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1、電子商務公司付款工作流程規定編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一條 目的與宗旨為適應本公司業務發展和財務管理工作需要，理順付款工作流程，明確崗位責任，防范經營管理風險，提高工作效率，促進降本增效，制定本規定。第二條 適用范圍本公司所屬各部門、子公司、分公司等各單位，適用本規定。受本單位客觀條件限制需要調整執行的，在報經本公司總經理批準生效之前，應當執行本規定。第三條 付款工作流程分類3-1 付款工作流程分類3-1-1五類付款：本規定所指付款工作流程分為經營采購付款、費用報銷付款、籌資活動付款、投資活動付款、其他專項2、付款共五類。3-1-2兩個程序：付款流程分為兩個子程序進行：第一個子程序是請付內容合規性審批流程，第二個子程序是財務系統辦理款項支付流程。3-1-3用款額度：為平衡資金供需矛盾，充分提高資金使用效率和效益，公司實行資金預算和用款額度管理辦法。在上述第二個子程序中，各單位按照以下程序與辦法編制資金預算和確定用款額度：一是各單位根據年度績效考核目標編制年度業務預算，并細分至季度業務預算、月度業務預算。業務預算應當包括經營預算、費用預算、投資預算、籌資預算四個部分，涵蓋產品銷售、材料采購、生產成本、人員薪資（含社保和公積金）、應交稅費、運營費用六項內容，其中運營費用包括場地租金、設備折舊、資金利息、3、水電分攤、儲運費用、差旅費用、通訊費用、招待費用等八類要素。二是各單位基于年度業務預算編制年度財務預算，并細分至季度財務預算、月度財務預算。財務預算應當包括預算利潤表、預算資產負債表、預算現金流量表三張預算報表，并附主要會計政策和財務指標編制方法說明，如按產品分類的收入和成本結構、生產成本的料工費結構、共同費用的分攤辦法和計算依據、利潤指標計算公式和指標口徑、營業稅費（或增值稅）及所得稅的計算公式和指標口徑等等，做到統一標準，規范表述，避免年終績效考核時產生分歧和誤解。三是各單位根據年度現金流量預算編制年度資金預算，并細分至季度資金預算、月度資金預算。資金預算應當包括銷售收款預算、采購付款預算4、費用支出預算、薪資支出預算、稅費支出預算、固定資產投資支出預算、公司內外部融資預算和還本付息預算等七項基本內容。業務部門要遵循資金收支平衡原則，合理控制內外部融資規模，審慎運用財務杠桿，避免過度負債，在積極維護客戶關系確保收入預算按時實現的同時，主動做好供應商管理工作努力兌現付款承諾，逐步建立和完善主動付款制度，提升公司履約能力和商業信譽。四是各單位每月初將月度資金預算細分至每周資金預算，據以申報每周用款額度，按照“周末集中+周初反饋”流程，各用款單位與公司財務部門提前商定每周資金預算和用款額度，根據預算收入可實現程度和收支差額融資可靠性，分別確定“確保兌現用款額度+風險統籌用款額度”兩類用5、款額度，并及時通報供應商，避免對供應商的資金計劃造成不利影響，預防供應商過度催款風險。【風險提示】：業務預算和財務預算不是對考核目標按照空間和時間維度進行簡單的算術分解，而是一項貫穿于公司經營管理全過程的系統性管理工程，需要綜合應用業務知識、實操經驗和預測能力，運用統計、會計、預測等專門方法和管理工具，按照特定程序和流程，基于相關性、有用性和可計量性，對市場環境、資源條件、運營要素及其對經營結果的綜合影響程度進行持續不斷地測量、分析、歸納、總結、判斷、修正和再評估，通過信息、計劃和指令作用于運營流程，提高運營流程對環境變化保持充分的敏感性和互動性，最大程度地降低信息不對稱風險和內控失效風險，保6、證決策過程和執行過程的科學性、合理性和有效性，促進降本增效、開源節流和全面實現公司運營目標。