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1、機關單位有限責任公司行政管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 機關單位有限責任公司行政管理制度初稿總綱1第一章 行政管理2一 禮儀紀律2二 工作計劃與報告2三 會議管理4四 辦公設備管理4五 文書作業5六 收發文5七 用印6八 文檔7九 訪客接待8十 辦公用品8十一 采購8十二 固定資產管理9十三 物業10十四 公司福利10第二章 業務支持11一 公司主頁11二 商業秘密保護制度11三 文件檔案管理制度14四 公共關系16總綱機關單位有限責任公司行政管理制度是公司管理的重要文件，其管理依據是xx工程建設有限責任公2、司管理制度、xx公路橋梁建設集團公司員工守則及xx省鐵路投資集團公司行政管理制度。 本制度由董事長、總經理、辦公室及各部門主管直線執行。司職機構為公司辦公室。 本制度的修改須經總經理核準；重大事項的更改須報董事長核準。第一章 行政管理總 則 第一條 為加強公司行政事務管理，理順公司內部關系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規定。第二條 本規定所指行政事務包括檔案管理、印鑒管理、公文打印管理、辦公及勞保用品管理、庫房管理、報刊及郵發管理等。第三條 為進一步適應公司質量、環境體系雙認證的實施，規范公司行政事務管理行為。本制度匯編了公司內部的行政事務類文件，以加強行政管理的有效性，并3、在公司內部形成辦事有程序，工作有標準，事事有人管，人人有專責的工作局面。 一 禮儀紀律 1.人力資源處負責對公司全體員工的禮儀、辦公紀律、出勤、外出等事項的全面監督； 2.人力資源處確認獎懲事實，可提請有關主管研究提出獎懲申請； 3.對公司禮儀紀律現象，人力資源處與各部門主管均可直接向總經理提出意見及建議。 二 工作計劃與報告 沒有計劃的行為是無效率的行為。公司強調對公司、部門、員工行為的計劃性要求，用以明確和把握我們的工作方向，同時提高工作效率與工作效益。因此，通過對計劃體系的規定，并通過相關計劃流程和計劃表格的制作，實現工作計劃的確立、執行和評估。 （一） 公司、部門年度發展計劃 1公司總4、經理、部門主管于每一會計年度底應該制定下一會計年度的發展計劃。 2公司年度發展計劃經公司主要高層領導人討論制作，公司董事會核準同意后確定執行。 3部門年度發展計劃經部門主要領導人員討論制作，公司總經理核準同意后確定執行。 4公司、部門年度發展計劃是部門、人員月度工作計劃的基礎和依據。 5公司、部門年度發展計劃是對公司、部門經營發展的評價基礎。 （二） 部門、員工月度工作計劃 1部門主管、公司員工在每月度底分別進行部門、員工下月度工作計劃安排。 2員工月度工作計劃交部門主管核準同意后確定執行。 3部門月度工作計劃交總經理核準同意后確定執行。 4月度工作計劃的完成情況將作為部門、員工工作評估的主要5、依據之一。 （三） 項目業務規劃 1在公司進行新項目的開拓和施工時，該項目的主要負責人應該進行項目業務規劃。 2項目業務規劃建立在對該項目的全面了解上，公司主要經營人員的深入研究、探討的基礎上，同時該規劃應該結合公司、部門年度發展計劃的基礎上。 三 會議管理 會議是公司決議產生、工作明確、意見交流的正式方式與場合。公司會議區分為定期例會與非定期會議，規定的人員必須準時參與，指定人員作好會議記錄，與會人員遵守會議秩序安排同時提高會議效率。 （一）定期例會 （二）非定期會議 （三）會議安排 1公司內會議由辦公室秘書安排，部門內會議由各部自行安排； 2主會人會前一天需向秘書告知會議安排、會議內容 ；6、3秘書須提前三小時以上書面通知與會人地址、時間、內容 ；4秘書負責會場安排與整理 ；5開會期中，秘書負責記錄；并于會后將會議摘要決定整理、打印、轉發給有關人員及總經理備案； 四 辦公設備管理 1電腦 1.1設備物資處根據公司實際配發辦公電腦； 1.2根據保密原則需要，由各部門對公用電腦設定密碼； 2傳真機、復印機： 2.1由公司設備物資處統一管理，各部門規范使用 ；2.2 使用過程中注意辦公器材的保護，做到資源節約，安全操作；3可運用狀態維護 3.1設備物資處負責電腦、傳真機復印機的檢查、保養和維修,保證設備的可運用狀態 五 文書作業 （一）打印 1總經理、各部門主管交由秘書打印之文函、廣告，7、需登記在收/發文簿，并標明文件之性質，如傳真、公函、內部文及保密級別，急迫性程度由秘書根據其緩急確定先后秩序。 