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1、煤業股份公司物資計劃出入庫及收發存管理規定編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 關于物資計劃、出入庫及收發存管理工作的補充規定各煤礦：為了規范物質管理制度，統一管理流程，特制訂本補充規定。一、物資采購及庫房管理需要建立的臺帳（一）倉庫管理臺帳（電子臺帳）1、倉庫入庫單明細表 1）臺帳內容：到貨時間、入庫單編號、物資名稱、規格型號、生產廠家、計量單位、數量、單價（不含稅價）、金額（不含稅金額）、供貨商名稱等。 2）每到一批物資驗收后，庫管員必須按入庫單逐筆進行登記。2、倉庫出庫單明細表（電子臺帳）1）臺帳內容：出庫時間、出2、庫單編號、物資名稱、規格型號、生產廠家、單價、金額（不含稅）、計量單位、領用部門、使用地點、用途等。2）每次出庫物資均應按出庫單逐筆及時登記（其中：單價、金額根據財務會計月末提供單價一次性填制）。3、倉庫收發存表（電子臺帳）1）臺帳內容：物資名稱、規格型號、計量單位、上月結存數（數量及金額,下同）、本期入庫數、本期出庫數、本期結存數等內容。2）庫管員在每月26日啟用新表時填入上月結存數，其余數據自動生成。3）每月末以25日為截止日將電子表格及紙質收發存表交財務會計存檔。（二）采購相關臺帳1、采購員臺帳 1）臺帳內容：供應商名稱、計劃單編號、合同編號、物資名稱、規格型號、生產廠家、入庫時間、入庫3、單編號、本期付款金額、期末欠款金額、收取發票金額等。 2）臺帳由采購員按要求建立并于每月28日前將此臺帳報物資部和煤礦財務。 3）每到一批物資經驗收后及每次付款后及時逐筆進行登記。2、供應商欠款匯總臺帳1）臺帳內容：供應商名稱、期初欠款余額、本期增加金額、本期已付款金額、期末欠款總額、期初尚未收取發票金額、本期已收取發票金額、本期未收取發票金額、期末收取發票余額等。2）臺帳由采購員按要求建立并于每月庫28日前將此臺帳報物資部。3）下月啟用新表時將期初欠款余額及未收取發票及時登記，其余數據自動生成。上述臺帳的檢查督促分別由相應的礦分管領導進行檢查督促；公司物資部負責檢查和指導；公司財務部負責復核4、數據準確性。二、物資入庫驗收規定（一）相關部門的物資驗收職責1、煤礦倉庫員負責依據采購計劃和合同對所購物資數量、生產廠家及品牌、價格、規格型號、供應商等進行驗收并配合相關職能科室進行質量的驗收。2、煤礦生產技術部門負責采購物資的質量和技術標準，并對采購的相關支護材料（含土建材料）的質量和數量的控制和驗收；3、煤礦機電部門負責對機電設備設施、油脂、五金、配件、工具、鋼材等物資的質量和數量的控制和驗收。4、煤礦通風技術部門負責對“一通三防”有關設備設施、儀器儀表、監測監控系統及相關材料質量的控制和驗收。5、煤礦綜合辦公室負責對其它辦公耗材的數量和質量的控制和驗收； 6、安全部門負責對勞保物資和安全5、設備設施、裝備的數量和質量的控制和驗收，并負責對火工品到貨的數量和質量的控制和驗收。7、 以上分工未涉及到的物資驗收由機電副礦長參與或指定部門負責。 礦長全面負責物資驗收工作；驗收的日常工作及協調工作由機電副礦長具體負責；其他分管副礦長、部門負責職責范圍內的驗收工作；如果驗收分工出現交叉現象，由相關責任部門聯合驗收。（二）采購物資質量檢驗的依據和方法1、各單位編制上報的物資采購計劃。2、物資部（或各單位）與供應商簽訂的采購合同及技術協議。3、供應商出示的材質證明書、產品合格證、煤安標志、勞安證、裝箱單、隨貨清單明細及其他資質證明材料。4、國家和行業部門制定的標準及規范。