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1、牧業公司行文、印章及保密行政管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 行政管理制度本制度包括：一、行文管理辦法二、印章、證件管理辦法三、檔案管理辦法四、保密管理辦法五、會議管理辦法六、辦公用品及固定資產管理辦法七、辦公室行為管理規范八、車輛管理辦法九、后勤管理辦法十、接待流程管理辦法一 、 行文管理1、管理細則1.1 為適應現代企業制度，切實規范企業運作，根據國務院發布的國家行政機關公文處理辦法，結合公司實際，特制定本規定。1.2 公文是在企業管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的公務文書，是傳達貫徹國家、地方、企2、業的方針、政策、路線，發布規章制度，請示和批復，指導和商洽工作報告情況，交流經驗的重要工具。1.3 總裁辦是公文處理的管理機構，主管公司公文處理工作。 1.4 負責處理公司公文的文秘人員應忠于職守，認真負責，具備一定的專業知識。2、文種2.1 決定 適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級不適當的決定事項，應套下行文文頭（見附件1）。 2.2 公告 適用于向公司內外宣布重要事項，應套下行文文頭（見附件1）。 2.4 通告 適用于公布公司各有關方面應當遵守或者周知的事項，應套下行文文頭（見附件1）。 2.5 通知 適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬3、機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員，應套下行文文頭（見附件1）。一般告知性通知不需套文頭。2.6 通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況，應套下行文文頭（見附件1）。2.7 議案適用于下級機關向公司董事會、股東會提請審議事項，按股東會文件格式要求執行。 2.8 報告 適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問，應套上行文文頭（見附件1）。 2.9 請示 適用于向上級機關請求指示、批準，應套上行文文頭（見附件1）。 2.10 批復 適用于答復下級機關的請示事項，應套下行文文頭（見附件1）。2.11 意見 適用于對重要問題提出見解和處4、理辦法，應套下行文文頭（見附件1）2.12 函 適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項，應套便函文頭（見附件4）。 2.13 會議紀要 適用于記載、傳達會議情況和議定事項，應套會議紀要紅頭（見附件2）。3、公文編號3.1發文編號xx發：適用于公司內部發文；發文編號例如：xx發xx紀發：適用于公司會議紀要的發放；發文編號例如：xx紀發xx字：適用于公司對外行文；發文編號例如：xx字3.1.4xx函：適用于函的發文；發文編號例如：xx函3.1.5xx黨發、xx工發、xx團發：適用于公司黨、工、團的發文。發文編號例如：xx黨發號；xx工發201401號；xx團發號。35、.2收文編號外部的函收文編號例如：MYMY/XZ/WSW/H-01-2014外部的通知收文編號例如：MYMY/XZ/WSW/TZ-01-2014外部的其他收文如協議、請示、報告等外部收文編號例如：MYMY/XZ/WSW/QT-01-2014內部的請示收文編號例如：MYMY/XZ/NSW/QS-01-2014內部的報告收文編號例如：MYMY/XZ/NSW/BG-01-2014內部的其他收文文件收文編號例如：MYMY/XZ/NSW/QT-01-20144、 公文格式4.1 文頭4.1.1 發號公文文頭部分占首頁的位置為121mm，其他公文如會議紀要等文頭部分為119mm。上行公文文頭部分為172m6、m。公文版頭一律套紅，字體選用宋體美術字，字體規格要美觀、大方、端莊。文頭居中排列。4.1.2 發號公文版頭為發文機關加“文件”組成，其他公文只標識發文機關。下隔一定距離并在文頭位置區域內套一條長約155mm，粗為1mm的橫實紅線。具體版頭為：xx牧業股份有限公司文件。聯合行文時，各單位名稱均應列出，且主辦單位排在第一位。具體文頭樣式見附件1、2。4.1.3 發文字號由發文機關代字、年份和序號組成，標注在發文機關下方居中。