2打印完畢后秘書先行校核，轉交委辦單位之經辦人校核、簽字。3對外傳真、公函秘書須復印存檔。 4文書處理過程中，未經同意秘書不得將受托文書傳閱他人。 （二）復印 1公司復印作業由辦公室秘書統一執行。 2服務文本、公司級文檔等特殊文件，需經高級主管批準后執行復印 。六 收發文 1.文件是經營信息傳送、交流與反饋的重要信息載體。機關單位有限責任公司的每一位員工都負有文件管理的責任或義務。 2.本公司對外文件之收發的責任者為指定專人-文秘統一辦理，是各級文件管理的直接承擔者。 3.文秘在收文8、后必須先根據文件的分類及時編號、登記，并在公文上附“公文處理單”，分送有關部門或人員傳閱承辦，同時請傳閱人或承辦人在“收文簽字”上簽收，文秘對有回復要求的文件須跟蹤閱辦人及時反饋閱辦結果，并對文本進行復印和留檔。 4.公司的各類文件均屬內部機密文件,文秘不得截留、泄露和私自外帶,違者予以警告、經濟處罰、除名或追究法律責任。屬一般業務便函，只要在“收文登記簿”上登記即可，直接分送有關人員閱辦。 5.文件傳真的發文工作亦由文秘人員負責，需發文者將文稿經主管人員簽字后交文秘處登記發文摘要、分類編號、發送后歸還原稿人。凡對外報送的業務資料、協議等重要文件皆須復印備份存檔。 6.對一些機密文件,需在文件9、頁首加蓋印章,以防止隨意傳播。 7.每月未，文秘應將收、發文整理裝訂成冊。每半年將經各部門主管確認的確無使用價值之文、報刊可作一次銷毀。8.對公司所有訂閱的報刊由專項負責人將重要信息摘錄后交文秘按分類歸檔，文秘必須做好登記造冊工作。每月未，文秘應將收、發文整理裝訂成冊。 七 用印 1. 本公司以公司名義對外之行文由辦公室負責蓋印。 2. 公司各部申請簽章及總經理職章，應提出申請(匯簽)經上級核準后交辦公室秘書，由秘書登記。 八 文檔 （一）圖書雜志 1. 公司所屬圖書是專供相關公司內人士參閱，由人力資源處統一保管，于每年6月、12月下旬詳實盤點。 2. 文秘應將圖書書名、出版社名稱、數冊、金額10、按類型編號。3. 一般情況下，圖書只得在司內閱讀。4. 對圖書有損壞或遺失者，要作出一定的賠償。 （二）專業資料 1資料分類： 1.1公司搜集的各種公司業務文本、流程、企劃案、制度、顧問業理論等文件正本及復印件； 1.2公司由政府主管部門購買的政策法規； 1.3公司各類剪報; 1.4公司搜集的各類行業（如建材、裝飾等）材料； 2公司資料只可于公司內借閱當天歸還，不得攜出司外； 3特殊情況需復印者，須填報復印申請批準。（三）辦公文檔 1辦公室負責對公司全體員工的辦公文檔進行系統管理 九 訪客接待 1. 來本公司之賓客由秘書負責接待。 2. 接待來訪賓客須熱情、大方、并迅速與有關主管部門聯系接洽。11、 3. 秘書做畢接待須做訪客記錄，其中注明具體單位、姓名、來意、有否約定等事項并向有關主管匯報。 十 辦公用品 （一）文具 1辦公室負責辦公文具的采購與領用登記 2設備物資處須特別注意隨時檢查復印紙、文本裝訂耗材（鐵圈、封面紙、封面薄膜）及文件夾的存量，以保證公司業務程序的正常進行 （二）茶、水 1辦公室負責茶、水等日用品的采購與使用登記 2定時檢查飲用水、茶葉、水杯的存量，及時購買補充，以保證正常的辦公秩序 3公司舉辦培訓、講座等大型活動時，辦公室應及時了解情況，備足茶、水、杯用品，以保證活動的正常進行 十一 采購 1.公司辦公日用品和低耗品由辦公室在為公司節約總成本和控制辦公費用總額度的基12、礎上統一購置。 2.辦公設備維修、郵件投遞等業務委托中辦公室統一處理。 3.辦公室須對固定供應商建立完整的檔案系統，以節約成本之原則，選擇、跟換供應商。 4.