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1、物資公司文檔借閱及銷毀管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司文檔管理制度 第一章 總則 第一條 為使*物資有限公司在法律糾紛中更好地維護自身利益、爭取最大優勢，特設立本項制度以規范公司在日常經營中具有法律意義的文檔、憑證的存留。第二條 本制度在公司已有文件管理制度上建立，基本原則上不與已有制度沖突，若具體條款在法律問題與其他制度上有不符之處，以本制度為準。第三條 若無特別指出，下文中皆稱“*物資有限公司”為“公司”，稱“具有法律意義的文檔、憑證”為“文檔”。第二章 人員設置第四條 公司需設有專門人員負責文檔的2、收集、整理、歸檔、保存。第五條 公司其他工作人員有義務協助文檔管理人員的文檔收集工作。第三章 管理對象第六條 本制度的管理對象為具有法律意義的文檔、憑證。第七條 本制度所管理的文檔、憑證內容所涉包括：（一）本公司所簽合同及合同相關收據、匯款單據、發票等單據資料；（二）本公司對內對外財務往來中的票據、存根等資料；（三）本公司主營業務在對外洽談、合作、糾紛過程中的重要信息記錄。（四）本公司在內部管理中形成的文件文稿、會議紀要等；（五）本公司對外發出的通知、催告、邀約等文件、資料、憑證；第八條 本制度所管理的文檔、憑證的存留包括以下幾種形式：（一）紙質文檔文件，包括材料原件、復印件，文字資料打印版；3、（二）電子文檔文件，包括電子郵件及附件、文字文件、圖片文件、音頻視頻文件、聊天記錄、網頁截圖等。第四章 管理要求第九條 存檔管理（一）常規文件由各個部門收集，在文檔管理專員核對確認后，整理歸檔；各項目文件資料由各項目組成員負責收集整理，由文檔管理專員核對確認后，歸檔。（二）電子文檔的存檔管理。無論公司或是部門所有電子文檔在儲存時不得將工作資料的目錄存放在桌面上。具體內容根據級別分設各級目錄。（三）對于涉及公司機密的文檔文件須特殊保護備份交由主管部門保管。第十條 借閱管理（一）電子文檔借閱1、公司領導層有權隨時調閱任何電子文檔。 2、除非得到公司領導層批準，其他管理人員和個人無權調閱機密和重要的4、電子文檔。3、項目階段性工作完成后，其電子文檔按管理要求轉存至公司的服務器。若項目進行中需要調閱，必須事先申請，得到批準后方可進行調閱。但借閱中嚴禁拷貝。（二）文本資料借閱1、任何人借閱公司機密和重要的文本資料，須進行借閱登記。 2、文本資料的借閱實行“當日歸還制度”即當日借閱當日歸還，若因工作需要第二天仍要借閱的，應重新辦理借閱手續。 3、非經允許任何人不得私自復印借閱的文本資料，一經發現證實將依員工手冊的規定嚴肅處理。第十一條 移交管理（一）電子文檔的移交 1、因工作變動或離職時，只要使用電腦工作的員工都必須向公司指定的接收人進行電子文檔的移交。2、移交前不得拷貝、刪除任何資料，并且必須事5、先提交電子文檔清單目錄，以準確和清晰的完成交接。 3、移交工作完成后，須在離職人員交接清單上注明。并由接收人簽字認可。 4、凡發現有無法打開的重要文檔，公司將視文檔之重要性酌情進行扣款處理（二）文本資料的移交1、因工作變動或離職時，凡手中有工作文本資料的，必須向公司或部門指定的接收人進行文本資料的交接。 2、移交前應事先提交清單目錄，按清單目錄進行交接。移交后必須經部門負責人和接收人簽字確認。 3、凡承擔機密和重要資料保管的工作人員不能完整移交工作資料的，也將依據員工手冊的規定進行處罰。第十二條 銷毀管理（一）電子文檔的銷毀 1、儲存在公司服務器上的機密及重要的電子文檔超過時效期由管理人員編制6、銷毀目錄，經批準后在公司授權的管理人員的監督下進行刪除。2、儲存在部門電腦和個人工作電腦上的機密和重要電子文檔不得自行刪除，超過保存期限的經申請批準后，在專人監督下進行刪除。 3、有用資料可在光盤備份的前提下，每月由部門進行刪除。 （二）文本資料的銷毀 1、機要資料超過規定的保存期限由管理人員編制銷毀目錄，經報批后進行銷毀在公司指定的專人監督下進行銷毀。 2、一般資料超過規定的保存期限編制銷毀目錄。經向總經理申請批準后，在專人監督下進行銷毀。 第五章 責任制度第十三條 在文檔資料移交歸檔之后，文檔管理專員對文檔的完整性、真實性負有連帶責任。第十四條 在文檔資料移交歸檔之前，文檔的真實性、完整性受損時，時負責人對此負有連帶責任。第十五條 在文檔資料借閱期間，在借閱人員身份核實無疑無誤的情況下，文檔借閱人員對文檔真實性、完整性負責；若借閱人員身份核實存在疏漏，則文檔管理專員與借閱人員對此共同承擔責任。 第十六條 本制度于公布日開始施行。