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1、汽車生產公司新能源備件供應管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1.目的為明確XX新能源備件采購、銷售等供應管理流程及標準，為備件供應管理提供依據，確保市場終端售后備件需求能夠得到及時、準確的滿足，特制定本管理辦法。2.適用范圍適用于XX新能源營銷公司售后備件的供應管理。3.術語售后備件:指在車輛售后服務過程中為滿足車輛維修更換需求的零部件；裝車件:指與生產裝車狀態一致的新能源汽車零部件；拆分件:指在裝車件基礎上拆分出來滿足售后服務需求的零部件。采購管理業務緊急采購訂單:指為滿足終端客戶待修需求備件提報的采購訂單2、；月度采購訂單:指為補充備件庫存提報的采購訂單；專項采購訂單:指為滿足市場終端因公司技術升級或質量整改要求等批量需求的采購訂單。銷售管理業務緊急訂單:指客戶車輛因待修需求而提報的備件需求訂單；月度訂單、周度訂單:指服務商為滿足車輛維修需求而提前提報的備件需求訂單；專項訂單:指按照公司技術升級或質量整改要求等批量需求的訂單。儲備管理業務新產品備件：整車新產品或商改產品裝配的與原有技術狀態、外觀形態不同的備件；常規備件：針對成熟車型，有正常需求和儲備的備件；呆滯備件：庫存當量中超過1年未出庫的備件；淘汰備件：因整車停止裝配或備件供應商停止生產的備件；報廢備件：因外觀或內在質量發生變化達不到使用的技3、術狀態要求，且無法修復的備件；A類備件：市場投放時間超1年且在過去連續12個月內，總銷售出庫次數大于或等于12次的備件品種；B類備件：市場投放時間超1年且在過去連續12個月內，總銷售出庫次數大于或等于6次，小于12次的備件品種；C類備件：市場投放時間超1年且在過去連續12個月內，總銷售出庫次數大于或等于3次，小于6次的備件品種；D類備件：市場投放時間超1年且在過去連續12個月內，總銷售出庫次數大于或等于1次，小于3次的備件品種；E類備件：市場投放時間超1年且在過去連續12個月內,無銷售出庫的備件品種；F類備件：新產品投放市場時間在1年內；周需求標準差：為便于分析，將備件需求按周進行劃分，周需求4、標準差代表周度需求數據的離散程度，可以反應需求的波動大小；采購周期（T）：表示下達采購訂單周期；供貨周期（L）：指從供應商接到采購訂單開始到備件倉庫入庫完成所需要的時間；安全庫存（ss）：為避免備件因需求波動導致缺貨而設置的庫存；安全系數：事先設定的服務水平對應的安全庫存的系數；最大庫存（S）：某個備件品種的最高儲備量，包含在途庫存；庫存周轉率：庫存周轉率=銷售金額/庫存金額；備件中心庫：XX新能源售后備件倉庫；備件故障率：備件累計產生故障的頻次/整車保有量*單車裝配數量*100%；4.引用文件無5.職責5.1營銷公司服務管理部5.1.1負責售后備件技術明細開發及系統維護；5.1.2負責售后備5、件技術支持及市場終端咨詢解答；5.1.3負責拆分件技術管理及明細開發；5.1.4負責備件供應商開發及商務談判；5.1.5負責備件采購明細分析、訂單提報及閉環監控；5.1.6負責備件的驗收、入庫手續辦理并實物入庫；5.1.7負責備件采購價格報批及系統維護；5.1.8負責備件銷售價格制定、報批及系統維護；5.1.9負責備件銷售訂單接收、審核及處理；5.1.9負責備件銷售出庫及發運管理；5.1.10 負責備件儲備標準制定及實施；5.1.11 負責備件資產及庫房現場管理；5.1.12負責拆分件采購訂單執行；5.2采購管理部5.2.1負責裝車件應商信息提供；5.2.2負責營銷公司服務管理部裝車件采購訂單6、的執行；5.3拆分件供應商5.3.1負責營銷公司拆分件采購訂單的執行；5.4服務商5.4.1負責銷售訂單提報；5.4.2負責備件市場銷售拓展；5.5財務部/營銷公司財務科5.5.1負責向服務管理部提供備件采購價格；5.5.2負責拆分件供應商（通用件）向服務管理部的備件采購價格審核；5.5.3負責服務管理部向供應商的備件采購結算管理；5.5.4負責服務商向服務管理部的備件銷售結算管理；6.