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1、物流有限公司合同管理規范化制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 廣州市xx物流有限公司合同管理規范化制度第一章 總 則第一條 為依法經營管理，規范市場競爭行為，樹立依法為本，維護當事人合法權益，根據中華人民共和國合同法、廣東省合同監督條例、廣州市xx物流有限公司章程及有關法律、行政法規及規章規定，特制定廣州市xx物流有限公司合同管理規范化制度。企業對外簽訂的各類合同一律適用本制度。第二條 合同管理的總目標：機構網絡化，制度系列化，行為規范化、經營管理和合同管理一體化。 第三條 合同管理是企業管理的一項重要內容，搞好合2、同管理，對于公司經濟活動的開展和經濟利益的維護，都有積極的作用。各級部門經理、法人委托人以及其他有關人員，都必須嚴格遵守，切實執行本制度。各有關部門必須互相配合，共同努力，做好以“守合同重信用”為核心的合同管理工作。第二章 合同的簽訂制度第四條 簽訂合同，必須遵守國家法律、法規及公司有關規定。第五條 對外簽訂合同，除法定代表人外，必須是持有法人委托書的法人委托人。法人委托人必須對本企業負責，對本職工作負責，在授權范圍內行使簽約權。超越代理權限和非法委托人均無對外簽約權。 第六條 建立合同信用評價體系，簽約人在簽訂合同之前，必須認真了解對方當事人的資信情況。包括：簽約方是否具有法人資格、有無經營3、權、有無履約能力及其信用情況；堅持對合作伙伴資信調查制度，著重了解對方企業（單位）年檢等級，守重等級，合同信用、稅務信用、質量信用情況，進行企業信用綜合評估，減少交易風險，防止上當受騙，防止簽訂無效合同，確保所簽合同有效、有利。 第七條 簽訂合同，必須貫徹“平等互利、協商一致、等價有償”的原則和效益原則。 第八條 簽訂合同，如涉及公司內部其他單位的，應事先在內部進行協商，相互協調，然后簽約。 第九條 合同除即時清結者，應當采用書面形式。應當采用國家和省制定的示范文本，企業確實需要可以參照示范文本制定合同文本，但不得含有損害當事人利益的格式條款，對企業單位自制的合同文本必須認真審查，防止“霸王條4、款”以及“合同陷阱”。盡量避免使用對方企業單位自制的合同文本。 第十條 合同對方當事人權利、義務的規定必須明確、具體，文字表達要清楚、準確。對方在合同中每一項應負擔的義務均應與違約責任相對應。 合同內容應審查的主要問題是：1、部首部分，注意寫明雙方的全稱、簽約時間和簽約地點。2、正文部分，注意：價金必須執行現行的國家定價或國家指導價、市場調節價；違約責任有法定違約金的按規定寫明，法律沒規定或規定不具體的，應具體寫明約定的違約金數額、比例及計算方法。 3、結尾部分雙方都必須使用合格的印章公章或合同專用章，不得使用財務章、部門章或業務章等不合格印章，注明合同有效期限。第十一條 簽訂合同，除合同履行5、地在我方住所所在地外，簽約時應力爭協議合同由我方所在人民法院管轄或選擇仲裁機構仲裁。第十二條 簽訂合同付款盡可能采用托收承付，簽訂合同應以現款為主，不準賒銷；確需賒銷或代銷的，由公司法定代表人審批。 第十三條 任何人對外簽訂合同，都必須以維護本公司合法權益和提高經濟效益為宗旨，決不允許在簽訂合同時假公濟私、損公肥私、謀取私利，給公司造成經濟損失，依法追究刑事責任。 第三章 合同的評審與批準制度第十四條 合同正式簽訂前，必須按規定上報領導審查批準后，方能正式簽訂。 第十五條 合同審批權限如下：1、下屬公司、企業對外簽訂的合同，除按規定須上報公司審查批準者外，由公司、企業領導審批。2、下列合同由總6、經理或其授權人審批：預付定金或預付款超過總金額的30%；聯營、合資、合作合同；重大涉外合同。3、法務部負責對下列合同進行審查：總經理委托審查的合同；內容復雜、較難掌握，由外聘律師審查。法律部主要負責審查合同條款、內容的合法性、嚴密性、可行性，提出意見供決策部門參考。 第十六條 合同評審的要點是：1、合同的合法性。