案，并立即報告管理部主管及相關領導。如屬輕微小事故，可向管理部報告后自行處理，事后將處理結果反饋給公司綜合管理部。（四） 因意外事故造成車輛損壞，其損失在扣除保險金后，視實際情況處理。發生交通事故后，如需向受害當事人賠償損失，經扣除保險金后，差額部分視責任具體處理。發生責任事故造成經濟損失時，按事故的性質對用車人給予相應處罰。1.一般事故：經濟損失在2000元以下（不含2000元），按10%處罰；2.重大事故：經濟損失在20005000元（不含5000元），按8%處罰；3.特大事故18、：經濟損失在5000元以上（含5000元），按6%處罰；4.機件責任事故：按損失金額的20%50%處罰。第十二章 司機管理為規范司機的行為，提高其工作效率，保障公司車輛安全高效的工作，特制定本規定。（一） 公司司機必須遵守中華人民共和國道路交通安全法及有關交通安全管理的規章規則，安全駕車。并應遵守本公司其他相關的規章制度。 （二） 司機應愛惜公司車輛，平時要注意車輛的保養，經常檢查車輛的主要機件。每月至少用半天時間對自己所開車輛進行檢修，確保車輛正常行駛。 （三） 司機應每天抽適當時間擦洗自己所開車輛，以保持車輛的清潔(包括車內、車外的清潔)。 （四） 出車前，要例行檢查車輛的水、電、油及其他19、性能是否正常，發現不正常時，要立即加補或調整。出車回來，要檢查存油量，發現存油不足一格時，應立即加油，不得出車時才臨時去加油。 （五） 司機發現所駕車輛有故障時要立即檢修。不會檢修的，應立即報告管理人員，并提出具體的維修意見(包括維修項目和大致需要的經費等)。未經批準，不許私自將車輛送廠維修。 （六） 出車在外或出車歸來停放車輛，一定要注意選取停放地點和位置，不能在不準停車的路段或危險地段停車。司機離開車輛時，要鎖好保險鎖，防止車輛被盜。（七） 司機對自己所開車輛的各種證件的有效性應經常檢查，出車時一定保證證件齊全。 （八） 晚間司機要注意休息，不準開疲勞車，不準酒后駕車。 （九） 司機需保持20、良好的個人形象，服裝整潔衛生，注意手足、頭發的清潔，注意駕駛過程中保持端正的姿勢，并注意個人言行舉止，文明開車，不準危險駕車(包括高速、爬頭、緊跟、爭道、賽車等)。 （十） 司機因故意違章或證件不全被罰款的，費用不予報銷。違章造成后果由當事人負責。 （十一） 車內不準吸煙。本公司員工在車內吸煙時，應有禮貌地制止；公司外的客人在車內吸煙時，可婉轉告知本公司陪同人，但不能直接制止。 （十二） 出車前應根據目的地選擇最佳行車路線，收車后認真填寫車輛行駛日志，隨車運送物品時，應及時向管理責任人通告，司機在乘車人（特別是公司客人和領導）上、下車時，應主動打招呼，開、關車門；乘車人上車后，應立即向其確認目21、的地；乘車人下車辦事時，司機一般不得離車；乘車人帶大件物品時，司機必須予以幫助。（十三） 上班時間內司機未被派出車的，應隨時在綜合管理部等候出車。不準隨便亂串其他辦公室。有要事確需離開綜合管理部時，要告知管理人員去向和所需時間，經批準后方可離開；出車外出回來，應立即到管理人員處報到。 （十四） 司機對管理人員的工作安排，應無條件服從，不準借故拖延或拒不出車。對工作安排有意見的，事后可向綜合管理部經理反映。（十五） 司機出車執行任務，遇特殊情況不能按時返回的，應及時設法通知管理人員，并說明原因。（十六） 下班后，應將車輛停放適當地點保管，不準私自用車。