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1、電力企業公文處理效率提升管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公文管理制度1. 目的1.1. 為進一步提高公司文件處理工作的質量和效率，促進文檔工作規范化、科學化、制度化，依據XX電力控股有限公司文件管理規定（XX電字XX1號），結合公司實際，特制訂本規定。2. 定義2.1. 信件2.1.1. 通過郵寄的方式發給公司或其員工的書面載體。2.2. 文件2.2.1. 公司運作過程中傳送的文檔，包括各類報告、程序規定及各類來往信函等等。2.3. 傳真2.3.1. 通過傳真機傳送的文檔。2.4. 電子郵件2.4.1. 通2、過網絡傳送的文檔。2.5. IFS文檔2.5.1. 通過IFS處理的電子文檔，主要用于處理來自公司外部的所有文件。通過網上簽批，分發至各部門。應涵蓋以下內容：文件名稱、文件編號、發文單位、收文日期、主辦部門意見、會辦部門意見（可能有多個部門）及公司分管副總/總經理意見（可能有多位）等。2.6. 公文審簽單2.6.1. 文件在審核簽發過程中所使用的封面。主要用于處理發向包括控股公司在內的所有文件，可供簽署意見和跟蹤管理。此封面由文件作者填寫，封面中應包含內容，詳見附件1。2.7. 簽報紙2.7.1. 專用于公司管理層簽署意見和重要事項所使用的封面。詳見附件6。2.8. 合同處理紙2.8.1. 處3、理公司對外簽訂的所有需歸檔并分發的合同所使用的封面，可供簽署意見和跟蹤管理。詳見附件9。2.9. 公司一般信函2.9.1. 公司以書信形式對外往來時使用的信紙，有特定格式。詳見附件7。2.10. 公司傳真格式2.10.1. 通過傳真機發送文件所使用的標準格式。詳見附件8。3. 主要職責3.1. 辦公室主任3.1.1. 建立并完善文件管理制度，并全面負責該制度的執行、更新和改版。各類收文擬辦意見的簽署。3.2. 檔案人員3.2.1. 專門為公司管理層之間、公司管理層與部門之間而設的文件處理與交換中心，及時收集、整理、分發各類文件，準確分類、立卷、提供利用。3.3. 秘書3.3.1. 熟練掌握文件4、的編碼系統，對于各類來往信函需準確的編號，全面負責公司發文的文字。4. 文件編碼4.1. 凡經公司發出或收悉的文件都應當有文件索引號，便于管理和查找。此索引號應包括：單位名稱、文件類別號、文件序號。其格式如下表所示：XX天能/ XXXX / XX-XXXX文件序碼年份文件類別號單位名稱4.1.1. 文件類別號編碼規則見附件2。4.1.2. 年份取當年度后2位數字。4.1.3. 文件序碼為文件類別號、發文單位、年份三個索引標志一致情況下的流水序號，按4位數編寫，當任一索引標志發生變化，重置流水號。4.2. 公司正式發文的編號統一按“XX天能20XXXX號”編號。按4.1款規定形成的索引號只作為紫5、光檔案與IFS系統內便于查詢的編號。5. 程序5.1. 收文處理程序（附件3）5.1.1. 郵件方式送達，檔案人員需要將私人信函和公務信函區分開來。對于公務信函，可以按如下步驟處理；對于私人信函，需直接轉給個人。5.1.2. 電子郵件方式傳送，收悉者需在當天將文件輸出，作為收文原件交給辦公室檔案科。5.1.3. 所有公司收文，無論收到者為公司的任何部門/任何人，原件都必須首先交檔案科。5.1.4. 檔案科人員收到文件后，首先在IFS中根據文件內容進行編碼，并將文件各要素進行登記。5.1.5. 文件的分發：各類收文，由辦公室主任簽署擬辦意見后，按照擬辦意見進行處理。需轉給公司管理層閱批或轉給部門6、處理的，由檔案科直接轉給主辦部門處理。5.1.6. 轉給主辦部門處理的文件，由該部門主管簽署意見并組織辦理，辦結后分以下三種情況處理：5.1.6.1. 