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1、生物質能發電公司公文管理規定編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目 錄1目 的12范 圍13定 義14職 責15程 序15.1 公文種類15.2發文格式25.3行文規則45.4發文處理55.5收文處理65.6公文歸檔及管理76相關文件77記 錄71目 的為使公文處理工作進一步規范化、制度化、科學化，參照國家行政機關公文處理辦法和國家行政機關公文格式（GB/T9704-1999），結合實際情況，特制訂本規定。2范 圍本程序適用于XXXX生物質能發電有限公司（以下簡稱控股公司）及其有實際控制權的XX各系列公司（以下簡稱系列2、公司）公文的處理，董事會公文管理不在本規定管理范疇。3定 義3.1公文處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相關聯、銜接有序的工作。4職 責4.1控股公司總經理工作部：是公文處理的歸口管理機構，負責控股公司公文的統一收發、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀，并指導各中心、各職能部門及各系列公司的公文處理工作。4.2各部門/中心及各系列公司：負責本部門及本公司公文的統一發放、傳遞、立卷、歸檔和銷毀，各部門應當設專人負責公文處理工作。5程 序5.1 公文種類常用的公文種類主要有：.1決定、決議a) 對重要事項或重大行動做出安排用“決定”；b) 經會議討論通過并要求貫徹執行的事項用“決3、議”。.2指示:對下布置工作，闡明工作活動的指導原則用“指示”。.3布告、公告、通告a) 公布應當普遍遵守或周知的事項用“布告”；b) 宣布重要事項，用“公告”；c) 在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項用“通告”。.4通知:發布規章和行政措施，轉發上級、同級和不相隸屬關系單位的公文，批轉下級單位的公文，要求下級單位辦理和需要周知或共同執行的事項用“通知”。.5通報表彰先進，批評錯誤，傳達重要情況用“通報”。.6報告、請示a) 向上級單位匯報工作、反映情況、提出建議用“報告”；b) 向上級單位請求指示、批準用“請示”。.7批復:答復請示事項用“批復”。.8函:相互商洽工作，詢問和答復問題，向有4、關主管部門請求批準等用“函”。5.1.1.9會議紀要a） 傳達會議議定的事項和主要精神，要求與會單位及有關單位共同遵守、執行的用“會議紀要”；b） 會議決定事項如涉及機構、編制、經費、人事任免、表彰、工資福利、重大項目的審批等事項，以及政策性強，涉及面廣，需要共同執行的，須用與之相適應的其他文種行文。.10意見:對某一重要問題提出設想、建議和安排用“意見”。.11規定、辦法、細則a） 制定發布規章、行政措施和其他規范性文件用“規定”或“辦法”；b） 為施行公司規章和行政措施所采取的措施用“細則”或“辦法”；c） 規章和行政措施的名稱不得取名“條例”。5.2發文格式5.2.1 公司發文一般由發文5、單位、秘密等級、緊急程度、發文序號、簽發人、標題、主報送單位、正文、附件、印章、發文時間、主題詞、抄報送單位、印發單位、印刷份數等部分組成。5.2.1.1 發文單位：應寫單位全稱或規范化簡稱。5.2.1.2 秘級：有保密要求的公文，應根據保密程度，在公文首頁右上角標明“絕密”、“機密”、“秘密”。5.2.1.3 緊急公文：應根據緊急程度，在公文首頁右上角標明“特急”、“急件”等字樣。5.2.1.4 發文字號：發文字號包括發文單位代字、年號、順序號，置于文件名稱之下、橫線中央上面。幾個單位聯合行文，一般只標明主辦機關發文字號。5.2.1.5 公司部門規范簡稱、公司文代號、部門文代號規定如下:名 6、稱簡 稱公司文代字部門文代字XXXX生物質能發電有限公司XX控股XX控股字/總經理工作部總經部總經字戰略發展與公共關系部公共關系部公共關系字項目開發與建設管理部項目開發部開發字質量標準部標準部標準字審計監督部審計部審計字人力資源中心人資中心人資字融資與財務結算中心財務中心財務字成本控制與風險管理中心成控中心成控字招標及采購中心招標中心招標字國際合作中心國合中心國合字公共事務管理中心事務中心公共事務字信息中心信息中心信息字工會工會工會字黨委黨委黨委字5.2.1.6 簽發人：向上級單位報送審批的文件，要由本單位主要負責人簽發，主要負責人外出時，由主持工作的負責人簽發。簽發人姓名印在發文字號的同行右7、端。5.2.1.7 標題：標題置于橫線中央之下（無橫線居于開頭正中），發往單位之上。標題要準確簡要地概括公文的主要內容，一般包括發文單位名稱和公文種類。除發布和批轉政府規范性文件外，標題一般不加書名號，也不用其他標點符號。