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1、石英制品公司文控管理資料借閱制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 1.0 目的為做好文件與資料的歸口管控工作,保證檔案歸檔質(zhì)量，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的作用，以更好地為公司運(yùn)營、內(nèi)控、管理、基建等工作提供支持與服務(wù)，特制定本管理規(guī)范。2.0 范圍2.1僅適用于石英制品有限公司的文控管理。3.0 定義3.1立卷歸檔：按照一定的要求和方法，對建檔范圍內(nèi)的文件與資料進(jìn)行有序且系統(tǒng)性的整理、組合成案卷并（交）由人事行政部的文控中心歸檔的過程。3.2 內(nèi)控：主要是指財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)、審計(jì)、預(yù)算等方面的管控。3.3文控中心：即2、DCC(Document Control Central),是公司建檔文件資料歸口管控單位。4.0 職責(zé)4.1人事行政部負(fù)責(zé)本制度的歸口管控。4.2人事行政部文控中心負(fù)責(zé)對公司建檔范圍內(nèi)的所有文件與資料進(jìn)行歸口管控，非文控中心管理人員不得私自接收、保管、發(fā)放、回收和銷毀之。4.3公司內(nèi)部各職能部門和個(gè)人應(yīng)嚴(yán)格遵守本管理規(guī)范，并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)文件與資料的義務(wù)。4.4管理性作業(yè)文件如規(guī)程、作業(yè)表格、制度、質(zhì)量記錄等由各部門負(fù)責(zé)按“類別日期”進(jìn)行立卷并每月1次（次月10日前）將當(dāng)月“公司建檔范圍內(nèi)的文件與資料”統(tǒng)一移交文控中心歸檔管控。4.5外來文件可由相應(yīng)的對外接口部門做預(yù)簽（3、接）收再轉(zhuǎn)文控中心簽收、立卷歸檔。5.0 內(nèi)容5.1文控中心建檔范圍5.1.1體系文件：質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)規(guī)范/表單（原始體系文件）5.1.2技術(shù)文件：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、圖紙/BOM、控制計(jì)劃、工藝流程圖、項(xiàng)目研發(fā)各類文檔。5.1.3外來文件、工程規(guī)范：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)及相關(guān)識別、第二/三方圖紙等。5.1.4運(yùn)營內(nèi)控及基建檔案：公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料；勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料；經(jīng)營管理方面的文件材料；生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料；儀器、設(shè)備方面的文件材料；4、基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料；科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料；教育培訓(xùn)方面的文件材料；信息、情報(bào)方面的文件材料；其它具有利用和保存價(jià)值的文件材料。5.1.5以上（5.1.4）文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會(huì)議文件、重要記錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營情況、人事文件資料、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、廠商資料等具有參考價(jià)值的文件資料，以及公司總部與外埠工廠集體活動(dòng)和員工在從事技術(shù)革新和管理改善等各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，對公司具有保存價(jià)值的文件材料。5.1.6公司資料還包括聲像資料：照片文件資料（含新聞、科5、技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說明構(gòu)成）；影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說明）；錄音文件資料（含唱片、錄音帶）；錄像文件資料（含政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文娛、廣告活動(dòng)）；公司歷史成長音像圖片資料。5.2管理機(jī)制、機(jī)構(gòu)職責(zé)5.2.1管理機(jī)制：實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的機(jī)制。由公司人事行政部負(fù)責(zé)主體文件資料的歸口管理，并對其它部門的文件資料管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。人事行政部設(shè)立文控中心，配備文控中心管理員分管公司主體文件資料工作并由人事行政部負(fù)責(zé)人直接領(lǐng)導(dǎo)。文控中心管理員的職責(zé)是保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。5.2.2機(jī)構(gòu)職責(zé)：文控中心既是公司文件、文件6、資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護(hù)文件資料的機(jī)構(gòu)，同時(shí)又是開發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。其主要職責(zé)如下。負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件與資料管控工作，對各職能部門文件與資料工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。制訂和組織實(shí)施公司關(guān)于文件與資料工作的規(guī)章制度。負(fù)責(zé)公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作。嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級控制和守密、解密工作。開展文件與資料宣傳、咨詢活動(dòng)，做好文件與資料開放和利用工作，主動(dòng)為公司各項(xiàng)工作和員工服務(wù)。發(fā)揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓(xùn)、教育基地之一。開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信7、息源作用。組織公司各部門文件管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，負(fù)責(zé)指導(dǎo)他們的工作。做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。5.3文件資料的收集建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限（保管期限分長期、5年、3年、1年等）；注明文件的版本號。相關(guān)具體內(nèi)容按記錄控制程序執(zhí)行。