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1、生物質能發電公司接待管理規定編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目 錄1 目 的12 范 圍13 定 義14 職 責15 程 序25.1 接待原則25.2接待標準25.3接待實施35.4 接待費用控制45.5 接待工作流程56 相關文件67 記 錄61 目 的為了規范公司接待工作管理，落實公司有關目標管理的要求，樹立公司的良好形象，建立并維護好客戶關系，特制訂本規定。2 范 圍本規定適用于XXXX生物質能發電有限公司（以下簡稱控股公司）及其有實際控制權的XX電力、XX運營等（以下簡稱系列公司），其它有實際控制權的XX系2、列公司參照執行。3 定 義3.1 普通接待：是指對正常工作時間內到各公司來訪客戶的接待工作，如各中心、各職能部門及項目部的業務接待活動。3.2公司高層活動接待：是指各級領導到控股公司和各系列公司考察的接待。3.3 重大業務活動的接待：主要指對控股公司投資項目考察、重大業務項目洽談、重大業務的簽字儀式等活動的接待工作。3.4 涉外接待：是指控股公司或系列公司確定舉辦的重大涉外經貿活動；來訪的境外經貿考察團組、商務洽淡團組；上級政府部門安排的來我公司的境外參觀團組等的接待活動。4 職 責4.1控股公司總經理工作部：a）歸口管理接待工作，負責控股及各系列公司接待策劃、組織、管理、協調工作；b）負責公3、司高層接待活動、重大業務接待活動實施工作；c）負責與全國各省市（含XX市）重點城市賓館、飯店等對口單位簽訂服務合同或協議，并每年評估協議單位的綜合情況，確定是否續簽協議；d）負責禮品的策劃、選擇和采購；e）負責控股公司及各系列公司接待費用計劃、接待消費單據的審核。4.2系列公司總經理工作部：a）負責本公司普通接待中的策劃、組織、管理、協調和實施工作；b）配合控股公司組織的高層接待活動、重大業務接待活動的策劃和實施工作；c）負責本公司普通接待費用的年度資金計劃申報與報銷。4.3接待部門（控股公司及系列公司各中心、各職能部門及項目部）職責：a）負責本公司普通接待中的策劃，并配合協調和實施工作；b）4、配合接待費用的報銷工作。4.4國際合作中心：配合控股公司和各系列公司各接待部門進行涉外接待活動的策劃、組織、管理、協調和實施工作。作為接待部門承辦不能明確承辦部門的涉外接待工作。4.5成本控制中心：負責接待計劃費用審核。5 程 序 5.1 接待原則 平等原則。一般情況下，由同級別出面對外接待及聯系，必要時可稍高級別接待或請公司分管領導參加，特殊情況經分管領導批準后，可按高規格標準接待。 對口原則。對口部門負責接待；對綜合性接待，各相應部門應予以協調和配合；按事項劃分原則，由主要對口部門承擔費用，必要時與相關部門協商分攤。節約原則。 嚴格接待審批手續，從嚴控制公司接待費用。接待工作中，應根據適度5、得體、節約的原則，控制檔次、標準，不重復宴請。周到原則。接待工作要系統策劃，銜接周密，方式得體，以禮相待。保密原則。向外來人員介紹情況時，應遵守公司保密紀律。對與本部門或個人無關的接待和活動，應自覺不打聽、不猜測。涉外接待工作要按照“誰邀請，誰承擔”和分級負責的原則，認真落實責任和經費，精心搞好接待服務。5.2接待標準餐飲接待標準a）本規定用餐標準為上限，部門負責人或上級審核人根據就餐人數、客戶職級、關系狀況、公司陪同人員級別等實際情況，嚴格控制。b）公司陪同人數執行“N+2”原則，在一般情況下，盡量控制就餐人數，陪餐人數上限為來訪人數加二人，特殊情況，應提前請示公司分管領導。