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1、電子公司合同模版制定及授權審批管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 合同管理制度與流程圖1、合同模版制定制度制度名稱合同模版制定制度受控狀態文件編號執行部門監督部門考證部門第1章 總則第1條 為防范和控制合同簽訂的可能風險，規范企業合同制定行為，制定本制度。第2條 制定企業各類對外合同文本的標準和模版，確保合同的順利履行，維護企業的合法權益。第2章 適用范圍第3條 本制度所稱合同指企業與自然人、法人及其他組織設立、變更、終止民事權利義務的合同或協議。第4條 本制度適用于本企業所有的對外書面合同的模版建立，包括冠以2、合同、合約、協議、契約、意向書等名稱的文件的模版制定。第5條 本制度中所稱部門指代表企業洽談、簽訂合同的各業務、職能部門。第6條 本制度中所稱業務經辦人是合同談判、簽訂及履行的第一責任人。第3章 合同模版制定管理規定第7條 職責。1各部門：提供各類在用的企業合同模版、使用合同模版。2法務人員/法律顧問：修訂審核合同模版，并建檔、存檔、發行。3總經辦/總經理：對合同模版進行核準。第8條 企業合同模版制定后，不得隨意更改，每半年修訂一次。第9條 企業合同模版制定后，要及時受控存檔、下發施行。第10條 企業合同模版制定之后，各部門或業務經辦人在合同簽訂中要嚴格使用模版，不得私自使用未經審核的模版擬定3、合同。第11條 對于客戶或其他企業擬定的合同，業務經辦人應區別對待，送報法務人員、法律顧問審核，審核通過后使用。第12條 合同模版制定，須經法務人員提出合同模版制定/變更申請、總裁審批、法務人員收集整理企業在用合同模版、律師審核修訂、總經理核準后方可受控發行，合同模版修訂程序亦同。第4章 附則第13條 記錄文件合同模版制定/變更申請表第14條 本制度由企業法務人員制定并負責解釋。第15條 本制度報總經理批準后生效。第16條 本制度自年月日實施。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數修改日期2、合同授權審批制度制度名稱合同授權審批制度受控狀態文件編號執行部門監督部門考證部門第1章 總則第1條 4、為明確企業合同審批權限，規范企業合同訂立行為，加強對合同使用的監督，防范和降低因合同的簽訂給企業帶來的風險，特制定本制度。第2條 規范企業合同的擬定、審批及簽章工作，以符合中華人民共和國公司法和中華人民共和國合同法等法律法規及規范性文件有關規定，確保合同的順利履行，維護企業的合法權益。第2章 適用范圍第3條 本制度所稱合同指企業與自然人、法人及其他組織設立、變更、終止民事權利義務的合同或協議。第4條 本制度適用于企業所有的書面合同審批，包括冠以合同、合約、協議、契約、意向書等名稱的規范性文件的審批。第5條 本制度中所稱部門指代表企業洽談、簽訂合同的各業務、職能部門。第6條 本制度中所稱業務經辦5、人是合同談判、簽訂及履行的第一責任人，并有責任保證合同最終文本與經各級審批后的合同文本在條款內容上的一致性。第3章 授權審批職責第7條 合同分類。1一般性合同：合同標的在五千元資金支出或五千元資金收入以下的合同。2重大合同：合同標的超出五千元資金支出或五千元資金收入的合同。第8條 企業對外簽訂合同均由總經理授權或直接行使職權。第9條 總經理職責。1審批企業所有格式合同和各部門的合同文本。2負責企業對外重大合同的簽章，并審核超出各部門負責人審核權限的合同。3授權業務經辦人員代表企業簽訂合同。第10條 法務部經理審核企業格式合同和各部門合同文本。第11條 各部門負責人職責。1根據受控的合同模版草擬6、與本部門業務相關的合同文本。2初步審核業務經辦人員與合同對方商定的合同具體條款。第12條 法務人員/法律顧問職責。1審核修訂企業一般合同或企業重大、特殊合同。2監督、指導各部門根據合同模版起草及修訂合同文本。第13條 財務經理職責。1審核合同是否符合財務規定。