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1、置業公司合同變更與解除管理規定編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目錄第一章 總則2第四條 合同分類2第二章 部門職責3第十二條 公司總經理：負責公司重大合同的審批。3第三章 合同管理權限4第二十三條 合同會審的權限：4第四章合同訂立5第五章 合同履行與監督6第六章 合同變更和解除7第七章 合同糾紛7第八章 合同專用章管理8第九章 合同存檔管理8第十章 獎懲措施9第十一章保 密9第六十條 由合同簽訂部門確定合同密級，通知行政人事部執行。9第十二章附則9附件一：xx重大合同簽訂與履行流程圖10附件二：xx非重大合同簽訂與2、履行流程圖10附件三：xx置業有限公司合同會審表10附件四：地產部、財務中心合同會簽單10xx重大合同簽訂與履行流程圖10xx非重大合同簽訂與履行流程圖11附件五： 地產部、財務中心合同會簽單14第一章 總則第一條為了規范公司的簽約行為，加強對各類合同的管理，保證公司整體利益得到最大維護，特制定本制度。第二條本制度適用于公司對外簽訂的所有具有法律約束力的經濟合同文件。第三條本制度所稱“合同”系指xx置業有限公司與平等主體的自然人、其他法人與組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。公司對外出具的具有法律約束力的承諾函、包含實質性承諾的會議紀要及其他相關文件，也屬于本制度管理的范圍。第四條3、 合同分類工程類合同指：工程施工合同、工程采購合同、工程設計合同、工程咨詢類合同、前期合同等；市場類合同指：平面媒體廣告發布合同、戶外廣告發布合同、廣告策劃合同、活動策劃合同、印刷品制作合同、沙盤模型合同、軟文撰寫及發布合同、售樓處裝飾合同、禮品制作合同等；其他類合同指：報紙廣告招聘合同、外部培訓合同等。第五條 訂立合同必須遵守國家的法律、法規，遵守公司有關規章、制度，貫徹平等互利、協商一致、等價有償的原則。第六條 公司必須在核準登記的營業范圍內對外簽訂相關合同，未經公司總經理授權委托，公司各個部門與員工不得以公司的名義對外簽訂合同。第七條 合同訂立對方委托他人與公司簽訂合同的，應當出具對方當4、事人及其法定代表人的書面授權委托書。第八條訂立合同，必須采用書面形式。嚴禁以口頭形式對外簽訂任何合同。第九條公司對合同實行統一監控管理的原則，合同預算部是公司工程類合同管理監控部門，市場部是市場類合同的管理監控部門，其他類合同的簽訂部門是合同的管理監控部門，負責按照本制度的相關規定匯同合同立項相關部門，對以公司為當事人一方的合同的必要性、可行性與經濟性予以審核、監督。第十條 公司各部門應明確指定合同管理的負責人員，并通過內部規章制度的方式建立明確的合同管理程序，對本部門主辦的各種合同的起草、簽訂、履行予以嚴格管理。第十一條 公司已簽訂的合同文本及相關文件的原件與合同專用章由公司行政人事部門專人5、保管，各相關部門的合同由行政人事部下發復印件。第二章 部門職責第十二條 公司總經理：負責公司重大合同的審批。第十三條 常務副總:負責本公司范圍內各專業部門的專業合同審批，負責審批違約合同的處理意見，在各專業部門對合同存在不同意見時負責進行協調、簽訂合同、簽字支付合同內應付款項。第十四條 律師:負責合同的形式、內容的合法性審核，對合同條款的合法性、嚴謹性、可操作性提供法律意見并負責與合同有關的糾紛等法律事項。第十五條 合同預算部: 負責工程類合同中除設計、前期類合同的編制、組織相關部門進行合同談判，并將合同文本及相關資料（中標通知書、評標報告、招標文件、投標文件、業務請示函等）一同報公司及集團進6、行會審，簽訂工作。負責標辦備案合同的編制、簽訂及辦理相關備案手續。并負責公司所有工程類合同的全過程監督管理。