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1、汽車公司4S店配件庫存管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、總則：庫存是解決車輛維修保養時因配件時空矛盾所必須的。它維持服務與銷售的穩定，應對市場的變化和用戶的需求。配件庫存管理的好壞體現出4S店的服務能力、服務質量和資金的運作水平，也關系著顧客滿意度的高低。二、計劃管控： 1、配件計劃員應對廠家每季度下發的“常用配件清單“進行仔細研究，保證常用配件計劃符合率。 2、計劃符合率=計劃內訂購品種數量/（計劃外訂購品種數量+計劃品種數量）*100%。 3、收集前6個月配件出庫數據、導出最近的庫存數據、客戶預約配件2、明細（含二級站需求明細），上一周期庫存量數據；對數據進行分析，制定合理的配件計劃。 4、配件訂購量=期間出庫量+基準庫存量-在途庫存量-庫存可用量。 5、配件計劃員已確定需訂購配件種類和數量，統計此次對應車型采購品種、采購金額、合計采購金額等相關數據，分析此次采購金額是否合理，并將制作好的采購計劃提交配件經理審核（無配件經理交予站長審核），審核無誤后，在配件計劃表上簽字確認，上傳系統。 6、在規定時間內向供貨商提報下月配件需求計劃，并按照計劃進行訂購。三、入庫管理： 1、備件到貨驗收 A核對備件的到貨種類和數量與到貨清單上的種類和數量是否一致，如果不一致必須認真登記，及時與供貨商溝通，查明原因3、解決問題。 B核對計劃單、訂單與到貨清單、發票等計量單位、數量、金額是否準確無誤，發現問題必須及時與供貨商溝通，查明原因并解決。 C檢驗是否有損壞的零件，如果有損壞的零件，及時與供貨商進行溝通，待溝通同意后，對該批零件進行索賠處理。 2.記錄工作 A.在備件外包裝上標注入庫日期（方法不限），以便在出庫時做到“先進先出”。 B.對于安全件，認真填寫“安全數據表”和“安全件清單”。 3.辦理入庫手續 A入庫操作時一定要認真核對供貨商名稱、配件編碼、配件名稱、計量單位、入庫數量和金額，確保與到貨清單、采購發票等完全一致。 B辦理備件入庫時，必須認真核對備件對應的貨位碼，對于沒有貨位碼的備件應及時處理4、，按照備件擺放要求編制貨位碼。 C將零件按貨位碼正確擺放在貨架上，在對應的“進銷存卡”上進行登記，同時錄入售后系統，對新編貨位碼配件，必須及時將新編貨位碼錄入系統，及時完成系統到貨確認。 D打印“備件采購入庫單”后，再次核對實物、發票（或到貨清單）、存放貨位等是否一致。 E對每批到貨備件完成入庫操作后，必須妥善保存所有單據，在規定時間內統一交予財務簽收。 F所有備件到貨必須立即辦理驗收入庫，未辦理入庫前一律不允許出庫。 G屬配件部管理的所有配件、材料、輔料等，均必須在售后系統中辦理入庫；倉庫不得出現任何系統之外的賬外物資。 H零件辦理入庫后，配件部應及時更新訂貨看板，將到貨信息有效通知到訂貨部5、門、訂貨人員，確保及時通知服務顧問或待料班組。四、庫存管理：1、配件庫房采用科學分區管理，對危險品如空調制冷劑要相對獨立存放，避免太陽直射，注意防止泄露。2、貨架的每個貨位必須全部帶有貨位碼，并且與系統貨位碼為一一準確對應，貨位要正，貨位的編制可參考以下要求： A.按周轉率的快慢來排列：將周轉快的靠近出入口，周轉慢的遠離出入口。B.按相關性和同一性原則來分配，經常被同時取走的物品放置在一起以縮短揀選時間。C.按重量來劃分儲位，將重的物品保管在地面上或貨架的下層，重量輕的物品保在貨架上層。D.按物品特性來劃分儲位，將危險物品放在一起，易污染物品放在一起，小件放在一起等。3、貨架上的每種配件實物與6、系統貨位碼顯示配件信息必須相符，且數量一致。4、實施6S管理，清理與倉儲無關的物資，為分配庫段、貨位的物資留出有效的空間，房間內不得堆放非配件物資。5、體積大的配件如不能上架，可在倉庫內臨時編制貨位落地存放，但必須使用托盤或貨架等設備，保證配件不與地面直接接觸。五、出庫管理： 1、備件領料分為客戶付費維修領料、廠家索賠維修領料、保險理賠維修領料三種情況。備件出庫前必須確認領料單據的有效性。 2、在備件對外銷售時，備件出庫員打印“配件銷售單”顧客憑“配件銷售單”到前臺結算付款，備件出庫應按經結算員確認收到款項的“配件銷售單”打印領料單進行發料。 3、打印領料單前，必須認真核對，確認貨位碼、配件編7、碼、名稱、數量、適用車型等信息是否與需求完全一致，杜絕出庫備件名實不符。 