2控制合同中存在的稅務風險。第14條 合同審批要點。1合法性。包括合同的主體、內容和形式是否合法；合同訂立程序是否符合規定，會審意見是否齊備；資金的來源、使用及結算方式是否合法，資產動用的審批手續是否齊備等。2經濟性。主要指合同內容是否符合企業的經濟利益。3可行性。包括簽約方是否具有資信及履約能力，是否具備簽約資格；擔保方式是否可靠；擔保7、資產權屬是否明確等。4嚴密性。包括合同條款及有關附件是否完整齊備；文字表述是否準確；附加條件是否適當合法；合同約定的權利義務是否明確；數量、價款、金額等標示是否準確。第4章 授權審批流程第15條 原則上，在業務談判、雙方達成一致意見后，各部門應使用企業制定的合同模版草擬合同文本。第16條 各部門草擬的合同文本應經法律顧問審查、財務經理審查、總經理審批，然后形成正式書面，變更程序亦同。第17條 業務經辦人員與合同對方擬定的一般性或重大合同，均須經所屬部門負責人初審、法律顧問審查、財務經理審查、總經理審核后正式訂立合同，變更程序亦同。第5章 附則第18條 支持文件合同模版制定制度、合同簽訂流程第18、9條 記錄文件合同審批表第20條 本制度由企業法務人員制定并負責解釋。第21條 本制度報總經理辦公室審議批準后生效。第22條 本制度自年月日實施。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數修改日期3、合同專用章管理制度制度名稱合同專用章管理制度受控狀態文件編號執行部門監督部門考證部門第1章 總則第1條 為加強對企業合同的專用章管理，規范企業合同專用章的使用及保管，制定本制度。第2條 本制度適用于企業合同專用章的使用、保管等。第2章 合同專用章的使用第3條 合同專用章由企業經營管理部統一印制，并指定專人保管。第4條 企業因業務發展需要對外簽訂合同由企業總經理或其授權的人簽章，同時加蓋合同專用章。第9、5條 合同專用章僅限用于有關合同的簽訂，未經法務人員核準，不得在其他文件上使用。第6條 業務經辦人代表企業與合同對方簽訂合同的，需填寫“合同專用章借用審批單”，經合同授權簽字人審查同意后方可用印。第7條 印章管理人員對用印范圍和用印手續嚴格審查，并對用印情況進行登記，不應為以下合同提供合同專用章。1未經編號的合同。2缺少審核及報簽文件的合同。3屬于代簽但缺少授權委托書的合同。第8條 原則上，合同專用章不得攜帶外出使用。確因工作需要，必須帶合同專用章到異地使用的，應經總裁批準，并到印章管理員處辦理借用手續。第3章 合同專用章的保管第9條 合同用印后，印章管理人員應及時收回合同專用章。第10條 未10、經領導批準，不得將合同專用章交給他人保管。印章管理人員因故臨時請假，應經總經理批準后指定臨時保管人員，并做好交接記錄。第11條 合同專用章存放在配鎖的辦公抽屜里，節假日放在安全處，并貼封條，重新使用時應先驗鎖和封條。第12條 合同專用章內容需要變更時，應停止使用并交經營管理部予以封存或銷毀。第13條 合同專用章散失、損毀、被盜時，印章管理人員應及時報告領導予以處理，同時，登報掛失作廢。第14條 廢止的合同專用章保存年。第15條 對于違反本規定，給企業造成損失的，應當依法追究其法律責任。第4章 附則第16條 支持文件合同模版制定制度、合同簽訂流程、合同授權審批制度第17條 記錄文件合同專用章借用11、審批單第18條 本制度由企業經營管理部和法務人員制定并負責解釋。第19條 本制度自年月日起實施。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數修改日期4、合同違約及糾紛處理制度制度名稱合同違約及糾紛處理制度受控狀態文件編號執行部門監督部門考證部門第1章 總則第1條 為監督合同的有效履行，及早發現違約情況，避免或減少因違約或糾紛給企業帶來的損失，保障本企業合法權益，根據中華人民共和國合同法及企業相關規定，制定本制度。第2條 本制度適用于企業所有合同違約及糾紛情況的處理。