負責按合同約定，審核施工單位的預、結算，進行工程造價成本控制，制定相關資金計劃，對各部門按合同約定請款進行審核。第十六條 工程部：負責編制工程合同技術條款，包括技術參數、規格型號、材料要求、工期、質量、工程范圍、工程進度計劃等相關技術要求，向相關部門提供工程進度計劃，并參與相關合同的談判成本控制及合同的全過程管理，按合同中的付款規定填報付款申請單，完成相應工程付款及資金計劃。第十七條 采購部：負責編制設備、材料采購的相關要求，包括供貨技術標準、供貨周期等，并參與相關合同的談判。第十八條 7、設計部：負責設計合同的編制、談判、報公司和集團會審，按合同中的付款規定填報付款申請單，完成相應合同付款及資金計劃。第十九條 發展部：負責前期設計、土地出讓、前期咨詢、大市政設計合同的編制、談判、報公司和會審。負責編制市政工程合同的技術條款，包括工期、質量、工程范圍、工程進度計劃等相關技術要求，并參與相關合同的談判，按合同中的付款規定填報付款申請單，完成相應合同付款資金計劃。第二十條市場部：負責編制市場部各類合同的技術條款，包括平面媒體、戶外廣告、印刷品、禮品、廣告制作、沙盤模型等各種參數及要求，并向相關部門提供推廣周期及策略，負責市場部各類合同招標談判，成本控制及合同執行管理的全過程，按合同中8、的付款規定填報付款申請單，完成相應的付款及資金計劃。第二十一條 財務部：負責公司所有合同的財務條款的審核、所有合同款項的收支工作，審核并監督合同價款的收支過程，提供合同印花稅，作公司資金計劃、資金總結，每周一向合預部交接上周合同已付款記錄及相關付款申請單下聯。第二十二條 行政人事部:負責審核合同審批過程的完整性，提供統一的合同編號，加蓋公司合同專用章、合同原件存檔、復件發放到各相關部門、合同的查閱。負責合同會審單原件的存檔、復印件發放到合同經辦部門。第三章 合同管理權限第二十三條 合同會審的權限：1非重大合同：非重大合同是指合同總額在人民幣30萬元以下的合同。此類合同在xx置業有限公司相關部門9、（專業工程師、部門經理）會審簽字后報常務副總審批，常務副總審批同意后，經授權人在合同上簽字后，可到公司行政人事部蓋章；2重大合同：重大合同是指合同總額在人民幣30萬元（含30萬元）以上的合同。此類合同在xx置業有限公司會審后，必須上報樂成集團，在獲得總裁審批、簽字同意后，經授權人在合同上簽字后，可到公司行政人事部蓋章。第四章合同訂立第二十四條公司所有合同必須嚴格執行授權與會審審核管理。第二十五條 公司合同訂立程序為：1. 合同立項部門根據中標通知書、評標報告、招標文件進行合同文本的編制，合同的主要條款必須與上述文件相符，如有不符，必須取得常務副總的書面簽字認可，才可執行。2. 合同立項部門組織10、相關部門與合同對方，進行合同條款談判，確定合同初稿；3. 合同初稿須經外聘的律師審查，律師必須以法律意見書書面形式出具法律意見；4. 合同立項部門應根據律師的法律意見書對合同初稿進行修改，形成合同文本。5. 合同立項部門應將中標通知書、評標報告、招標文件、相關請示報告、乙方投標書等匯總送到合同經辦部門，由經辦人員將以上資料與合同文本一起報送公司各相關部門進行會審，各相關部門在公司合同會審單上簽署意見和會審時間；6. 合同總價在30萬元以上的合同還應報集團進行會審，各相關部門在地產部、財務中心合同會審單上簽署意見和會審時間；7. 各相關部門的相關專業工程師和部門負責人必須在會審單上簽署會審意見、11、收到合同文本時間、會審完畢時間。8. 每個部門會審完畢后，應立即將合同文件交下一個部門會審，或是交還合同經辦部門。9. 各部門在合同會審過程中，用時不應超過一個工作日。10. 如果在會審過程中，需簽署會審意見的人員因未在公司（一個或一個工作日以上），可按會審順序到下一個部門會審，相關人員返回公司后，可到合同經辦部門補簽會審意見。11. 如在合同會審過程中，存在與合同內容不同意見，合同立項部門負責與意見提出部門進行協商修改。12. 