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1、煤業股份有限公司內部存貨管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 存貨管理制度1. 總則1.1. 為了加強對公司存貨的內部控制和管理，防范存貨業務中的差錯和舞弊，保護存貨的安全、完整，提高存貨運營效率，以及加強對成本核算的內部控制和管理，防范產品成本失真，提高成本管理水平，根據中華人民共和國會計法、上海證券交易所上市公司內部控制指引、內部會計控制規范存貨（試行）和企業內部控制具體規范存貨（征求意見稿）等法律法規，并結合公司的實際情況，制定本制度。1.2. 本制度適用于XXXX煤業股份有限公司（以下簡稱XX煤業）本部、2、分公司及所屬全資子公司和控股子公司（以下簡稱各單位），參股子公司可參照執行。1.3. 釋義存貨，是指企業在日常生產經營過程中持有以備出售，或者仍然處在生產過程，或者在生產或提供勞務過程中將消耗的材料或物料等，包括各類材料、商品、在產品、半成品、產成品等。2. 存貨管理的組織機構和職責2.1. 股份公司財務部門的相關職責（1） 負責對供應分公司以及各礦供應部門、財務部門的存貨管理監督檢查；（2） 負責對庫存物資的盤盈、盤虧以及殘、次存貨處置進行審核；（3） 負責各單位的成本核算；（4） 負責編制公司的設備、配件采購計劃。2.2. 設備租賃部相關職責（1） 負責設備及配件的入庫驗收以及不合格品的處3、置；（2） 負責庫存設備及配件的保管、保養以及安全管理；（3） 負責庫存設備及配件的發放工作；（4） 負責整理各種帳冊、單據、報表、憑證等資料，定期與財務部門對帳；（5） 負責庫存設備及配件的定期盤點工作。2.3. 供應分公司相關職責（1） 負責材料的入庫驗收以及不合格品的處置；（2） 負責庫存材料的保管、保養以及安全管理；（3） 負責庫存材料的發放工作；（4） 負責整理各種帳冊、單據、報表、憑證等資料，定期與財務部門對帳；（5） 負責庫存材料的定期盤點工作。2.4. 運銷分公司相關職責（1） 負責制定發運計劃；（2） 負責產品調運管理。2.5. 各礦的供應部門相關職責（1） 負責自購材料、設4、備、配件入庫驗收和不合格品的處置；（2） 負責股份公司采購直接送達本單位的材料、設備、配件的入庫驗收和不合格品的處置；（3） 負責庫存材料、設備及配件的保管、保養以及安全管理；（4） 負責庫存材料、設備及配件的發放工作；（5） 負責整理各種帳冊、單據、報表、憑證等資料，定期與財務部門對帳；（6） 負責庫存材料、設備及配件的定期盤點工作。2.6. 各礦的產品倉儲部門相關職責（1） 負責原煤、產品煤的入庫驗收；（2） 負責原煤、產品煤的倉儲保管、安全管理；（3） 負責產品的裝車；（4） 負責出入庫產品的登記建帳，并定期與財務部門對賬。2.7. 存貨管理崗位分工原則要求（1） 公司應當建立存貨業務的5、崗位責任制，明確內部相關部門和崗位的職責、權限，確保辦理存貨業務的不相容崗位相互分離、制約和監督。 （2） 存貨業務的不相容崗位至少包括：l 存貨的請購與審批，審批與執行；l 存貨的采購與驗收、付款；l 存貨的保管與相關會計記錄；l 存貨發出的申請與審批，申請與會計記錄；l 存貨處置的申請與審批，申請與會計記錄。（3） 公司應當配備合格的人員辦理存貨業務。辦理存貨業務的人員應當具備良好的業務知識和職業道德，遵紀守法，客觀公正。公司要定期對員工進行相關的政策、法律及業務培訓，不斷提高他們的業務素質和職業道德水平。（4） 公司內部除存貨管理部門及倉儲人員外，其余部門和人員接觸存貨時，應由相關部門特6、別授權。如存貨是貴重物品、危險品或需保密的物品，應當規定更嚴格的接觸限制條件，必要時，存貨管理部門內部也應當執行授權接觸。