4、對于應該交舊領新的備件，庫管員在確認舊件已回收后，根據領料單上的內容進行發貨。 5、發貨時必須先通過系統打印領料單，再由發貨人和領料單共同驗貨、清點，確認名實相符、數量正確、質量合格后在領料單上簽字確認。不允許先發出配件，事后補辦領料手續。 6、庫管員發貨時，應根據入庫日期按照先進先出的原則進行操作。 7、備件出庫后因誤領、誤發等原因需要退回倉庫的，經驗收確認沒有損壞的，可辦理領用退庫，并應及時錄入系統，打印退庫單，由領料退庫人、收貨員簽字確認后，單證交結算員做結算相關處理。 8、庫管員每收發一項備件都必須及時準確的8、更改售后系統信息，及時在進銷存卡上準確記錄收發時間和數量。 9、因外出救援或判斷疑難故障而借用零件時，借件人應填寫“零件借用申請表”，經配件經理簽字確認后，方可借用，并確保及時、整潔、完好地歸還。 10、庫管員應主動跟進、及時收回借出的配件，配件經理必須在每天下班前，檢查所借出的配件是否收回，未按時歸還的配件應查明原因。 11、借件當天丟失的，由接件人全額賠償；借件次日或以后發現丟失的由配件經理和庫管員共同全額賠償。 12、借出配件必須嚴格履行報批手續，規范裝訂、妥善保管憑證，設置備查賬，及時有效跟進并督促歸還；因未按要求執行造成的損失，由配件經理、庫管員共同全額賠償。六、盤點管控： 1、盤點9、內容 A、查明實際庫存的數量與賬、卡是否相符； B、查明實際庫存的種類與賬是否相符； C、檢查配件收、發有無錯誤； D、查明備件保管情況，有無損壞、變質等情況； E、查明有無超儲積壓備件。 2、盤點形式 A、永續盤點庫管員每天對有收發動態的配件盤點一次，以便及時發現收發錯誤。 B、循環盤點庫管員對自己所管物品分別輕重緩急，做出每月重點盤點計劃，并按照計劃日進行盤點。 C、定期盤點在月、季、年度組織清倉盤點小組，全面進行盤存清查，并制作庫存清冊。 D、重點盤點根據季節變化或工作需要，或因為某種特定目的而對倉庫物資進行的盤點和檢查。 3、盤點要求 A、盤點完成必須有配件經理、財務、服務經理簽字確認10、，杜絕有自盤自審的現象。 B、對盤點中出現盈虧、損壞、串混、丟失等情況，應組織復查，分析產生原因，并及時解決。七、呆滯件控制及處理： 1、呆滯件是指自入庫開始一年及以上沒有發生流量的配件。 2、通常呆滯件庫存占總庫存的5%以下屬良性值，超過則表示異常庫存。 3、呆滯件的預防 A、從計劃抓起，對每次所采購的備件要進行甄別，結合上季度或年度流量設定相應的安全庫存。 B、對訂單配件應向客戶適當收取定金。 C、單一配件的增加、單一配件庫存的增加、單一配件安全周期的增加需報備配件經理。 D、非常用備件，需由配件經理以報價單形式，通知車間主任或技術主管簽名確認，并要求服務經理或服務顧問簽字。 4、呆滯件處11、理 A、查清呆滯件的型號、名稱、規格、數量、市場價格、適用車型等信息，整理成呆滯件明細。 B、在既定的時間內將呆滯件明細以書面形式交給車間主任和技術主管，在事故車報料時，盡可能添加進去；在普通小修時，也可適時關注客戶車輛。 C、將呆滯件交給服務總監，建議對積壓件適當削價處理，針對可以打包或促銷的配件，予以打包或降價促銷。 D、與自己同品牌商溝通，建立積壓件互助消化機制。 E、與供貨商協商，協助自己消化，或以貨換貨。八、安全管控：1、防火安全，人人有責，認真執行“預防為主，防治結合，綜合治理”的消防工作方針。2、按規定配備滅火器、應急照明燈和疏散和指示標志等消防設施，確定專人負責，加強維護保養，12、確保正常使用。3、嚴格用火用電管理，嚴禁超負荷使用電器、私拉亂接電線、電氣設備，嚴禁在庫房內使用明火。4、嚴禁違規使用電器設備等引發安全隱患。5、嚴禁存放過量易燃易爆化學物品和其他危險物品，易燃易爆物品需存放通風位置。6、嚴禁在庫房內及附近抽煙。7、每天嚴格執行安全巡檢，如實填寫安全檢查記錄。8、對檢查、巡查中發現的火災隱患，應及時落實整改措施，對一時不能整改的火災隱患，要及時上報公司領導處理。9、遇有火險、必須及時報警119，聽從指揮，奮力撲救，按照人員安全第一，財產安全第二進行搶救與躲避。10、定期開展安全教育培訓工作，熟練使用消防器材，消防救護、逃生等技能。11、配件庫房未經配件工作人員許可不得私自入內。12、下班前必須確保各種用電設施的電源開關處于關閉狀態。13、下班前檢查門窗關閉情況，盡可能的防止備件被盜。14、若有發生意外情況，及時上報領導處理，核查意外發生原因，并按公司有關規定處理；如遇地震、泥石流、火山爆發、海嘯等不可抗力因素，盡可能保證生命安全。