（十七） 司機未經領導批準，不得將自己保管的22、車輛隨便交給他人駕駛或練習駕駛，練習駕駛；嚴禁將車輛交給無證人員駕駛；任何人不得利用公司車輛學開車。第十三章 關于使用空調設備的規定本著正確使用、安全管理、節約能耗的原則，根據季節氣溫的變化，對空調的啟用、管理作如下規定：一、空調的啟用（一） 空調的啟動要嚴格按照操作規程開啟，嚴禁在冬天開啟制冷或在夏天開啟制熱，否則，將對壓縮機造成嚴重損壞，影響其正常的使用。夏季開空調時間一般為6月1日-9月15日(三個月)，冬季開空調時間一般為11月15日-2月28日(三個半月)，特殊情況由綜合管理部通知特殊處理；（二） 為節約能耗和延長空調的使用壽命，空調開啟后，設置的溫度要適中：制熱溫度應設置在26度以23、下，制冷溫度應設置在26度以上；以免空調機長時間工作，壓縮機發熱、發燙，影響正常使用。二、空調的使用（一） 空調運行時，應關閉門窗；外出辦事或下班最后離開辦公室者，應注意關閉開關。忘關者，一經發現，即對當事人罰款50元處理。（二） 使用空調時，必須十分注意愛護設備，如發現空調有異常噪音、冒煙、停轉、不制冷或不制熱現象，要立即關閉開關，以免造成毀壞，應立即聯系綜合管理部人員，派專業技術人員檢修。第十四章 行政來訪接待工作管理為規范公司行政接待工作，樹立公司的良好形象，特制定本制度。（一） 行政接待是指政府部門以及相關企事業單位負責人來訪時，由公司出面進行的接待。（二） 公司綜合管理部是行政接待工24、作的組織、實施部門。（三） 行政接待工作程序為：1.接到通知后，首先了解來賓身份、人數、內容、抵達時間、有無特殊要求等；2.妥善安排需要接送、住宿的來賓；3.需要公司總經理或其他相關中高層管理人員接見的，要提前安排通知；4.需要參觀小區的，應提前通知相關部門做好準備，并擬定參觀路線；5.根據需要做好拍照和攝像；6.視需要為來賓訂購返程車（機）票，安排送客車輛和陪送人員。（四）行政接待工作原則：1.對來訪者應誠懇熱情、落落大方；2.在接待中，要講究禮儀：在儀表上要衣著得體、儀容整潔；在舉止上要穩重端莊、風度從容；在言語上要語氣平和、禮貌文雅；3.在接待工作中要綜合考慮，把工作做得面面俱到、細致入25、微、有條不紊、善始善終；4.在接待中要嚴格遵守公司制度，對重要問題要隨時請示、匯報；對職責范圍以外的事項不可隨意表態；5.在接待工作中要保守公司商業機密，切實維護公司利益和形象；6.在接待座談中，非特殊情況，不得隨意走動、進出，保持接待工作的嚴肅性和禮節性。（五）行政接待的服務標準 1.服務工作的“五聲” 賓客來有迎客聲；遇到賓客有稱呼聲；得到幫助有致歉聲；工作失誤有致歉聲；賓客離開有送聲；賓客發怒要無聲。2.服務工作的“十二字”主動、熱情、禮貌、快捷、耐心、周到。3.服務工作的三輕說話輕、走路輕、動作輕。4，優質服務的標志想在客人想到之前，做到客人開口之前，做到問一答三，做一想三。5.見到客26、人應先做到先打招呼：“早上好、下午好、晚上好”。字當頭“謝”字隨后。好”不離口。6，微笑的要求微笑要發自內心，要笑的親切、甜美、大方、得體、只有對客人尊敬和友善，對自己從事的工作熱愛，才會笑容滿面地接待每位。（六）行政接待管理規定為加強對外接待工作的管理，明確接待責任，規范接待行為，根據公司實際情況特制定本暫行規定。 1、 綜合管理部為公司接待的承辦部門和接待工作的管理部門， 主要負責接待公司總經理客人。