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1、檢驗技術公司行政印章管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: xx公司行政印章管理制度第一章 總 則第一條 印章是公司管理活動中行使職權的重要憑證、工具、法律依據。為加強行政印章管理，確保印章的規范使用，特制訂本辦法。第二條 本辦法適用于公司及所屬單位的行政印章管理。第二章 印章的種類第三條 公司印章包括公司及所屬單位行政章和公司領導及相關業務人員名章以及各類業務專用章。第三章 印章的刻制第四條 公司行政及合同印章的刻制、啟用、廢止，由XXX安排；其余各種行政印章的刻制、啟用、廢止，一律由XXX負責，其他任何部門不得2、擅自刻制、啟用、廢止印章。第五條 下列印章由總經理辦公室直接刻制并發文啟用或廢止：（一）公司發文新成立的部門（單位）的行政章。 （二）公司發文變更名稱的部門（單位）的行政章。 （三）上級部門發文任命的公司領導名章。第六條 所屬單位因工作或業務需要刻制單位領導名章或專用章時，應向總經理辦公室提交刻制印章的書面申請，并準確無誤地標明印章的字樣、規格和數量。經辦公室主任人核準后，指定專人聯系刻制。第七條 財務所需各種業務專用章及業務人員名章由業務主管部門向總經理辦公室提出書面申請，經總經理辦公室主任核準后，指定專人聯系刻制。第四章 印章的保管第八條 印章管理按下列規定實行專人專管：（一）公司行政印章3、和公司領導名章、公司合同專用章由企業管理部指定專人負責管理。 （二）公司所屬單位印章以及單位負責人和相關業務人員名章，由各單位指定專人負責管理。（三）其他各類業務專用章由對口業務主管部門指定專人負責管理。第九條 非印章管理人員不得隨意動用印章。不經領導批準，印章管理人員不得擅自委托他人代管。第十條 印章管理人員要做好印章的保養工作，確保印章清晰。第十一條 所屬單位的行政印章、各種業務專用章、單位領導和相關業務人員名章等，要嚴格管理，防止被盜或丟失。若發生印章被盜、丟失情況，必須及時報總經理辦公室，并說明原因，經核實后由總經理辦公室依法公告作廢并指定專人重新刻制。第十二條 被廢止的所屬單位的各類4、印章必須交公司檔案室封存或銷毀。第五章 印章的使用范圍第十三條 印章管理單位應嚴格按下列使用范圍用印：（一）公司的行政印章用于以公司名義的行文。 （二）所屬單位行政印章用于以各單位名義的行文。 （三）公司領導及直屬單位領導名章用于以領導人職務名義的行文。 （四）業務人員名章用于相關業務文件、資料及報表。（五）業務專用章用于財務報表、合同及其相關業務文件。第六章 用印程序及要求第十四條 印章的使用按其權限分級管理，原則是使用哪一級印章，由哪一級領導簽字批準。第十五條 日常業務材料由部門領導簽字批準后方可使用公司印章，涉及公司重大事項或可能對公司生產經營產生重大影響的上報材料，需報公司領導批準。第5、十六條 除例行對上級部門報送的有關報表、資料外，所屬單位因工作需要加蓋公司行政印章或公司領導名章時，必須要有單位領導的簽字。員工因個人事務需加蓋公司行政印章時，必須由所在單位出具證明。第十七條 嚴禁在空白稿紙、介紹信、空白合同書上蓋章，因業務或工作特殊要求需開具時，須經部門領導、公司分管領導批準，并簽字備案。第十八條 外單位因業務需求，需蓋公司印章時，必須出具單位介紹信，經綜合部領導批準，并簽字備案。第十九條 公司印章原則不得外借使用，特殊情況須經公司分管領導批準，并出具借條說明使用范圍及時間后方可借用。外借期間，使用人員應妥善保管印章，嚴格遵守用印規定，歸還時必須如實填寫用印登記并注明使用的6、時間。如有遺失或誤用造成問題，由攜印人全權負責。第二十條 印章管理人員應對用印范圍和用印手續嚴格審查、核對無誤后使用印章，對不符合手續的予以拒絕。第二十一條 凡使用公司印章后，必須在公司用印登記表上進行詳細登記。登記項目包括：用印日期、用印單位、用印原因、材料內容、用印次數、經辦人、批準人等。第七章 附則第二十二條 公司員工必須嚴格依照本辦法使用印章。