管理內容和規定6.1采購管理業務6.1.1采購價格管理采購管理部在備件供應商和采購價格確定后將明細提供給財務部/營銷公司財務科，財務部/營銷公司財務科在一個周內完成采購價格制定并提供給服務管理部；6.1.1.27、拆分件采購價格由服務管理部與供應商進行商談，并形成拆分件采購價格明細報財務部/營銷公司財務科審核（備件采購價格審批流程見附件1）；6.1.2采購訂單管理6.1.2.1采購訂單提報及到位標準序號訂單類型提報日期滿足周期次數執行部門備注1月度采購訂單每月25日30天內每月1次采購管理部 服務管理部 2緊急采購訂單隨時5天內每周限3次采購管理部 服務管理部3專項采購訂單按技術改進或批量質量整改等要求執行采購管理部 服務管理部 備注：緊急采購訂單涉及的特殊方式運輸、單獨包裝等費用，單獨統計并核算。備件采購訂單處理流程（見附件2）6.1.2.2.1月度備件采購訂單：每月25日前由服務管理部備件管理科采購8、主管按照需求完成備件月度采購訂單（見附件3）的編制及報批工作；6.1.2.2.2緊急備件采購訂單(見附件3)由倉儲物流主管根據服務商緊急訂單未滿足的品種整理并提交給采購主管，每周限3次；6.1.2.2.3采購訂單審批權限單張采購訂單金額審核會簽審定批準1萬元以內（含1萬元）/備件高級經理1-2萬元（含2萬元）備件高級經理/服務管理部部長/副部長2-10萬元（含10萬元）備件高級經理/服務管理部部長/副部長營銷公司分管服務副總10萬元以上備件高級經理服務管理部部長/副部長營銷公司分管服務副總營銷公司總經理6.1.2.2.4服務管理部備件管理科采購主管在訂單批準后2小時內將月度或緊急采購訂單按照裝9、車件或拆分件進行分類，裝車件采購訂單提報至采購管理部，拆分件采購訂單提報至各拆分件供應商；6.1.2.2.5各供應商按照訂單需求數量進行備貨，并按要求到位日期將備件送達服務管理部指定備件中心庫；備件到位后，由服務管理部備件管理科進行驗收，并按驗收情況在到位半個工作日內辦理完成入庫手續；6.1.2.2.7次月10日前由服務管理部備件管理科將上月備件采購入庫單（附件4）及相關票據報財務部/營銷公司財務科并通知供應開具發票（發票由供應商直接郵寄至財務部/營銷公司財務科）；6.1.2.2.8財務部/營銷公司財務科在次月25日前根據采購入庫單、供貨發票等進行掛賬并給供應商結算。6.1.2.3考核措施序號10、備件類別考核指標測算方法目標值考核內容責任單位備注1裝車件月度采購到位率周期內按時到位品種數/周期內應到位品種總數90%每低于1%考核100元采購管理部2緊急采購到位率周期內按時到位品種數/周期內應到位品種總數95%每低于1%考核100元采購管理部3訂單提報準確率周期內訂單提報錯誤品種數/訂單總品種數*100%98%每低于1%考核100元備件管理科4拆分件采購到位率周期內按時到位品種數/周期內應到位品種總數92%每低于1%考核100元備件管理科6.1.2.4評價指標 備注： 1、采購按時到位是指備件自采購訂單提交到供應商起至備件入庫完成的時間在規定的滿足周期內； 