包括：當事人有無簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力；合同內容是否符合國家法律、政策和本制度規定；權利、義務是否平等；訂約程序是否符合法律規定。2、合同的嚴密性。包括：合同應具備的條款是否齊全；當事人雙方的權利、義務是否具體、明確；文字表述是否確切無誤。3、合同的真實性。包括對方履行合7、同的意愿是否誠懇，意思表示是否真實、一致。 4、合同的可行性。包括：當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件；預計取得的經濟效益和可能承擔的風險；合同非正常履行時可能受到的經濟損失。 第十七條 根據法律規定或實際需要，合同還應當或可以呈報上級主管機關批準、備案。第十八條 合同的審批程序如下：1、申報。各企業的法人委托人在授權范圍內對外簽訂合同，應事先填寫“合同簽訂申報表”（一式二份），報本公司的領導審查批準。（凡先經領導口頭同意簽約的，簽約后需補辦手續）。需報總經理審批的，應由該企業領導簽署意見，隨合同初稿及有關資料、附件等，一并上報。2、審核。對送審的合同，應按本制度規定的審批權限，8、由主管人員或有關人員認真審閱，必要時可進行調查研究，最后作出：批準、不批準；通知申報單位補報材料或進一步談判（應提出談判的具體要求和注意事項）。主管人員在“申報表”上批寫意見后，“申報表”一份及合同初稿留底，另一份“申報表”連同其他材料發還申報單位，由承辦人按批準的意見辦理。上述審批程序一般為1至2天，特殊情況，經批準或授權的可不受審批程序的約束。 第四章 合同的履行制度第十九條 合同依法成立，即具有法律約束力。一切與合同有關的部門、人員都必須本著“守合同、重信用”的原則，嚴格執行合同所規定的義務，確保合同的實際履行和全面履行。第二十條 合同履行完畢的標準，應以合同條款或法律規定為準。沒有合同9、條款或法律規定的，一般應以物資交清。 第二十一條 各部門領導及簽約人應隨時了解、掌握合同的履行情況，發現對方無法履行合同義務時應當及時提出先履行，同時履行和不安抗辯權以及保全措施。 第五章 合同的變更、解除制度第二十二條 在合同履行過程中遇到困難，各部門首先應盡一切努力克服困難，盡力保障合同的履行。如實際履行或適當履行確有不可克服的困難而需要變更、解除合同時，應在法律規定或合理期限內與對方當事人進行協商。第二十三條 對方當事人提出變更、解除合同的，應從維護本企業合法權益出發，從嚴控制。第二十四條 變更、解除合同，必須符合合同法的規定，并應在公司內辦理有關手續。第二十五條 變更、解除合同的手續，10、應按審批權限和程序執行。經上報主管機關批準備案的合同，在達成變更、解除協議前，應報原機關批準。 經公證機關公證的合同，在達成變更、解除協議后，必須報公證機關重新公證，才具有法律效力。 第二十六條 變更、解除合同，必須采用書面形式（包括當事人雙方的信件、函電、電傳等），口頭形式一律無效。 第二十七條 變更、解除合同的協議在未達成或未批準之前，原合同仍有效，仍應履行。但特殊情況經雙方一致同意的例外。 第二十八條 因變更、解除合同而使當事人的利益遭受損失的，除法律允許免責的以外，均應承擔相應的責任，并在變更、解除合同的協議書中明確規定。 第二十九條 以變更、解除合同為名，行以權謀私、假公濟私之實，損11、公肥私的，一經發現，公司追究其經濟責任。 第六章 合同糾紛的處理制度第三十條 合同在履行過程中如與對方當事人發生糾紛的，應按合同法等有關法規和本制度規定妥善處理。第三十一條 合同糾紛由簽約企業負責處理。涉及內部幾個企業或幾個部門的，可以協商或由公司確定一個企業為主負責處理。簽約人對糾紛的處理必須具體負責到底。第三十二條 處理合同糾紛的原則是：1、堅持以事實為依據，以法律為準繩，法律未規定的，以國家政策或合同條款為準。2、首先以雙方協商解決為基本辦法。糾紛發生后，應及時與對方當事人友好協商，在既維護本企業合法權益，又不侵犯對方合法權益的基礎上，互諒互讓，達成協議，解決糾紛。3、因對方責任引起的糾12、紛，應堅持原則，保障我方合法權益不受侵犯；因我方責任引起的糾紛，應尊重對方的合法權益，主動承擔責任，并盡量采取補救措施，減少我方損失；因雙方責任引起的糾紛，應實事求是，分清主次，合情合理解決。