c）針對不同類6、別的客人接待，其接待標準分為最高規格、高規格、中等規格、普通規格，如下表：接待標準餐飲標準接待性質標準范圍最高規格根據高管安排由公司高管特批接待公司高管接待的客人高規格200元/人/餐（不含酒水）主要接待對公司業務與發展有重大促進的賓客重大關聯賓客或縣級以上客人中等規格100元/人/餐（不含酒水）主要接待與公司有密切往來和重要合作的賓客等重要合作伙伴或副縣級以上客人普通規格50元/人/餐（不含酒水）與公司業務相關的一般商務往來一般客人d）餐飲酒店的選擇所有餐飲全部安排在控股公司協議酒店，如需特殊安排，接待部門需在會議（活動）接待申請單（01）中注明并說明原因，報控股公司總經理工作部批準后實施。7、住宿接待標準a） 接待活動中的住宿或會務酒店均需安排在四星（含準四、四星）以上標準酒店；b） 接待標準分為重要賓客和一般賓客兩類，如下表：接待標準住宿標準接待性質費用結算重要賓客5星由公司高管特批接待公司全部結算一般賓客4星以上（含準四、四星）主要接待對公司業務與發展有重大促進的賓客公司承擔對方報銷標準以外的費用c）住宿酒店的選擇 所有住宿全部安排在控股公司協議酒店，如需特殊安排，接待部門需在會議（活動）接待申請單（01）中注明并說明原因，報控股公司總經理工作部批準后實施。特殊情況下，接待活動中如需安排旅游與娛樂項目的，應在會議（活動）接待申請單（01）中注明并說明原因，報控股公司總經理工作部8、批準后實施。5.3接待實施5.3.1 普通接待：a）如無5.2.1d）、5.2.2c條款中提及的特殊情況：接待部門應于客人來訪前一個工作日擬定會議（活動）接待申請單（01）報所在公司總經理工作部審核,分管領導審批后，由接待部門與所在公司總經理工作部共同實施,將會議（活動）接待申請單（01）于接待活動實施后一個工作日內報控股公司總經理工作部備案。b）如有d）、5.2.2c）或5.2.3條款中提及的特殊情況：接待部門應于客人來訪前一個工作日擬定會議（活動）接待申請單（01）報控股總經理工作部審批, 分管領導審批后，由接待部門與所在公司總經理工作部共同實施,再將會議（活動）接待申請單（01）于接待活9、動實施后一個工作日內報控股公司總經理工作部備案。5.3.2 公司高層接待活動、重大業務接待活動：控股公司或各系列公司總經理工作部在接到會議（活動）通知時，及時請示相關領導，了解活動內容、活動時間、人數、公司參加會見的領導等情況后填寫會議（活動）接待申請單（01）、會議（活動）接待實施方案和會議（活動）禮品采購方案（03），由控股公司總經理工作部向董事長報批最終接待方案后實施接待活動。涉外接待活動應遵守外交禮節，并尊重他國他民族生活習慣。5.4 接待費用控制各系列公司總經部按年（月）向控股總經理工作部和成本控制中心提交本公司各部門接待費用使用計劃，在預算范圍內控制使用。 任何部門不能突破年度接待10、費用預算，接待費用使用情況作為責任部門考核標準之一。如果因業務發生重大變更，可按預算管理辦法調整接待費用預算。 接待規格的確定：a）普通接待由接待部門填寫會議（活動）接待申請單（01），交由總經理工作部審核，再交由分管領導審批。b）公司高層接待活動、重大業務接待活動由控股公司總經理工作部向董事長報批。接待費用結算：所有接待活動全部安排在控股公司協議酒店；原則上不得使用現金結算，由有簽單掛賬權的人員簽單掛賬，掛賬時必須注明接待事由，月底與各酒店統一結算；有簽單掛賬權的人員無法到場時，需向酒店以餐飲酒店接待通知單（04）的形式指派臨時簽單人。a）普通接待：各系列公司總經理工作部指派有簽單掛賬權專人11、一名。b）公司高層接待活動、重大業務接待活動:控股公司董事長、副董事長、總經理工作部部長或接待主管有簽單掛賬權。