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1、燈具批發公司各部門職能說明書及管理細則編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 各部門職能說明書總經辦職能說明書部門名稱總經辦直接上級無直接下級工程部、財務部、行政部職位設置總經理 行政總監主要職責總經理1、公司發展方向的調整、變更公司政策、決定公司重大人事變動。2、接收并向公司內部相應人員傳遞有關TCL總公司的價格調整、優惠活動信息、政策變動。3、新市場或重大工程的開發和跟進，重大客戶的維護。4、跟進各個業務員的工程項目進度情況。5、確保公司每期銷售額的定期完成和制定年度銷售額執行計劃。行政總監1、公司發展方向的調整、變更2、公司政策、決定公司重大人事變動。2、新市場或重大工程的開發和跟進，重大客戶的維護。3、定期聽取行政部的工作匯報，并作出相關的處理和向行政部相應的工作安排。 行政部職能說明書部門名稱行政部直接上級總經辦直接下級商務部、物流部職位設置辦公室主任主要職責1、領導辦公室工作，落實總經理指示，督促檢查經營目標的完成。2、組織安排好公司的各類會議及各種活動。3、草擬公司文件、合同以及規章制度，處理來往公文。4、協調公司各部門關系，上傳下達、下傳上達，促進公司高效運轉。5、加強員工日常管理和考核工作，不斷提高管理水平。6、挺高公司員工的凝聚力。關心員工的思想、學習、生活，幫助員工解決實際困難。7、做好公司人3、員招聘、人事管理以及勞動合同管理工作。8、負責公司各部門辦公用品的領用和分發工作。 財務部職能說明書部門名稱財務部直接上級總經辦直接下級無職位設置會計 出納主要職責會計1、 及時并正確處理每日單據。設置和登記總帳和各明細賬，并編制各類報表。2、 妥善保管會計憑證、會計賬簿、財務會計報表和其他會計資料，負責會計檔案的整理和移交。3、 及時清理往來款項，協助工程部和渠道部定期做好財產清查和核對工作，做到賬實相符。4、 按總經辦要求向其匯報相應的往來賬明細、資產管理明細。5、 管理和維護公司業務處理系統（管家婆），合理設置各業務得權限。出納1、 負責資金管理、調度。編制月、季、年度財務情況說明書，向4、公司領導報告公司經營情況。2、 嚴格票據管理，保管和使用空白發票，收據要合規范。3、 負責銷售統計、復核工作，每月負責編制銷售應收款報表，并督促銷售部及時催交貨款。4、 負責銀行財務管理，負責支票等有關結算憑證的購買、領用及保管，辦理銀行收付業務。5、 負責編制銀行收付憑證、現金收付憑證，登記銀行存款及現金日記賬，月末與銀行對賬單和對銀行存款余額，并編制余額調節表。6、 管理公司內部人員備用金及借款等相關事宜。 商務部職能說明書部門名稱商務部直接上級行政部直接下級無職位設置商務主管主要職責1、 及時處理日常業務，正確與客戶溝通，有效與物流部協作，共同完成客戶的訂貨需求。2、 正確將外部接收的信5、息傳達給有關人員。3、 有效與業務員接洽協調，并將信息傳達給物流部配合其完成送貨任務。4、 及時將客戶的要求傳達給相應的人員處理（貨運部、檢驗報告）。5、 管理商品庫存數量，注意常規商品庫存不足問題，并按相關規定及時解決。6、 負責貨款的跟進，及時將欠款情況通知相應的業務員進行處理。7、 按照相關規定給客戶報價、正確處理客戶詢價要求。8、 對需要進行調貨的商品按照相關要求進行處理。 