（三）物資入庫驗收的相關6、要求和措施 1、物資到礦時必須要求供應商提供一式三聯發貨清單。發貨清單必須填寫物資名稱、規格型號、生產廠家、計量單位、數量、含稅單價、含稅金額、供應商名稱、發貨日期、發票種類及稅率等并由供應商簽字蓋章。庫管員應先檢查發貨清單的填寫內容并與物資采購計劃進行對照。發貨清單內容不全不予驗收；發貨清單與計劃不符應及時與采購員聯系查明原因并征得物資部同意后才能進行驗收入庫；遇不能處理的事項及時匯報上級。2、 在物資驗收入庫后，庫管員及參與驗收人員在發貨清單上簽字確認。一聯返回供應商，一聯交采購員，一聯由庫管保存（如發貨清單上有部分未驗收入庫的，必須在發貨清單上劃銷并注簡要說明）。 3、在驗收物資時必須做7、到：發貨清單、采購計劃及編號與實際到礦的物資名稱、規格型號、計量單位、數量、單價、金額、供貨商、供貨時間等相對應。 4、入庫驗收必須檢驗采購物資的質量是否符合計劃（合同）的采購標準及國家、行業的規范及產品相關證照，杜絕不合格物資入庫、危害安全生產。5、物資到礦后，由礦倉庫保管員通知相關職能科室（包括采購員）、分管負責人及時到倉庫（或卸貨地點）共同驗收，必須以訂購合同或物資需求計劃為依據，計劃外物資不得驗收入庫。6、驗收人員依據規定進行檢驗，必須按照規定的采購物資質量檢驗的依據和方法進行驗收和簽字，除進行外觀、尺寸、重量、體積等進行驗收外，對于技術性比較強的到礦物資必須有分管科室或相關技術人員到8、場參與驗收并簽字，確認無質量問題方可辦理入庫手續。7、對于質量檢驗不合格品，要在發貨清單上簽字注明，并由采購員及時聯系供應商退貨。如驗收不合格的物資及設備設施因故不能及時退貨的，應妥善采取防護措施，避免損壞和遺失。驗收不合格的物資任何人不得使用。8、對于到礦驗收的物資，庫管員必須及時填制入庫單，并在入庫當天將財務聯及采購聯分交駐礦會計和采購員。入庫單填寫的內容：物資名稱、規格型號、生產廠家及品牌、材料計劃審批單編號、計量單位、數量、含稅單價、不含稅單價、不含稅總金額、驗收時間、驗收人簽字，如遇有保質期的物資必須在備注欄填寫有效期。三、物資計劃的審批1、各單位必須按集團公司原有的物資計劃規定的時9、間將所需用的材料計劃按流程審批后報礦采購員匯總并上報。采購員匯總的計劃單必須按月編號。同批次計劃的同類別、同型號的物資、設備、設施在匯總時應歸好類，不同類的物資不得分開計劃。2、各單位提報計劃要遵循節約、確有需要的原則,根據生產實際需要及庫存數量,合理確定計劃提報數量,不得多報、重報。3、各單位提報計劃應詳細注明物資名稱、規格型號、生產廠家（配件必須注明主機型號及廠家）、用途、使用地點、使用時間。不注明上述內容的計劃由歸口管理部門或物資管理部門責令提報單位注明或發回重報。4、嚴格控制急計劃的提報,各單位提報的急計劃不能超過當月正常計劃總數量的3%。5、單項工程計劃必須按工程項目單獨填報采購計劃10、并上報審批，并注明該單項工程的立項名稱和立項申請編號。6、因特殊情況急需購買但按正常程序提報計劃可能影響生產的物資,除按集團公司物資管理規定執行外，也可由使用部門寫出書面申請(詳細注明型號、規格、數量、預計價格、用途、時間要求等),經礦長（或委托人）簽字后報物資部批準（特殊情況可電話聯系），事后必須在2日內按正常計劃申報程序補報計劃，否則按無計劃采購論處。7、在ERP系統建成后，若提報物資在物資管理系統中找不到相應的物資名稱和編碼時,使用部門要列出物資清單,注明用途、數量,提交給物資部,由物資部調研確定物資規格、型號、價格,然后通知物資部計劃員在物資編碼表中加入該物資的名稱、規格、型號、產生廠11、家、價格等信息。