如在主辦部門即可辦結的，向有關人員反饋處理情況并存檔。5.1.6.2. 如需要其他部門協辦的，在IFS中轉發其他部門，移交協辦部門相關人員處理，協辦部門辦結后返回到主辦部門，所有協辦部門辦結后，向有關人員反饋處理情況并存檔。5.1.6.3. 如需要公司管理層批閱的，由檔案科負責公司管理層批閱文件的運轉，公司管理層辦結后由檔案科轉交主辦部門按上款處理。5.1.7. 有關處理人員應在兩個工作日之內對文件內容給予答復。特殊情況不得超過三個工作日。5.7、1.8. 有關處理人員可根據需要復印文件。但是凡屬于保密類文件在未經總經理許可的情況下不得擅自復印。5.1.9. 處理人員在閱讀完文件后需在IFS中簽署意見、日期及名字。5.1.10. 主辦部門隨時跟蹤文件的處理情況，對急辦文件及時進行催辦。5.2. 公司發文處理程序（附件4）5.2.1. 所有部室在工作過程中都有可能需要編輯外發文件。5.2.2. 文件作者編輯外發文件須使用發文稿紙模板，填寫文件標題、文件編號、主/抄送單位等文件屬性后，再編輯正文。5.2.3. 外發文件擬好后，擬稿者需送部室主任核稿。5.2.4. 部室主任核稿后，簽署意見，并根據文件內容，視工作需要送相關部門會簽。5.2.58、. 會簽后，起草部門交公司秘書。必要的話，秘書可以對文件會簽進行再次分配。5.2.6. 秘書根據文件內容決定是否送公司管理層會簽，最終由秘書交總經理或分管經理簽發。5.2.7. 簽發后的文件由文印員按照各級審核、審批意見修改后，依照第6條規定的格式要求進行排版，輸出正文并交檔案科蓋章，連同帶有修改記錄的發文稿紙原件一并存檔。5.2.8. 檔案科根據文件主/抄送單位發放文件，外發文件可面交收件人，或者通過傳真、郵寄等方式傳遞。6. 公文格式6.1. 公司發文（附件7）6.1.1. 頁面設置6.1.1.1. 頁邊距：上下：2.54厘米，左右：3.17厘米；6.1.1.2. 文件編號位置：右上角；字9、體：宋體、繁體；字號：五號。6.1.1.3. 標題位置：居中；字體：宋體、繁體、加粗；字號：小二號。6.1.1.4. 正文字體：宋體、繁體；字號：四號。6.1.1.5. 段落：段前0.5行；行間距使用固定值：30磅。6.2. 一般信函（附件8）6.3. 外發傳真（附件9）6.3.1. 標題位置：居中；字體：宋體、繁體、加粗；字號：三號。6.3.2. 正文字體：宋體、繁體；字號：四號。6.3.3. 段落：段前0.5行；行間距使用固定值：30磅。6.4. 只限于在XX電力系統內部流轉的文件可不用繁體字，其他格式要求不變。7. 文件保存7.1. 所有收發文件，經收件人（或經辦人）辦理后，應及時入卷存10、檔（存檔的傳真文件如為感光傳真紙，需另行復印后再存檔。）。每一自然年結束后的兩個月內，檔案科應負責安排將上一年度的文件檔案妥善歸檔并做好編號記錄工作。7.2. 文件歸檔的方法詳見“檔案管理規定”。8. 保密文件的管理8.1. 文件保密制度是文件管理制度的一個重要組成部分，全體員工均有責任作好文件保密工作，要做到保守公司的秘密人人有責。如發生泄密情況，要追究泄密者的責任。需銷毀的文件應及時銷毀。8.2. 根據文件的重要程度將公司文件分為：絕密文件、機密文件和一般保密文件。8.3. 絕密文件是指在公司總經理和副總經理（或有關人員）之間傳閱的文件，需由經辦人直接交收件人，這類文件包括：8.3.1. 11、董事會議文件、會議紀要。8.3.2. 公司員工的任命、聘用、晉升、調薪等人事文件。8.3.3. 公司員工工資結構、獎金及其他福利待遇。8.4. 機密文件是指公司部門經理（或有關人員）之間傳閱的文件，由公司檔案科安排傳閱，包括：8.4.1. 公司的經營情況、財務狀況、存在的問題和解決方案；公司的經營計劃、發展方向和目標。8.4.2. 總經理辦公會議文件和會議紀要。8.4.3. 公司的非絕密（機密）文件為一般保密文件。