具體而言，一方面，在預算編制過程中，業務和財務團隊要分工協作，兼顧理想狀況和現實條件的實際差異水平和可能偏離程度，進行科學合理地分析和預測，對考核目標中的銷售規模等關鍵指標的可實現程度，作出富有經驗和前瞻性的預計和估算，再基于指標之間的內在聯系和相互影響關系，對其他相關指標進行因素分析和綜合測算，形成可以合理預期的可實現區間，編制彈性預算，避免預算過度和預算不足兩類風險；另一方面，在預算執行過程中，要根據銷售預算的實際變動情況，及時修正材料采購、生產成本、運營費用等相關預算指標，按照變化了的實際情況調整7、各項資源準備計劃，既要避免資源準備過度，也要防止資源準備不足，促進實現開源節流和降本增效目標。3-2付款工作流程分類說明3-2-1經營采購付款流程，是指經營單位為履行銷售合同和實現產品銷售計劃，按照相關原輔材料、加工和運輸勞務采購合同約定的內容，向本單位申請辦理對供方單位支付貨物或勞務采購成本的內部工作過程。這些貨物或勞務采購成本通常能夠直接地或采用適當標準間接地按照銷售合同或產品銷售計劃進行明確區分。3-2-2費用報銷付款流程，是指各單位或崗位為履行工作職責，開展各項經營、管理和內部服務活動，按照規定程序、標準或授權，向本單位申請辦理報銷有關消費或勞務等非經營采購性費用支出的內部工作過程。這8、些費用支出具有公共性、輔助性特征，通常不能按照銷售合同或產品銷售計劃加以明確區分。在本公司，此類非采購性費用主要指差旅費、通訊費、辦公經費、招待費等日常開支性費用支出、籌資及投資活動費用支出，以及經營單位不屬于上述經營采購付款范圍的費用支出。3-2-3籌資活動付款流程，是指向貸款機構償還借款本息，以及向公司外部單位臨時拆借資金付出款項的內部工作過程。除償還金融機構到期貸款本息和內部關聯單位之間劃撥款項采用由公司財務部門報經總經理審批后直接辦理付款的簡便付款流程外，外部拆借付出款項、存出保證金、籌資性短期證券投資付出款項等籌資目的相關付款，應當遵循第六條規定的籌資活動一般付款工作流程。3-2-49、投資活動付款流程：指長期股權投資和固定資產、在建工程投資項目付款。3-2-5其他專項付款流程，是指上述四類付款以外的付款流程。第四條 經營采購付款流程4-1請付內容合規性審批流程1) 提出申請：采購業務經辦人填寫付款申請單，隨單附送：采購預算/計劃/通知單，采購合同，收貨憑證（包括收貨單、裝箱單、第三方代簽收貨單，合同約定帶款提貨的，不遲于付款次日提交），采購發票/農產品收購憑證等相關證據(合同預付款可暫無)，按一單一清要求，注明該項付款所屬銷售合同/電商訂單號或產品銷售計劃單號(以下稱訂單)。2) 部門審核：經營單位負責人對付款申請單及其所附證據的內容真實性、合規性及是否經授權進行審核，在本10、單位當期用款額度范圍內簽署核準意見。超過本單位當期用款額度并確需向公司財務部門提出內部借款的，應先行或同時辦理內部借款申請手續。3) 會計審核：公司財務部門成本會計崗位（或指定崗位）對付款申請單及其所附證據內容一致性、合規性進行審核，簽署審核意見。審核內容包括：證據之間的一致性，數字及計算正確性，累計已付款項正確性，付款賬期合規性，收貨情況可靠性，發票合規性，對賬回函及時性，訂單信息比對一致性，以及風險預警信息跟蹤與反饋，其中第-項應當在審核記錄中注明。4) 財務復核：財務部門負責人對付款申請單及其所附證據總體規范性和用款額度進行復核，簽署復核意見。5) 總經理審批：總經理對付款申請單進行程序11、合規性審核，簽署審批意見。建立總經理授權審批制度的，被授權崗位在授權范圍內負責履行此項審批職責。按照職責分離原則，經辦人為各部門負責人、子/分公司總經理的費用報銷事項，須報經總經理審批，不列入授權審批范圍內。4-2財務系統辦理款項支付流程6) 出納付款：公司財務部門按照資金管理辦法，在申請付款單位的可用資金額度內，根據準予付款的付款申請單，順序、及時辦理付款手續。請付單位當期無用款額度或額度不足，并且需要向財務部門內部借款的，辦妥內部借款手續后方可付款。公司財務部門因資金不足等原因不能及時付出款項的，財務部門相關崗位應當立即通知請付單位，采取相應風險應對預案，避免發生業務風險和信譽風險。