重大合同獲得集團總裁、非重大合同獲得常務副總書面審批簽字同意后，經授權領導簽字，即可到行政人事部履行蓋章、編號手續，并在行政人事部存檔。13. 緊急情況下，合同立項部12、門可根據合同性質直接向集團總裁匯報，經集團總裁書面批準并授權后即可履行簽字、蓋章手續。14. 合同立項部門在合同會審同意后，應持會審通過的合同文本、正式合同文本、合同會審單原件，報請常務副總（或有授權的領導）在合同文本上簽字，然后到行政人事部蓋章備案。第五章 合同履行與監督第二十六條 合同立項部門應按照合同約定全面及時履行義務并敦促合同對方當事人全面及時履行其義務。第二十七條 在合同履行過程中，如遇相關事項沒有約定或者約定不明確，合同立項部門應及時與合同對方協商，本著維護公司利益、平等互利原則并取得公司相關授權后與對方簽訂補充協議。第二十八條 在合同履行過程中，如遇相關政策變化、意外事件、不可13、抗力或公司公司地址、名稱、聯系方式發生變化等影響合同正常履行的情形，公司立項部門應及時書面通知合同對方，并做好協調工作。第二十九條 合同相關部門必須按合同支付條款的規定，于每月20日之前，將下月月度資金使用計劃，報公司財務部，經財務總監、總裁審批后按計劃支付，預付款支付除外；計劃外合同及合同執行期限較短的合同付款應根據實際情況盡早上報資金使用計劃。第三十條 未申報資金使用計劃的款項，財務部不得支付。如遇緊急或特殊情況，合同執行部門可向常務副總提交業務請示函，經審批后支付。第三十一條 已獲得審批的資金使用計劃，在當月未發生實際支付的款項，不得改作其它用途。第三十二條 合同各相關部門，于每月20日14、之前，將上月工程進度進展情況、付款情況的總結，交到合同預算部，以利于合同的全過程管理。第三十三條 合同立項部門、財務部應根據合同編號建立合同臺帳，并進行付款情況記錄。第三十四條 合同內對方義務全部履行完畢后，由合同立項部門出具手續報行政人事部備案。手續指：工程結算書（合預部）、竣工驗收報告（工程部、發展部）、完工報告（采購部、發展部、設計部），以及其他相關資料。第六章 合同變更和解除第三十五條 變更和解除合同必須依照合同會審流程審核通過后，同再予以執行。第三十六條 我方變更或解除合同的通知或雙方的協議必須采用書面形式，并按規定經審核后加蓋公章或合同專用章。第三十七條 有關部門收到對方要求解除合15、同的通知后，必須在當日內按合同管理權限向部門主管領導匯報，重大合同交報集團總裁辦，由集團總裁辦上報集團總裁。第三十八條 變更或解除合同的通知和回復應符合公文收發的格式，掛號寄發，掛號相關憑證原件作為合同文件組成部分交行政人事部門保管。第三十九條 變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力，納入本規定的管理范圍。第四十條 合同變更后，合同編號不予改變。（編號見檔案管理辦法）第七章 合同糾紛第四十一條 合同執行過程中或者合同主要權利義務履行完畢后出現糾紛，合同立項部門首先應按合同規定，本著友好協商的原則解決。經協商達成一致意見的，應由書面協議予以落實，并由協議各方法定16、代表人或有效授權的代表人簽字并加蓋單位印章。第四十二條如協商不能達成一致，公司面臨訴訟或仲裁的法律選擇，應及時與集團總裁辦聯系，并按公司訴訟案件管理辦法予以處理。第四十三條 合同出現糾紛后，立項部門應及時向集團總裁辦報送相關資料并進行情況說明，并且集團總裁辦在處理合同糾紛過程中，合同立項部門應予以配合。第八章 合同專用章管理霄云外項部門和第四十四條 由公司行政人事部設專人管理合同專用章。第四十五條 印信管理人員必須依據審批同意的合同會審單及相應的授權文件使用合同專用章。第四十六條 合同正式文本上需加蓋公司公時，合同立項部門應特別說明并取得相關批準文件，印信管理人員方可按要求加蓋公章。第四十七條17、 如因特殊情況，確需將合同專用章攜帶到外地簽訂合同時，必須有公司總裁的書面特殊授權，并由合同立項部門向印信管理人員辦理合同專用章借用登記手續。