公司的一般保密文件不得隨意向無關人員和公司以外人員提供。9. 附件附件1：公文審簽單附件2：文件分類編碼索引附件3：公司發文格式附件4：簽報格式附件5：公司一般信函格式附件6：公文傳12、真格式附件7：公司合同書處理專用紙10. 版本更新10.1. 辦公室負責定時更新此文件，本文件經公司總經理簽字發布后即可實施。凡任何有關對此文件的改版意見送交辦公室。編制：秦強審核：靳鴻章批準：鮑杰日期：日期：日期：附件1：華潤天能（徐州）煤電有限公司公文審簽單文件編號XX天能20XXXX號緩急密級簽發會簽主送： 抄送： 部門會簽擬稿部門擬稿： 核稿： 校對： 份數： 份附 件： 主題詞： 標 題： 附件2：文件分類編碼索引（包含內容不受限制，可隨時增加）A管理文件、制度A.1 公司章程、管理大綱A.2 方針類制度A.3 程序類規定 部門工作標準 崗位工作標準 行政部工作標準 經營部工作標準 13、財務部工作標準 商務部工作標準技術部工作標準發電部工作標準 行政管理制度 人事管理制度 工程管理制度 生產管理制度 財務管理制度 A.4 作業類規則、細則、辦法 行政管理 人事管理 經營管理 燃煤管理 物資管理 財務管理A.5董事會會議紀要、決議A.6總經理辦公會議紀要、決議A.7其他重要會議紀要、決議 A.8公司正式文件（收文）B許可/免除/相關協議B.1公司設立批準、經營許可證及年檢B.2政府部門其它有關文件B.3項目可行性研究及政府審批文件B.4政府規定C 合同 C.1 工程合同 C.2 采購合同 C.3 雇傭合同C.4 管理咨詢合同C.5 保險類合同C.6其他合同F財務項目F.1貸款協14、議F.2預算F.3會計帳簿L 信函往來 L.1 商務信函L.1.1 發送信函L.1.2接收信函 L.2 傳真 L.2 .1 發送傳真L.2.2 接收傳真L.3 其他往來文件L.3.1 發送文件 L.3.2 接收文件R.報告R.1管理報告（含季度）R.2市場分析報告R.3 公司月/季/年度報告R.4調查報告附件3：華潤天能徐州煤電有限公司 China Resources Tianneng xuzhou Coal & Power Co., Ltd江蘇省徐州市淮海西路182號No.182，Huaihai West Road Xuzhou City Jiangsu, ChinaTel：0516-85715、35500 Fax :0516-85738067編號 Our Ref.No：華潤天能20XXXX號標題（宋體、繁體小二號字加粗）主送單位（宋體、繁體四號字）：正文（宋體、繁體四號字，段首空兩字，標準字間距，行距為固定值30磅，段前0.5行）附件：二年月日抄送：XXXXXXXXX附件4： 華潤天能徐州煤電有限公司（簽報紙）China Resources Tianneng xuzhou Coal & Power Co., Ltd編號：XX天能20xxxxx號日期：200 年 月 日領導批示簽發會簽部門意見核稿擬稿事由： 公司： 年 月 日附件5：致：字體：宋體、繁體字號：四號行間距：固定值 30磅16、華潤天能徐州煤電有限公司二 年 月 日附件6： FacsimileReference no. 編號： 日期： 20 年 月 日To 收件機構： Ratifier 簽發人： Attention 收件人： Department 發件部門： Fax 傳真： From 發件人： Total總頁數： 共計 頁If you do not receive any page, please call us immediately如文件不清晰或有遺漏，請與發件人聯絡Tel：0516* Fax：0516*正文年月日附件7： 合同編號CRPJZ/C.X/XX-XXXX接收時間送交人共份名稱附件公司領導批轉復印份數辦17、理時間天備注：承辦單位承辦人處理情況 生產技術部： 副本數 簽名：安全監察部： 副本數 簽名：財務管理部： 副本數 簽名：經營策劃部： 副本數 簽名：人力資源部： 副本數 簽名：總經理工作室： 副本數 簽名：華潤天能徐州煤電有限公司合同書處理專用紙檔案管理制度1. 