特殊裝備生產企業外購商品采購管理制度.docx
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上傳人:職z****i
編號:1129058
2024-09-08
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1、特殊裝備生產企業外購商品采購管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 外購商品采購管理制度1 范圍本制度規定了外購商品的采購、入庫、結算及付款等環節的規范化流程和管理要求。本制度適用于XX控股集團警用裝備事業部、市場銷售部、各銷售辦事處或銷售分公司,各控股子、分公司可參照執行。2 規范性引用文件GB/T15498-2003企業標準體系 管理標準和工作標準體系中的條款Q/SKJT 201-01-2011企業標準的編號方法Q/SKJT 201-02-2011企業管理標準的編寫辦法3 術語 無4 職責與權限a) 銷售財務管2、理專項小組負責制訂與修訂本制度,并負責本制度的宣貫與實施;b) 銷售經理負責提供需外購的商品信息;銷售內勤負責填寫外購商品申購信息單(簡稱申購單,下同),執行集團公司分派的采購任務,填寫付款申請單;辦事處倉庫員負責辦理實物入庫;辦事處會計負責錄制進貨單、核對采購賬款及審核采購付款申請等;c) 警用裝備事業部或市場營銷部采購人員負責安排或執行采購,錄制采購單和填寫付款申請單;警用裝備事業部或市場營銷部長負責審核采購報價、預售價格及采購安排等;d) 銷售會計專員負責增加客戶、供應商及商品代碼等ERP基礎資料,錄制單廠商付款單和銷售價格政策;費用審核專員負責制訂銷售價格政策;銷售財務主管負責對采購合3、同、銷售定價的審批及付款申請的審核等;e) 財務成本組負責錄制由警用裝備事業部和資材部采購的進貨單、結算采購貨款和審核付款申請單等;集團出納負責支付采購貨款,并審核ERP單廠商付款單。5 管理內容、方法與要求 5.1 信息導入銷售經理接收客戶訂貨信息后,對需外購的商品要求(即關鍵技術參數、質量要求及規格型號等)、預售價及交貨期等信息,及時通知給辦事處銷售內勤,并協助提供進貨渠道。5.2 詢價接到需外購的商品信息后,銷售內勤尋找或聯系進貨廠商,進行詢價、確認交期、明確質量要求等,與供應商形成供貨意向。5.3 申購形成供貨意向后,銷售內勤填寫電子版申購單,并提交銷售經理確認和辦事處主任審核。審核后4、,由內勤將申購單傳真到警用裝備事業部或市場營銷部進行申購。其中,申購商品明細超過6項的,附外購商品申購清單;進貨廠商超過2家的,附外購廠商附表。5.4 審核警用裝備事業部或市場營銷部采購工程師接到申購單后,指定采購執行部門和指定入庫倉庫;對于安排辦事處采購的,對“預進貨價”等內容進行審核,并出示采購指導意見等。對于安排由警用裝備事業部或資材部采購的,應及時將所詢進貨價格、進貨廠商資料填寫在申請單相應位置或依據申購單格式另附。5.5 定價費用審核專員接到申購單后,對外購商品制定銷售價格政策,即制訂統一銷售價及建議零售價。其中,外購警燈警報器類商品統一銷售價及建議零售價分別為平均進價的150%和25、00%;外購單警裝備類商品統一銷售價及建議零售價分別為平均進價的120%和150%;外購電子類警用類及其它商品統一銷售價及建議零售價分別為平均進價的110%和130%。外購商品定價每年按上年平均進貨價調整一次,首次進貨的暫按第一次進價為基準。5.6 審批銷售財務對申購流程及銷售定價等進行審批;當預售價低于統一零售價且申購金額在2萬元以下的,須經市場營銷部長進行特價審批,申購金額超過2萬元的由執行副總裁進行特價審批。5.7 新增ERP資料審批后,由銷售會計專員依據申購單信息在ERP中,新增客戶、供應商及商品的代碼、名稱、規格型號等資料,將新增的客戶、供應商、商品代碼填在申購單后,傳真到辦事處內勤6、處。5.8 采購5.8.1 簽訂采購合同接到分派的采購任務后,由采購執行單位組織與供應商簽訂采購合同,具體的可以辦事處、分公司或集團公司名義簽訂合同。入辦事處倉庫的采購,采購合同報辦事處會計或銷售財務審核;入集團倉庫的采購,采購合同報財務成本組審核;合同金額超過10萬的,均須報集團執行副總裁審批。5.8.2 下ERP采購訂單a) 辦事處采購,并指定入辦事處倉庫的。該類采購,無須在ERP中下采購訂單,入庫時直接由辦事處會計錄制進貨單。b) 辦事處采購,并指定入集團倉庫的。該類采購為辦事處代購,由警用裝備事業部或資材部在ERP中下采購訂單,并將相應采購單號報予倉庫,以備按單收貨。c) 集團采購,并7、指定集團倉庫的。該類采購,由采購執行部門在ERP中下采購訂單,并將相應采購單號報予倉庫,以備按單收貨。d) 集團采購,并指定入辦事處倉庫的。該類采購為集團代購,無須在ERP中下采購訂單。5.9 入庫5.9.1 入辦事處倉庫貨入辦事處倉庫的,先由倉庫員清點驗收、簽字確認后,將收貨信息經銷售內勤、報辦事處會計錄制ERP進貨單,辦理正式入庫手續,已預付款的及時沖賬。5.9.2 入集團倉庫貨入集團倉庫的,倉庫員按采購單號清點驗收、簽字確認后,將收貨信息報倉庫制單員辦理暫估入庫手續,結算時由集團財務成本組轉進貨單,已預付款的及時沖賬。5.10 付款5.10.1 預付款a) 入辦事處倉庫、且由集團公司預付8、款的。由采購部門將采購合同提供給集團銷售會計助理,由其填寫付款審批單、銷售會計專員錄制ERP單廠商付款單后,報財務部長審核、執行副總裁審批,集團出納付款并審單。b) 入辦事處倉庫、且由辦事處預付款的。由采購部門將采購合同提供給辦事處銷售內勤,由其填寫付款審批單,報辦事處會計審批并付款和錄制單廠商付款單。c) 入集團倉庫、且由集團預付款的。由由采購執行單位填寫付款審批單(附采購合同),經財務成本組錄制單廠商付款單后,報財務部長審核、執行副總裁審批,集團出納付款并審單。5.10.2 貨到付款a) 入辦事處倉庫。由辦事處會計對賬,并編制應付賬款支付清單,報集團銷售會計助理,由其填寫付款審批單、銷售會9、計專員錄制ERP單廠商付款單后,報財務部長審核、執行副總裁審批,集團出納付款并審單。b) 入集團倉庫。由財務成本組對賬,采購部門填寫付款審批單,經財務成本組錄制單廠商付款單后,報財務部長審核、執行副總裁審批,集團出納付款并審單。6 獎罰對未按以上規定流程執行采購的,對違者每次扣5分,并承擔由此造成的經濟損失的;對采購、入庫、入賬、付款等過程中徇私舞弊的,對責任人每次處以2倍以上罰款,但不低于1000元/次,并保留追究其法律責任的權力。7 報告與記錄BD-W037 外購商品申購信息BD-W038 外購商品申購清單BD-W039 付款審批單8 附錄附錄A:外購商品采購管理流程附加說明: 本制度試用三個月后,如有需要重新修訂之處,由集團財務審計部提出進行修訂。本標準由集團財務審計部提出本標準由王智富起草本標準由諶素琴校核財務審計部會簽:市場營銷部會簽:警用裝備事業部會簽:批準: