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1、股份公司合同會簽管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1 目的1.1理順合同管理程序,明確合同管理職責,規范合同內容，防范經營風險，提高管理水平。1.2依法維護本企業的合法權益和經濟利益。2 適用范圍2.1廠所轄各職能部門代表本廠對外購銷、建設工程、加工承攬、運輸、供熱、財產租賃、借款、財產保險、技術開發、設計、勞務、聯合經營及涉及到與對方產生權利義務的經濟往來，都必須簽訂書面合同或協議。2.2在對外簽訂各項合同（包括物資采購、燃料采購、大修、基建工程需招投標的合同）時，一律憑法定代表人身份證明及法定代表授權委托2、書才能簽訂經濟合同，同時實行會簽管理，即由廠長授權部門會簽審核。3 合同會簽管理規定3.1合同會簽管理實行承辦部門負責制與審查會簽部門責任制相結合。3.2 合同承辦部門對合同訂立、履行和執行的全過程全面負責,合同承辦人為直接責任人。3.3 審查會簽部門根據本部門職責及本制度的規定,對合同項目中應當提出相關意見而未提出的,應當承擔相應的責任。3.4 合同承辦部門和合同歸口管理部門應當分別建立合同臺帳,實行履約跟蹤統計報告責任制。4 會簽程序及要求4.1立項各職能部門對外簽訂經濟合同時，必須事先到辦公室（監察審計室）辦理“法人授權委托書。由承辦部門填寫經濟合同會簽單，注明立項依據及資金來源。意向接3、觸確定合作主要條件及運作方式，開展相關合作條件或價格方面的咨詢。資信調查，確定合作主體是否符合簽約要求、是否具備履行合同的能力，范圍包括：.1具有經年檢的營業執照及其他證明文件，且真實有效。涉及專營許可的，具備相應的許可證明文件；涉及資質要求的，具備相應的資質（等級）證書。.2經營范圍能夠充分滿足合同項目的需要。.3具有履約能力，必要時應索取其經審計的財務報表、資金證明、注冊會計師簽署的驗資報告等相關文件。.4具有履約信用：過去三年重合同、守信用，無嚴重違約事實；在簽署本合同時，未涉及可能影響本合同履行的重大經濟糾紛或重大經濟犯罪案件。.5在簽署本合同時，不存在任何司法機關、沖裁機構或行政機關4、作出的任何對履行本合同產生重大不利影響的判決、裁定、裁決或具體行政行為或其他法律程序。.6其他與合同簽訂、履行相關的事項。對不符合前款規定的當事人，如果必須與其簽訂合同時，應由其提供合法、真實、有效的擔保。4.2合同文本凡國家、行業或分公司有標準或示范文本，應結合實際適用或借鑒。合同必備條款按照合同法第十二條的規定和實際情況確定。合同有效期限應至合同所有權利義務履行完畢之日止。合同文本份數按實際需要確定，但我方至少保證承辦部門存檔、財務付款手續留存、歸口管理部門備案各一份。4.3談判根據項目的實際情況，需要組織進行談判的，應由承辦部門組織成立談判小組同對方進行談判，一般應有財務、法律、審計、監5、察及與合同內容相關的其他部門人員參加，承辦部門負責組織和確定具體人員范圍。承辦部門統一部署談判工作，包括召開準備會議，明確談判事項，確定談判原則、策略、重點及主談人員。承辦部門對談判中遇到的重大問題，應及時向本部門分管領導請示。 談判結束后，承辦人制作談判會議紀要，并經我方全體參加人員簽字確認。會議紀要應記載會議時間、地點、參加人員；談判內容；談判情況，包括進展情況；取得的結論；雙方存在的主要分歧；保留意見，法律意見和建議；需要請示有關領導的事項等。 4.4審查會簽 對符合本制度規定的程序和要求,所附資料齊全的合同,由辦公室（監察審計室）初審,統一編號；對未按本制度規定履行相應程序、所付資料不6、全的合同，由辦公室（監察審計室）提出補正意見，由承辦部門整改。辦公室（監察審計室）初審后,牽頭組織財務部、生產技術與工程部、及合同承辦部門人員會簽，由承辦人將合同草案及相關資料送財務總監(伍萬元以上)審批,主管副廠長審批，報廠長審批。法定代表人簽署后，送辦公室（監察審計室）統一加蓋“某某某公司合同專用章”，無此印章合同無效，財務及有關部門不得受理。