2、單一品種按時到位數量比例高11、于需求數量的50%，視同該品種按時到位，反之為未按時到位； 3、本年度內暫不執行考核，表中標準只供服務管理部做數據統計和評價用；6.1.2.5其它考核要求6.1.2.5.1未按時將采購訂單提報給供應商，考核采購主管100元/次；6.1.2.5.2未按時辦理完成入庫手續，考核倉儲物流主管100元/單；6.1.2.5.3未按時將入庫單提供給財務導致不能及時給供應商結算，考核倉儲物流主管100元/次；6.2銷售管理業務6.2.1銷售價格管理根據競爭單位備件加價水平，XX新能源備件加價水平按照如下表中規定執行，針對備件自身價值高低，可按照價值越高加價率越低，反之加價率越高；序號備件分類批發價零售價加價12、范圍平均加價范圍平均1三大核心部件專用件16%-25%20%15%-20%18%2底盤件通用件與XX股份保持一致3專用件18%-30%25%18%-25%20%4電器件通用件與XX股份保持一致5專用件18%-30%25%18%-25%20%6內飾件通用件與XX股份保持一致7車身及附屬件通用件與XX股份保持一致6.2.1.2按照價格加價標準，服務管理部制定價格明細后報批（備件銷售價格審批流程見附件5），并確保在新產品投放前1個月簽批完成；6.2.1.3價格審批完成后由服務管理部負責系統維護并發布；6.2.2銷售訂單管理6.2.2.1銷售訂單提報及到位標準序號訂單類型提報日期滿足周期次數備注1月度13、訂單每月20日30天每月1次1、儲備及專項訂單運輸費用由XX新能源承擔；2、周期內緊急訂單金額超出訂單總金額的20%部分加收10%的運費，不足20元按20元收取。2周度訂單周一XX：7天內每月四次3外埠：10天內4緊急訂單需求備件明確后1小時內XX：24小時內不限次數5外埠：72小時內6專項訂單按技術改進或批量質量整改等要求執行備件銷售訂單處理流程（見附件6）6.2.2.2.1服務商按照備件銷售訂單（格式見附件7）傳真或掃描發電郵至營銷公司服務管理部備件管理科銷售主管；6.2.2.2.2營銷公司服務管理部備件管理科銷售主管在半個工作日內將服務商提報訂單審核完畢后電話通知服務商并根據審核情況將發14、貨指令（審核通過的銷售訂單）掃描發電郵至倉儲物流主管并電話核實；6.2.2.2.3倉儲物流主管按照發貨指令安排組織備件，并在收到發貨指令后半個工作日內完成備件的出庫并生成備件出庫單（一式五聯，格式見附件8）；6.2.2.2.4備件出庫完畢后視物流方式選擇合理的物流包裝物進行物流包裝，并將備件出庫單除白色聯和綠色聯外的其余三聯隨貨一起交由承運商發運，同時將預計到位時間電話通知服務商；6.2.2.2.5服務商收到貨后2小時內驗貨完成，對于到位備件存在缺失、破損、劃傷、銹蝕等差異問題，要在驗貨完成后1小時內填寫差異處理申請單（見附件9）并反饋至倉儲物流主管，對于破損、劃傷、銹蝕問題要附帶照片，同時差15、異信息要在出庫單上注明；6.2.2.2.6倉儲物流主管收到差異收貨處理申請單后半個工作日內落實完畢并將處理意見電話反饋給服務商，同時協調處理；6.2.2.2.7服務商每月25日前將上個發貨周期內的出庫單（粉色聯）蓋章后以特快專遞形式郵寄至倉儲物流主管作為收貨和財務結算憑證；賬務處理及結算要求6.2.2.3.1服務商實行現款提貨，財務部/營銷公司財務科于每月第一天將服務商賬面余額明細提供給備件管理科銷售主管，銷售主管建立服務商備件發放臺賬，并根據財務部/營銷公司財務科提供的賬面余額控制服務商的備件發放額度；6.2.2.3.2當服務商賬面余額不足時，備件管理科銷售主管及時通知服務商打款，待財務部/16、營銷公司財務科收到款后1小時內書面通知（收款通知單見附件10）備件管理科銷售主管，銷售主管根據貨款額度通知倉儲物流主管發貨；6.2.2.3.3 