聯合行文時，用主辦單位的發文字號。年份應標全稱，用六角括號“”括入；序號不編虛位（即1不編為001）不加“第”字。 “簽發人”應排列于發文字號右側。“簽發人”用3號仿宋體字，7、“簽發人”后標冒號，冒號后用3號楷體字加粗標識簽發人姓名。4.2 標題應當準確簡要的概括公文的主要內容。標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。標題在橫線下方空1行分一行或多行居中排列。標題用2號加粗黑體字。4.3 主送單位4.3.1 主送單位是指主要受理公文的機關。應當使用全稱或規范化簡稱、統稱。位于標題下方空1行左側頂格。用3號仿宋體字標識。4.3.2 特殊情況說明：由于主送單位名稱過多，而使首頁不能顯示正文時，應通過調整行距或將主送單位名稱移到版記中的主題詞之下，抄送之上，標：“主送”等方法實現首頁顯示正文。紀要類的文書不標主送機關。4.4 正文4.4.1 正文是公文的主體，8、用來表述公文的內容，位于標題或主送單位下方，用3號仿宋體字，行距一般確定為27磅。4.5附件4.5.1 公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”后標注冒號，并注明附件順序和名稱。4.6落款4.6.1 單一單位制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文時間。4.7成文時間4.7.1 成文時間一般署領導人簽發日期；聯合行文，署最后簽發機關領導人的簽發日期。成文時間用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“”。4.8 單位印章 公文應當加蓋發文單位的印章。用印位置在成文日期的上側，要求上不壓正文，下要騎年蓋月。聯合發文時，聯合發文單位都應加蓋印章。當聯合行文需加蓋兩印章時，應將成9、文時間拉開；主辦單位印章在前，兩個印章均壓成文時間，兩印章互不相交相切；當聯合行文需要加蓋三個或三個以上印章時，為防止出現空白章，應將各發文單位名稱或規范化簡稱排在發文時間和正文之間，主辦單位印章在前，每排最多排三個印章，最后一排印章如果一個或兩個印章，應居中排列，印章之間互不相交相切，在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。 特殊情況說明：當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時應采取調整行距的措施加以解決，務使印章與正文同處一頁，不得采取“此頁無正文”的方法解決。4.9 主題詞4.9.1 主題詞由反映公文主要內容的規范化名詞或名詞性詞組組成。位于公文末頁下部、抄送欄上方。“主題詞”用3號加10、粗黑體字，居左頂格，后標冒號，詞目用3號仿宋體字。4.10 抄送單位4.10.1 抄送單位指除主送單位以外需要執行或知曉公文的其它單位。抄送機關名稱標注在主題詞下方，用與公文圖文區等長的細實線與主題詞隔開。“抄送”左空1格。4.10.2 說明：行文不再有“抄報”，除主送單位外,凡需知曉的單位一律用“抄送”，且只抄送單位不抄送個人，需領導知曉的特殊或緊急文件，可直接送閱。4.11承辦部門名稱和印發日期署于抄送欄下方；份數標注在承辦部門下右頂格。版記中各要素用細實線隔開。4.12頁碼標識。用5號宋體阿拉伯數碼標識，置于版心下居中。3頁以下不標頁碼。5、公文中數字、計量單位的使用要求5.1 公文中使11、用的漢字，按國家規定的標準方案執行。xx牧業的公文原則上不用繁體字及外文，但發送至港、澳、臺及國外文件可根據實際情況酌定。5.2 公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須用漢字外，應當使用阿拉伯數字。5.3 公文中的計量單位采用國際法定計量單位。6、公文用紙幅面、排版形式與印制裝訂要求6.1 公文采用國際標準A4紙型（長297mm、寬210mm）。公文用紙天頭（上白邊）為25mm，公文訂口（左白邊）為28mm，右白邊和下白邊也為25mm。公文某些附件的圖表不能分頁印制時，可根據需要選擇用紙大小，但應折疊合適。用于公開張貼的公文12、用紙幅面，可根據實際需要確定。6.2 公文中使用的漢字一律從左至右橫向書寫、排版。6.3 公文統一左側裝訂，平釘位于書芯1/2處，保證不掉頁。7、行文規則7.1 向上級單位的重要行文，應抄送直接上級單位。7.2 各單位不得越級請示，因特殊情況，確需越級行文時，應抄送越過的單位。