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1、電器集團企業新分部開業采購管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目 錄頁次1、目的12、范圍13、名詞解釋14、職責15、作業內容16、注意事項37、附件3總裁審批管理研究室審核撰寫人1目的：為使新分部開業的籌備中，采購工作能夠嚴謹有序的進行，確保新分部的成功，特制定本規定。2范圍：2.1適用范圍：XX電器有限公司總部采銷中心；新開分部采購部、市場部、賣場部2.2發布范圍：XX電器有限公司總部各中心、各部門；各分部3名詞解釋（無）4職責4.1總部采購中心負責制定新開業分部采購方面工作的標準和程序；4.2新分部采購2、部在總部指導下，負責新分部開業的貨源籌備工作；5作業內容5.1新開業分部采購工作開業流程：5.1.1新開業分部采購工作開業時間：在新分部開業前60天，采購中心進入籌備工作階段。擬訂支援開業采購系統人員名單，并在第一時間通知廠家給予新開分部開業支持；5.1.2新分部開業采購籌備工作，分為五個階段進行：（由于開業時間屬于機密，以開業總指揮當時制定的開業推進計劃為準。）5.1.2.1（開業前第60天-50天）：市場調研、確認供應商、初期接觸客戶。工作周期為10天。第一階段的重點工作應該是對競爭對手的了解以及了解廠家在此地區和競爭對手的關系，從而確定在新分部開業時的重點合作伙伴。5.1.2.2（開業前3、第49-24天）：合同談判、特價機資源的爭取，與市場部共同確定開業促銷方案。工作周期為25天。第二階段就進入了開業前最關鍵的合同談判期了。有全國協議的，根據總部簽署的全國協議或者地方協議，在分部執行全國協議。需要在當地重新尋找供應合作伙伴的（總部沒有全國或者區域協議的）品牌，盡量在確定合作伙伴前，尋找至少兩家以上的供應商，根據對其實力，供貨價格等的多方面考察，確定合作意向并簽署合同。5.1.2.3（開業前第23天-13天）：簽定合同，制作采購價格文件，確定展位制展臺，洽談開業產品資源，店內外廣告位招租。工作周期為10天。合同意向確定后，需要廠家在已經洽談好的合同備忘錄上簽署意見并確認，然后上報4、總部審批，待合同預案批回后，根據廠家提供的帶有公司印章的價格表，制作采購價格文件。同時需要在賣場部已經確定好的面積和位置上，規劃出適合本品類的展臺位置圖，并通知廠家根據實際面積和位置，制作裝修效果圖報賣場部簽字確認后，制作展臺。與此同時，和廠家就開業時的促銷活動安排交換意見，包括報紙廣告的宣傳，特價機及促銷員的的準備，室外活動的安排等等。5.1.2.4（開業前第12天-前4天）：廣告前期準備工作，確定貨源及特價機，確定展臺、展位，促銷員到位。工作周期為8天。根據與廠商在前一階段洽談的特價資源及開業活動計劃，擬訂開業報廣的初步內容。對于采購系統這個階段最為重要的就是貨源的組織，因為考慮到庫房的實5、際收貨能力，盡量將本部門的到貨安排在一周內全部到位。需要和廠家提前溝通備貨。并配合門店將已經簽署協議的廠家的促銷人員到崗。5.1.2.5（前3天）：試營業及正式開業。在試營業期間，對樣機，庫存，展臺，促銷員等等出現的問題及時發現并解決，避免在正式開業時造成不必要的麻煩。5.1.3采購工作具體內容：合同的簽訂、采購價格文件、貨源、特價機、展臺、展位、促銷員、協助市場部確定開業期間資源（共同營銷）。5.2開業工作的標準及要求5.2.1合同：開業前13天合同簽定完畢后進行錄入工作，正式合同達成率80%、其它合同20%，正式合同文本可在途15天。如正式合同未到位，可按預案審批標準進行虛擬錄入操作，待正6、式合同歸檔后，進行正式錄入。合同分為兩步走：一步是和廠家確認合同條款后，要簽署談判備忘錄，達到授權標準的上報總部。第二步根據總部簽署的審批意見，對合同需要進行修改的，重新與廠家協商并確認后，重新錄入總部審批。5.2.2貨源：廣告刊登的商品，要求在廣告制作前全部入庫，并協調財務部門進行錄入工作，其它常規商品在試營業前7天全部到位；在商品入庫的時候，要特別注意商品庫區的定義，特價商品入庫時，先按照原價格入正常庫區，然后特價機審批回來后，重新制作價格文件，在財務系統上做轉倉處理。5.2.3展臺、展位：開業前1015天完成（根據賣場整體工程進度）；展臺的制作本著保質量，高效率的原則，按照開業總指揮制定7、的進度按期完成，完成后，樣機的到位要在試營業前3天完成。5.2.4店內外廣告位招租：開業前15天完成；根據總部賣場部確認的室內外廣告位的區域劃分，價格表，與廠家協商廣告位的招租工作。原則是給公司爭取更多的廣告位收入。5.2.5促銷員：開業前10天到位，參加培訓、維護店內外衛生；5.2.6采購價格文件：開業前13天，合同簽定后立即在ERP系統內制作采購價格文件并上報審批后執行，并對出現價格問題的型號和廠家重新確認。5.2.7廣告制作前，配合市場部確定促銷計劃及落實促銷活動資源。制作開業報紙廣告的時候，要根據實際入庫的數量，價格進行制作，不能特價機入庫數量和報紙廣告上的數量不一致。 5.3進貨要求8、5.3.1新開分部開業前期及15天內的所有品類的商品進貨，必須提前兩天制作 XX電器有限公司經、代銷商品進貨申請明細單，上報總部采購中心各品類部長審批。（經、代商品進貨申請明細單必須分開上報，詳見附件7.1）。5.3.2新開分部開業時采購人員盡可能爭取與供應商簽署“新分部開業所進商品可退、換貨的備忘錄”。5.3.3新開分部開業后所發生的各品類商品的積壓、滯銷均由總部各品類部長負責，對在30天內形成的積壓、滯銷，要求在形成積壓、滯銷后次月的第10天內指導、協助分部給予解決。6注意事項6.1新分部開業的采購工作在前期會遇到當地供貨商不了解不配和的情況，如何有效進行溝通，并根據當地實際情況采用靈活的9、方法讓對方接受我公司的采購政策，是需要關注的要點；6.2由于屬于首次合作，要與供應商做好確認，保證貨源，尤其是促銷資源的準確、及時到位；6.3價格文件錄入工作完成后，要注意做好全品類的核對工作，確保賣場的所有商品都有自己唯一的編碼，并均能夠通過收銀機以正確的價格進行銷售；7附件7.1經/代銷商進貨明細單7.2進貨申請流程圖附件7.1新分部名稱 XX電器有限公司經銷/（代銷）商品進貨明細單采購組： 申請日期： 年 月 日進貨時間商品名稱規格型號進貨數量單價進貨總金額應付金額當前正品庫存當前殘次品庫存采購經理： 業務員：附件7.2進貨申請流程圖分部采購業務分部采銷總監或采購經理總部采購中心部長分部采購業務員填寫進貨明細單 審核 審批 做訂單，進貨 不同意修改后重新制作申請 同意不同意同意