備件管科在每月28日前將服務商返回的出庫單整理并提供給財務部/營銷公司財務科，由財務部/營銷公司財務科給服務商開具發票結算；6.2.4考核措施6.2.4.1評價指標序號考核指標測算方法目標值考核措施責任單位備注1備件發運及時率按時發運到位的品種數/滿足訂單品種總數*100%90%月度考評價每超欠目標的2%，正負激勵100元備件管理科2緊急訂單比例周期內緊急需求訂單金額/周期內需求訂單總金額*100%20%超過部分按照超出金額的10%收取運輸費用服務商317、訂單提報及時性緊急訂單在需求備件明確后1小時內提報/未按時提報訂單考核100元/單，造成客戶抱怨的考核500元/單服務商備注：單一品種數量滿足比例高于需求數量的50%，視同該品種滿足，反之為未滿足；其它考核要求6.2.4.2.1因銷售訂單審核不及時導致備件發放延誤，考核銷售主管100元/單；6.2.4.2.2因服務商未及時打款導致備件不能發放，從而引起客戶抱怨的，視抱怨程度，考核服務商200-500元/單；6.2.4.2.3因財務部/營銷公司財務科未及時將收款通知傳達到備件管理科導致備件發放延誤，從而引起客戶抱怨的，考核財務部/營銷公司財務科100元/單；6.3儲備管理儲備標準序號單位類別常規18、備件淘汰備件新產品備注1備件中心庫儲備品種A、B、C、D類故障率高于5%的品種專用強保材料2故障率高于3%的同類品種3儲備數量確保2年需求量新車投放量*單車需求量*5%4新車投放量*單車裝配數量*1%5服務商儲備品種A、B類/專用強保材料 6儲備數量2個月需求量/新車投放量*單車需求量*2% 6.3.2常規備件儲備數量測算6.3.2.1常規備件儲備數量測算公式： 儲備數量=最大庫存（S）-庫存當量-在途庫存量 6.3.2.2測算過程導出過去一年的備件銷售出庫明細，計算備件需求頻次，將備件進行分類；按時間先后，將過去1年需求分為52個周需求，并計算平均周需求和周需求標準差，具體方法如下：6.3.19、2.2.1 備件的分類：依據過去1年需求頻次和備件銷售價格兩個維度，共將備件分為12類（如圖）；價格1類（500元）D1C1B1A12類（100元500元）D2C2B2A23類（0元100元）D3C3B3A3D類（1-3次）C類（4-29次）B類（30-199次）A類（200次）頻次6.3.2.2.2周平均需求的計算：根據52個周（1年）需求明細，采取加權平均法計算每個備件的周平均需求；6.3.2.2.3周需求標準差的計算：根據52個周（1年）需求明細，利用EXCEL中公式STDEV.P()計算周需求標準差；6.3.2.3 模型固定參數的確定6.3.2.3.1采購周期：表示下達采購訂單的周期，20、采購訂單以月度為主，因此設為4.3周；6.3.2.3.2 供貨周期：備件采購訂單以月度為主，供應商供貨周期為60天，因此設為8.57周；6.3.2.3.3 安全系數：根據不同的備件分類設置不同的服務水平，通過查找正態分布安全系數表得出對應系數。