公司各業務部門將需要購置的固定資產以申請單形式上報辦公室，經批準后，由辦公室對采購物資的數量、質量、規格、供應商、價格進行統計、分析、比較，作出清單，遞交總經理批示，經批準后由辦公室下達采購指令，予以履行同供應商進行市場詢價、報價、談判及草擬合同條款，最后確定采購價格及合同條款，委任采購人員進行其它后續工作。合同文本交辦公室門備案。 十二 固定資產管理 1. 辦公室對公司所有固定資產進行登記注冊 2. 固定資產因價值減損擬報廢或閑置而無再13、使用價值者,由使用部門或管理部填制“固定資產處分申請單”一式二聯,注明申請單位、日期、財產編號、名稱、數量、購入日期、處分原因、處分方式及其他有關資料分別轉送財物部填入購買金額、累計折舊、殘值后,依核決權限送呈簽核。 3. “固定資產申請單”一式二聯,經核準后,由使用部門分送如下：第一聯送財務部；第二聯送辦公室。 4. 財務部收到“固定資產處分單”后如處分方式為報廢或遺失時，應備有報廢或損失清單及有關機關之核準或證明文件，在據以轉帳及更改財產目錄。如為出售則暫時存檔。 5. 辦公室收到“固定資產處分單”后，應依核準之方式處理資產，并將處分日期、處分原因、處分金額（出售時填）填入“財產管理卡”后14、抽出并“固定資產處分申請單”存檔。 6. 固定資產如遭竊盜或破壞者，安全保衛處應提出損失清單及向警察單位報案辦理。 十三 物業 1辦公室負責公司辦公室的各項物業管理 2負責與物業管理公司協調水、電、信函及安全事宜 3負責各辦公室內的照明、植物、家具等事務管理 4負責各辦公室內的清掃保潔 5負責各辦公室的鑰匙管理 十四 公司福利 1.公司員工之福利事項由人力資源處執掌。 2.辦公室主管參與福利基金管理及各項獎金分配之討論。 3.公司員工本人及家庭如遇重大經濟困難，可向辦公室申請補助或救濟。 4.辦理補助程序如下：由申請人填具申請書并經部門主管核準后呈報辦公室，并經總經理簽核后轉會財務部支付。 第15、二章 業務支持 一 公司主頁 1辦公室負責公司主頁的租賃、制作和宣傳事宜； 2辦公室根據公司業務需要，負責主頁內容的組織、策劃和更改；3辦公室根據經確認的主頁內容，進行下載、修改及上傳的技術處理； 4辦公室負責聯絡網絡公司委托主頁宣傳事宜； 5辦公室負責主頁反饋查詢、上網人數的統計和報告事宜；6. 辦公室負責網絡即時交流群（包括QQ，微信，飛信等）的日常維護和管理，各部根據自身職能發布相應工作信息。 二 商業秘密保護制度 （一）目的 保護公司與客戶的商業秘密，維護公司的安全與利益。 （二）使用范圍 本規則適用于公司全體員工。 （三）定義 1、公司的商業秘密系指不為公眾所知悉，能為公司帶來經濟利16、益、具有實用性，并經公司采取保密措施的技術信息和經營信息。 其中： 不為公眾所知悉，系指該信息不能通過公開渠道（如：報紙、新聞、出版物等）由外界直接獲取； 能為公司帶來經濟利益、具有實用性，系指該信息具有確定的可應用性，能為公司帶來現實的或者潛在的經濟利益或競爭優勢； 經公司采取保密措施的，系指包括設置保密警示標識、制訂保密條款、簽訂保密協議、建立保密制度及其他合理的保密措施的實施。 2、前款所述之技術信息和經營信息，包括： （1）公司管理、財務、人事等方面的系統設計、制度文本內容及方法； （2）公司顧問服務的內容與方法。 （3）公司公共關系的內容與方法； （4）公司經營計劃； （5）招投標的17、規劃與標底； （6）上述列舉以外的技術信息和經營信息，符合本條第一款所述之定義的，認定為公司商業秘密。 3、公司商業秘密的來源： （1）公司自行制作并符合所述定義者； （2）公司以外第三方制作并符合所述定義者； （3）公司與第三方合作制作并符合所述定義者。 4、本制度所稱之載體系指載有公司商業秘密內容的： （1）工作底稿、文本、電子磁盤及其他載體（含正本、副本、影印件、傳真件、摘抄件）； （2）公司文件檔案管理制度規定的各類秘密文件、資料等。 （四）保護原則 保護商業秘密的工作，遵循積極防范、層級管理、既確保商業秘密之安全性又便利于各項工作的原則。 （五）責任部門與人員 1 由辦公室與法律顧問18、協同負責公司商業秘密監督、管理事宜。 2 公司全體員工負有保護商業秘密的責任和義務。 （六）保護措施 1在機關單位有限責任公司勞動合同中明確規定商業秘密保護條款，員工在聘用期與解聘后規定期限內須承擔規定的義務。 