第三十三條 各部門在處理糾紛時，應加強聯系，及時通氣，積極主動地做好應做的工作，不互相推委、指責、埋怨、統一意見，統一行動，一致對外。第三十四條 法務部處理合同糾紛的范圍是：1、總經理交辦的； 2、經各有企業處理解決不了的； 3、其他應由法律部處理的。 第三十五條 提請處理合同糾紛的程序是： 1、承辦人填寫“對外合同糾紛申報表”，按本制度的規定報批。 2、審批單位可依據情況，在1天內作出由上報單位負責處理13、；由法務部負責處理。 3、法務部對經協商仍無法解決或認為有必要的合同糾紛，經主管領導同意，可提交上級主管機關、仲裁部門或人民法院依法處理。第三十六條 合同糾紛的提出，加上由我方與對方當事人協商處理糾紛的時間，應在法律規定的時效內進行，并必須考慮有申請仲裁或訴訟的足夠時間。第三十七條 凡由法務部處理的合同糾紛，有關企業必須主動提供下列證據材料（原件或影印件）：1、合同的文本（包括變更、解除合同的協議）以及與合同有關的附件、文書、電報、圖表郵件、傳真等；2、發票等有關憑證；3、有關財務帳目；4、有關違約的證據材料； 5、其他與處理糾紛有關的材料。第三十八條 對于合同糾紛經雙方協商達成一致意見的，應14、簽訂書面協議，由雙方代表簽字并加蓋雙方法人公章或合同專用章。第三十九條 各部門對雙方已經簽署的解決合同糾紛的協議書，上級主管機關或仲裁機關的調解書、仲裁書，在正式生效后，應復印若干份，分別送與該糾紛處理及履行有關的部門收執，各部門應由專人負責該文書的履行。 對于對方當事人在規定期限屆滿時沒有執行上述文書中有關規定的，承辦人應及時向主管領導和法務部匯報。 第四十條 對當事人逾期不履行已經發生法律效力的調解書、仲裁決定書或判決書的，由法務部配合各單位向人民法院申請執行。 第四十一條 在向人民法院提交申請執行書之前，有關單位應認真檢查對方的執行情況，防止差錯。 執行中若達成和解協議的，應制作協議書并15、按協議書規定辦理。 第四十二條 合同糾紛處理或執行完畢的，應及時通知有關單位，并將有關資料匯總、歸檔，以備查考。第七章 合同的管理制度第四十三條 設立合同管理領導小組（委員會）主要職責是：一、貫徹執行合同法及有關法律法規，組織有關人員的學習和培訓。二、制定合同管理章程、制度。并貫徹實施。三、負責各類合同的簽訂、履行、變更、轉讓和終止，并審核企業對外簽訂的重大合同。四、審查合同，建立合同臺帳和檔案，管理合同文本、合同專用章、授權委托書，進行合同統計，做出統計分析。五、決定合同評估、評審、審批、登記、備案、咨詢事宜；決定格式合同制作、合同鑒證、合同催告、合同撤銷事宜；決定合同擔保及抵押等事宜。六、16、協調單位內部和外部合同關系，解決合同問題和處理合同糾紛。七、領導開展“守合同重信用”活動。八、開展合同調研活動。第四十四條 合同管理員及其職責 一、合同管理員應具有一定的文化水平和語言文字能力，具有相應的合同法律、法規知識，懂業務，懂管理，工作認真細致。 二、合同管理員除搞好自身的學習外，應對相關業務人員進行合同知識培訓，實行持證上崗制度。 三、參與合同的會商、評審。根據委托訂立合同，進行變更和解除。 四、檢查合同的訂立與履行，辦理合同公證，辦理抵押物登記等。 五、管理合同文本、合同專用章和法人授權委托書并按規定使用。登記臺帳，填報統計報表，建立合同檔案。登記、保管與合同有關的文字、單證材料。17、 六、清理債務，追討欠款，參與仲裁、訴訟活動。 七、合同管理員調崗，應認真辦理檔案、資料移交等手續，經領導同意后離任。 第四十五條 本公司對合同實行分級管理、專業歸口制度，法人委托書制度，合同專用章制度及基礎管理制度。 第四十六條 法人委托制度。法人委托人的主要職責是：1、在授權范圍內負責談判、簽訂合同，既不能違章越權，也不能消極推諉；2、對所簽訂合同的合法性、完整性和可行性負責；3、對須報請上級領導審批的合同，辦理申報手續，提出本人意見并對本人意見負責；4、對所簽合同的全面履行具體負責，履行中發現問題應立即上報、并積極想辦法解決，對發生的合同糾紛負責處理好或協助有關部門處理好；5、負責保管好18、本人所簽合同的一切資料；合同履行完畢后應立即將資料上交歸檔。 第四十七條 凡具備下列條件的，可以發給法人委托證書：1、品格思想好。