3. 授權審批規定公司應建立存貨管理的授權審批制度。存貨管理的相關部門與經辦人員應嚴格履行授權審批程序，審批人應嚴格遵守審批權限，不得超越權限審批。經辦人應當在職責范圍內，按照審批人的批準意見辦理存貨業務。對于審批人超越授權范圍審批的存貨管理業務，經辦人員有權拒絕辦理，并及時向審批人的上級授權部門報告。授權審批內容可以參見下表：存貨管理審批權力矩陣審批部門及人員 審批事項需用單位供應分公司股份本部高管層董事會承辦人領導倉庫財務部領導財務部分管副總總經理總經理辦公會董事長全體7、成員存貨發放提出審批計劃員審核取得存貨為對方抵頂債務一般性驗收審核審核審核審核審批重大驗收審核審核審核審核審議審批存貨盤盈、盤虧一般性提出審核審核審核審核審批重大提出審核審核審核審核審議審批殘、次存貨處置一般性提出審核審核審核審核審批重大提出審核審核審核審核審議審批4. 存貨管理內控程序倉儲部門1存貨取得驗收入庫倉儲部門2存貨保管需用部門3領用倉儲部門4發放物資倉儲部門5存貨處置審批部門6處置審批圖：存貨管理內控程序4.1. 倉儲部門負責驗收的人員對物資進行驗收，驗收合格后出具驗收報告單，辦理入庫登記手續并登記入帳。如驗收不合格則報告采購部門協調處理。4.2. 倉庫保管人員對庫存物資進行保管、8、保養，并定期盤點。4.3. 需用單位領用物資需要填寫領用單，經過審批后到倉庫領取。4.4. 倉儲部門在認真核對領用手續后，按照物資發放原則給予領用單位所需物資。4.5. 如果存貨發生損壞、滅失、變質和長期積壓等情況，保管人員應及時上報。4.6. 根據審批權限規定，相關領導對存貨處置進行審批。5. 存貨取得、驗收與入庫內控要求5.1. 所有外購物資必須是有計劃憑合同采購，入庫依據材料采購計劃、訂貨合同、到貨情況的通知和隨貨所附的有關資料或憑證進行驗收。5.2. 接受投資者投入的存貨，其實有價值和質量狀況應當經過中介機構評估和檢查，并與籌資合同或協議的約定相一致。5.3. 取得的存貨為對方單位抵頂9、債務的，該類存貨的取得應經過公司采購部門、質檢部門、財務部門和管理層審核批準，對大額抵債應經過董事會審核批準，其實有價值和質量狀況應當符合雙方的有關協議。5.4. 材料、設備及配件的入庫驗收按照采購與付款管理制度相關規定執行。5.5. 原煤、產品煤入庫驗收（1） 原煤及產品煤入庫要嚴格執行過衡制度，保證計量準確率。（2） 產品煤要嚴格分級倉儲。（3） 建立入庫產品的登記帳制度。5.6. 財務部門按照公司會計制度的規定，根據入庫單、驗收證明及發票對驗收合格的存貨及時辦理入賬手續，正確登記入庫存貨的數量與金額。對月末貨物已到、發票未到的存貨，采購部門應統計采購數量，提供采購合同及運輸單證等采購信息10、交財務部門進行材料暫估入賬，財務部門根據采購合同單價或其他合理的不含稅價格暫估材料成本入帳。5.7. 公司倉庫設置實物明細賬，詳細登記經驗收合格入庫的存貨的類別、編號、名稱、規格、型號、計量單位、數量、單價等內容，并定期與公司財務部核對。對代管、代銷、暫存、受托加工的存貨，應單獨記錄，避免與公司自有存貨相混淆。6. 倉儲與保管內控要求6.1. 材料、設備及配件倉儲與保管內控要求6.1.1. 公司的倉儲物資保管嚴格按照材料倉庫管理辦法設備、配件倉儲管理辦法的相關規定執行。6.1.2. 材料入庫保管，要根據材料的物理、化學、工藝性質以及材料之間的可容性、防火安全要求等，分區分類分庫房存放。6.1.11、3. 存貨儲存遵循防火、防水、防壓的原則，庫內存貨應定點、定位、定量,嚴格執行“5S”管理，查出變質物資應及時報告并處理。6.1.4. 儲存區域分為合格品區、不合格區、待驗區和報廢品區，各類物資嚴格按區域存儲。6.1.5. 倉庫必須根據上級和公安、安監部門的有關規定，結合倉庫規模的大小和儲存材料的特點，組建安全組織，建立安全保衛制度，制定安全操作規程，設置專職或兼保衛人員。