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1、XXXX有限公司 XXXX管理制度汽車控股集團重要證照年檢、使用及復印件使用管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: *汽車控股集團重要證照管理制度第一章 總則第一條 為規范公司重要證照的日常管理和使用，確保證照完整、管理能夠落實到位，實現其有效利用和科學管理，特制定本制度。第二條 本制度適用于*汽車控股集團及其下屬各經營單位（以下簡稱“各單位”）。第三條 本制度所指的重要證照包括以下。 證照類。指各單位合法經營所需要的各種證照，包括營業執照正副本、組織機構代碼證、稅務登記證、增值稅一般納稅人資格證、銀行開戶許可證、2、貸款卡、外匯登記證、統計證、社會保險登記證等通用證照。不含各種行業資質類及權證類證書。第四條 為提高管理效率，根據證照的使用性質，上述各類重要證照由各單位財務中心進行保管。第五條 各單位的重要證照管理應遵循“嚴格權限、明確職責、歸口管理、責任到人”的管理原則。各類重要證照的管理要確保管理有序，使用安全、及時、有效。第二章 工作職責第六條 各單位應根據重要證照的性質和用途設立歸口管理人員，明確每一類重要證照的申辦、變更、年檢。（一） 保管部門的設立：各單位重要證照的保管統一由各單位財務中心負責。（二） 申辦、變更、年檢部門的設立：為提高管理效率，一般情況下，各類證照的申辦、變更和驗證部門應為同一3、部門。根據各類證照的性質和用途，各類重要證照的申辦、變更和驗證等負責部門請參考附件1各類重要證照日常管理責任部門。第七條 各單位財務部應指定一出納人員作為證照保管人，專門負責保管各類重要證照，并規范各類重要證照的使用管理。申辦、變更和年檢部門應安排相關人員負責相關重要證照的申辦、變更、年檢或重新驗證、注銷等管理。第八條 具體工作職責如下：（一） 申辦部門職責。1. 負責聯系和咨詢申辦機構，明確申辦或補辦程序和要求；2. 負責收集和準備各種申辦或補辦材料；3. 根據經營管理需要，負責向相關部門或領導申請辦理證照，并跟蹤申辦或補辦過程；4. 負責辦理證照的注銷事宜，包括注銷申請、注銷資料準備、注銷4、具體事宜處理等；5. 負責處理有關申辦或補辦證照的其他事項。（二） 保管部門（指各單位財務部）職責。1. 負責重要證照原件、電子掃描件的保管維護；2. 負責重要證照內容的登記和備案管理；3. 負責重要證照原件的查詢、借閱、帶出管理等；4. 負責重要證照復印件的使用管理，包括使用登記、使用監督和檢查等；5. 負責督促相關部門及時辦理各種證照的變更、年檢或重新驗證、注銷等事宜；6. 負責重要證照的廢止管理，包括廢止、丟失、損毀、被盜等上報、申請、登記備案等；7. 出現異常情況及時向上級領導匯報。（三） 變更辦理部門職責。1. 根據各單位的經營管理需要，負責明確變更事項，并及時向發證機構辦理變更事宜5、；2. 負責收集和準備各種變更材料，跟蹤變更辦理進程；3. 負責處理有關變更證照的其他事項。（四） 年檢或重新驗證部門職責。1. 負責收集和準備年檢或重新驗證所需的各種材料；2. 負責辦理年檢或重新驗證的各項具體事宜，跟蹤年檢或重新驗證工作進程，出現異常情況及時向上級領導匯報。第三章 重要證照的日常管理 各單位各類重要證照的歸口管理部門應嚴格按照審批程序辦理各種重要證照的申辦、保管、變更、年檢或重新驗證以及廢止等，以確保管理有序，安全、有效使用，并責任到人。各類證照的具體管理審批權限請見附件2各類重要證照管理審批流程。第九條 重要證照的申辦。（一） 根據經營管理需要，證照申辦人應填寫證照申辦、6、變更、注銷審批表（見附件3），并根據證照類別按不同審批程序申報。機要證照應經所在單位負責人、董事長審批后辦理，非機要證照需經單位負責人審批后方可辦理。（二） 除申辦人和保管人為同一人外，申辦部門在申辦成功后，應在2日內將證照原件轉交給財務部進行妥善保管。在移交時，財務部應清點原件，確認后，由申辦人和保管人同時簽字確認移交。