物流部職能說明書部門名稱物流部直接上級行政部直接下級無職位設置物流主管 庫存專員主要職責物流主管1、 負責公司物資倉儲的全面管理。2、 負責物流部物資的入庫、出庫、保管保養，倉儲過程的安全管理等。3、 及時準確地按6、商務部傳達的銷售單備貨并視相應情況進行發送貨。4、 配合商務部的調貨要求，及時處理調貨情況。5、 發貨準時，收獲及時。6、 做好倉儲的庫存數量記錄。庫存專員1、 負責庫房的商品數量管理，定期對庫存數量進行盤存，并將盤存信息及時匯報給相關人員，以保證帳實相符，做到準確無誤。2、 處理渠道和工程退貨與售后的商品，并按相關規定向商務部匯報退貨或售后信息，以便及時處理。 渠道部職能說明書部門名稱渠道部直接上級總經辦直接下級無職位設置渠道經理主要職責渠道經理1、 參與制定渠道開發、選擇、管理總體方案，并在批準后實施。2、 新渠道開發，并審查渠道合作者的資格。尋找并管理渠道合作者，完成渠道銷售目標。3、 7、渠道合作者的聯絡、考評、篩選、淘汰和更新工作。4、 負責對渠道合作者提供持續支持，執行渠道合作者的培訓、售前協助、售后客戶服務和技術支持等。5、 負責各個經銷售的貨款結算工作，及時跟進貨款的催收進度。6、 及時跟進各個經銷商的售貨情況作出策略調整。維護與各個分銷商的關系。 銷售部職能說明書部門名稱銷售部直接上級總經辦直接下級無職位設置銷售經理主要職責銷售經理1、 學習與掌握相關技術知識與產品知識，培養敏銳的市場捕捉和判別能力。2、 掌握客戶需求，主動開拓，完成上級下達的任務指標。3、 穩固老客戶，發掘新客戶，建立和維護良好的客戶關系。4、 評估、預測和控制銷售成本，促使銷售利潤最大化。5、 積8、極與相關部門溝通協調，促使銷售過程最優化。6、 負責各個工程項目的貨款結算工作，及時跟進貨款的催收進度 訂單計劃商務部、總經辦下訂單商務部、總經辦總部發貨收貨、入庫物流部貨物入賬財務部接單、開單商務部備貨物流部送發貨物流部調貨物流部、商務部應收款渠道部、工程部、財務部、總經辦單據核算財務部現款發票財務部退貨物流部各部門業務流程操作說明一、 訂單計劃公司定期向TCL總公司訂貨，訂單需求原則上是商務部根據實際情況和庫存需要提出計劃，再交總經辦審核，也可由總經辦自己提出需求計劃。其他部門有訂貨計劃則交由商務部處理。二、 下訂單商務部和總經辦根據訂單計劃通過TCL專網下單，其他部門則無權下單。其中開關9、訂單由商務部門和總經辦處理，照明訂單由商務部和照明辦處理。完成后的訂單計劃內容必須統一交由商務部保存，再由商務部復制一份交由物流部以備隨時監控到貨情況和安排接貨。三、 收貨入庫物流部接到貨信息后，物流主管安排人員及時將貨物運至倉庫正確堆放，并將到貨清單及時交給財務部會計入賬。四、 貨物入賬財務部會計接到物流部到貨清單后必須及時準確入賬，以便商務部開單。五、 接單、開單商務部接到客戶和業務員的訂單后，核對要貨信息，通過系統準確將待發貨物訂單打印出來。六、 備貨（調貨） 物流部接到要貨訂單后，核對庫房現有存貨數量準備貨物，若遇庫存不足情況，通知商務部調貨或作其他處理，再根據商務部調貨情況物流部合理10、安排送貨。七、 送發貨物流部將準備好的待發貨物按照不同形式送發貨。對于發貨形式，物流部將貨物交與送貨師傅到貨運部發貨；對于送貨形式，物流部根據客戶要求將貨物送到目的地；對于客戶自提形式，原則上客戶在商務部得到簽字確認后的銷售單去庫房提貨（無商務部負責人簽字的提貨單視為無效），緊急情況下則由商務部將單子傳給物流部后由物流部將貨送到112門市。