科技公司行政行文管理制度附表.doc
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上傳人:職z****i
編號:1128878
2024-09-08
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1、科技公司行政行文管理制度附表編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 行文管理制度1 目的為規范北京XXX科技有限公司(以下簡稱XXX)及下屬公司的行文管理,提高行文處理質量和效率,制定本制度。2 適用范圍本制度適用于稱XXX及下屬公司的行文管理工作。3 術語和定義3.1行文是指XXX與政府相關單位間傳送的外部文件、XXX內部傳送的各類文件,但不包括管理文書與合同文件。3.2“對內”與“對外”“對內”指XXX內部,包括XXX及下屬公司之間行文;“對外”指對XXX以外的單位,除公司辦公室外,其他部門不得對外正式行文。4 職責范2、圍4.1公司高管領導小組 4.1.1負責審批相關行文“對內”和“對內”的發放及處理工作。4.2 公司辦公室4.2.1負責XXX的行文協調處理工作;4.2.2負責公司的對內、對外的相關行文及處理工作。5 管理制度5.1 行文分類 XXX公司的行文種類主要有: 決定:適用于對重要事項或者重大行動做出安排,變更或者撤銷分子公司不適當的決定事項; 公告:適用于向公司內外宣布重要事項或者決定事項; 通告:適用于公布公司各有關方面應當遵守或者周知的事項; 通知:適用于傳達要求下級單位須知、辦理或者執行的事項,適用于批轉下級單位的行文,轉發上級單位和不相隸屬單位的行文; 通報:適用于表彰先進,批評錯誤,傳達3、重要精神或者反映重要情況; 議案:適用于公司按照規定程序向對應的決策者(委員會)提請審議事項; 決議:經會議討論或審議通過并要求貫徹執行的事項; 報告:適用于向上級或領導匯報工作、反映情況、答復上級或領導的詢問(包括審計報告); 請示:適用于向上級單位請求指示、批準; 批復:適用于答復下級單位的請示事項; 會議紀要:適用于記載、傳達會議情況和議定事項; 函:適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題;向有關主管部門請求批準; 工作聯系單:用于公司各部門之間的工作聯絡。 由公司高管批準發布的不屬于上述13種主要行文類型的其他行政文件等,也歸入行文范疇。5.2 行文編制的基本要求 行文的編4、號方法完整的行文代號如下: 【201】 字 XXX號文件順序號年代號文件類型公司說明:文件順序編號規則:不分文件類型,以年劃分,用三位阿拉伯數字表示,從1開始按順序遞增。 XXX及下屬公司代號:序號北京XXX及下屬公司名稱代號1北京XXX科技有限公司XXX2管理行文類型的編號表:序號文件類型文件類型代號1決定/決議決2公告公3通告/通知/通報通4議案議5請示請6批復批7會議紀要紀8報告報9函函10工作聯系單聯11其他其說明:1、XXX對外文件的編號由公司辦公室統一編制和管理; 行文編號方面的基本要求1) 文件編號的登記由辦公室指派專人負責,每份文件均應有獨立的代號,不得重復和間斷;2) 文件的5、編號反映文件的類型,以便于查找和歸檔。 行文編寫及排版的基本要求1) 行文編寫時,文件名應能簡要反映正文內容; 例:關于“五一”放假的通知; 例:關于議題的提案; 例:關于的營銷方案。2) 正文應力求“表達清楚、準確、全面、簡單扼要”;3) 所有條款編號左起頂格編排,在編號后空一個字的位置寫標題,另起一行空兩個字位置寫具體內容。如條款編號后無標題,則空一個字的位置寫具體內容;4) 版記主題一般應用三號仿宋體加黑,其余用四號仿宋_GB2312;5) 字體排列采用1.2(或1.5)倍行間距(一般不超過23行/頁);6) 紙型一般采用A4型,頁面設置為:上2.0cm,下2.0cm,左2.5cm,右26、.5cm;7) 對于多頁文件,應在頁腳處注明:總頁數、本頁數;8) 文件保存時文件名為“正文名-作者姓名-日期”; 例:“行文管理制度-XXX-xx1121”9) 正文落款處用大寫漢字將年、月、日標全,“零”寫為“”;10) 裝訂要求:多頁公文應于左側兩釘平訂;11) 以紅頭文件形式公文和對外公文一律加蓋公章;12) 附件:正文下空一行,左空兩字,三號仿宋,如有序號,后加阿拉伯數字如:附件:1.,附件名稱后不加標點。