（三） 除董事長特批外，申辦部門不允許保留任何形式的電子原件、掃描件和復印件，一經查出將按相關獎懲規定給予處罰。第十條 重要證照的保管。（一） 各類證照的保管人應設立臺帳登記各種證照的基本信息及使用信息（具體臺帳格式請見附件4各類重要證照管理臺帳），并對各種證照的原始物件、電7、子原件、掃描件進行妥善保管或存檔，確保安全，避免丟失、毀損、被盜等。（二） 各單位財務部應單獨選定一處可確保證照安全、完整的存放地點存放各類重要證照。（三） 保管人在收到原件后，應至少保存一份與原件內容相同的復印件或電子原件或掃描件，作為備份檔案管理。（四） 保管人應明確各種原始物件、電子原件、掃描件、復印件的存放位置及數量，以利于及時、準確地查找，辦理使用手續。（五） 保管人應至少每月清查一次所保管的各種證照原件，確保賬實相符，并做好清查備案登記。（六） 證照保管人因工作需要而調動崗位時，應按照各單位的工作交接手續，由移交人和接交人在核對證照清單數目后，簽字確認辦理證照移交手續。（一） 重要8、證照的變更管理。（二） 根據經營管理需要，如需對已有的證照進行變更，應由變更辦理部門填寫證照申辦、變更、注銷審批表（見附件3），說明具體變更事項，經所在單位負責人和董事長審批后及時辦理變更。（三） 除變更辦理人和保管人為同一人外，辦理變更完畢，變更辦理部門應在2日內將變更后原件移交給財務部進行妥善保管。在移交時，財務部應清點原件，確認后，由變更辦理人和財務部保管人同時簽字確認移交。保管人接收后，應及時登記備案，并注明變更日期及變更事項。（四） 原有證照已辦理變更的，應將原有的電子原件、掃描件轉入注銷文檔，經財務部負責人審批后停止使用。第十一條 重要證照的年檢管理。（一） 證照保管人應對即將到期9、的證照，至少提前30天通過發送郵件的方式告知年檢及時辦理年檢，不及時辦理，造成的各種損失由相關責任人負擔，并追究其責任。（二） 各單位年檢辦理部門應根據國家法律法規，在證照到期前，主動并及時辦理年檢手續，并跟蹤進展情況，如遇到異常情況，應及時向部門負責人匯報。（三） 除年檢辦理人與保管人為同一人外，年檢辦理完畢后，辦理人應在2日內將年檢后原件及時移交給證照保管人，保管人應做好登記備案。第十二條 重要證照的廢止。包括證照的注銷管理，丟失、毀損、被盜管理等。（一） 注銷管理。1. 根據經營管理需要需辦理注銷的，證照申辦部門應填寫證照申辦、變更、注銷審批表（見附件3），說明注銷事項，經所在單位負責人10、和董事長審批同意后方可辦理注銷。2. 證照注銷后，并做好備案登記，公告已注銷。（二） 丟失、毀損和被盜管理。1. 各單位如發現證照原件丟失、毀損、被盜，應及時向單位負責人報告，對相應責任人作出處理，并及時辦理補辦手續。2. 各類證照補辦手續請按照證照申辦的審批流程進行。3. 保管人對丟失、毀損和被盜的證照應做好備案登記。對丟失或被盜的證照應及時通知使用部門，由使用部門及時告知外部相關機構暫停該證照的效力，并公告作廢。第十三條 對處于停業狀態的經營單位，證照保管人應及時、完整地將單位所有證照移交至上級母公司財務部或董事長指定專人進行保管、變更或注銷等處理。在移交時，雙方應做好證照的清點與交接工作11、，同時接收部門或專人應登記臺帳備查。第十四條 重要證照的存檔管理。對于符合存檔要求的證照，保管人應按照各單位的檔案管理辦法及時存檔，登記備案，以確保證照安全、完整。第四章 重要證照的使用管理第十五條 原件的查詢管理。（一） 根據工作需要，如單位使用部門需查詢各類證照原件的，包括原始物件、電子原件或掃描件，應由申請部門提出申請，填寫各類重要證照原件查詢審批表（見附件5），經財務部負責人審批后方可查詢。如涉及機要證照的需增加單位負責人審批，涉及政府及行政機關批文類和重要決議類機要證照的需增加董事長審批。（二） 在申請查詢時，申請人應注明查詢的理由和目的；同時，保管人應做好登記備案，并由查詢人簽字確12、認后，方可查詢。（三） 外單位如需查詢，應經業務對口部門提出申請，經業務對口部門主管領導審核，財務部負責人審核，單位負責人審批后方可查詢。如涉及機要證照，應增加董事長審批方可查詢。（四） 查詢人在查詢時，禁止拍照和掃描，如需帶出、借閱或復印，應按照相關審批手續辦理。