第2章 合同違約處理第3條 合同簽訂后進入執行階段，業務經辦人員應隨時跟蹤合同的履行情況，發現合同對方可能發生違約、不能履約或延遲履約12、等行為的，或企業自身可能無法履行或延遲履行合同的，應及時報告領導處理。第4條 針對合同對方違約的情形，可采取以下措施處理。1要求合同對方繼續履行合同。繼續履行合同是違約對方必須承擔的法律義務，也是本企業享有的法定權利。不論違約對方是否情愿，只要存在繼續履行的可能性，本企業就有權要求違約對方繼續履行原合同約定的義務。2要求合同對方支付違約金。合同對方違約的，本企業可按照合同約定要求違約對方支付違約金。3要求定金擔保。合同對方違約，本企業可按照合同約定及中華人民共和國擔保法向對方收取定金作為債權的擔保。違約對方履行債務后，可將定金抵作價款或者收回，違約對方不履行約定債務的，無權要求返還定金。4要求13、賠償損失。合同對方因不履行合同義務或者履行合同義務不符合約定，給本企業造成損失的，本企業有權提出索賠，具體賠償金額可由業務經辦部門會同法律顧問與合同對方協商確定。第5條 企業自身違約的，業務經辦部門或人員應與合同對方協商解決辦法，將解決辦法以書面形式上報總經理，經批準后承擔相應責任、履行有關義務。第3章 合同糾紛處理第6條 合同履行過程中發生糾紛的，業務經辦人員應在規定時效內與合同對方協商談判，并及時報告主管領導。第7條 經雙方協商達成一致意見的，雙方簽訂書面補充協議，由雙方法定代表人或其授權人簽章并加蓋單位印章后生效。第8條 合同糾紛經協商無法解決的，應依合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。第914、條 企業法務人員、法律顧問會同相關部門研究仲裁或訴訟方案，報總經理批準后實施。第10條 糾紛處理過程中，企業任何部門或個人未經授權，不得向合同對方做出實質性答復或承諾。第4章 附則第11條 支持文件合同簽訂流程、合同授權審批制度第13條 本制度由法務人員負責制定，經總經理審核批準后實施。第14條 本制度由法務人員負責解釋。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數修改日期5、合同檔案管理制度制度名稱合同檔案管理制度受控狀態文件編號執行部門監督部門考證部門第1章 總則第1條 為更好地管理公司各類檔案資料，明確檔案管理部門的職責和工作流程，理清檔案流轉過程中的工作手續，規定檔案管理中的人員權限和調檔15、權限；同時規范公司員工在工作檔案的制作、成形、保存、轉檔、調用等方面的工作行為，協調檔案管理中的問題和矛盾；進一步培養公司員工的工作記錄和建檔管檔意識，特訂立本管理制度。第2章 適用范圍第2條 本規范除特別指明外，適用于以深圳市xxxx電子有限公司為簽約主體簽訂的涉及房地產項目開發和公司經營的所有合同。第3條 職責1合同檔案管理人員（法務人員）負責本規范的制訂、修改、指導、實施和監督。2公司各部門保管人員和其他相關責任人員負責實施。第3章 合同保管方法第4條 合同保管原則1及時歸檔原則。合同簽訂完成后，3個工作日內歸檔。2完整保存原件原則原件包括：合同全部原件、合同審批表兩部分。3便于查找原則16、。合同檔案管理人員（法務人員）對存檔合同進行統一有規則的編號，建立相應的電子檔案系統。第5條 合同保管范圍1合同（包括附件）2合同審批表3合同訂立與履行過程中的所有書面材料第6條 合同保管部門1公司人事行政部門在職權范圍內，對以本公司名義簽訂的合同原件進行保管，另成體系。2合同檔案管理人員（法務人員）負責對以本公司名義簽訂的合同的編號和原件的備份工作（不包括人事部門合同），因履行合同進行的款項結算而發生的單據由財務部負責保管。3各職能部門以本公司名義對外簽訂合同時應當一式兩份及（含一式三份）以上，公司法務人員、職能部門應各保留一份合同原件存檔。4、重要機密合同，例如房地產項目基本合同、土地使用17、權出讓或者轉讓合同、房屋買賣合同以及其他與不動產有關的重大合同等，由總經理辦公室保存。5、公司內部部門之間合同簽訂時應式兩份及（含一式三份）以上，各部門自行保存。