合同立項部門借用后，必須妥善保管合同專用章，嚴防丟失和損壞并專項專用。合同專用章使用完畢后，應及時歸還給印信管理人員并進行相應登記。第九章 合同存檔管理第四十八條合同文本及相關文件是極為重要的法律文件，是確定當事人各方權利義務的憑據。應高度重視合同文本及相關文件，尤其是合同原件的保管存檔工作，防止其丟失或損壞。第四十九條 合同立項部門將合同對方已簽署蓋章且我公司授權領導已簽字的合同文本，交行政人事部蓋章、編號、存檔備案；同時由公司行政人事部將合同復印件分18、發給財務部和合同立項部門（合預部、工程部、采購部、發展部、設計部），原件由行政人事部存檔。第五十條公司行政人事部必須設專人保管合同檔案，建立合同目錄，負責相關部門的合同分發、查閱、復印。第五十一條合同經辦人員在各類合同履行完畢后，對與合同的談判、訂立、執行、修改或者終止等事項有關的所有往來函電和文書不得私自銷毀和損壞，應及時裝訂成冊并編制目錄，交付本部門合同專管人員保存。第五十二條合同檔案的保存期限，應嚴格按照公司檔案管理辦法中有關合同檔案的保管期限執行，重要合同及出現糾紛或很可能出現糾紛的合同檔案應長期保存。任何人不得在保存期限內私自銷毀和損壞檔案。檔案目錄應永久保存。第十章 獎懲措施第五十19、三條 合同會審部門應認真審閱合同，嚴格遵守合同會審的相關規定，樹立責任意識與風險意識。如因會審時把關不嚴，造成公司經濟損失的，相關會審部門及責任人應承擔相應的責任。第五十四條 凡按本合同管理規定進行相關合同事宜，并且在一個考核期間內使相關合同事宜秩序良好并使公司利益得到合理維護，公司將按公司有關員工業績考核措施中的有關規定對其進行獎勵。第五十五條 凡因未按規定處理合同事宜、未及時匯報情況和遺失損毀合同等有關資料給公司造成損失的，公司將按公司員工業績考核相關規定對其進行處罰，并有權要求其對所造成的損失進行賠償。如其行為應承擔相應的行政責任或刑事責任的，公司有權將其移交有關國家機關追究其相應的法律20、責任。第十一章保 密第五十六條 行政人事部有權存放合同原件。第五十七條 合同立項部門、財務部有權存放合同復印件。第五十八條 任何人不得隨意復印合同，不得將合同（含合同復印件）帶出公司。如確有需要，須取得常務副總的書面簽字認可，才可以復印、帶出公司。第五十九條 如相關部門需查閱合同，須到公司行政人事部簽字備案，方可查閱合同。第六十條 由合同簽訂部門確定合同密級，通知行政人事部執行。第十二章附則第六十一條 對于公司日常的且合同總額在人民幣2萬元（包括2萬元）以下的合同，其會審審核程序可參照本規定適當從簡，取得常務副總的簽字認可后即可執行。第六十二條 本規定中的合同會審包括合同簽訂會審、合同變更會審21、合同解除會審等。如合同變更、解除不涉及原合同主要的、實質性權利義務的變更、解除，則會審程序可適當從簡。第六十三條 重大合同的簽訂，其在集團的會審部門及程序見集團合同會審辦法。第六十四條 本規定由行政人事部負責解釋、修訂和補充。第六十五條本規定自頒布之日起施行。附件一：xx重大合同簽訂與履行流程圖附件二：xx非重大合同簽訂與履行流程圖附件三：xx置業有限公司合同會審表附件四：地產部、財務中心合同會簽單附件一：xx重大合同簽訂與履行流程圖附件二：xx非重大合同簽訂與履行流程圖附件三： xx置業有限公司合 同 會 審 表合同名稱合同編號經辦部門經辦日期合同內容簡 述經辦部門經 辦 人部門經理收到交出時間會審部門財 務 部發 展 部住宅工程部公建工程部設 計 部合 預 部采 購 部市 場 部行政人事部公司領導主管領導總預算師常務副總總 經 理備 注附件五： 地產部、財務中心合同會簽單 第（ ）次審議合同名稱：合同編號：合同總價：合同付款方式：合同立項部門：起草人： 年 月 日合同風險披露：爭議解決方式：其他：地產部負責人意見： 簽名： 年 月 日財務總監意見： 簽名：年 月 日法律顧問意見： 總裁意見： 簽名：年 月 日