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1、XXXX有限公司 XXXX管理制度電子商務公司郵箱開通、收回或注銷管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 電子商務公司郵箱管理制度為了加強公司企業(yè)郵箱的管理，規(guī)范公司網(wǎng)絡信息傳遞及發(fā)布行為，增強網(wǎng)絡信息安全性，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，并結(jié)合公司實際情況制定本管理制度，具體如下：1 適用范圍本制度適用于公司及所屬各子、分公司。2 責任2.1 本制度由信息化部編制、修訂；行政中心公司辦組織會簽、發(fā)文；總經(jīng)理批準。2.2 信息化部負責對企業(yè)郵箱的運行和使用提供技術(shù)支持。3 申請開通3.1 員工所屬部門根據(jù)員工崗位工作需求，2、確定要為員工申請開通企業(yè)郵箱的，填寫企業(yè)郵箱申請表（見附件），并將申請表經(jīng)部門領(lǐng)導審核簽字后，提交信息化部。3.2 信息化部對企業(yè)郵箱申請表進行復核，對符合申請使用企業(yè)郵箱條件的，在13個工作日內(nèi)，完成郵箱的分配與參數(shù)設置，通知相應部門啟用郵箱。3.3 信息化部對開通郵箱的企業(yè)郵箱申請審批表，原件應存檔備查，直到對應的企業(yè)郵箱被收回或注銷。4 收回或注銷4.1 公司及所屬各子、分公司的人力資源部門應根據(jù)員工變動情況，隨時向信息化部提供人員變動名單。信息化部根據(jù)變動名單及時對郵箱進行維護管理（權(quán)限收回或者郵箱注銷）。4.2 對因員工離職需要注銷的郵箱，由信息化部設定一個月過渡期。在過渡期中，信息3、化部重新設定密碼，等到原部門指定人員接管郵箱后再重新設定密碼。同時，設置郵箱自動回復功能，告知來信方該員工已離職，同時告知對方新的聯(lián)系郵箱。過渡期結(jié)束后，備份郵箱數(shù)據(jù)，注銷郵箱。4.3 對因員工離職或調(diào)動，需要收回權(quán)限轉(zhuǎn)交其他員工管理的郵箱（如部門郵箱），信息化部重新設定密碼，等到原部門指定人員接管郵箱后再重新設定密碼。5 使用規(guī)范5.1 公司及各子、分公司所屬各部門、各員工必須采用公司企業(yè)郵箱進行與工作相關(guān)的內(nèi)外交流。5.2 只有部門郵箱是公司認可的對外發(fā)送正式的、具有法律效力的文字、圖片、影像、文檔等資料的有效郵箱。各部門必須指定專人管理部門郵箱。5.3 公司宣傳資料、名片等對外發(fā)放的所有4、電子、文字材料，必須且只能使用企業(yè)郵箱。5.4 企業(yè)郵箱的基本命名規(guī)則由信息化部制定，如有重名等情況，由系統(tǒng)管理員進行相應調(diào)整。5.5 每位員工只能申請一個個人郵箱；每個部門由公司統(tǒng)一分配一個部門郵箱。5.6 嚴禁使用企業(yè)郵箱收發(fā)各類違反國家法律法規(guī)和公司規(guī)章制度的內(nèi)容。5.7 嚴禁使用企業(yè)郵箱傳播不利于公司生產(chǎn)經(jīng)營的正常開展，不利于公司內(nèi)部團結(jié)的言論和文件。 5.8 嚴禁使用企業(yè)郵箱傳播帶有病毒、惡意軟件的郵件內(nèi)容。5.9 嚴禁使用各種技術(shù)手段攻擊公司企業(yè)郵箱系統(tǒng)，或者對其他同事郵箱進行密碼破解等入侵行為。5.10 禁止群發(fā)超大容量郵件。如因特殊原因有此需要，應事先與信息化部取得聯(lián)系，由信息5、化部協(xié)助解決。5.11 為保護個人隱私，企業(yè)郵箱使用人不要使用企業(yè)郵箱收發(fā)涉及個人隱私的各類文件內(nèi)容。如果使用人由于使用企業(yè)郵箱收發(fā)涉及個人隱私的內(nèi)容而導致個人隱私泄漏，公司不承擔任何法律責任。5.12 員工必須定期接收郵件，凡屬公司業(yè)務往來的郵件，必須回復確認，否則視為未接收郵件，由此造成的損失及責任由員工自行承擔。5.13 超大郵件的發(fā)送與接收：企業(yè)郵箱發(fā)送、接收郵件最大普通附件容量為10兆，超大附件容量為100兆，對外發(fā)送時應考慮對方郵箱接收的最大容量限制。6 郵箱管理6.1 企業(yè)郵箱由信息化部管理、運行和維護。6.2 企業(yè)郵箱用戶應至少每月清理一次郵件，不得長期積壓郵件占用企業(yè)郵箱空間6、資源。禁止把企業(yè)郵箱作為活動存儲器使用。6.3 郵箱空間占用長期保持在高比率（指空間占用率在90天內(nèi)一直保持在80%）的用戶，管理員將發(fā)送管理員通知郵件到該郵箱，此一周后仍未整改，管理員有權(quán)對該郵箱進行清理清理。6.4 郵箱用戶需對自己郵箱的帳號、密碼安全負全部責任。用戶對使用自己的電子郵箱帳號傳輸?shù)乃袃?nèi)容及產(chǎn)生的后果承擔全部責任。6.5 郵箱用戶若發(fā)現(xiàn)任何非法使用本人帳號或其它系統(tǒng)安全漏洞情況，應立即報告信息化部。6.6 企業(yè)郵箱各用戶的初始容量為200兆，在使用郵箱后可以根據(jù)實際需要向管理員申請增加空間，管理員需酌情考慮調(diào)增。6.7 信息化部應對所有郵件及操作進行日志記錄，并對特定郵箱進7、行郵件監(jiān)控備份，以保護公司信息資源。7 附則7.1 使用公司企業(yè)郵箱的部門和員工，必須嚴格遵守本制度。7.1.1 如有違反本制度，將按照公司相關(guān)規(guī)定進行考核。給公司造成經(jīng)濟損失的，責任人應承擔賠償責任。7.1.2 如因違反本制度導致法律責任的，由相關(guān)部門和個人直接承擔。公司將協(xié)助司法部門依法追究民事或刑事責任。7.2 若員工的行為違反有關(guān)法律法規(guī)或公司規(guī)章制度，公司將作出獨立判斷，并有權(quán)立即收回該員工的企業(yè)郵箱。7.3 附件7.3.1 企業(yè)郵箱申請審批表7.4 本制度由信息化部負責解釋。7.5 本制度從頒布之日起生效。 附件：企業(yè)郵箱申請審批表部門： 日期：姓名崗位郵箱用途承諾簽字備注部門審核： 信息化部復核：說明：“承諾簽字”必須由使用者本人簽字，承諾遵守企業(yè)郵箱管理制度的各項規(guī)定并承擔指定的各項責任。對于部門郵箱，由部門領(lǐng)導簽字承諾。- 4 -