送貨和自提情況必須有客戶簽字，否則責任由物流部承擔。八、 結算方式物流部完成貨運周期后涉及款項計算問題。客戶現金結算時，物流部應將現金和庫戶簽字的回單暫時代收，次日分別將現金和回單交與出納和財務入賬；客戶簽字掛賬結算時，物流部應將客戶簽字的銷售單代為保管，次11、日交與財務部會計入賬。九、 單據核算財務部應及時將物流部提交上來的銷售單（有客戶簽字）為憑證和現金作入賬處理。直接交上來的現金，出納收取后開具收據給會計入賬；直接交上來的回單則由財務部憑證入賬。十、 工程款結算（發票）對于工程款結算，在供貨完成后，業務員根據對方的需要讓財務部出納開具發票，并讓會計出具應收賬款明細，對賬后要求對方結款。其它細則規定及說明第一部分 公司日常運作規定一、 招聘、錄用、離職1. 公司招聘新員工時，由行政部統一對外招聘，總經理面試合格后由行政部辦理新進員工入職登記及相關手續辦理。2. 新進員工應繳材料:身份證復印件一份、最高學歷影印件，由行政部保存并管理使用。3. 錄用12、人試用期為三個月。錄用人試用期結束由部門長、總經理考核合格后，成為公司正式員工，同時辦理勞動人事檔案關系的調動等事宜。4. 員工人事檔案由行政部建立、保存并管理，必須準確、及時、保密。5. 員工人事檔案包括：應聘人員登記表、履歷表、身份證復印件、最高學歷證書。6. 離職員工按以下制度辦理辭職手續：填寫離職申請書部門長簽字行政部簽字財務部簽字總經理審批后到財務部結算工資后方可離開。二、 考勤 1. 廣邁公司上班時間為：AM 9:00-12：00，PM 13：30-18:00, 每位員工必須自行、準確打卡。 庫 房上班時間為：AM 09：00-12：00，PM 13：30-18:00，中午休息時間13、輪流值班。2. 原則上每天上下班駐辦公室員工都應到辦公室報到打卡，不遲到不早退當考勤卡上字體顯示為紅色為遲到。業務部門如需外出須提前向行政部報備，并在考勤上標明并由行政部簽字確認，否則視為遲到或曠工。3. 當月遲到第三次罰款20元/次，第四次罰款40元/次，以此類推，上限為160元/次。遲到半小時以上視為當日曠工，扣除當日工資。曠工兩天或兩天以上公司有權直接開除。4. 公司員工出差,須填報出差申請單，經總經理批準后，將申請單復印件一份交行政部備查。5. 行政部每月按考勤卡上人員考勤情況記入員工出勤情況表，作當月工資結算依據。6. 員工請假，需提前一天填寫請假單交部門長簽字，并經總經理審批后報行14、政部門存檔。三、 會議管理1. 會議是產生公司決議、明確工作、意見溝通及交流的正式方式與場合，規定的人員必須準時參與，指定人員作好會議記錄。 會議名稱時間安排參加人員會議內容召集/主持人員業務診斷會議每周一AM 9:00-9:30駐辦公室人員對外業務的相關問題討論、計劃行政部/總經理員工大會每月15日17：00-18：00總經理全體員工經營總結、工作安排、其他相關內容行政部/總經理臨時會議臨時通知據實際情況安排重大、特殊事件或其他事宜討論行政部/總經理注：員工大會固定時間于每月15日發工資后開會 ，如遇周日休息時間，順延至下周一，原則上不允許任何員工缺席，如遇出差、外出，請提前作好工作安排。215、. 員工大會上，每位員工將對近期工作進行總結及計劃的概述，對自己或公司提出需改善的建議或意見，原則上不超過5分鐘。每位員工于月底需向部門長上交工作總結及計劃表。3. 為提高工作效率，開會時，具體事務具體落實負責人，落實完成時間。