5.2.1.8 抄報送單位：抄報送欄，設在文尾主題詞之下。抄報單位與抄送單位分列兩段，抄報單位在上。 “決定”、“決議”等文件的抄送單位名稱置于文尾的，放在抄送機關之上。抄報送單位名稱用規范化簡稱。5.2.1.9 正文: 正文部分是公文內容的表述。需要使用序數符號標明層次時，一般排列順序是：第一層用“一”，第二層用“（一）”，第三層用“1.”，第四層用“（1）”。政府規章和規8、范性文體，按照擬定地方性法規草案和規章的有關規定，視需要用章、節、條、款、項、目標明層次。5.2.1.10 附件：附件名稱和順序注在正文之后，發文日期、印章之上。附件應與主件訂在一起發送；如附件因故不能與主件訂在一起，在附件首頁左上角注明主件的發文字號，與主件同時發送。5.2.1.11 印章：須加蓋發文單位印章的文件，印章蓋在文件末尾發文日期處，以印章的下部邊緣壓蓋發文日期，并應注意盡量使年月日露出。文件加蓋印章后不需在落款處另署發文機關名稱。“決議”通過的日期注于標題之下，在文尾的空間處蓋章即可。5.2.1.12 發文時間：發文日期以公文的簽發日期為準，經過會議批準的，以通過之日為準；幾個單9、位聯合發文的，以最后一個單位簽發之日為準。5.2.1.13 主題詞：主題詞一般不超過五個詞匯，由負責公文核稿的文秘人員統一標注。主題詞標注位置一般在文件末頁下端、抄送單位上方，每個詞匯之間空一格。5.2.1.14 印發單位：印發單位欄設在抄送欄下，用橫線與抄送欄隔開，左端署公文印發單位的全稱，右端以送往印刷的時間簽署印發日期。翻印文件在印發機關欄下署明翻印機關名稱和翻印日期，用橫線與原印發單位及日期欄隔開。5.2.1.15 印刷份數：文件份數置于印發單位及日期欄橫線右下一行，翻印文件份數置于翻印單位及日期欄橫線右下一行。函件、會議紀要共印份數放抄送、分送欄右下一行，不用橫線隔開。5.2.1.110、6 公文從左至右橫寫、橫排；用紙應按國際標準為A4，左側裝訂。標題用小2號小標宋體字，正文用3號仿宋體字。公文中各組成部分的標示規則，參照國家行政機關公文格式國家標準執行。5.3行文規則5.3.1 行文應當確有必要，注重效用。5.3.2 各部門依據職權可以相互行文和向上級分管領導行文，除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題外，一般不得對外正式行文。5.3.3 各部門可以聯合行文；控股公司和各系列公司與相應的其他單位可以聯合行文。5.3.4 屬于各部門職權范圍內的事務，應當由各部門自行行文或聯合行文。聯合行文應當明確主辦部門。5.3.5 “請示”應當一文一事；一般只寫一個主送人（或部門），需要同時11、送其他人（或部門）的應當用抄送形式。5.3.6 “報告”不得夾帶請示事項。5.4發文處理5.4.1 發文分為對內發文和對外發文。對內發文的對象為控股公司和各系列公司。對外發文的對象包括各級政府、相關部委、客戶、合作伙伴等。5.4.2 發文處理一般包括擬稿、會簽、審核、簽發、印發等程序。5.4.2.1 擬稿需由控股公司發文的，由發文部門按照“行文格式”要求草擬好送審稿，經各部門和各系列公司負責人簽字后，由控股公司總經理工作部登記編號、送審。各部門發文由發文部門按照“部門發文格式”要求草擬好文稿，并登記、編號，送部門負責人簽字。發文部門草擬公文時應做到：a) 公文內容不得與國家法律、法規、政策和公12、司的制度、規定相抵觸；b) 情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精練，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短；c) 人名、地名、數字、引文準確。日期應寫具體的年月日。若引用公文應先引標題，后引發文字號，并加括號。使用簡稱時，一般先用全稱，并注明簡稱。使用英文字母縮寫時，應先用中文全稱，并注明英文縮寫；d) 結構層次序數，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”；e) 必須使用國家法定計量單位；f) 公文中的數字，除成文時間、部門結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語等必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數碼。5.4.2.2 會簽發文會簽由各總經理工作部組織，部門發文會簽由主辦部13、門組織。發文凡涉及多個部門的應由相應部門負責人會簽。5.4.2.3 核稿公司發文在送領導簽發之前，必須經總經理工作部核稿。對不符合行文要求的文稿應及時退回修改或重辦。核稿時應在原稿上保留修改筆跡，以備存檔備查。