第7條 合同歸檔1經辦人員對合同履行過程中的各種材料，除款項結算與收、付款等原因而必須提交合同其他當事人或者公司其他部門的材料外，所有材料應在合同履行過程中作為合同附件由職能部門合同經辦人交付法務人員及時歸檔；各相關部門及人員可留復印件留檔，并在發生糾紛需要法律人員協助解決時，按要求將有關材料提交法律顧問或代理律師。2與履行合同有關的材料必須提交給其他當事人且公司沒有備份的，經辦人員應保留影印件并按本條第一款的規定處理。3合同檔案管理18、人員（法務人員）對各職能部門報送的合同進行分類、編號、登記，在進行形式審查后簽字確認，保證存檔的合同內容完整，具體審查以下內容：A.合同各方當事人須簽字蓋章；B.合同規定的附件應齊全；C.屬于合同保管范圍的其他材料。4各職能部門應對合同進行合理分類和編號，有關規定參照公司合同分類編號規則執行。5各職能部門合同管理員負責對歸檔合同按照合同歸檔登記表的要求作好登記和歸檔工作。第8條 合同的使用登記1合同在歸檔之后，凡調閱、復印的，應在檔案管理員處辦理登記手續；絕密級合同的調閱，需到總經理或總經理辦公室調閱。2歸還被調閱的合同時，檔案管理員（法務人員）應當場檢查合同是否有損壞、涂改或缺失，并予登記，19、由調閱者簽字確認；如合同有被損壞、涂改或缺失的情況，檔案管理員應及時登記并向人事行政經理作出書面匯報。第8條 合同保管方式1合同檔案保存形式為文本原件。2為研究和借鑒需要，實現資源共享，合同檔案管理人員（法務人員）可以將經律師審核的各類合同模版放在公司公共盤，設置瀏覽權限，供相關人員使用。第9條 保管期限1合同文本原件保管期限一般最短為合同實際履行終止后三年，但下列情形除外：A.房地產項目基本合同、土地使用權出讓或者轉讓合同、項目主體工程的設計、施工合同、外接物業委托管理合同應永久保存。B.房屋買賣合同以及其他與不動產有關的重大合同，保管期限最短為土地使用權期滿后兩年。C.其他合同標的金額在120、0萬元以上的合同，保管期限最短為履行期滿后五年。2與訴訟或仲裁案件有關的合同，應在訴訟或仲裁處理完畢（包括執行）后隨案卷一起保存。第8條 合同的保密1各公司應根據合同的重要性，將不同性質和內容的合同劃分適當的密級。2合同密級一般分為絕密、機密和保密三級。絕密級合同僅限公司高層領導和為正常經營管理而必須知悉合同內容的人員知悉；機密級合同僅限公司中層領導以上人員和為正常經營管理而必須知悉合同內容的人員知悉；其他合同為保密級，除為正常開展業務所需外，不得對外傳播。3凡含有公司商業秘密的合同應劃為機密級或絕密級；房地產項目基本合同與土地、工程、采購等方面的標書及合同劃為絕密級。4另有規定之前，合同的保21、密期限參照合同的保管期限執行。5合同經辦人員、檔案管理員對合同的保密負責；所有有條件知悉合同內容的人員都應按密級要求對合同內容予以保密。6經辦部門須在報送檔案管理員的合同上加扉頁注明合同的密級。第9條 合同的銷毀1合同保管期限屆滿后，合同管理員負責辦理合同的銷毀報批手續。不同性質、內容的合同，按不同程序辦理銷毀報批手續：A.一般合同由檔案管理員列示清單，報總經理辦公室及合同經辦部門領導簽字批準銷毀。B.標的金額在10萬元以上的合同，須由法律顧問、經辦部門、財務部、主管副總經理會簽同意后始得銷毀。2檔案管理員負責落實合同銷毀工作，法律人員、經辦部門代表和業務部門代表（有款項收付內容的合同）共同監22、督合同的銷毀，保證未解密合同不在銷毀過程中泄密。第4章 附則第10條 支持文件合同模版制定制度、合同授權審批制度、合同檔案分類編號規則第11條 相關記錄合同歸檔登記表、合同使用/借用登記表第12條 本制度由法務人員負責制定，經總經理審核批準后實施。第13條 本制度由法務人員負責解釋。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數修改日期6、合同編號規則制度名稱合同編號規則受控狀態文件編號執行部門監督部門考證部門第1章 總則第1條 為加強合同的標準化管理，規范公司合同存檔，明確在合同存檔環節中相關部門的職責以及工作流程，特制訂為規范合同編號的指導性和標準性文件，便于目標成本的落實和控制。