行政部負責記錄，并于會后將會議摘要決定整理、打印、公布在員工信息欄。4. 其他臨時會議將提前通知視具體情況安排。5. 原則上會議時間不耽誤各員工休息時間，會議時間如超過19：00，與會人員每人20元誤餐費補貼。四、 辦公用品、禮品（一） 文具1 行政部負責辦公文具的采購與領用登記。2 行政部須特別注意隨時檢查復印紙、文本裝訂耗材（鐵圈、封面紙、封面薄膜）及文件夾的存量，16、以保證公司業務程序的正常進行。（二） 茶、水1. 行政部負責茶、水的安排與購買。2.定時檢查飲用水、茶葉、水杯的存量，及時購買補充，以保證正常的辦公氛圍。五、 公司福利1. 公司員工的福利事項由行政部執掌。2. 公司員工生日，行政管部以公司名義送上賀卡并發放100元獎金以表心意。3. 公司每月將在每個部門評選優秀員工1名，獎金100元；全體員工中每季度評選最大進步獎1名，獎金300元，以茲鼓勵。注：評選標準：a） 當月出勤率為全勤。b） 對本職工作積極主動，認真熱心，成績顯著受到部門領導的一致好評。c） 當月無懲處記錄。d） 為便于部門評選，將公司分為四大部門，物流部、銷售部、財務補及行政部。17、評選流程：a） 月底辦公例會中各部門領導提報2名符合評選標準的員工名單，由全體員工投票表決。表決后將最終評選結果張貼通報表揚。4公司每月設立全勤獎，每人100元/月，以鼓勵全體員工準時上班。5假日津貼，國家規定法定節假日每個員工發放津貼100元，在法定節假日加班員工每天補貼60元。6公司設定每月活動日，活動內容包括聚餐、產品知識競賽、工作經驗交流分享會議、外出旅游、節假日、生日慶祝等。六、 固定資產管理1 公司固定資產由行政部統一建檔管理，并落實相關責任人（詳見附件）。2 因業務需要借用相機等設備需在行政部進行登記簽字后領用，原則上次日歸還。七、 關于用印1. 本公司以公司名義對外行文由財務部18、負責蓋印，出納需在旁監督。第二部分 財務制度方面的規定一、 總則 第一條 為了加強公司內部管理、確保資金安全、規范公司財務報銷行為,倡導一切以業務為重的指導思想，合理控制費用支出，特制定本制度。 第二條 本制度根據相關的財經制度及公司的實際情況，將財務報銷分為日常辦公費用、工薪福利及相關費用、稅費支出、工程相關支出及專項支出等,以下分別說明報銷相關的借款流程及各項支出具體的財務報銷制度和報銷流程。 第三條 本制度適用公司全體員工。 二、 借支管理規定及借支流程 第四條 借款管理規定 (一) 借款：各部門因業務需要的任何支出借款，必須由部門長審批、總經理同意后外財務部借款，借款每周六以前交至財務19、部審核單據后實報實銷。 (二) 各項借款金額超過5000元應提前一天通知財務部備款。 第五條 借款銷賬規定：(1) 借款銷帳時應以借款申請單為依據，據實報銷，須部門長同意，總經理批準；（2）借領支票者原則上應在2個工作日內辦理銷帳手續。 第六條 借款流程 (一) 借款人需嚴格按規定填寫借款單，注明借款事由、日期、借款金額（大小寫須完全一致，不得涂改）、支票或現金。 (二) 審批流程：部門長審核總經理簽字。 (三) 出納付款：憑借款憑審批后的借款單到出納領款。三、 日常費用報銷制度及流程 第六條 日常費用主要包括差旅費、電話費、交通費、辦公費、低值易耗品、業務招待費、培訓費、公關費等。在一個預算20、期間內，各項費用的累計支出原則上不得超出預算。 (二) 填寫報銷單應注意:根據費用性質填寫對應單據；嚴格按單據要求項目寫明日期、金額大小寫須完全一致（不得涂改）；簡述費用內容或事由，工程項目費用、貨品費用和其他費用需分開填寫，不能體現在同一張報銷單據中，以便財務歸納入帳。 (三) 審批流程： 財務復核（復核金額是否差異及是否填寫規范）部門長簽字總經理審批。 (三) 報銷5000元以上需提前一天通知財務部以便備款。 第八條 費用報銷的一般流程:報銷人整理報銷單據于每周六以前將部門長簽字的費用報銷單交至財務部復核，再由財務統一交至總經理處審批，總經理審批后周一到出納處統一報銷。 第九條 差旅費報銷21、制度 （一） 費用標準:交通工具實報實銷出差補助實報實銷不超過150元/天（實報實銷）60元/天（二）費用標準的補充說明： 1. 住宿費報銷時必須提供住宿發票，實際發生額未達到住宿標準金額，不予補償；超出住宿標準部分由員工自行承擔。 2. 伙食標準、交通費用標準實行包干制，依據實際出差天數結算。3. 宴請客戶需由總經理批準后方可報銷招待費。4. 出差交通費以實際發生費用報銷，原則上涉外地出差公司給予報銷火車票費用，其它交通方式如飛機乘坐需另行申請。 5. 審批:按日常費用審批程序審批。 第十條 交通費報銷制度及流程 (一) 費用標準：(1)員工因公需要用車可根據公司相關規定向物流部申請派車，在22、沒有車的情況下經物流部車輛管理人員同意后可以乘坐出租車;(2)市內公交車費實行包干制于每月工資中發放，不予另外報銷。(二) 報銷流程 1. 員工整理車票，填相應報銷單，按規定報銷。 2. 審批:按日常費用審批程序審批。 3. 員工持審批后的報銷單到出納處辦理報銷手續。 第十一條 辦公費、低值易耗品等報銷制度及流程 （一）管理規定:為了合理控制費用支出,此類費用由公司行政部統一管理，集中購置并指定專人負責。 （二）報銷流程 1購置申請: 公司行政文員每季度根據需求及庫存情況按需向總經理報批后購置， 2. 審批:按日常費用審批程序審批。第十三條 招待費及其他報銷制度及流程 （一）費用標準 1. 原23、則上禮品由公司統一定點采購，特殊情況自行采購禮品必須出具相應發票、收據。禮品贈送必須填寫禮品增送確認表后領取禮品。2. 特殊情況下需另行采購“禮品”，需提前在財務部領取相關表格申請，獲得同意后方可購買。3. 50元以內的“輔料”、“工具”、“雜件”等，可先行購買后報銷。4. 業務餐費：（1）用餐前必須短信告知部門長所請客戶單位、姓名、項目名稱等。 （2）用餐后索取相應發票次日報銷單由主管簽字認可，周末及特殊情況順延至下個工作日簽字，否則不予報銷。（3）每周五統一財務報銷一次本周產生的費用，原則上不得延至第二周報銷。5. 大客戶宴請必須由兩名以上公司人員參與進行，次日相關票據即簽字確認，否則不予24、報銷（特殊情況可順延1日簽字確認）。6. 返利及特殊費用支出，必須填寫返利申請表后，部門長同意、總經理審核后支出，返利費用必須單項借款單項報銷，不得利用所領備用金支付，否則公司不予認可。第十二條 物流費用 物流部定期領取備用金，用以支付物流環節發生的運輸費用。并定期報銷費用，出納進行實報實銷。四、工薪福利及相關費用支出制度及流程 第十二條 工薪福利等支出包括標準工資、交通及通訊費補貼、獎金、節假日補貼及各項福利等，此類費用按照資金支出制度相關規定執行。 第十三條 工薪福利支付流程 (一)工資支付流程：（1）每月由行政部將本月經公司總經理審批后的工資支付標準（含人員變動、額度變動、扣款、社會保險25、及住房公積金等信息）轉交財務部；（2）總經理提供職工月度獎金分配表；（3）公司于每月15日支付工資。 