核稿的重點是：a) 是否需要行文；b) 有關部門、單位是否已協商、會簽；c) 提出的要求、辦法和措施是否明確具體、切實可行；d) 公文內容、文字表述、文種使用、公文格式等是否符合本辦法的有關規定。5.4.2.4 簽發a)以控股公司名義對外發文時，各部門負責人校對，分管總監審核，控股總經理工作部簽批意見后，報控股公司總裁簽發；公司對內發文直接由分管總監簽發。b)各部門發文直接由部門負責人簽14、發。5.4.2.5 印發經控股公司總裁簽發后的公文由控股公司總經理工作部負責印發。文稿印制前，擬稿人應對稿樣進行校對并簽字，控股公司總經理工作部應對審批、簽發手續及附件材料等進行復核。印制完畢的文件由控股公司總經理工作部負責用印、發放。經部門領導簽發后的部門公文由發文部門負責印發。5.5收文處理5.5.1 收文處理指對收到的公文的辦理過程，一般包括簽收、審核、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、回復等程序。a) 簽收、審核、登記。外單位發至來的公文由控股公司總經理工作部綜合主管/文員簽收、分類、審核、登記。其他職能部門收到的公文若需控股公司領導批閱的，必須統一由控股公司總經理工作部綜合主管/文員簽收15、，各部門不得自行呈報；b) 擬辦。控股公司總經理工作部部長對登記后的公文簽署擬辦意見后，報分管總監簽批承辦部門，承辦的結果回饋到控股公司總經理工作部；c) 批辦。控股公司領導在批示公文時，應明確批示主辦部門和協辦部門。對具體請示、報告的批復應簽署明確意見。需公司其他領導閱知的，可進一步批轉其他領導；d) 承辦。主辦部門收到交辦的公文后應當及時處理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求及時辦理，確有困難的，應當及時予以說明。協辦部門應積極協助、配合主辦部門完成公文辦理任務；e) 催辦。控股公司總經理工作部負責對公文進行催辦，并及時向分管領導反饋催辦結果。公文催辦原則為：緊急公文跟蹤催辦，重要公16、文重點催辦，一般公文定期催辦；f) 回復。主辦部門完成辦文后應及時將辦文結果回復控股公司總經理工作部；g) 傳文。凡屬控股公司領導閱示的公文，由控股公司總經理工作部文秘組織傳閱，有關部門均不得積壓，也不得橫傳。5.5.2 對收到的公文傳真件，按照以上收文程序辦理。公文傳真件除會議通知等一般告知、周知性文件外，應向發文電位索取正式件，以便存檔備查。5.6公文歸檔及管理5.6.1 公文辦完后，由總經理工作部文秘負責及時將公文定稿、正本和有關材料（包括音像）整理立卷。5.6.2 每年年初總經理工作部文秘將上年度公文立卷完畢后移交檔案室歸檔。6相關文件6.1國家行政機關公文格式6.2保密管理規定(KX17、XX/PH103)7記 錄7.1 公司上行公文格式（01）7.2 公司公文格式（02）7.3 公司信函格式（03）7.4 會議記要格式（04）7.5 部門公文格式（05）7.6 傳真格式（06）7.7 公司發文會簽單格式（07）公司上行公文格式（01）XXXX生物質能發電有限公司文件控股字【 】 號 簽發： 標題（2號小標宋體字）正文（3號仿宋體）主題詞：（3號黑體字） XXXX生物質能發電有限公司 年 月 日印發(公司上行公文格式)公司公文格式（02）XXXX生物質能發電有限公司文件控股字【xx】 號標題、三號黑體正文、仿宋、小三，間距26磅 主題詞：黑體 小三 抄送：XXXX生物質能發電有18、限公司 xx年 月 日印發 打印： 校對： 印數： 份(公司公文格式)公司信函格式（03）XXXX生物質能發電有限公司函 控股函xx1號標題、三號黑體正文、仿宋、小三，間距26磅 (公司信函格式)會議記要格式（04）xx 投 資 有 限 公 司會 議 紀 要第 號 簽發人：（會議紀要格式）部門公文格式（05）XXXX生物質能發電有限公司.主送（報）： 文件編號： 抄送（報）： 行文部門： 主 題 詞： 擬 稿 人： 行文日期： 簽 發 人： 秘密 機密 絕密 平急 加急 特急會簽意見：（部門公文格式）傳 真 格 式XXXX生物質能發電有限公司 傳 真 地址: 郵 編: 收件單位 (CO): 發19、件部門(DEP): 收 件 人 (TO): 發件人（FM）: 電 話(TEL): 簽 發 (APPR): 傳 真(FAX): 日 期 (DATE): 抄 送(CC): 電 話 (TEL): 頁數（TOTAL PAGES）: 傳 真 (FAX): 緊急URGENT 請審閱REVIEW 請批注COMMENT 請答復 REPLY 請傳閱 RECYCLE公司發文會簽單格式XXXX生物質能發電有限公司文件（會簽單）編 號： 【 】 號 印 數： 份標 題：密 級：保密期限：主 送：擬稿簽發請勿用紅筆、鉛筆、圓珠筆抄 送：擬稿部門：擬稿人： 擬稿部門/會簽部門意見：總經理工作部意見：領導批示：主題詞：校 對：印 制： 年 月 日發出（公司發文會簽單格式）