5.3.2對遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；5.3.3及時(shí)跟進(jìn)并將辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。5.4文件資料的歸檔、立卷與管理區(qū)分業(yè)務(wù)模塊，確定立檔職能部門。5.4.2分類：依據(jù)文件資料來源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外，同時(shí)按部門、是否保密、保8、密程度來分。大類分為：S制度/規(guī)定、F文件、D資料、A檔案、C合同。業(yè)務(wù)模塊漢字拼音縮寫：CC倉儲、ZJ質(zhì)量技術(shù)、SY市營、CG采購、SC生產(chǎn)管理部、CW財(cái)務(wù)、RX人事行政、LL連融連拉車間、ZS制砂車間、其它依此類推。保密用Y表示，非密級則用N表示。密級：TS絕密、VS機(jī)密、SE秘密、NO無5.4.3歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。5.4.4案卷排列：立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。5.4.5整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應(yīng)加襯邊；材料過寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；每一案卷須端9、正書寫標(biāo)題。5.4.6對所有文件資料進(jìn)行系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。5.4.7每年對文件資料進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料；對破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止文件資料失密和泄密。5.4.8對文件資料的收進(jìn)和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并定期上報(bào)主管部門。5.4.9公司文件資料保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。對保管期限已滿的文件資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定銷毀。5.5文件資料的保管5.5.1為維護(hù)文件與資料的安全（預(yù)防損壞、延長壽命），絕密、機(jī)密與秘密類電子檔文件與資料須刻錄成光盤或10、在專用服務(wù)器上做備份。5.5.2公司應(yīng)設(shè)立專門地點(diǎn)或?qū)Ｓ梦募毂４嫖募Y料；文控中心積極采用電腦信息系統(tǒng)對文件資料進(jìn)行管理，以提高管理效率。5.5.3管理人員應(yīng)做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。5.6文件資料借閱5.6.1副總級（含）以上人員借閱非密級文件資料可直接通過文控中心管理員辦理借閱手續(xù)。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級文件資料時(shí)，須填寫借閱文件申請表（附件1），經(jīng)文控中心負(fù)責(zé)人審核后方能調(diào)閱。5.6.2公司文件密級分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級別，絕密級文件資料禁止調(diào)閱；機(jī)密級文件資料只能在文控中心閱覽，不準(zhǔn)外借且需辦理11、相關(guān)借閱審批手續(xù)；秘密級文件資料經(jīng)審批后可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過4小時(shí)。秘密級文件資料的借閱如屬本部門則由部門負(fù)責(zé)人審批；如屬于跨部門的則由系統(tǒng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；跨系統(tǒng)的由總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人審批，具體須按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。5.6.3案卷一般僅供在文控中心查閱，立卷的文件與資料可外借，但外借的必須辦理登記及相關(guān)審批手續(xù)。5.6.4借閱期限不得超過一星期，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.6.5借閱文件資料者應(yīng)愛護(hù)資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時(shí)，須當(dāng)面查看12、清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，文控中心管理人員應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。5.6.6外單位借閱文件資料，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。5.6.7公司內(nèi)文件資料利用的方式有：提供文件資料原件；提供文件資料復(fù)印件；提供文獻(xiàn)索引資料。5.6.8出文部門負(fù)責(zé)人要求或同意時(shí)，文控中心應(yīng)主動(dòng)向各部門、員工提供公司文件資料編研信息服務(wù)，主要方面為經(jīng)營戰(zhàn)略信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。5.7文件資料的鑒定和銷毀5.7.1公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司文件資料。當(dāng)某些文件資料到了銷毀期時(shí)，由文控中心管理人員填寫作廢文件（記錄）銷毀登13、記表，交所屬負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。凡屬于密級的文件資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的文件資料由綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可銷毀。5.7.2銷毀時(shí)，必須由總經(jīng)理或主管副指定專人監(jiān)督銷毀，并在銷毀清單上簽字。5.7.3對已失效的、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司文件資料，文控中心管理人員須認(rèn)真核對，編制銷毀清單，將批準(zhǔn)的作廢文件（記錄）銷毀登記表和銷毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。5.8未盡事項(xiàng)，文件控制程序、記錄控制程序、文件資料管控流程圖”執(zhí)行。8.0流程圖 見附件一：附件一：文控流程圖：ISO9001文件資料管控流程圖其他職能部門生產(chǎn)管理部財(cái)務(wù)部市場營銷部人事行政部常務(wù)副總/管代部門二、三、四級文件資料編制管代完成一級文件資料的編制管代完成一級文件資料的審核，部門領(lǐng)導(dǎo)完成本部門二、三、四級文件資料的審核由人事行政文控員編制文件目錄、整理、立卷、歸檔，公示查閱清單總經(jīng)理完成一級文件資料的審批，管代完成部門二、三、四級文件資料的審批需求部門申請查閱電子版或紙質(zhì)版的文件資料一級文件資料總經(jīng)理審批，二、三、四級文件資料管代審批申報(bào)需求復(fù)印或授權(quán)查閱加蓋受控/密級/部門代碼等印章文控員做發(fā)放登記需求方簽收文件