具體措施參見附件材料倉庫管理辦法的相關規定。6.1.6. 材料入庫分類儲存應符合以下條件。（1） 優質鋼材、有色金屬、水泥、油脂、橡膠、皮革制品、油毛氈等怕雨露侵襲、怕潮濕、怕塵土的材料應存入封閉式庫房。（2） 儀器、儀表、12、工具、錫錠等要求保持一定溫度的材料，應存入具有保溫裝置的庫房中。（3） 液體燃料、硝酸、硫酸、火藥、雷管等易燃、易爆、有毒的材料應存入危險品庫房。（4） 大型鋼材、鋼軌、鑄鐵管、生鐵錠塊等，對雨淋日曬、嚴寒暑熱的作用不發生或較少發生影響的材料一般可以露天存放，但要做好上蓋下墊。（5） 中小型鋼材、木材、電纜、膠帶等，怕雨淋日曬，但受溫濕度以及風塵的影響不大的材料，可存放在料棚中。6.1.7. 庫房的貨架、貨位和貨區，料棚、料場的料區，要根據庫房、料棚、料場的結構情況，按照“四號定位”、“五五擺放”的保管方法，科學的布置和安排，充分利用倉容面積，力求做到庫盡其用，物盡其所，便于收發保管、裝卸搬運13、和安全作業。6.1.8. 供應部門及各生產單位，應當建立存貨管理崗位責任制，明確各崗位在值班輪班、入庫檢查、貨物調運、出入庫登記、倉場清理、安全保衛、情況記錄等各方面的職責任務，并定期或不定期地進行檢查。6.1.9. 保管員應堅持每日巡倉和物資抽樣檢查，定期清理倉庫呆、廢料，對于儲存期已滿的物資應及時通知有關部門及人員重新檢驗。6.1.10. 易燃易爆危險物品應有專門指定的庫房，按有關部門規定又專人負責管理，貴重物品要入箱上鎖。具體執行參見附件爆破器材管理辦法和油庫管理制度6.1.11. 材料保養要根據材料的各種性能、技術要求(如怕熱、怕曬、怕冷、怕潮、怕震、怕光等)，結合當地的自然條件，采取14、防熱降溫、防寒保暖、驅熱降潮、防于保濕、防霉變、防蟲害、防銹蝕、防塵砂等科學的合理的養護方法進行。6.2. 原煤、產品煤倉儲保管內控要求6.2.1. 各礦應該建立原煤、產品煤倉儲管理崗位責任制，明確各崗位在值班輪班、入庫檢查、貨物調運、出入庫登記、倉場清理、安全保衛、情況記錄等各方面的職責任務，并定期或不定期地進行檢查。6.2.2. 礦調度指揮部根據生產及外運情況制定儲煤計劃，檢查落實儲煤情況。6.2.3. 原煤井地測隊定期測定儲煤場存煤量。6.2.4. 選煤廠根據新、舊儲煤場儲量，合理安排存儲，并做好防火、防盜、防揚塵、防滑坡工作。6.2.5. 儲煤倉（原煤倉和產品倉）應強化安全責任制度，在15、明顯區域設置禁止煙火標志牌和產品標識牌。6.2.6. 儲煤倉要嚴格按規定品種進行倉儲，嚴禁混裝及雜物入倉。6.2.7. 在儲煤倉內或倉上進行電、火焊作業時，應制定電、火焊措施，并經礦總工程師審批后方可作業。6.2.8. 原煤生產井通風區應每班對儲煤倉進行瓦斯檢測，并填寫檢測記錄。當瓦斯濃度超過規定時，應通知選煤廠采取瓦斯抽放措施。6.3. 公司存貨清查盤點執行存貨盤點管理辦法，定期或不定期地對各類存貨進行實地清查和盤點，及時發現并掌握存貨的滅失、損壞、變質和長期積壓等情況，財務部門應根據有關制度規定取得期末存貨減值信息并進行處理；存貨發生盤盈、盤虧的，應查明原因，分清責任，并及時報告公司管理層16、審核批準后進行處理，對于重大盤盈、盤虧的，應報告公司董事會審核批準后進行處理。7. 存貨領用、發出與處置內控要求7.1. 存貨領用7.1.1. 公司各業務部門因生產、管理、基本建設等需要領用原材料等存貨的，應當履行審批手續，填制領料憑證。7.1.2. 領料單位領用材料時，填制材料領用單，領用單要有領料單位領導和領料人簽字或蓋章。7.1.3. 供應部門計劃員按照批準的計劃對領料單進行審批，領料人持經過審批的領料單到總庫領料。7.1.4. 倉庫保管員按經過審批后的“材料領用單”進行審核發料，實際發料數量、規格必須與倉庫主管審核后的“材料領料單”一致。