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1、汽車集團有限公司合同管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一 總 則 第一條 為維護集團合法經濟利益，加強合同管理，促使承辦人員自覺地依法簽訂合同，嚴格履行合同，實現集團對合同的規范化、程序化管理，根據民法通則、經濟合同法，并結合集團的實際情況制定本制度。 第二條 各單位、主管部門、承辦人員在遵守國家有關法律、法規的情況下，嚴格按照本制度，對合同進行全面管理，并接受集團的監督、檢查。 第三條 合同管理實行“統一歸口、分級管理”的辦法，集團各部門對合同的管理集中向總裁負責。二 合同管理機構 第四條 合同由集團總裁辦2、公室合同管理員歸口管理，在各有關部門設置兼職合同管理人員，并由集團總裁辦公室合同管理員負責業務指導與監督；各經辦人員具體負責各自授權范圍內合同的簽訂、履行等工作，并對集團負責。 第五條 集團總裁辦公室的主要職責： 1、草擬和完善合同管理制度，并督促各單位、部門的具體實施。 2、為集團各單位業務人員簽訂合同提供法律咨詢、業務指導，對不符合要求的合同條款進行修正，必要時參加合同的簽訂工作。 3、對合同進行法律審查，審查合同條款是否合法、明確、完整、規范，并監督檢查其履行情況。 4、負責建立集團的合同統計臺帳，對兼職合同管理人員進行監督、考核。 5、協助各部門經辦人員處理合同糾紛，辦理有關合同的簽證3、公證、協商、調解、仲裁、訴訟等有關事宜。 第六條 兼職合同管理人員的職責： 1、負責建立本單位、部門合同審批單。 2、在合同履行過程中，發現問題應及時報告部門負責人、經辦人、集團總裁辦公室，認真分析、解決。3、合同管理員將合同履行情況根據需要交本單位、部門負責人、總裁辦公室主任，并上報總裁閱知。三 合同的簽訂 第七條 訂立經濟合同的雙方應當遵循平等互利、協商一致的原則。 第八條 合同必須由集團法定代表人授權的委托代理人在其授權范圍內簽訂。 1、集團各部門的負責人或法定代表人指定的人員經授權即為簽訂合同的委托代理人，這些人員在對外簽訂合同時，必須對集團及授權人負責。 2、代訂合同，必須事先取得4、委托人(法定代表人)的委托證明，表現為授權委托書。但經辦人員依法持有單位的業務介紹信，也視為享有代理權。 3、有關經辦人員未經授權不得擅自以委托人的名義與其它單位簽訂合同，也不得超越代理權或以委托人名義又與自己所代理的其它單位簽訂合同，否則應當對因此造成的損失自行負責。 第九條 合同代理人在簽約前，應當對對方主體資格、資信情況和履行能力進行認真的審查，不可盲目草率。 1、對方是法人的，要看是否依法取得營業執照，參加簽訂合同的人是否是該法人的法定代表人或法定代表人所授權委托的委托代理人，前者應出示法人代表證明書等身份證明，后者除授權委托書外，應出示本人身份證明，注意審查授權委托書的內容、權限范圍5、有效期限。對方是其它經濟組織，要看是否有工商機關依法核準登記的證明材料。 2、要審查簽約對方的注冊資金、經營能力，以保證集團合同的正常履行。 3、在簽約前，還應當調查了解對方當事人的經營狀況、商業信譽等與合同有關的事項。 第十條 合同主要條款包括： 1、標的(指貨物、勞務、工程項目等)。 2、數量、質量。 3、價款或酬金。 4、履行期限、地點和方式。 5、違約責任。 6、法律規定或按照合同不同性質而要求必備的條款以及當事人一方要求在合同中必須規定的條款。 第十一條 合同文書要使用統一文書和經工商部門監制的規范文書，也可以經批準在一定范圍內使用標準合同，如需要臨時起草的，比如協議書，在起草時主6、要必備條款不能遺漏，語義要明確、完整，各條款書寫要清晰。 第十二條 在審查合同時，主要集中在合同的可行性、合法性、效益性三方面。 1、可行性審查。要看簽訂合同是否有計劃，是否屬于管理權限和業務分工范圍內的。 2、合法性審查。要看簽訂合同是否有法律依據；合同必備主要條款是否完整，是否符合國家有關法律、法規和企業有關制度規定的要求。 3、效益性審查。要審查合同將來履行后能否給集團帶來預期的經濟效益。 第十三條 各部門簽訂合同、協議時，必須經過評審(具體程序按合同審批單進行，見附表)。 1、各類經濟合同或協議（除銷售合同外），均需按以下程序辦理審核、審批。 （1）經辦人在確認對方資信度、履約能力等的7、基礎上認真撰寫合同文本有關條款，并填寫合同審批單上有關內容； （2）經辦部門負責人審核后，交由相關部門、財務控管部、主管總監依次審核，各審核人員必須提出明確的審核意見，即可行或不可行，不可行的應提出存在什么問題等具體情況，不可只簽署姓名； （3）經辦人根據以上審核人員所提出的意見對合同條款進行修訂。 （4）修訂并經確認后的合同交總裁審批； （5）合同管理員對審批并按修正要求修訂后的合同文本進行核實，并對修訂情況進行確認。確認后方可加蓋合同專用章或集團公章。 2、集團銷售合同按以下情況進行評審： （1）凡金額在100萬元以上的銷售合同、其它有特殊要求的合同，需按合同審批單中程序進行（見附表）。 8、（2）除第（1）中所列合同以外的銷售合同，最終審批人為營銷總監。四 合同的履行、變更和解除 第十四條 合同簽訂后，正本由總裁辦公室合同管理人員及時入帳登記、編號、歸檔，各部門根據需要保存合同副本。在合同生效后，由經辦部門或經辦人員負責根據合同要求履行。 第十五條 在采購合同履行過程中，經辦人如果發現對方發貨數量、質量、價格、交貨期限、付款期限等不符合國家有關規定及合同約定的，合同經辦人員應當立即向對方提出書面異議。 在銷售合同履行過程中，各銷售員應嚴格執行現行銷售政策和有關制度，發揮主觀能動性、積極性。 第十六條 經辦人如果發現使合同難以履行的重大問題，應當及時向該部門負責人匯報，由該部門負責9、人作出相應處理意見，經總裁核準后執行。 第十七條 如因我方不能履行或不能完全履行時，合同經辦人員應當及時以書面形式與對方聯系，協商修改或中止合同，并限期答復以免影響信譽，給公司造成經濟損失。 第十八條 如果對方當事人要求變更、解除合同的，應當在確保我集團合法權益不受侵犯或受到的損失得到補償的前提下慎重研究，妥善處理。經辦人應將合同的變更或解除情況通知總裁辦公室合同管理人員及時登記入帳。 第十九條 合同的變更或解除，按照平等互利的原則，經雙方當事人協商同意。其通知或協議應當采取書面形式，以便有據可查。 第二十條 合同管理員對合同履行情況進行跟蹤，督促經辦人員及時履行合同，對已經變更或解除的合同，10、在登記臺帳上注明變更、解除原因及其內容。 第二十一條 應收帳款應以銷售員自清的原則，對應業務總監是第一責任人。 第二十二條 各經辦人員與業務總監密切配合，針對不同情況進行清理，以盡快使合同得以完全履行。 1、經辦人員應經常與用戶核對帳目，凡有應收帳款的單位，每年出具對帳單或還款書面計劃不得少于一次。 2、該求助于法律的，經辦人員應主動書面提出，并提供相關書面資料(如合同、發票、收款單、還款計劃等法律憑證)。 3、債務人無力償還，又面臨破產、歇業的可能，經辦人員應積極采取措施，如以貨抵款，手續做到合法、齊全。與有關大的企業，可簽訂財產抵押協議，以免造成不必要的損失。 4、對新發展的用戶，做到帶款11、提貨，有關老用戶做到前款不清，后貨不發。五 合同糾紛的處理 第二十三條 因合同產生糾紛的處理，應本著“以事實為根據，以法律為準繩”的原則，一般按照“協商、調解、仲裁或起訴”的程序進行，以自行解決為基本方式，并且在維護集團合法權益的基礎上，考慮雙方今后的業務往來情況，給予妥善解決。第二十四條 合同協商、調解活動由經辦人或經辦人所在部門派人協助其進行。第二十五條 合同糾紛自行協商，調解不成，凡需要申請仲裁或訴訟的，由該合同經辦人或經辦部門提出書面意見報請部門主管總監審核，總裁審批同意，授權承辦人協助集團總裁辦公室有關人員進行仲裁或訴訟。 第二十六條 合同糾紛處理完畢，合同經辦人員以及合同管理員對糾12、紛處理的全過程形成書面材料向部門負責人或總裁匯報后與合同統一存檔備查。六 合同專用章管理 第二十七條 合同管理人員嚴格執行印鑒保管使用方面的管理制度，未經合法程序簽訂和未經評審的合同，不得蓋章，否則承擔相應責任。 第二十八條 合同管理員針對無合同審批單的合同或協議的蓋章，必須建立用印登記并經有關領導審批后方可蓋章。 第二十九條 合同管理員不得以任何理由將印章外借。如必須把空白合同和合同專用章帶去的，要對合同進行編號，予以登記。結束后，應及時將合同以及印章及時收回。 第三十條 為了維護集團的形象和聲譽，對外簽訂的合同、協議，一律使用合同章(或集團章)，絕不能出現蓋部門印章的現象（人力資源部與員工13、簽訂勞動合同可以用人力資源部部門章代替），否則集團不予以承認，由此造成的損失由該部門及相關人員承擔。 第三十一條 集團總裁辦公室定期或不定期對合同專用章的使用情況進行清查，以免造成印章使用不當現象的發生。七 合同的臺帳、歸檔 第三十二條 合同協議簽訂后，專兼職合同管理員應分類設立臺帳，要求確實反映符合合同簽訂、履行、變更和解除以及結算等情況。 合同類型包括：采購合同、銷售合同、進口合同、經營合同、擔保合同、其他業務合同等。 第三十三條 各臺帳應包括合同編號、合同類別、雙方簽約人、價款、合同標的、簽約日期、履行期限、履行情況、備注等(見附表)。 由于銷售合同履行期限長以及經常變更等特點，營銷中心可以根據本部門實際情況、特點，在利于管理的情況下設置管理臺帳。但該部門合同管理人員在每季度前十天內將前季度的合同履行情況統計交集團總裁辦公室合同管理員，以便建立統計臺帳。 第三十四條 各合同管理人員在建立臺帳的同時，合同評審單以及合同履行過程中的往來信函、電報、電話記錄等法律憑證，應登記編號，保存備查。 第三十五條 本制度由集團總裁辦公室負責解釋。第三十六條 本制度自下發之時起執行。合同審批單 合同編號：合同雙方甲方： 合同種類乙方：合同標的價： 萬元經辦人合同時段：自 年 月 日至 年 月 日合同內容經辦人：經辦部門意見相關部門意見財務意見主管總監審核總裁審批備注