2公司根據需要，可要求專案和有關人員簽訂對特定事項的保密承諾書。 3辦公室對電腦設定完整的文件目錄和子目錄系統，并根據需要設定管理密碼，由辦公室文秘控管。 4辦公室對傳真機、復印機統一管理。 5辦公室建立嚴格的管理流程對公司發文進行管理。 6辦公室負責根據文件檔案管理制度進行對各類載體設置警示標識的工作。警示標識包括：密級標識、字樣及“不得復印”、“不得攜出”等特定字樣。 （七）泄密應19、急 1員工發現公司商業秘密有可能泄露時，均有義務報告主管部門立即采取防范措施； 2公司商業秘密已經泄露，發現人與當事人均有義務立即報告主管部門即采取補救措施； （八）泄密責任追究 1當公司商業秘密已經泄露，公司有權追究當事人的經濟和法律責任； 2根據情況，公司同時可追究主管部門和人員的連帶責任。 （九）培訓 辦公室組織聯絡相關機構對公司全體員工進行相關培訓。 三 文件檔案管理制度 （一）文件檔案的類別與形式1.公司法律文件：公司章程、批準證書、營業執照、驗資報告、審計報告、企業代碼、銀行稅務登記等 2.公司董事會文件：董事會構成、股本構成、董事會決議、記要等 3.公司管理制度：公司運營、行政、20、財務、業務管理制度、文本、流程 4.公司財務資料：各類總、分帳冊、報表、單據、憑賬、報告等 5.公司人事薪資：人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄勞動合同等 6.公司經營策略規劃：客戶需求分析、市場分析、各種調查分析、營銷策略、公關網絡、實施計劃等 7.公司客戶名冊：客戶名冊、服務合同、協議、策略聯盟協議、客戶拓展、防談名冊及記錄等 8.公司業務文件：公司各項對外服務的內部管理制度、流程、文本及有關方法培訓資料、報價體系等 9.公司客戶服務文件：服務過程中與客戶溝通產生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調查底稿、客戶提供之資料等 10.公司21、客戶檔案：已結案客戶的完整檔案，包括客戶服務資料及公司各種服務文本、方案、策劃、設計成果等 11.公司專業資料：公司搜集的各種業務文本、流程、制度、企劃書、顧問服務理論、方法、同業服務成果、各類行業資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規、公司各類剪報等 12.公司圖書、雜志：公司由公開發行系統購買、訂購的各種圖書、雜志 13.公司日常行政文件：日常通知、備忘、報告、批復、外來文函 14.公司宣傳資料：公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業務介紹、互聯網主頁介紹等 （二）檔案借閱與索取：1.總經理、副總經理、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續，直接提檔；2.公司其他人員22、需借閱檔案時，要經主管副總經理批準，并辦理借閱手續；3.借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經理批準方可摘錄和復制，一般內部檔原因總經理辦公室主任批準方可摘錄和復制。（三）檔案銷毀：1.任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料；2.若按規定需要銷毀時，凡屬密級檔案須經總經理批準后方可銷毀，一般內部檔案，須經公司辦公室主任批準后方可銷毀。3.經批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監督銷毀。四 公共關系 1機關單位有限責任公司的對外公共關系工作包括：公司與客戶、股東、媒體及政府機構之間的關系。2公共關系主要體現在各部門開辦及各項業務活動進行所需的對外事務性及手續中建立的長期、友好的關系。 3對外建立必要的外界溝通、聯絡。維護機關單位有限責任公司的利益和聲譽；積極服務各項業務經營活動的開展；保障外界關系的渠道暢通，最大限度的節省開支是對外公共關系工作的原則。 4各部門的公共關系必須無條件用于公司工作的開展，各部門均有義務積極協助辦公室建立暢通的對外渠道。