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1、玩具進出口有限公司合同管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 合同管理制度第一節 總則1.1為加強經濟合同管理，維護公司自身合法權益，防范與控制合同風險，根據中華人民共和國合同法，結合公司實際情況，特制訂本制度。1.2本制度適用于xx玩具進出有限公司對外簽訂、履行的各類合同、協議等，包括買賣合同、租賃合同、加工合同、運輸合同、倉儲合同等。1.3按合同法規定：公司法定代表人是公司合同的法定負責人，全權負責本公司的合同訂立工作。合同法又規定：代理公司訂立合同，必須經公司法定代表人授權委托，在取得代理資格后才可代表公司簽2、訂有關的經濟合同。這就是本公司合同管理必須要遵循的基本原則。第二節 合同的簽訂2.1簽訂經濟合同，必須遵守國家的法律、政策及有關規定。2.2對外簽訂經濟合同，除法定代表人外，必須是持有法人委托書的法人委托人。法人委托人必須對本企業負責，對本職工作負責，在授權范圍內行使簽約權。2.3簽約人在簽訂經濟合同之前，必須認真了解對方當事人的情況。包括：對方單位是否具有法人資格、有否經營權、有否履約能力及其資信情況，對方簽約人是否法定代表人或法人委托人及其代理權限。不得與不能獨立承擔民事責任的組織簽訂合同，也不得與法人單位簽訂與該單位履約能力明顯不相符的經濟合同，確保所簽合同有效、有利。2.4合同雙方當事3、人權利、義務的規定必須明確、具體、文字表達要清楚、準確。2.5合同范本：訂立經濟合同必須采用由國家工商行政管理部門等專業部門監制的規范合同文本，營銷管理部須對此作出指引。合同的主要內容有：合同簽約時間和簽約地點要明確。當事人的名稱、住所、合同抬頭、落款、公章以及對方當事人提供的資信情況載明的當事人的名稱、住所應保持一致。 合同標的：合同標的應具有唯一性、準確性，買賣合同應詳細約定規格、型號、商標、產地、等級等內容；數量：數量要明確計量單位、計量方法、正負尾差、合理稱差及自然損耗率等。一般應采用國家標準的計量單位并應約定標的物數量，常年經銷合同無法約定確切數量的應約定數量的確定方式（如電報、傳真4、送貨單、發票等）。質量：有國家標準、部門行業標準或企業標準的，應約定所采用標準的代號，技術質量要求要明確、具體。價款或報酬：價款或者報酬、物流運輸應在合同中明確，采用折扣形式的應約定合同的實際價款；價款的支付方式如轉帳支票、匯票、信用證、現金等應予以明確；價款或報酬的支付期限應約定確切日期或約定在一定條件成就后多少日內支付。 2.5.6履行期限、地點和方式：履行期限、運輸方式、交（提）貨地點及驗收方法應明確，無法約定具體的，應在合同中約定履行方式。合同履行地點應力爭作對本方有利的約定。 違約責任：違約責任有法定違約金的按規定寫明，法律沒規定或規定不具體的，應具體寫明約定的違約金數額、比例及計5、算方法。解決爭議的方式：解決爭議的方式可選擇仲裁或起訴，選擇仲裁的應明確約定仲裁機構的名稱，簽約時應力爭協議合同由我方所在市、區法院或仲裁機構，雙方無法達成一致意見的，可選擇第三地法院或仲裁機構。結尾部分：雙方都必須使用合格的印章-公章或合同專用章，不得使用財務章或業務章等不合格印章；注明合同有效期限和雙方財務部門聯系人及方式。第三節 合同評審3.1公司與客戶簽約前或合同內容更改時，應對每份出口合同進行評審，以確保出口商品要求得到明確規定，前期協商中雙方不一致之處得到解決，公司(包括供方)具有全面履行合同規定要求的能力，評審內容為：a) 商品的質量特性(包括規格、尺寸、用料、顏色、性能、功能、6、外觀質量等)；b) 裝運期限； c) 付款條件；d) 傭金；e) 扣率；f) 涉及安全、衛生、商標、專利等法規要求；g) 包裝、標志要求；h) 保險、索賠、仲裁等商務條款。3.2對各類合同評審的職權，執行下表中的規定： 分 類 初 評 審 定A類金額20萬美元或付款條件為付款交單(D/P)或承兌交單(D/A)、以90天或90天以上遠期L/C以及裝船后付款的出口合同。最終進化外銷員根據客戶訂貨要求，匯總進貨員和供方意見后評審。 按照公司信用結算審批程序由部門經理、分管總經理審核。出訪時或展銷會、交易會上由領隊或授權人審定。B類金額20萬美元且付款條件為不可撤消即期L/C或90天以內遠期L/C以及7、付款后裝運的出口合同 外銷員根據客戶訂貨要求，匯總進貨員 和供方意見后評審。 C類代理出口業務合同 外銷員根據代理 出口協議評審。部門經理最終審定。3.3對可接受的合同，外銷員在合同評審表的“最終評審結果”欄中注明通過評審或合同符合要求，同時署名并標明評審日期，需其他人審定的，審定人應簽名并標明日期，若需采取有關措施的，也應予以描述；對不可接受的合同，簽明理由等意見后由外銷員歸檔。3.4通過評審后，由外銷員將合同草案以傳真等方式發給客戶確認，客戶回復無異議的，即確立該出口合同，若客戶回復有更改的，應重新進行評審和確認更改。3.5代理出口業務的評審執行代理出口作業規范3.6簽訂：合同評審后，由法8、人委托人簽訂合同，若新客戶則需連同對方當事人營業執照復印件及有關資證明送營銷管理部。營銷管理部對合同內容進行進一步把關，對非例行的重大合同應及時匯報公司總經理后，加蓋合同專用章。