第十六條 原件的借閱或帶出管理。（一） 各類證照的原始物件如需借閱或帶出，申請部門應填寫附件6各類重要證照帶出審批表，如在3日內歸還的由財務部負責人審批，7日內歸還的由單位負責人審批，超過7日歸還的由董事長審批。其中，涉及機要證照原件的借閱或帶出還需增加董事長審批。（二） 除董事長特批外，外單位一律不準借閱或帶出原件。 （三） 除董13、事長特批外，電子原件和原件的掃描件一律不準借閱或帶出。（四） 帶出或借閱人員對所借證照原件應妥善保管，不得私自復制、摘抄、調換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。（五） 證照保管人應及時做好證照原件借閱或帶出的登記備案，并督促歸還。（六） 借出的證照原件應及時歸還，長期不還者，按照原件丟失處理，并對相關責任人作出處理。第十七條 復印件的使用管理。（一） 如使用部門需復印證照原件，應說明使用目的，填寫各類重要證照復印件領用審批表（見附件7），并根據復印數量由相關領導審批同意后方可復印。1. 復印3份以內的，由申請部門主管領導，財務部負責人共同審批后復印；超過3份的應報單位負責人審批后14、方可復印。如涉及政府及行政機關批文類和重要決議類的機要證照應增加董事長審批。2. 原件的復印或電子原件、掃描件的打印一律由保管人按照申請數量負責復印或打印，申請部門不允許私自復印或打印。（二） 復印件加蓋公章的管理。1. 如復印件需加蓋公章，須增加單位負責人審批后方可加蓋公章，同時由申請人持各類重要證照復印件領用審批表（見附件7）到各單位公章管理專員申請加蓋公章，公章管理專員應將審批表原件留存備查，此時財務部的證照保管人應留存一份審批表復印件以作為使用登記備案的憑證。2. 復印件如對外使用必須在復印件上注明“僅用于XX事項”，并加蓋單位公章。未加蓋單位公章的復印件，對外一律不具有效力，單位不承15、擔任何責任。（三） 機要證照不準留存多份備用。非機要證照，如使用部門辦理業務頻繁，需申請多份復印件以備使用的，應經所在單位負責人審批后方可復印多份，但每個證照一次申請復印最多不得超過15份。 如因使用事項發生變化而不再需要使用復印件的，使用部門應及時將剩余或多余的有效復印件退還財務部。退回的有效復印件經財務部負責人審批同意后方可進行作廢處理。（四） 如使用部門需更換復印件，應將原已申請未使用的有效復印件退回財務部，并按照審批流程重新辦理申請。（五） 證照保管人應根據復印使用情況做好登記備案（見附件8各類證照使用情況登記表），注明用途、使用日期、使用部門、復印數量、退還情況等信息。同時，申請部門16、的經辦人應簽字確認。第五章 檢查與違規處理第十八條 單位負責人或董事長有權委托相關部門對各單位各類證照的管理和使用情況開展定期或不定期檢查，一旦發現違規問題，將視情節嚴重程度對相關責任人給予處罰。第十九條 證照管理部門不得有下列行為，否則將視情節嚴重程度，按照各單位員工獎懲制度追究相關人員責任。（一） 因失職未及時辦理年檢或重新驗證造成原件過期的；（二） 因過失造成證照原件丟失、毀損、被盜的；（三） 未經任何審批程序，擅自對外提供證照原件或復印件的；（四） 未經任何審批程序，擅自注銷或銷毀證照原件的；（五） 涂改、偽造證照的；（六） 其他給單位造成損失或惡劣影響的行為。第二十條 證照使用部門不17、得有下列行為，否則將視情節嚴重程度按各單位員工獎懲制度作出相應處罰。（一） 將證照原件或復印件用于非批準用途的；（二） 對原件或復印件進行私自復印、摘抄、涂改、污損、劃線等行為；（三） 員工在查詢、借閱、帶出等過程中，故意泄露單位機密，給單位造成直接或間接損失的；（四） 其他給單位造成損失或惡劣影響的行為。第六章 附則第二十一條 本制度由控股財務中心負責解釋、修訂。第二十二條 本制度自控股集團董事長批準之日起執行。附件1：證照日常管理責任部門 附件2：證照管理審批流程附件3：證照申辦、變更、注銷審批表附件4：證照管理臺帳附件5：證照原件查詢審批表附件6：證照帶出審批表附件7：證照復印件領用審批表附件8：證照使用情況登記表- 9 -