第二十三條 對違反本制度規定給公司造成損失的，由公司對違紀者予以行政處分，情節嚴重造成公司損失重大的，移交相關司法機關處理。第二十四條 本辦法由XX部制定并負責解釋。注：XXX公司用印審批表附后XXX公司用印審批單時間： 年 月 日用印單位：用印7、事由：經辦人：單位意見：綜合部審核：公司領導簽字：附件2： XXX公司公文管理辦法第一章 總 則第一條 為規范公文管理，提高辦文效率，根據國務院和省政府辦公廳有關公文處理辦法，結合公司實際，特制訂本辦法。第二條 本辦法適用于公司及所屬單位的公文處理。第三條 公司公文處理工作由辦公室負責。第四條 公文由文書或其他指定的人員統一收發、分辦、傳遞、用印，并按公司檔案管理的要求和期限，定期做好公文的歸檔工作。公司所屬各單位按照職能和業務分工，具體負責與本部門有關的公文處理工作。第五條 公文處理應做到及時、準確、安全、保密，公司各級人員在公文處理中必須嚴格遵守保密工作有關規定，確保國家和公司的秘密安全。8、第二章 公文處理權限第六條 辦公室權限：有權拆啟署名公司收啟的文件；有權根據收文內容，按部門職責范圍進行分辦；有權根據公司領導對重要文電的指示或文電內容要求，對承辦部門的承辦情況進行催辦、督辦；有權對各類發文文稿進行審核，對不符合公文處理規范的文稿有權提出糾正意見，并退原擬稿部門重新修改或擬寫；對不符合公文處理規范要求，又拒不接受糾正意見的文稿，有權拒絕印發。第七條 其他部門權限：在承辦公文過程中，需要其他部門協助辦理的，主辦部門有權召集協辦部門共同研究辦理；根據工作需要，部門有權提出發文意見，并草擬公文；擬稿人根據擬文需要有權查閱有關文件、資料、了解領導意圖；有權對公文處理工作提出改進意見。9、第三章 公文種類及格式第八條 公司的公文種類主要包括：（一）決定：適用于對重要事項或重大行動作出安排。（二）決議：適用于會議討論通過并要求貫徹執行的重要事項。（三）規定：適用于對某項工作或活動作出安排，提出具體管理措施。（四）辦法：適用于對某項工作或活動制定具體作法和要求。（五）通知：適用于發布規章；批轉所屬單位的公文，轉發上級和不相隸屬單位的公文；要求辦理和需要有關部門單位周知或共同執行的事項，任免和聘用或解聘管理人員。（六）通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。（七）報告：適用于向上級單位匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級單位的詢問。（八）請示：適用于向上級單位請求10、指示、批準。（九）批復：適用于答復所屬單位請示事項。（十）函：適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向其他業務主管部門請求批準等。（十一）會議紀要：適用于記載和傳達會議情況和議定事項。一般有三種方式：1.文種為會議紀要的直接印發；2.會議紀要為附件的以通知印發；3.會議紀要名稱為文頭的可以不加蓋公章。（十二）意見：適用于對某項工作提出改進措施和建設性意見；答復對方征求對某項工作的意見。第九條 公文格式：（一）公文一般由發文單位、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件、印章、成文時間、主題詞、抄送單位等部分組成。（二）發文單位應寫單位全稱或規范化簡稱；聯合11、行文，主辦單位應當排列在前。（三）秘密公文應分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”。（四）緊急文件應當分別標明“特急”、“急件”。（五）發文字號，一般包括：代字、年號、序號；聯合行文，只標明主辦單位發文字號。（六）上報的公文，應在橫線上方左側標注字號，右側注明簽發人。（七）公文標題應準確、簡要地概括公文的主要內容，并準確標明公文種類；標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。