其它人員采取對口接待，由各對口部門負責，綜合管理部協調各部門完成好接待任務。 2、 接待工作要嚴格執行公司的有關規定，堅持“務實、節儉”的原則，做到有利工作、熱情周到、勤儉節約、大方得體。3、27、 接待工作要注重實效，改善服務態度，提高服務質量。 4、 各部門不得私自向客人饋贈禮品。 （七）凡在行政接待工作中由于違反本管理辦法，而使公司形象受到損害者，公司將視情況給予行政處罰。第十五章獎罰制度為提高公司執行力，增強工作效率，明確崗位責任制，依據公司實際情況，特制訂本獎罰制度。（一）公司對優秀員工、業務突出員工及對公司事業有特殊貢獻的員工進行獎勵，由各部門負責人建議，報人力資源部審核，經公司領導批準后進行獎勵。1、獎勵形式如下： （1）表揚：口頭表揚與通報表揚（2）嘉獎：金額100-200元。（3）晉升工資：員工有突出貢獻，受到領導肯定的，可予以上調工資。2、員工具有下列行為的，可視具體28、情形予以獎勵：（1）品德端正，工作努力，有出色或超常表現的；（2）發現職責以外的故障，予以上報或妥善處理的；（3）對經營業務或管理制度提出有效的合理化建議，得到采納實施，并取得重大成果和顯著成績的。（4）為企業取得重大社會榮譽，或其他特殊貢獻，足為員工表率的；（5）工作努力、業務純熟，能適時完成重大或特殊任務的；（6）其他對企業或社會有益的行為，具有事實證明的；（二）公司對對違反公司行政管理制度、人力資源管理制度、財務管理制度等公司各項管理制度及部門規章的員工，未完成本職工作以及領導交辦的臨時工作、因失職給公司造成損失的員工；由各部門負責人建議，報人力資源部審核，經公司領導批準后進行處罰。1、29、懲罰形式如下：（1）警告：警告三次以上罰款100元。以下行為提出警告：不服從工作安排，不遵守公司規章制度但未給公司造成不良影響和經濟損失的行為。（2）罰款：100-1000元。由于本人工作失職給公司造成不良影響和經濟損失的，視情節輕重給予罰款。（3）降低工資：工作態度消極，效率低下，技能達不到公司要求的降級工資。（4）除名：降級工資后工作仍然表現不好，沒有改進的，工作有重大差錯的予以除名。2、員工具有下列行為的，可視具體情形予以處罰（1）工作時間未經批準離崗或竄崗、閑談的； （2）因個人過失發生工作錯誤的，視情形處以警告、罰款。（3）在非吸煙區吸煙、工作時間吃零食以及在辦公區從事娛樂活動；（430、）未按企業公章管理制度要求使用、保管印章，造成丟失、盜用等視情節輕重處以50500元罰款，并警告一次；情形特別嚴重者予以降級、降職直至解除勞動合同。（6）損毀公物除照價賠償外，另處罰款50元；如查實屬故意行為，視情節輕重加罰100500元，并警告一次。（7）利用職權、工作之便損公肥私，在對外交往中收受回扣或禮金，給企業聲譽帶來不良影響者，解除其勞動合同。（8）其他違反企業制度和規定的行為，按相關制度或規定處理。（三）公司董事長、總經理可依據公司制度及工作完成情況，宣布對員工和部門負責人進行處罰或獎勵，由人力資源部按公司規章制度規定執行。（四）所有員工罰款統一歸為獎勵基金，對先進員工進行獎勵，年終剩余的，作為公司集體活動經費。（五）各下屬公司及相關部門，可依據本規定制定獎罰細則。公司組織架構圖董事長總經理常務副總經理副總經理財務總監財務部物業公司營銷部副總經理工程部規劃開發部預算部綜合人事部