五、 報銷時間的具體規定 第十四條 為了協調公司對內、對外的業務工作安排，方便員工費用報銷，財務部將報銷時間具體安排如下： 1財務報銷：公司財務部每周六為財務報銷日，員工于每周六將報銷單給予財務審核，待總經理簽字后，統一于下周一到出納處報銷。 2借支及其他業務的不受以上的時間限制，可隨時辦理。第三部分 公司各部門有關工作細則說明為規范各部門的工作流程，順利完成每個工作任務，做到各司其職。現將各部門的工作細則規定如下：一、 總經辦1、 總經理直接對工程部和渠道部業務負責。包括各業務款項的催收情況26、，新工程項目開發跟進，公司年度盈利狀況跟進等。2、 行政總監直接對行政部負責。行政總監負責對公司日常運營情況進行掌控，對行政部的上交的工作報告進行審查批示，并對行政部下發任務安排，由行政部分派下去或者貫徹完成。3、 總經理任免公司職員時，由行政部起草，并由總經辦召開會議通過后宣布執行。4、 原則上總經辦不得干涉其它部門按規定執行的工作流程，若對某部門的工作流程有異議或做出修改的建議，則由總經辦提出召開修改或變動會議通過后宣布執行。二、 行政部1、 行政部直接對各個部門之間的協調負責。行政部負責公司日常運營所需的一切物質和文件支持，做好后勤管理工作。保證各個部門順利開展工作。2、 行政部每星期向27、總經辦進行工作匯報，匯報內容是總經辦要求和問題輕重而定，并傳達總經辦工作指示和任務。每個月對總經辦提交次月的安排計劃表，由總經辦審批后執行。3、 行政部有權對各個部門的工作表現根據有關規定進行考核，并以此考核為參照標準納入公司評選優秀員工等其他獎金發放標準。4、 行政部有責任建設和宣傳公司文化，加強團隊建設，提高公司服務水平和員工凝聚力。三、 工程部1、 工程部直接對承接的工程項目負責。2、 工程部業務員對于自己跟進的業務項目，關于報價、合同簽訂等事宜必須由自己親自處理，原則上其他部門無權報價。3、 工程部必須將簽定成功的供貨合同復印一份至商務部存檔使用，原件則由財務部出納保管。4、 工程部業28、務員必須對自己跟進的業務項目的貨款回收情況負責，保證貨款及時收回。四、 渠道部1、 渠道部直接對各個區縣和市內分銷商負責。2、 渠道部必須與各個商家達成一致的價格協議，并簽訂價格協議書（見附件），確定付款方式和信用額大小。3、 渠道部必須定期（原則上每半個月）關注各個分銷商的貨款回收情況，并有義務對到期未付的商家催款。五、 財務部1、 財務部直接對公司整個資金流運作和往來賬負責。2、 會計必須及時當日的出貨情況于次日（原則上不超過10:30）在系統里面進行賬務處理，以方便商務部順利開單客戶的打款情況，以便會計正確入賬。六、 物流部1、 物流部直接對各個客戶的貨物負責。2、 物流部必須正確發貨，并按照要求進行物流處理，滿足客戶需求。3、 物流部庫存專員必須對庫存實際數量負責，最大限度保證帳實相符。七、 商務部1、 商務部直接對客戶負責。2、 商務部開單時，對于不同類別的業務形式應按照相關規定開價：渠道部客戶，應按價格確認書上規定的價格開單或者渠道部事先約好的價格開單；工程部客戶，則按合同約定的價格開單，若遇合同規定以外的要貨需求，商務部無權自行報價開單，必須先告知工程部相關業務人員處理，然后按流程開單；其他流動客戶，商務部在保證不虧損且有盈余的情況下（原則上按相關規定執行）可自行報價，商務部一旦報價，其他部門無權干涉，原則上客戶先款后貨。