5.4.5接待費用的報銷：a）本地協議酒店的報銷：控股公司接待主管和控股公司總經理工作部部長根據會議（活動）接待申請單（01）和協議酒店提供的結算單據（簽單單據、餐飲酒店接待通知單（04），將協議酒店提供的發票審核、分攤、簽字完畢后，交由各系列公司總經理工作部或項目點在本公司按程序請款報銷。b）外地協議酒店、所有非協議酒店、其它娛樂項目的報銷：報銷部門持有特殊請示及批示的會議（活動）接待申請單（01）、發票，交由控股公司接待主管和控股公司總經理工作部部長對其進行審核簽字完畢后，在本公12、司按程序報銷。c）涉外接待中的來訪外賓住宿、游覽、娛樂等費用原則上由外方公司自理，重要客人由接待部門提出接待意見，報控股總經部審核，再報接待部門分管領導批準。5.5 接待工作流程5.5.1 普通會議(活動)接待工作分解流程（單據流程）主責部門參與部門工作輸出填寫接待申請單接待部門 接待申請單 負責人審核確定是否接待及相關要求接待部門負責人接待申請單各公司總經部審核接待標準、費用總額、接待項目各系列公司總經部或控股總經部 計劃經營部、財務部接待申請單批準接待標準和費用接待部門分管領導報控股總經部備案各系列公司總經部實施接待接待部門及個系列公司總經部相關業務部門接待通知單費用報銷接待部門及個系列公13、司總經部計劃經營部財務部接待申請單、結算單據5.5.2公司高層接待活動、重大業務接待活動工作分解流程（單據流程）主責部門參與部門工作輸出填寫接待申請單 接待部門接待申請單負責人審核確定是否接待及相關要求接待部門負責人接待申請單各公司總經部審核 控股總經理工作部計劃經營部和財務部接待申請單控股董事長審批控股董事長實施接待控股總經理工作部相關業務部門接待通知單費用報銷控股總經理工作部接待部門計劃經營部財務部系列公司總經部等接待申請單、結算單據6 相關文件6.1 資金計劃管理規定（KXXX/PC201）6.2 車輛管理辦法（KXXX/PH108）6.3 禮品管理辦法（KXXX/PH106）7 記 錄14、7.1會議（活動）接待申請單（01）7.2會議（活動）費用預算表（02）7.2會議（活動）接待實施方案7.3會議（活動）禮品采購方案（PH10601）7.4餐飲酒店接待通知單（03）7.5住宿酒店接待通知單（04）會議（活動）接待申請單編號：01 序號：接待申請部門及聯系人電話訪團事務聯系人及電話訪團單位來訪目的描述訪團基本情況帶隊領導及職務陪同人員及職務：訪團總人數：來訪確切時間：來訪人員使用的交通工具（自帶車、火車、飛機）接待部門建議方案落實部門接待規格出席人員著裝要求迎接方式（火車站、機場、高速公路出口、公司門前、會議室）負責迎接嘉賓的領導會見領導陪同人員啟用會議室歡迎標語會議室布置會議15、資料安排餐飲標準及時間、地點禮品標準、數量、類別、品牌要求、費用車、機票、住宿服務車輛及司機調度攝影、錄相安排其它特別要求事項接待日程安排時間地點事項總體費用預算（元）填報部門負責人意見：系列公司總經部意見： 控股總經部意見領導意見會議（活動）費用預算表編號：02 序號：序號費用名稱事 由金額（元）合計金額批準： 經辦：餐飲酒店接待通知單編號：03 序號：酒店名稱酒店聯系人包房名稱酒店聯系人電話/傳真就餐時間就餐人數主接待人來訪客人菜色要求酒水要求其他要求用餐標準費用合計（元）當桌簽單人總經部授權確認備注此通知單只適用于當批客人住宿酒店接待通知單編號：04 序號：酒店名稱酒店聯系人房間標準酒店聯系人電話/傳真入住時間離店時間主接待人來訪客人單位住宿人員姓名性別民族房間安排備注其他要求結算方式當批客人簽單人總經部授權確認備注此通知單只適用于當批客人