能自覺遵守國家的法律政策，遵守公司各項規章制度；能拒腐蝕，不貪污受賄，不假公濟私、損公肥私。2、業務工作好。熟悉本職工作，能夠良好地完成本人業務工作，并以公司利益為重，擇優簽約，嚴格履約，節約資金，增加收益，取得一定成績，無遺留問題。3、法律意識強。對合同法等經濟法規認真學習，初步掌握并能運用有關法規。第四十八條 公司根據各部門和下屬公司、企業的實際情況，決定法人委托人的設置及數額，具體人選由各單位確定，經培訓考核合格后，才能取得法人委托書，委托人應當在授權范圍內進19、行有效代理。 第四十九條 法人委托證書應妥善保管，防止遺失。一般實行一事一委托，不準將法人委托證書轉借他人或用作其他證明，否則，要追究相應的責任。第五十條 合同專用章制度。公司及下屬企業對外簽訂合同所加蓋的印章，除各企業的公章外，一律使用公司統一編號的合同專用章，其他印章一律不準代替使用。否則，財務部門有權拒絕辦理結算手續，由此所引起的責任由有關人員承擔，還可以予以處罰。第五十一條 合同專用章由有關公司統一刻制、編號和頒發；嚴禁任何人私自刻制、使用。第五十二條 合同專用章應嚴格按照授權的范圍使用，不準混用、代用或借用。第五十三條 合同專用章應妥善保管，若有遺失，除立即登報聲明作廢外，還要追究有20、關人員的經濟責任和行政責任。第五十四條 合同檔案管理制度1、合同檔案的管理，應做到規范化、科學化、統一化。2、建立合同檔案。每一份合同都必須有一個編號，不得重復或遺漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件，合同文本的簽收記錄，合同分批履行的情況記錄，變更、解除合同的協議（包括文書、電傳等），均應妥善保管。3、合同檔案還應當包括：合同臺帳；合同文本；合同專用章使用登記；授權委托登記；合同學習、培訓情況；幫扶情況記錄；重合同守信用情況記錄；合同糾紛卷宗材料等。4、合同檔案可實行微機管理，但必須具有機讀和文字記載相結合。5、合同檔案應裝訂成冊，實行一份一檔，由專人管理備查。6、查閱合同檔案需經過批準并21、進行登記。第五十五條 合同臺帳制度1、合同臺帳包括合同登記臺帳、合同檢查臺帳、合同統計臺帳、合同法律法規學習與培訓臺帳、合同專用章使用登記臺帳、合同文本領用登記臺帳、授權委托書使用登記臺帳。2、建立合同臺帳，旨在通過合同管理，管理本單位的生產經營行為，使決策者了解本企業的生產、銷售情況。3、合同綜合管理部門按合同類別建立健全合同匯總臺帳，分管單位（部門）應建立健全分類臺帳。4、建立合同管理臺帳。各企業應根據合同的不同種類，建立合同的分類臺帳和總臺帳。每個企業必須設一個總臺帳。其主要內容包括：序號、合同號、經手人、簽約日期、合同標的、價金、對方單位、履行情況及備注等。臺帳應逐日填寫，做到準確、及22、時、完整。 填寫“合同情況月報表”。各企業應在每月5日之前將上月月報表填寫好后報送總經理，同時抄報計劃財務部和法務部。第五十六條 合同管理獎懲制度 一、凡在合同簽訂、審查、履行以及合同規范化管理制度工作中做出下列成績之一的，對有關部門和人員給予表揚和獎勵： 1、在訂立、審查、履行合同過程中，工作認真負責，為本單位爭取較大效益、避免或挽回經濟損失的； 2、在合同管理工作中做出成績，被有關部門評為先進的； 3、在合同管理工作中，提出合理化建議，為本企業增加較大效益，節約較大資金、避免或挽回經濟損失的；4、追討欠款、索賠成功。在合同的仲裁、訴訟中由于自身的工作獲得勝訴的；5、勇于檢舉、揭發他人利用合同行賄受賄、牟取私利等違法行為的。 二、凡具有下列情況之一的部門和人員，視其情節輕重給予行政處分，經濟賠償直至追究刑事責任： 1、盲目簽訂合同，造成損失的； 2、未經授權、擅自簽訂、變更或解除合同造成損失的； 3、工作不負責任，不按合同規定履行義務，進行驗收、查詢、反饋信息，導致企業喪失抗辯權、撤消權、代位權、勝訴權的； 4、工作不負責任，對方違約不匯報、不追究、暗中向對方提供內情，收受賄賂，給本公司造成損失的；5、有締約過失責任的；訂立無效合同的；因重大誤解和惡意串通而訂立合同損害國家和集體利益的；嚴重不負責任被欺詐的。 廣州市xx物流有限公司