總 則1.1. 為加強公司檔案管理，維護檔案的完整與安全，有效保護和利用檔案，根據中華人民共和國檔案法等法律法規的要求，結合本公司實際情況，特制定本辦法。1.2. 本辦法所稱檔案是指在公司各項活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、憑證、聲像、計算機數據介質等全部檔案材料的總和。公司檔案按科技檔案、文書檔案、會計檔案、人事檔18、案、聲像檔案等進行分類管理。1.3. 公司檔案工作實行集中統一的管理原則，確保各類檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用。2. 檔案機構及職責2.1. 公司設立檔案室隸屬于總經理工作部管理，公司檔案資料由總經理工作部檔案室（簡稱檔案室，下同）統一管理，負責收集、整理、保管本公司的檔案，對公司各單位及部門的檔案工作實行監督和指導。2.2. 各單位及部門應配備專、兼職檔案員，在公司檔案室專職人員的指導下負責各自職責范圍內來往文件材料、技術資料的收集、整理及歸檔工作。2.3. 檔案管理人員應當忠于職守，遵守紀律，保守秘密，了解本行業經營與管理基本知識，具備檔案管理專業知識、技能，勝任檔案全過程管理工19、作。3. 檔案的收集及歸檔要求3.1. 凡是上級機關印發的有關文件、批件和反映本公司工作活動，具有查考價值的文件和材料，均屬歸檔范圍。3.2. 各職能部門在管理工作中形成的文件資料，歸檔范圍主要包括：3.2.1. 公司設立和變更的申請、審批、登記、合同、協議、章程以及終止、解散后清算等方面的文件材料；3.2.2. 股東會、董事會及管理機構形成的文件；3.2.3. 財務、會計及其管理方面的文件材料；3.2.4. 人事管理、勞動工資、員工教育、培訓等文件材料；3.2.5. 經營決策、經營管理方面的文件材料；3.2.6. 行政事務、法律事務、廣告宣傳、外事活動等方面的文件材料；3.2.7. 生產、安20、全管理、科研技術、儀器設備、基建等方面的文件材料；3.2.8. 信息咨詢方面的文件材料；3.2.9. 黨群組織在工作中形成的文件材料；3.2.10. 其他具有利用和保存價值的文件材料。3.3. 各部門對外聯系收到的文件資料及外出開會、考察、學習收集的各種資料均須將原件及時交總經理工作部按公文處理程序辦理后歸檔，各部門只能保存復印件。3.4. 歸檔時間3.4.1. 文書檔案：在第二年六月底前立卷結束。3.4.2. 會計檔案：在第二年第二季度末立卷結束后，可由財務部保存兩年，再向檔案室移交。3.4.3. 基建檔案：在基建工程竣工驗收后立卷歸檔，向檔案室移交。3.4.4. 人事、設備、特殊載體檔案：21、要隨形成，隨立卷歸檔，向檔案室移交。3.5. 歸檔要求3.5.1. 歸檔的文件資料必須真實、完整，審查手續完備，形成材料優良，格式統一，字跡工整，圖樣清晰，編目認真（含全引目錄、案卷目錄、卷內文件目錄、文件目錄），符合各類檔案案卷質量要求，裝訂整齊，禁用圓珠筆、鉛筆、彩色墨水或復寫等不耐久字跡書寫。3.5.2. 歸檔的文件材料必須是原件（定稿），一般應歸檔二份，重要和使用頻繁的，可多歸檔一份或幾份，以供日常借閱。3.5.3. 辦理歸檔文件的交接手續。4. 檔案的保管整理4.1. 公司生產、經營活動與管理工作中形成的文件資料，由各職能部門按其業務與工作范圍，指定有關人員負責積累、整理后歸檔，任何22、個人不準隨意留存或據為已有。4.2. 當年的文件資料要在次年六月底前整理歸檔完畢；跨年度的項目在項目結束后，及時立卷歸檔。如有特殊情況，也可以分階段歸檔。4.3. 