（八）公文如有附件，應在正文之后，成文時間之前注明附件的順序和名稱。（九）公文除會議紀要（以會議紀要名稱為文頭的）外，一律加蓋印章。聯合上報的文件，由主報單位加蓋印章。聯合下發的公文，聯合發文單位都應加蓋印章，蓋章12、順序，應與文頭單位排列順序相同。（十）成文時間，以領導人簽發的日期為準；聯合行文，以最后簽發單位領導人簽發日期為準，傳真以發出日期為準；會議通過的文件，以通過日期為準。（十一）文件應當標注主題詞。標注位置一般在文件末頁下端、抄送上方，詞匯之間空一格。（十二）文字從左至右橫寫、橫排；用紙一律采用A4紙型，左側裝訂。第四章 行文規則第十條 公司的行文關系，應根據各自的隸屬關系和職權范圍確定。第十一條 公司文件需經辦公室核稿后，方可送公司領導簽發；由職能部門負責擬稿的公司文件，須經部門負責人簽字認同后，方可交辦公室辦理；涉及其他職能部門管理范圍的行文，相關職能部門應予會核。第十二條 屬職能部門職權范13、圍內的內部文件，可由職能部門直接行文。需經公司審批的事項，在辦理審批手續后，亦可由部門發文，文中注明經公司同意即可。經公司批準，由職能部門發布的生產經營管理規章、標準，應視同公司正式文件依照執行，公司不再另行發文。第十三條 屬公司企業生產經營管理標準類文件，按公司標準化管理文件有關規定和格式，由職能部門起草后，送相關部門會核并經企業管理部審核后，按相關程序印發。第十四條 公司外報的上行文（請示、報告）及涉及全局工作的內部行文由總經理簽發，公司外送的平行文（通知、函）及其它日常管理類內部行文由公司分管領導簽發。第十五條 部門文件由部門負責人簽發，但事先須報經公司分管領導同意并送辦公室備案。 屬生14、產類的部門文件由XXX部統一印發，其他部門文件按職能劃分由各職能管理部門印發。各生產廠、車間不得簽發部門文件。第十六條 各專業會議通知、會議紀要、轉發文件、經驗介紹等，應以職能部門或總經理辦公室名義行文；公司領導講話，視講話內容，應以部經理辦公室或黨委工作部文件印發；總經理辦公會和綜合協調會、生產大調度、經濟運行分析會應發專題紀要。第十七條 公司所屬各單位一般不得對外行文。因特殊情況必須對外行文時，應報請公司同意，并抄送辦公室。第十八條 職能部門間對有關問題未經協商一致，不得行文。如擅自行文，辦公室有權責令糾正或撤銷。第十九條 請示應一事一文；一般只寫一個主送單位，如需同時送其他單位，應當用抄15、送形式，但不得同時抄送下級單位；對可行性研究報告、初步設計審核意見等業務性較強的公文，在報請上級或業務主管部門審批的同時，可抄送下級有關單位。除領導直接交辦的事項外，請示不得直接送領導個人。第二十條 報告中不得夾帶請示事項。第二十一條 公司下行普發文抬頭一律稱“公司所屬各單位”，非普發文可直接寫明抬頭單位名稱。第二十二條 公司所屬單位上行文一律稱“公司”。第五章 發文辦理第二十三條 發文一般包括擬稿、審核、會簽、簽發、打印、校對、用印、登記、分發等程序。（一）擬稿公司發文，擬稿人應按“發文呈辦單”上的欄目要求填寫清楚，并簽署日期（包括年月日），草擬公文應做到：1.符合國家法律、法規和方針、政策16、及有關部門規定，符合化工行業實際情況。 2.情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短。 3.人名、地名、數字、引文準確。日期應寫具體的年月日。引用公文應先引標題，后引發文字號，并加括號。使用簡稱時，一般先用全稱，并注明簡稱。 4.結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。 5.必須使用國家法定計量單位。 6.公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略詞等必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。 （二）會核公司發文涉及多個部門業務的應事先會簽；如涉及公司協調事項，應先送分管領導審核；凡屬涉及其他職17、能部門業務的文件，必須經有關部門會核，統一意見后再送綜合管理部辦理；職能部門聯合下發的公文，要將有分歧、協商未取得一致意見的部分刪掉，不得強行下發。