8、在實施物資采購計劃時，必須嚴格按照審批后的計劃實施。所采購的物資名稱、規格型號、生產廠家及品牌、計量單位、數量、價格以及供貨的供應商都必須按批準的計劃執行。如果采購過程中需要變動批準后的采購計劃時，在事前必須以書面形式報物資部負責人批準（緊急情況可電話請示，但事后必須在24小時內以書面形式報物資部批準，否則按無計劃采購論處）。四、物資發放審批權限及流程 1、物資出庫按照領用部門、主管部門、分管礦長、礦長逐級審批后，方可辦理出庫手續。特殊情況下，庫管員在取得礦長同意后可提前發放物資，但必須在當天內補齊手續（如果相關負責人不在煤礦，可以由被授權人審批，授權必須經礦長同意）。2、12、物資出庫單應填明材料名稱、規格型號、生產廠家及品牌計量單位、領料數量、材料用途及使用地點，發料人和領料人簽字。3、單項工程物資領用必須填寫工程立項名稱。庫管員必須核對單項工程物資采購計劃并在出庫單用途欄上填寫該單項工程名稱，并在備注欄上登記采購計劃單編號。如果單項工程使用的是非專項采購物資，則在出庫單備注欄上注明該物資為庫存物資。4、材料出庫單必須有相關人員簽字，單據由四聯組成，第一聯倉庫留存、第二聯交財務會計考核出庫物資的總費用、第三聯交領用部門留存、第四聯交考核單位留存。庫管單應注明使用地點及用途等。所有發料憑證，相關單位應妥善保管，不可丟失。 5、如果已出庫物資未完全使用，應將未使用完的13、物資及時退回倉庫。同時由倉庫管理員對物資進行驗收，合格后開具負數出庫單，并注明此物資為退庫。6、對個人工具及勞保用品必須單獨建立發放領用臺賬。對個人工具原則上執行交舊領新制度，領用人必須先交舊，由庫管員回收后方能領用。7、物資出入庫單據必須是相關責任人親筆簽名，嚴禁代簽。8、按“推陳儲新，先進先出，按規定供應，節約用料”的原則發材料，堅持一盤底，二核對，三發料，四減數的原則。9、物資出庫時，庫管員必須與領料人當面點交清楚，防止差錯出門。 10、物資出庫有下列情況之一的，不得發貨。 1）未經行業檢驗部門檢驗或查驗不合格的； 2） 未辦理入庫手續的； 3）超過使用有效期的； 4）口頭提貨、電話提貨14、白條提貨； 5 ） 超定額費用，未經分管領導審批的。五、問責措施1、倉庫保管員不及時通知相關驗收部門或人員進行到貨驗收，或沒做好到貨登記，一次對庫管員罰款100元。2、倉庫通知相關科室物資到礦后，相關科室要及時到現場進行和庫管員一起驗收（采購員如在礦上，則必須參加），不得找任何借口推脫，否則一次對其處罰100元。3、對于到貨物資不能認真清點數量對參與驗收的保管員一次處罰50-100元；不能認真驗收物資質量，導致出現質量問題，對于參與驗收的相關科室人員一次處罰500-1000元。4、在驗收過程中，敷衍了事導致出現重大問題的對參與人員一次罰款500-1000元。 5、不按規定發放出庫物資的，對庫15、管員罰款50-100元。6、編制計劃不符合要求的，出現一處罰款30-100元。未按時上報采購計劃的，每推遲一天，采購員罰款50元，礦長罰款200元，其余責任人由礦長進行考核。7、未按計劃采購物資的每項罰款100-200元。8、無特殊原因，未經審批同意擅自采購的，對相關責任人每項罰款100-300元。9、采購員不按規定登記采購臺帳或不按時上報臺帳的，每遲報一天，罰款50元。如果上報的臺賬不準確，每次罰款100元。10、無領用手續，無庫管員在場監督核實，私自使用戶外物資的，每發現一次處罰責任人500-1000元。11、由于違反集團公司采購管理制度和本規定，給公司造成經濟損失的，責任人除罰款外全額承擔所造成的經濟損失。六、本補充規定從年十一月二十六日起執行。 xxxx煤股份公司物資部 年十一月二十四日