8、上行文與對外行文8.1 公司所屬各子公司、中心部室所有上行文與對外行文都必須經總裁辦登記與審核，由總裁辦統一按照行文要求處理。外行文和匯報材料均應經總裁辦審核把關，任何部門、個人不得直接對外報送和提供公司相關文件、材料。8.2 公司內部所有上報公司領導的公事文件材料，都必須經所在單位負責人簽字，報總裁辦登記后，由總裁13、辦文職人員報至相關領導。任何單位與個人原則上不允許將公事材料直接報相關領導。8.3 公司內部各子公司、中心部室上報文件資料需注明主送與抄送領導。8.4 文件主收領導在接到文件材料后，應于2個工作日內批注處理意見，并由總裁辦文職人員按照批注意見轉發相關單位，同時通知上報單位文件資料走向。8.5 上報公司領導文件、材料流程：8.5.1 上報單位擬稿上報單位負責人審稿總裁辦登記總裁辦傳主送領導主送領導批注處理意見總裁辦登記并傳至相關單位總裁辦通知上報單位文件資料走向。8.6 對外報送文件、材料流程8.6.1 外報單位擬稿分管領導審核總裁辦審核把關總裁審批相關部門報送對口部門。8.7 具體上行文件、外14、行文件樣式見附件5、4。9、公文辦理及審批程序9.1 發文 發文辦理程序為：起草審核簽發用印登記分發歸檔等。9.2 公文的起草 符合國家的法律、法規及其他規定。如提出新的措施、辦法、規定等，要切實可行，并完整、準確的體現發文單位領導意圖。9.2.2 情況屬實，觀點明確，條理清晰，內容充實，結構嚴謹，表述準確，字詞規范，標點正確，篇幅力求簡短。9.2.3 人名、地名、時間、數據、行文等要準確。引用文件要注明發文時間、機關、標題和文號。因使用簡稱時，應先用全稱并加以說明。9.2.4 結構層次序數，一般情況下第一層為“一、”，第二層為（一），第三層為“1、”，第四層為“（1）”。9.2.5 會議紀要15、要求當天內起草并發文。9.3 公文的審核9.3.1 xx牧業公文文稿在送領導審批或簽發之前，均由部門負責人進行審核；公文審核的基本任務是協助領導保證公文的質量。 公文審核的內容.1報批程序是否符合規定；.2 是否確需行文；.3 內容是否符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規及上級機關的指示精神，是否完整、準確的體現發文單位的意圖，并同已發有關公文相銜接；.4 涉及有關部門業務的事項是否經過協調并取得一致意見；9.3.2.5 所提措施和辦法是否切實可行；9.3.2.6 公文格式是否符合規定。9.4 公文的簽發9.4.1公文的簽發是公文形成的一個關鍵性環節。未經公司領導審批簽發，公文不能生效。16、9.4.2 領導人簽發公文，應當明確簽署意見，并寫上姓名和時間。其他審批人員圈閱，應當視為同意。9.4.3 審批和簽發公文，一律用黑色鋼筆或碳素水筆，符合存檔要求。具體文件簽發單見附件6。9.5 公文的登記、用印、分發9.5.1 經領導審簽的文稿，統一由總裁辦登記、編號。承辦部室要按照規定的標印格式和時限要求向總裁辦提交電子文檔。 公文由總裁辦通過紙介質發送，如需發往外地，由總裁辦統一分發（傳真）各有關單位和部門。9.6 公文傳閱 需要相關領導或相關部門傳閱的文件，由總裁辦批注意見后轉相關領導部門傳閱。具體文件傳閱單見附件7。9.7 收文9.7.1 外來文件收文程序一般包括：簽收登記提出擬辦意17、見呈有關領導批示或交有關部門辦理。緊急公文，應當提出辦理時限。外來文件收文見附件8，內部收文登記表見附件9。 9.7.2 送領導批示或者交有關部門辦理的公文，總裁辦文秘負責催辦、督辦，做到緊急公文跟蹤追辦、督辦，重要公文重點催辦、督辦，一般公文定期催辦、督辦。對下發的重要公文，應當及時了解和收集反饋執行情況。9.7.3 公文承辦部門接到批件后，應按公文處理的時限要求及時辦理。辦理完畢后要在“處理結果”欄中做詳細記載，并反饋有關領導。辦理后要將公文及時交總裁辦存檔，存檔要按照收文號收存，供有關領導、部門查閱。 各部室指定專門人員負責公文的收發工作，收到公文后，應及時對公文進行處理，由于文職人員失18、職，造成延誤的，應追究其責任。10、公文立卷、歸檔和銷毀10.1 公文辦結后，應當根據中華人民共和國檔案法和有關規定，及時將公文的定稿、正本和有關材料交總裁辦整理立卷。10.2 公司召開的各類會議所形成的記錄、決議事項等材料以及有保存價值的領導講話錄音和重大活動影像資料等，待會議結束后，會議組織者應及時整理一套完整資料交總裁辦檔案管理人員存檔。10.3 文書定期存檔，個人不得私自保存應當歸檔的文件。