7.2. 存貨發出7.2.1. 倉庫應根據經過審17、批的材料移撥單、材料領料單和物資調撥(代讓售)單憑證進行發料。7.2.2. 倉庫發放材料要堅持按照核對發放憑證、備料、復核、點交和清理的步驟進行。7.2.3. 倉庫保管員發放材料，要認真審核發放憑證的材料名稱、規格型號、數量、用途、批示等內容。對名稱規格型號不清、用途不明、憑證涂改、非專職人員領料和無正式發放憑證等均不準發放。7.2.4. 倉庫要堅持交舊領新和先發舊后發新的制度，對規定交舊領新的材料實行以舊換新，對有修復的材料實行先舊后新。7.2.5. 倉庫發放材料，要堅持執行先進先出、易損先發的原則；對于有保管期限的材料要在有效期內發出；積壓材料在不影響使用的前提下優先發放；實發數量必須等于18、或小于批準數量，不得大于批準數量。7.2.6. 材料發放計量方法要與驗收的計量方法相一致，過磅計量驗收入庫的過磅計量發放，理論計量驗收入庫的理論計量發放，量方計量驗收入庫的量方計量發放。7.2.7. 倉庫根據供應部門計劃員簽批的退料憑證接收退庫材料。堅持在哪個庫領的在哪個庫退的原則，按照材料倉庫管理辦法中的入庫驗收有關規定驗收接收材料并審核退庫憑證。7.2.8. 領用手續不全或不合規的，倉庫拒絕發放材料。特殊情況使用白條的應由供應部門主管領導批準，并在3日內補全手續。7.2.9. 倉庫對入庫驗收發現數量或質量問題的材料，在未處理以前禁止發放。特殊情況需要發放的由供應部門主管領導批準。7.2.119、0. 倉庫發放鋼材、鋼絲繩、電纜等材料，要向領料單位提供質量證明書等證件，對于批量到貨分割領料的，要提供質量證明書抄件，加蓋質量證明書印章。7.2.11. 倉庫保管員發放材料結束后，必須認真做好填寫發放憑證、加蓋印章、登記臺帳、清理憑證等項工作。7.2.12. 倉庫的發放憑證必須格式統一、填寫完整、字跡清楚、印章齊全。7.3. 產品銷售執行銷售與收款管理制度有關規定7.3.1. 產品調運（1） 聯辦值班人員負責電話接收各礦報裝的煤炭品種、數量，并于當日八點三十分反饋至計劃員編制日計劃；（2） 計劃員負責接收聯辦上報的鐵路承認車以及各礦煤炭品種、數量情況，在科長的綜合平衡、整體部署下，確定分流向20、分品種的當日裝車量，并報至聯辦進行作業。（3） 聯辦值班人員接到當日的裝車計劃后，根據公司計劃部門下達的月度生產計劃表和各礦的實際情況，統籌安排各礦的配空數量，并向鐵運處下達配空單，由鐵運處將空車核實數量，檢查車況后分送各裝車礦點。（4） 聯辦值班人員根據分流向分品種的定車指示，通知各裝車礦點進行裝車。（5） 各裝車礦點將所檢查的車況情況和裝車的車號和數量品種報給聯辦，同時開始裝車。聯辦經過記錄整理后分別制出煤炭裝車登記表和貨物運單。（6） 聯辦將所制的分品種、流向、到站的裝車登記表交給鐵運處當班站調，作為站場編組的依據。（7） 貨物運單作為裝車交付依據，由聯辦送交車站。7.3.2. 產品調運21、管理要求（1） 嚴格按照月度計劃編制日請車計劃。收貨人、到站、數量等都不得擅自變動。（2） 煤炭發運后次日登記發運臺帳，嚴格掌握每個用戶的煤炭發運情況，任何用戶不得超計劃發車。（3） 日煤炭發運作業大表一律由計算機打印，非特殊情況不得手工填寫或修改。（4） 因運輸流向、生產等特殊情況需經主管處領導批準同意后方可調整日煤炭發運作業大表收貨人、到站、品種、數量等要素。（5） 要確保日作業大表和日發運明細表數據的一致性，以保證財務和統計數據的一致。（6） 堅決禁止無計劃請車和裝車發運煤炭。特殊情況下（如年度交替、月計劃不足等情況時），需供應分公司主管領導批準同意后方可執行。（7） 無計劃裝車或擅自調22、整日煤炭發運作業大表，未造成損失屬于一般責任事故；造成損失屬于重大責任事故。7.3.3. 