第2條 本規則23、除特別指明外，適用于以深圳市xxxx電子有限公司為簽約主體簽訂的涉及公司經營的所有合同。第2章 職責第3條 法務人員負責本規則的制訂、修改、實施指導和監督。公司各職能部門合同、檔案管理人員負責本規則的具體實施。第3章 合同分類編號規則第4條 合同分類編號原則1適應公司主營業務的合同管理需要；2與公司管理、項目管理和成本管理相匹配的分類方法；3公司所有合同都應按統一標準進行分類并連續編號。第5條 合同分類編號合同分為研發技術類合同、采購類、銷售類合同、管理類合同四類。各類合同均按級編碼進行分類編號。各級編碼之間使用“”進行連接（具體詳見合同編號規則表）。1研發技術合同：包括技術合作、委托開發、技24、術加工等合同。2采購類合同：原料采購、零部件采購、設備采購等（不包括行政采購）。3銷售類合同：委托代銷、獨家代理、國際銷售、國內銷售等合同。4管理類合同：融資合同、借貸、培訓、勞動、房屋租賃、設備維修、顧問合同、商標知識產權代理等合同。第4章 附則第6條 支持文件合同合同編號規則、合同檔案管理制度第7條 本制度由法務人員負責制定，經總經理審核批準后實施。第8條 本制度由法務人員負責解釋。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數修改日期7、懲罰規定制度名稱懲罰規定受控狀態文件編號執行部門監督部門考證部門第1章 總則第1條 為加強合同的標準化管理，規范化管理，明確責任，減少合同簽訂、管理等風險行為25、，。第2條 本規則除特別指明外，適用于以深圳市xxxx電子有限公司為簽約主體簽訂的涉及公司經營的所有合同。第2章 職責第3條 法務人員負責制定本規定。公司各職能部門合同、檔案管理人員負責本規則的具體實施。第3章 懲罰規定具體內容第4條 違法合同簽訂流程和相關規章制度，未對公司照成實質經濟損失，記小過一次，違反兩次或兩次以上的，打過處分并罰款50元以示警告，違反三次或三次以上的，記大過罰款100元，屢教不改的勸退處理。第5條 違反合同簽訂流程和規則制度，對公司造成1000元以下的經濟損失的，記大過一次，責任人賠償全部經濟損失，等額罰款。第6條 違反合同簽訂流程和規則制度，對公司造成1000元1026、000元的經濟損失的，記大過一次，責任人賠償全部經濟損失，雙倍罰款。第7 條 違反合同簽訂流程和規則制度，對公司造成10000元以上的經濟損失的，記大過一次，責任人賠償全部經濟損失，三倍罰款，且直接勸退。 第8條 越權處理公司合同事宜，一般職員批評警告，主管級別小過一次，經理級別大過一次。對公司造成經濟損失的行為，按第5、6、7條執行。 第9條 任何合同管理事務中的違規行為，由法務人員提出懲罰申請，責任人所在部門經理簽核，總經理核準執行。涉及違反法律行為，公司保留追究責任人法律責任的權利。第4章 附則第10條 支持文件合同授權審批制度、合同檔案管理制度等。第11條 本制度由法務人員負責制定，經27、總經理審核批準后實施。第12條 本制度由法務人員負責解釋。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數修改日期附件一：合同簽訂審批流程圖總經理法律顧問選擇合同標的物的合作者財務人員對方公司部門負責人/經辦人調查擬簽約對象資格提供資料協商具體條款，擬定合同文本確定擬簽約對象名單雙方進行業務談判簽定合同 部門步驟調查擬簽約對象資格確定擬簽約對象合同管理員審核審核審核審核合同檔案歸檔業務談判并簽訂合同合同歸檔合同資料整理附件二：合同的解除與變更流程圖合同檔案管理員各部門負責人法律顧問總經理 部門步驟合同對方業務經辦人訂立合同履行中發現合同條款欠妥申請變更或解除合同審核審核提出變更或解除合同意見審批向合同對方提出變更或解除合同協商變更或解除合同達成合同變更或解除的協議審核審核審批簽訂合同變更或解除的書面協議保管合同變更或解除的書面協議及資料提出變更或解除合同申請變更或解除合同保管協議及資料