6.3.2.3.4 安全庫存（ss）的計算備件需求服從正態分布曲線，安全庫存與備件需求波動、訂貨周期T、供貨周期L和安全系數強相關，周需求標準差可代表備件的需求波動，具體計算公式如下：6.3.2.3.5 最大庫存（S）的計算最大庫存（S）與安全庫存（ss）和周平均需求強相關，具體公式如下： 6.3.2.3.6 E類備件的儲備原則：對于E類備件，屬于1年內21、無出庫的品種，不做儲備；6.2.4非常規備件儲備6.2.4.1淘汰備件由技術支持部門提供備件明細后按照6.3.1的儲備標準進行儲備；6.2.4.2 F類備件，按照儲備標準在整車投放市場前20天儲備到位；6.2.5考核措施6.2.5.1評價指標序號考核指標測算方法目標值考核措施責任單位備注1訂單一次性滿足率一次性滿足訂單需求品種數/訂單需求品種總數*100% 80% 月度評價每超欠目標的2%，正負激勵100元 備件管理科 2庫存周轉次數周期內備件銷售收入/庫存當量3.5次/年月度目標值為0.29次，評價每超欠目標0.01次，正負激勵100元備件管理科 3呆滯件比例呆滯件金額/庫存當量*100%222、0%月度評價每超欠目標的5%，正負激勵100元備件管理科 7.考核激勵無8.附則本辦法由營銷公司服務管理部負責解釋；本辦法自下發之日起執行。原與之相關辦法、規定同時廢止。9.附件附件1：備件采購價格審批流程附件2：備件采購訂單處理流程附件3：備件采購訂單附件4：備件采購入庫單附件5：備件銷售價格審批流程附件6：備件銷售訂單處理流程附件7：備件銷售訂單附件8：備件出庫單附件9：收貨差異處理申請單附件10：收款通知單附加說明：本辦法提出部門：服務管理部本辦法歸口部門：服務管理部本辦法起草人：本辦法審核人：本辦法會簽人： 本辦法審定人：本辦法批準人：本辦法使用范圍：XX新能源營銷公司、采購管理部、財23、務部本辦法閱讀范圍：XX新能源營銷公司、采購管理部、財務部 文件版本修改記錄表表號：生效時間：文件編號版本狀態發布時間修改章節修改摘要備注BJEV.02XX.5.30修改格式修改格式附件1：備件采購價格審批流程（略）附件2：備件采購訂單處理流程（略） 附件3：備件采購訂單采購訂單訂單類型月度/緊急編制訂單編號采購主管填寫編號規則：C+年月日+當日流水號例如：審核提報日期審定要求到位日期批準序號備件件號備件名稱單價數量金額備注合計金額：附件4：備件采購入庫單備件采購入庫單入庫單號：供應商：倉庫：入庫類型：入庫日期：采購計劃編號：序號備件件號備件名稱計量單位單價數量金額備注12345678910合24、計附件5：備件銷售價格審批流程（略）附件6：備件銷售訂單處理流程（略）附件7：備件銷售訂單備件銷售訂單服務商名稱：（服務商全程） 順序號： 服務商名稱蓋章（業務專用章） 服務商代碼訂單編號銷售主管填寫編號規則：D+年月日+當日流水號例如：D20140501001訂單類型緊急訂單/儲備訂單/專項訂單訂單金額發運方式序號備件件號備件名稱單價（元）訂購數量金額（元）允許發放數量合計本次訂單共計 元附件8：備件出庫單備件出庫單出庫單號：出庫日期：倉庫：所屬項目：出庫類別：部 門：備注：序號備件件號備件名稱計量單位單價發運數量金額備注123456789101112131415合計制單人： 領料人： 使用25、部門負責人： 物流負責人：附件9：收貨差異處理申請單收貨差異處理申請單填表單位： 順序號：服務商名稱服務商代碼聯系電話/傳真申請單編碼收貨日期運輸單位發運單編號填寫日期序號備件名稱備件件號銷售訂單編號訂購數量單價實收數量損壞數量錯發備件名稱(件號）錯發數量損壞代碼處理方式代碼表中代碼填寫說明損壞代碼：A.備件劃傷 B.備件變形 C.備件銹蝕 D.備件破碎 E.備件缺失索賠代碼：A.多貨補款 B.多貨退貨 C.欠貨補發 D.欠貨退款 E.錯發留存 F.錯發退貨 G.損壞退款服務商意見備件管理科意見站長/服務總監簽字： 日期： 服務商蓋章倉儲物流主管： 日期： 備件管理科長： 日期：附件10：收款通知單服務管理部備件管理科：今收到(單位名稱 )現金（ ）元，大寫（ ），已入賬，特此告知。簽字：時間：