5.3 簽發規定 行文簽發權限1) 紅頭文件 對外紅頭文件由經辦部門起草、相關部門會簽、公司辦公室核稿,提交公司高層領導審批后,由公司辦公室統一對外發布; 對內紅頭文件由經辦部門起7、草、相關部門會簽、公司辦公室核稿,提交公司高層領導審批后,由公司辦公室統一對內發布。 所有紙質行文須由起草部門前付行文(函)審批單,后附正文按相關流程報批。 根據XXX實際情況,結合當前管理需要,公司各部門所有行文發文參照如下程序執行:1) 擬稿 對外、對內行文一般由相關業務部門擬稿。2) 核稿 擬稿完畢后,由擬稿部門負責人核稿,并簽名確認。3) 會簽 核稿完畢后,需要會簽的,核稿人應確定會簽人員,需于1天內會簽完畢。4) 簽發 會簽完畢后,發公司辦公室,由辦公室呈交相關審批人簽發。5) 簽發后程序 其他后續發文程序為:編號、校對、打印、蓋章、發文、保存紙質和電子檔案原件。 行文發布日期以簽發8、日期為準;發布前應明確發放范圍,發布時做好行文流轉登記記錄。5.4 收文管理 收文管理主要指對內、外部行文的接收和傳閱環節進行管理; 外部收文由公司辦公室負責;填寫外來文登記??;正文前附文件批閱單; 外部收文包括: 政府有關機構(黨、政、工、團)文件; 行業主管部門文件; 外單位或個人重要函件; 重要接待信息; 其他外部重要信息等。 內部收文包括: 公司高層領導批示; 以公司各部門名義下發的各類文件; 公司各部門提交的請示、報告; 員工參加外部會議或通過其他渠道獲取的重要文件、資料。 外部收文處理包括簽收及登記、流轉審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。1) 簽收及登記:所有外部來文、信函、資料9、等均由公司辦公室統一簽收、登記,分送,信函類應填寫信函收發登記薄;2) 流轉審核:公司辦公室對收到的行文函件進行分類,傳送相關責任部門承辦;3) 擬辦:公司辦公室提出擬辦意見,再根據文件內容分別報送各相關部門相關部門經理審閱、處理;4) 批辦:相關部門相關部門經理對收文及擬辦意見進行閱處,公司辦公室按閱處意見,作直接歸檔或轉承辦部門(人員)辦理;5) 承辦:對于公司高層批示辦理的文件,承辦部門(人員)按限時要求辦理,無限時要求的原則上2個工作日內辦理完畢;6) 催辦:公司辦公室對承辦部門(人員)的收文處理過程進行催辦,緊急行文跟蹤催辦,重要行文重點催辦,一般行文定期催辦。5.5 行文歸檔與管理10、 擬制、修改和簽批行文,書寫及所用紙張和字跡必須符合存檔要求; 行文辦理完畢應及時對紙質和電子檔案進行整理(立卷)、歸檔,個人不得保存應歸檔行文; 歸檔范圍內的行文,應當根據其相互聯系、特征和保存價值等整理(立卷),要保證歸檔行文的齊全、完整,能正確反映主要工作情況,便于保管和使用; 應對行文按編號進行分類登記,并將行文的編號、時間、內容、處理情況等輸入計算機以便查證。行文經傳遞或處理完畢,收發文部門需對行文及其相關文件進行存檔,并把復印件送各會簽部門; 公開發布對外行文,必須經公司高層領導審批。5.6 授權與保密 行文批示人、會簽人、簽發人可針對特定業務的實際情況,授權有關人員代其履行相應職11、權; 各部門應做好行文保密工作,所有本部門對外發放文件,統一由辦公室加密及水印后,再由本部門對外發放; 公司所有員工應嚴格遵守本制度與保密管理規定,如有泄密,對相關責任人按照公司相關規定從重處罰,情節嚴重觸犯法律的,移交司法機關處理。6 附則本制度自發布之日起實施,本規定的解釋權歸辦公室。附: 1、公文(函)審批單2、 發文登記表3、 外來文登記簿4、 文件批閱單 北京XXX科技有限公司 辦公室 xx年十一月二十一日公 文(函) 審 批 單 文件名稱:附件:發布范圍:發布要求:擬稿部門:擬稿人簽字:部門負責人核稿簽字:會簽(協同部門):公司高管簽發: 時間: 年 月 日文件編號:蓋章單位:校對人簽字:行政負責人審核簽字:密級:絕密 機密 秘密 一般年 月 日 發發文登記表序號發文日期發文名稱總份數收件人份數收件人份數外來文登記簿序 號發文日期名稱文號密級收文日期頁數份數收件人簽名文件批閱單文件名稱發件部門收件人收件日期文 號發文日期秘 級頁 數份 數辦公室意見領導閱批分部門閱辦承辦結果歸檔情況