第五條12、 費用報銷付款5-1請付內容合規性審批流程1) 提出申請：經辦人填寫費用報銷表，隨表附送發票等相關證據，注明該項費用所屬單位。2) 部門審核：費用所屬單位負責人對費用報銷表及其所附證據真實性、合規性及是否經授權進行審核，按照差旅費、通信費報銷管理制度等相關規定簽署核準意見。3) 會計審核：財務部門主辦會計崗位（或指定崗位）對費用報銷表及其所附證據一致性、合規性進行審核，簽署審核意見。審核內容包括：證據之間的一致性，數字及計算正確性，經辦人或其所屬單位借款情況，票據合規性。4) 財務復核：財務部門負責人對費用報銷表及其所附證據進行總體規范性復核。5) 總經理審批：總經理對費用報銷表進行程序合規性13、審核，簽署審批意見。建立總經理授權審批制度的，被授權崗位在授權范圍內負責履行此項審批職責。按照職責分離原則，經辦人為各部門負責人、子/分公司總經理的費用報銷事項，須報經總經理審批，不列入授權審批范圍內。5-2財務系統辦理款項支付流程6) 出納付款：公司財務部門按照資金管理辦法，在申請付款單位的可用資金額度內，或在非經營部門的費用預算額度內，根據準予付款的費用報銷表，順序、及時辦理付款手續。第六條 籌資活動付款6-1請付內容合規性審批流程1) 提出申請：經辦人填寫付款申請單，隨單附送與請付款項相關的借款協議等證據。2) 部門審核：部門負責人對付款申請單及其所附證據真實性、合規性及是否經授權進行審14、核，簽署核準意見。3) 會計審核：財務部門主辦會計崗位（或指定崗位）對付款申請單及其所附證據一致性、合規性進行審核，簽署審核意見。審核內容包括：證據之間的一致性，數字及計算正確性，票據合規性，對賬回函及時性。4) 財務復核：財務部門負責人對付款申請單及其所附證據進行總體規范性復核。5) 總經理審批：總經理對付款申請單進行程序合規性審核，簽署審批意見。6-2財務系統辦理款項支付流程6) 出納付款：公司財務部門按照資金管理辦法，根據準予付款的付款申請單，順序、及時辦理付款手續。第七條 投資活動付款7-1請付內容合規性審批流程1) 提出申請：投資項目經辦人填寫付款申請單，隨單附送：采購或施工合同，收15、貨憑證或施工結算書，發票等相關證據(預付款項可僅據采購合同)，按項目管理要求，注明該項付款所屬項目名稱、采購合同號。2) 部門審核：經營單位負責人對付款申請單及其所附證據的內容真實性、合規性及是否經授權進行審核，在本單位當期用款額度范圍內簽署核準意見。超過本單位當期用款額度并確需向公司財務部門提出內部借款的，應先行或同時辦理內部借款申請手續。3) 工程部復核：公司工程部負責人(或指定崗位)對請付內容進行必要性復核，包括：可否內部調劑解決，是否需經招標程序，價格、質量、性能信息比對情況等內容。4) 會計審核：財務部門主辦會計崗位（或指定崗位）對付款申請單及其所附證據一致性、合規性進行審核，簽署審16、核意見。審核內容包括：證據之間的一致性，數字及計算正確性，累計已付款項，付款賬期，對賬回函情況，風險預警信息跟蹤與反饋。5) 財務復核：財務部門負責人對付款申請單及其所附證據進行總體規范性復核，簽署復核意見。6) 總經理審批：集團總經理對付款申請單進行程序合規性審核，簽署審批意見。7-2財務系統辦理款項支付流程7) 出納付款：公司財務部門按照資金管理辦法，在申請付款單位的可用資金額度內，或在項目投資預算額度內，根據準予付款的付款申請單，順序、及時辦理付款手續。第八條 其他專項付款一般地，其他專項付款應當遵循與上述第七條投資活動付款相同的付款工作流程，該流程不適用的，由總經理直接確定付款工作流程17、。第九條 違規責任9-1崗位責任1) 經辦人：對與請付內容相關事項的實際執行、經辦結果及相關證據的真實性、一致性、完整性、合規性負責。2) 部門復核崗位：對與請付內容相關事項的執行授權、過程監督、結果跟蹤負責，對相關證據真實性、合規性承擔審核責任。3) 會計審核崗位：對與請付內容相關事項的財務結算信息可靠性，對相關證據真實性、合規性承擔審核責任。