公司經營管理中形成的文件資料檔案，應當根據實際價值和文件之間歷史聯系的原則，按照永久、定期(定期一般分為30年、10年)兩種期限，進行分類編制與科學保管。4.4. 加強檔案庫房管理，落實防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防強光、防高溫、防污染“九防”安全保護措施。4.4.1. 定期進行檔案設備的檢查、保養，確保檔案設備的安全和正常運轉。4.4.2. 在檔案庫房電氣設備停機、下班或庫房無人時，應斷開一切電源，做到人走電斷，不留后患，23、以防發生火災。4.4.3. 檔案櫥具擺放整齊，設備安置合理，便于通風、防潮和增強保護效果。4.4.4. 定期檢查檔案保管情況，對破損、褪變的檔案，及時進行修裱和復制。4.4.5. 對室藏檔案建立收進移出登記簿，做到檔案出入有據，并專櫥存放。4.4.6. 存放照片、底片、磁帶、軟盤、光盤要用特制的影集、密封盒、防磁柜等，并專櫥存放。4.4.7. 定期進行庫房檔案的清點核對工作，做到帳、卡、物相符。4.5. 根據文件材料歸檔范圍及檔案保管期限表將收集的文件資料認真鑒別、準確分類、有序編排。4.6. 整理收集的文件資料，應去掉金屬物，修補原件，裝訂整齊，進行檔案著錄工作，編制檔案計算機和人工檢索工具24、。4.7. 編制案卷總目錄、檔案分類目錄、案卷目錄、卷內目錄、歸檔文件目錄、備考表。5. 檔案的利用5.1. 檔案室應建立利用檔案登記簿，嚴格履行查閱、借閱登記手續。借閱的檔案必須妥善保管，不得遺失，不得轉借、涂改、圈劃、損壞和擅自翻印，如有遺失，要及時報告，立即作出處理，防止失密和泄密。5.2. 借閱者借出的檔案用完后應及時和限期歸還，過期不還者必須申明理由辦理續借手續。5.3. 檔案管理人員應對借閱檔案到期未還的及時催還，歸還時要當面驗清并及時放回原處。5.4. 外單位人員利用檔案須持單位介紹信，并經本公司主管領導批準。5.5. 查閱檔案只能查閱指定的檔案內容，不準私自摘錄、復印、轉借，不25、準拆散、勾劃、涂改檔案。需復制、抄錄檔案的，須經公司主管領導批準。5.6. 對機密檔案，應按有關規定，嚴格控制查借范圍，辦好登記手續。5.7. 非檔案工作人員不得進入檔案庫房，庫房鑰匙要嚴加管理。5.8. 檔案工作人員要嚴守保密紀律，不得將機密檔案帶出檔案室。6. 檔案的鑒定銷毀6.1. 檔案鑒定工作要堅持全面、歷史、發展的觀點，嚴格執行國家有關檔案保管期限的規定。6.2. 檔案銷毀鑒定應由公司主管領導、總經理工作部及有關業務部門負責人組成鑒定小組。采用直接鑒定法，編造銷毀清冊，寫出鑒定報告，填寫鑒定意見，經鑒定確無保存價值的檔案，在小組集體審核、公司領導批準后，方可銷毀。6.3. 對批準銷毀26、的檔案，必須化為紙漿或焚毀，不準出賣或作他用。6.4. 銷毀檔案時要指定二人負責監銷，防止檔案遺失或泄密。監銷人員要在銷毀清冊上簽字。7. 檔案的統計7.1. 檔案統計工作要堅持及時、準確、科學的原則，使用科學的指標項目和統一的計量單位。7.2. 檔案室應建立檔案總登記簿，對檔案收進、移出及現有數量等情況進行統計。7.3. 檔案室應對檔案利用數量和查全、查準情況進行統計。7.4. 檔案室應將收集的文件材料及時整理登記編號入庫，每年年底前進行一年檔案歸檔數量統計。7.5. 定期進行檔案統計分析，并根據檔案資料的利用情況，開展檔案資料匯編工作，為公司的經營管理工作提供服務。8. 檔案的現代化管理8.1. 根據公司信息化工作進程，檔案信息的錄入、貯存、檢索、統計、利用等檔案管理工作逐步實行計算機自動化管理。8.2. 檔案管理的計算機設施不得隨意拷取外單位的程序，嚴防計算機病毒的發生。8.3. 計算機錄入的檔案信息要全面、及時、準確、規范，錄入的信息應備份保存，確保信息的完整與安全。9. 附 則9.1. 本制度由總經理工作部負責解釋。9.2. 本制度自頒發之日起施行。