10.4 各類公文應當根據其相互間的聯系、特征和保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能正確反映本單位的實際工作情況，以便于保管和利用。10.5 聯合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其他單位保19、存復制件。10.6 沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑒別和主管領導人批準，可定期銷毀。銷毀秘密公文，應當進行登記，由二人監銷，保證不丟失、不漏銷。11、附則11.1 其它公文格式見附件10、11、12。二 、 印章管理1、適用范圍1.1 本規定中所指印章是在公司發行或管理的文件、憑證文書等與公司權利義務有關的文件上，因需經公司名義或有關部門名義證明其合法作用而使用的印章，包括：公司印章、合同專用章、財務專用章、法人印章、人事專用章，原則上各部門不刻制印章。2、印章管理細則2.1 印章的刻制、啟用由總裁辦負責，如有需要更換印章，應由規定的印章管理人員將舊印章交還總裁辦。2.2 總裁辦應將每個印章登20、入印章臺賬。印章更換實行先交后發的原則。2.3 公司印章、合同專用章、法人章由總裁辦負責保管；財務專用章由財務部負責保管。2.4 公司用印依照以下原則進行：公司名章用于以公司名義行文時；職務名稱印章在以職務名義行文時使用。3、公司印章使用程序3.1 需使用公司印章，應先填寫“公司印章使用申請單”，寫明申請使用理由，征得部門及總裁辦負責人簽字同意，連同需蓋章文件一并交印章管理員。經審核手續齊全，印章管理員方可給與蓋章。3.2 需使用公司合同專用章，蓋章合同應有“公司合同會簽單”，并經法人代表或法人代表授權委托人簽字后,連同需蓋章合同一并交印章管理員。3.3 印章管理員應建立印章使用臺帳，并由使用21、人簽字。3.4 印章管理員應保管好印章使用申請單。3.5 公司印章原則上不準帶出公司，如確因工作需要，經總裁批準，并由申請人填寫借據并注明借用時間和期限，方可借出。借出的公司印章，應由印章管理員負責攜帶并蓋章，蓋章應符合經批準的用印事項。3.6 原則上任何人不得開具空白介紹信或在空白紙上蓋章，如確因工作需要，經總裁批準，并由申請人寫明理由，方可用印。4、印章使用方法4.1蓋印文件必要時蓋騎縫印；4.2 公司文件、對外介紹信、證明材料及其它以公司名義出具的材料蓋公司印章。4.3 以公司名義對外出具憑證，需要公司董事長或總裁署名或用職章；4.4 除有發文卡、總裁簽字或直接蓋章外，其它用印需填寫用印22、申請單。4.5 所有蓋章的對外材料必須由印章管理員留存一份。4.6如違反本辦法未按程序用印者，一經證實，公司將對用印人及印章管理員給予嚴肅處理；如造成嚴重后果，觸犯刑律的移送司法機關，追究其刑事責任。5、印章的廢止5.1 如需廢止公司印章，由印章保管部門提出申請，經公司總裁或分管副總裁批準后，由總裁辦出具正式文件予以廢止。總裁辦應將廢止印章保存三年。三年后移送公司檔案部門管理。三、保密管理1、等級劃分1.1 秘密分為三個等級：秘密、機密、絕密。2、具體細則2.1 保守秘密，不得以任何方式散布、泄露公司保密信息和資料。2.2不得以任何形式和方式獲取非本人工作職務內的公司保密信息或資料。2.3 嚴23、格遵守保密文件等（包括傳真、計算機盤片）登記和保密制度。保密文件存放在規定的文件柜內，計算機中的保密資料必須設置口令或密碼。不得私自帶保密材料到與工作無關的場所。不得在公司區域以外公共場所談論保密事項和交接保密文件。2.4 嚴格遵守保密文件、資料、檔案的借用管理制度。如需借用秘密文件、資料、檔案，須經總裁批準。并按規定辦理借用登記手續。2.5 保密文件、資料不準私自翻印、復制、摘錄和外傳。因工作需要翻印、復制時，應按有關規定經總裁辦批準后辦理。復制件應按照文件、資料的密級規定管理。不得在公開或不公開發表的文章（包括論文）中引用保密文件和資料。2.6 會議工作人員不得隨意傳播會議的保密內容，特別是涉及人事、機構變動以及有敏感的問題。會議記錄（或錄音）要集中管理，未經總裁辦批準不得外借或傳閱。2.7 公司員工離開辦公室時，必須將文件及資料存放規定的文件柜中3、調職、離職人員保密職責3.1 調職、離職時，必須將自己經管的保密文件或其他涉及秘密的資料，交至公司妥善保管，不得隨意移交給其他人員。4、失密、泄密處罰4.1 發現失密、泄密情況 ，要及時報告，管理部門要認真對待、嚴肅處理。對失密、泄密責任者，給予扣薪或降薪；視情節輕重及造成后果，給予一定行政處分；造成公司嚴重損失的，追究責任者的法律責任。