4) 財務復核崗位：對相關證據真實性、合規性承擔復核責任，對截至前道流程止的程序合規性承擔復核責任。5) 總經理審批崗位：對截至前道流程止的程序合規性承擔審核責任，被授權崗位責任與此同。6) 財務付款崗位：對截至前道流程止的程序完整性承擔復核責任，對實18、際付出款項與準予支付款項的一致性承擔責任。注：以上所述，僅指各崗位在付款工作流程中應當承擔的責任，不涉及該崗位在其他工作內容中的相關責任。9-2違規責任付款工作流程各環節的崗位工作人員，應當確保請付內容相關信息及其流轉過程真實、一致、完整、及時，不得故意偽造、編造、歪曲相關信息，不得濫用職權無端阻撓正常付款工作流程的順暢執行。以下所列屬于違反本公司付款工作流程相關規定的部分情形：1) 對照本公司有關合同管理規定，在實施收款、發貨、付款、采購行為之前應當先行簽訂合同而未先行取得合規、有效的購銷合同；2) 簽訂購銷合同不符合本公司合同管理相關規定和要求；3) 未按照購銷合同約定內容實施收款、發貨、19、付款、采購行為；4) 資金預算不能自求平衡，且未辦理內部借款手續，超資金預算用款；5) 符合付款條件與付款工作流程各項要求，且有可付資金，但公司財務部門因自身原因未能及時辦妥支付手續；6) 復核、審核、審批崗位未按規定的政策、標準、程序正確履行復核、審核、審批職責。執行中出現其他情形導致付款工作流程不能順暢執行的，未執行崗位應當及時提請上級或共同上級(包括本公司總經理或被授權崗位)區分崗位責任，裁定執行。違反本規定給所在單位或公司關聯單位造成經濟損失的，相關責任人承擔損失范圍內的經濟賠償責任。違反本規定但尚未給所在單位或公司關聯單位造成經濟損失的，視情節嚴重程度，違規一項一次罰款100-10020、0元(人民幣，以下同)，可以累計合并處罰。此外，根據違規情節輕重程度，相關責任人所在單位或公司職能部門應當給予責任人直至辭退的公司行政處分；違規責任未能及時落實到具體責任崗位的，由所在部門負責人承擔相應責任。各單位或公司行政管理部門負責作出責任認定和處罰決定，報經本公司總經理或總經理辦公會議批準后執行。第十條 定義、生效、解釋與爭議10-1本規定有關述語采用下列定義：1) 及時：只涉及兩個以下當事人的，指當時或不超過1個工作日；涉及三方或超過三方的，指當時或不超過2個工作日。2) 合規：指符合或不違反所涉及國家法律、政府規章、公司規章制度及其補充規定和相關解釋中的基本原則和具體條款，包括作為和21、不作為。3) 違反本規定：付款工作流程出現未能按時、完整執行情況，有證據表明未得執行環節與有關責任崗位作為或不作為之間存在因果關系的，確認該責任崗位有違反本規定情形。10-2 生效：本規定自總經理簽發并公布之日起實施，現行規定自本規定生效之日起失效。10-3 未盡事項解釋：執行過程中遇有本規定未盡明確的，由公司財務部門負責解釋。10-4爭議解決：執行中遇有爭議的，按公司行政程序報經上級或共同上級(包括總經理或其授權崗位)裁定執行，當事人認為屬于重大事項的，可以直接上報本公司總經理、直至總經理辦公會議裁定執行。附件：付款工作流程圖付款工作流程圖2-費用報銷付款流程1-5采購發票1-1付款申請單(22、區分訂單)1-4收貨記錄會計審核采購崗位申請，經主管審核財務經理復核1-31-3采購合同付款工作流程圖1-經營采購付款流程1-2采購通知單總經理審批出納 付款2-1經辦崗位申請，經主管審核2-1主辦會計審核財務經理復核2-22-1費用報銷表總經理審批2-2費用發票2-3收貨記錄出納 付款付款工作流程圖3籌資活動付款流程經辦崗位申請，經主管審核2-1主辦會計審核財務經理復核2-2總經理審批3-1付款申請表3-2拆借/證券投資協議出納 付款付款工作流程圖4投資活動付款流程財務經理復核主辦會計審核2-1經辦崗位申請，經主管審核2-2總經理審批4-1付款申請表4-2采購/施工合同4-3采購發票4-2采購/施工合同4-2收貨與檢驗記錄出納 付款