（三）核稿公司發文在送領導簽發之前，必須經總經理辦公室核稿；各部門負責人要負責對本部門草擬的文件進行初核，起到審核把關作用，對不符合要求的文件應及時退還經辦部門修改或重辦。核稿的重點是：1.是否需要行文；2.有關部門部室、單位是否已協商、會核；3.提出的要求、辦法和措施是否明確具體、切實可行； 4.公文內容、文字表述、文種使用、公文格式等是否符合本辦法的有關部門規定。 （四）簽發外報的重要請示、報告先送主管副總經理審核，再送總經理簽發；一般發文按送18、分管副總經理簽發。發文內容如涉及兩個以上公司領導分管內容的，應送總經理簽發。（五）登記、編號、打印經領導簽發的文稿，由總經理辦公室文書負責登記、編號、打印。（六）校對公文付印前，總經理辦公室對文件格式予以把關，并由擬稿人負責對文件內容進行校對，確定無誤并簽字認可后方可印刷。為確保發文的嚴肅性、準確性，提高公文整體質量，達到標準化行文，行文部門要嚴肅認真，仔細校對，杜絕出錯。第六章 收文辦理第二十四條 收文包括簽收、登記、分辦、傳遞、擬辦、承辦、催辦、查辦等程序。（一）簽收凡署名公司收啟的信件，一律由辦公室文書簽收、拆封；如文書不在，由辦公室主任指定人員簽收、拆封；注明領導人親啟的信件，由領導親19、自簽收、拆封或指定人員辦理；個人或部門外出帶回的文件（會議材料）一律交總經理辦公室處理；部門收文后，發現有對公司的文件，應在當日內交辦公室處理。（二）登記凡屬對公司的文件，一律由辦公室文書統一分類登記。登記要求及時、準確、一絲不茍，登記工作要在收文當天完成，登記正確率、準確率100%，要隨到、隨登、隨傳、不得延誤。（三）分辦收文登記后，經辦公室主任（或秘書）填寫送閱、擬辦意見后，按文件的輕重緩急和領導分工及部門職能劃分，分呈公司領導閱批或業務部門承辦。擬辦意見要簽署姓名和擬辦日期。分辦工作要遵循下列原則：1. 屬全局性重大政策、決策的文件，呈公司總經理、黨委書記或主持工作的公司領導閱批。2. 20、屬某一方面重大政策、決策以及某一方面的重要業務工作的文件，呈分管公司領導或總經理助理閱批。3. 屬一般性業務工作的文件，送業務部門承辦；幾個部門共同辦理的文件，分文時應確定主辦部門，由主辦部門商同有關部門會辦。無特殊要求，一般第一個閱辦單位為主辦單位。（四）傳閱公文傳閱一律由總經理辦公室文書負責，要做到及時準確。呈送公司領導閱批和部門傳閱的文件要分別輕重緩急。公文傳遞的各個環節要履行交接手續。（五）承辦各部門收到重要的或領導批示的文電，都要先經部門領導閱批，再交承辦人辦理或傳閱。凡涉及其他部門的問題，主辦單位應當主動與有關部門協調辦理。職能部門承辦文件要及時迅速，文件在部門滯留不得超過兩天。部21、門辦完文件要及時送交辦公室，不得橫傳或積壓。對不屬于本部門職權范圍或者不適宜由本部門辦理的，應迅速退回總經理辦公室并說明理由。（六）催辦對重要的和有時限要求的文電，辦公室文秘人員要按照公司督辦管理辦法的要求，嚴格進行催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重要公文重點催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦，做好催辦記錄，并將辦理情況向公司分管領導反饋。第七章 公文管理第二十五條 辦理完畢的文件一律交辦公室文書保管，其他部門和個人不得長期保存文件，如因工作需要，確需長期保存的，須經總經理辦公室主任批準留存復印件，并視同正式文件進行管理。第二十六條 文書人員要及時將辦理完畢的收文進行整理分類保管，于次年6月交檔案室立卷歸檔。第八章 附 則第二十七條 本辦法由辦公室負責解釋，并適時補充完善。第二十八條 本辦法自2XXX年X月X日起施行。原XXXXXX公司公文管理辦法同時廢止。 注：XXXXXXX公司發文呈辦單附后 XXX公司發文呈辦單簽發：文件編號：審核：會核：核稿：擬稿 日期文件名： 附件：主送：抄報：抄送：主題詞：打字校對日期