產品裝車要求（1） 產品裝車嚴格執行車皮檢查和清車制度，認真核對車皮車號，按要求的商品煤品種進行裝車，嚴禁混裝。（2） 根據選煤產品質量情況及商品煤質量要求合理配煤，保證商品煤質量。（3） 嚴格執行過衡制度計量準確率應控制在200kg/車范圍內。（4） 裝車完畢后，選煤廠外運車間要填寫車輛進出礦登記表，注明商品煤裝車時的車號、品種、數量、裝車時間、批次、值班員等內容，并將裝車情況電話報告公司運銷分公司聯辦、公司鐵運處調度和選煤廠調度控制室。（5） 車輛出礦前，在確認公司駐礦質檢站采取商品煤煤樣（包括灰分、23、水分、硫分、限下率等）后方可放行。7.4. 存貨處置7.4.1. 對外捐贈存貨，應當履行審批手續，簽訂捐贈協議。捐贈對象應當明確，捐贈方式應當合理，捐贈程序應當可監督檢查。7.4.2. 存貨進行對外投資，執行投資管理制度，履行審批手續。7.4.3. 公司應當在期末對存貨進行全面清查，如由于存貨毀損、全部或部分陳舊過時或銷售價格低于成本等原因，使存貨成本高于可變現凈值的，應按可變現凈值低于存貨成本部分，計提存貨跌價準備。7.4.4. 對于殘次存貨的處置，由供應部門、財務部門以及相關部門共同提出處置方案，經公司管理層批準后實施，對于重大處置經公司董事會批準后實施。公司審計部門對存貨的處置方式、處置24、價格等進行審核，重點審核處置方式是否適當，處置價格是否合理，處置價款是否及時、足額收取并入賬。7.4.5. 出口煤炭損耗比率（途耗，港耗）每年由公司財務會同有關部門進行一次核定，確定損耗比率，在損耗比率以內據實核銷，超過損耗比率對銷售部門進行處罰，出現盈噸給予獎勵。7.4.6. 在煤炭發運和港口存煤管理中，如發生不可抗力的自然災害損失，作專項處理。7.5. 各單位應妥善保管存貨取得、驗收、入庫、保管、領用、發出及處置等各環節憑證、資料，并定期與財務部核對，發現問題，及時處理。8. 監督與檢查8.1. 公司各部門、生產單位及子公司存貨管理制度的執行情況應接受公司審計部、財務部、供應部門、銷售部門25、的監督檢查，應定期或不定期重點對如下內容進行檢查，并將檢查結果以書面形式向上級領導報告。8.2. 檢查內容（1） 存貨業務相關崗位及人員的設置情況。重點檢查是否存在不相容職務混崗的現象。（2） 存貨業務授權批準制度的執行情況。重點檢查授權批準手續是否健全，是否存在越權審批行為。（3） 存貨收發、保管制度的執行情況。重點檢查存貨取得是否真實、合理，存貨驗收手續是否健全，存貨保管的崗位責任制是否落實，存貨清查、盤點是否及時、正確。（4） 存貨處置制度的執行情況。重點檢查存貨處置是否經過授權批準，處置價格是否合理，處置價款是否及時收取并入賬。（5） 存貨會計核算制度的執行情況。重點檢查存貨成本核算、26、價值變動記錄是否真實、完整、及時。9. 控制文件材料倉庫管理辦法設備、配件倉儲管理辦法爆破器材管理辦法油庫管理制度設備、配件發放制度材料移撥單材料領料單物資調撥(代讓售)單驗收報告單入庫單產品明細賬10. 附則10.1. 制度的起草與歸口管理10.1.1. 本內部控制制度體系由XX股份公司內部審計部起草，董事會通過后正式下達，內部審計部歸口管理。10.1.2. 股份公司要求各單位（分公司、全資和控股子公司）根據自身特點和管理需要制定的實施細則和管理辦法，應提交股份公司內部審計部備案。10.2. 制度的修訂10.2.1. 本內部控制制度體系根據需要不定期進行修訂。股份公司本部各職能部門和所屬單位（分公司、全資和控股子公司）均有權根據需要對制度體系的內容提出修改意見，并提交內部審計部。內部審計部負責收集整理各單位提出的修改意見，并安排有關人員進行專題討論，對修改信息進行全面評估后組織編輯修改內部控制制度體系文件。10.2.2. 本內部控制管理制度體系由XX股份公司內部審計部負責解釋。