第四節 經濟合同的履行4.1合同依法成立，即具有法律約束力。一切與合同有關的部門、人員都必須本著“重合同、守信譽”的原則，嚴格執行合同所規定的義務，確保合同的實際履行或全面履行。4.2合同履行完畢的標準，應經合同條款或法律規定為準。沒有合同條款或法律規定的，一般應以物資交清、價款結清、無遺留交涉手續為準。4.3在合同履行過程中，對本公司的履行情況應及時做好記錄并經對方確認。票據交付應取得對方當事人的書面確認。4.4各部9、門及簽約人應隨時了解、掌握合同的履行情況，發現問題及時處理匯報。否則，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有關人員的責任。在履行合同過程中，若發現并有確切證據證明對方當事人有下列情況之一的，應立即中止履行。經營狀況嚴重惡化；有喪失或者可能喪失履行債務能力的。轉移財產，抽逃資金，以逃避債務； 喪失商業信譽； 債權債務的定期確認和發生重大變動時的確認； 在常年合同特別是常年銷售、采購合同履行過程中，經辦人員應定期對帳，確認雙方債權債務； 在對方當事人發生兼（合）并、分立、改制或其他重大事項以及本公司或對方當事人的合同經辦人員發生變動時，應及時對帳，確認合同效力及雙方債權債務。 第五節 經濟合同10、的變更、解除 5.1在合同履行期間由于客觀原因需要變更或者解除合同的，須經雙方協商，重新達成書面協議，新協議未達成前，原合同仍然有效。5.2對方當事人提出變更、解除合同的，應從維護本公司合法權益出發，從嚴控制。5.3變更、解除合同的手續，應按本制度第三節規定的審批權限和程序執行。經上級主管機關報審或工商行政管理機關鑒證或公證機關公正的合同，在達成變更、解除協議后，應報原機關備案。5.4變更、解除合同，一律必需采用書面形式（包括當事人雙方的信件、函電、電傳等），口頭形式一律作廢。5.5 因變更、解除合同而使當事人的利益遭受損失的，除法律允許免負責任的以外，均應承擔相應的責任，并在變更、解除合同的11、協議書中明確規定。5.6存在下列情形之一的，本方可以單方解除合同 因不可抗力致使不能實現合同目的； 對方遲延履行主要債務，經催告后在合理期限內仍未履行或其他違約行為致使不能實現合同目的； 法律規定的其他情形。 第六節 經濟合同糾紛的處理6.1處理合同糾紛要堅持以事實為依據、以法律為準繩，法律沒規定的，以國家政策或合同條款為準。糾紛發生后，應及時與對方當事人友好協商，在既維護本企業合法權益，又不侵犯對方合法權益的基礎上，互諒互讓，達成協議，解決糾紛。6.2公司決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛，以及對方當事人起訴的，相關部門應及時將有關合同材料和糾紛的產生及協商情況整理成書面材料連同有關證據提交集12、團公司法律事務所處理。有關合同材料是指：1經濟合同的文本（包括變更、解除合同的協議），以及與合同有關的附件、文書、電報、圖表等；2關貨、提貨、托運、驗收、發票等有關憑證；3貨款的承付、托收憑證，有關財務財目；4產品的質量標準、封樣、樣品或鑒定報告；5有關違約的證據材料；6其他與處理糾紛有關的材料。6.3合同糾紛的提出，加上由我方與對方當事人協商處理糾紛的時間，應在法律規定的時效內進行，并必須考慮有申請仲裁或起訴的足夠時間。6.4對于經濟合同糾紛經雙方協商達成一致意見的，應簽訂書面協議，由雙方代表簽字并加蓋雙方行政公章或合同專用章。第七節 經濟合同的管理7.1合同專用章管理：公司合同必須嚴格按授13、權范圍使用公司合同專用章，不得使用業務專用章及行政公章。按“專人管章、管用分開”的原則，各合同印章使用部門要嚴格按要求辦理合同印章審批手續。持有合同印章的部門，對發生的與合同印章有關的重大事情應及時向公司領導報告。重大情況包括：1、發生或可能發生的重大訴訟糾紛；2、發生的可能嚴重損害公司利益的非訴訟爭議、糾紛；3、經營業務范圍的重大變更；4、其它應當報告的重大事項。7.1.4合同專用章的發放、持有、管理應進行登記備案。外借合同專用章必須經公司法人批準同意，并按規定辦理印章借用手續。7.2各業務部門應當專人跟蹤合同履行進度和履行質量情況，并將信息及時向公司行政主要領導匯報，發現問題要及時請示并積14、極解決和處理問題。7.3合同的檔案管理：合同檔案的管理及重大合同的送審工作按合同專用章誰保管誰負責的原則進行。合同訂立后，合同經辦人應當將已經生效的合同正本及與合同正本有關的附件等資料交合同管理員建立合同臺帳，合同管理員應及時傳遞合同復印件至財務部，并根據合同內容通知物流中心做好物流準備。 建立合同履行臺帳，詳細記錄合同的履行情況。業務部門應及時理結合同履行的資料（見合同檔案內容）交合同管理員匯總，合同管理員應分析合同執行情況，為后期業務合作提供參考依據。 合同管理員應認真建立合同檔案，按照“一事一卷”的原則，將合同裝訂成冊。合同檔案應當包括以下內容：已經訂立的合同正本；合同附件；合同變更、修改、解除的補充協議；來往函電；與合同有關的項目建議書、立項文件、可行性研究報告；其他有關的合同文件、資料。7.4各業務銷售部門應自行保管好業務往來憑證。第八節 其它規定1、本制度自發布之日起試行；2、本制度與中華人民共和國合同法相悖時，按中華人民共和國合同法執行。xx外貿進出口有限公司.11.20