辦公室（監察審計室）負責將合同文稿、合同正本及會簽單登記存檔。重大經濟合同應將合同文稿正本及會簽單歸檔永久保存。對外重大合同的簽訂，必須由廠長召開有關部門參加的會簽會議，決定后方可簽約。并向市公證部門辦理經濟合同公證手續。對外簽訂的各項合同，必須遵守7、國家法律、法規、政策，符合上級主管部門及廠各項計劃的要求，避免簽約的非法性、盲目性和隨意性。4.5履行程序 合同經簽字、蓋章，且約定的生效條件成就時方可全面實際履行。合同生效之前，不得實際履行。 承辦人按合同約定，承擔通知義務，組織合同的履行，辦理相關事項，并及時填寫合同履行情況統計表，按年度報歸口管理部門備案。如有付款事項，承辦人應向財務部門提供合同原件。 承辦部門實施履約跟蹤統計，掌握實際履行情況。對出現的各種問題，及時獲取證據和協調處理，并向歸口管理等相關部門報告。重大事項，必須及時向合同簽署人報告。4.6變更或解除程序合同需要變更或解除時，合同承辦部門應同合同歸口管理等部門溝通情況后，8、以書面形式通知他方，說明變更或解除合同的原因和答復的期限。變更或解除合同的協議草案一經達成，需按本辦法4.4的相關規定辦理。 合同承辦部門收到合同他方要求變更、解除合同的文書、電報、電話、信函、圖表、數據電文，應及時與歸口管理等部門溝通情況、請示合同簽署人后，應當在法定或約定的期限內書面答復對方。如果必須變更或解除，應與他方達成變更或解除合同的書面協議草案，確定索賠條件，并按本辦法4.4的相關規定辦理。 對不可抗力或國家宏觀政策調整原因而使合同不能履行或延期履行的，應及時書面通知對方或者及時取得對方4.6.2 中情況的證明材料，主動與合同有關各方協商處理。有擔保條款的合同變更，應征得原擔保單位9、的同意并在變更協議上加蓋擔保單位公章或者合同專用章。需經有關行政部門批準的合同，變更或解除合同應報原批準部門批準。 經公證、鑒證的合同，所達成的變更或解除合同的協議需報原公證、鑒證機關備案。涉外合同的變更或解除，法律有特殊規定的應按規定辦理。 4.7糾紛處理程序合同他方當事人違反約定或提出履行異議的，承辦部門必須在法定或約定的時間內以法定或約定的方式答復。 出現糾紛，承辦部門應立即向合同簽署人和歸口管理部門報告，并收集整理處理合同爭議的文件和證據資料。 合同糾紛協商、調解, 應由合同承辦部門與歸口管理部門共同進行。協商或調解達成一致時，應依合同簽訂程序簽訂書面協議。協商或調解不能達成一致時，應10、在法律規定的時效期間內，可按合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決糾紛，承辦部門應與歸口管理部門協商確定代理人、應對方案等，并向法定代表人請示。4.8檔案管理與使用程序歸口管理部門依據合同審核情況，建立適時動態統計臺賬。 合同履行完畢或合同的權利義務終止后，由承辦人整理、保管合同檔案，并按某某某公司有關檔案管理的規定及時歸檔。具體范圍包括：.1 合同正式文本及附件。 .2 合同會簽單。 .3 與合同簽署有關的基礎、背景資料。 .4 合同他方當事人資信證明材料。 .5 雙方或有的法定代表人身份證明、授權委托書、代理人身份證明。 .6 合同履行中或有的電傳、信函、電報、圖表等。 .7 或有的有關變更或解除11、合同的協議及一切相關文字信息、音像資料等。 .8 或有的有關糾紛處理的協議書、調解書、裁決書、判決書等。 .9 其它應當存檔的相關資料。 檔案的使用，按某某某公司檔案及商業秘密管理的有關規定執行。 5 簽訂合同必須具備以下基本條款5.1標的（指雙方當事人權利和義務所指對象,即工程項目、貨物、勞務等）。5.2數量與質量（數量要準確、質量要具體）。5.3價款、酬金及結算辦法。5.4履行的期限、地點、交接方式。5.5違約責任。5.6解決爭議的方法（訴訟或仲裁）。5.7除以上基本條款外，承辦單位還要根據實際情況，經雙方協商一致訂立其它條款。每一條款內容要具體，責任要分明，用語要確切，使合同完備無異。512、.8簽訂合同時，承辦人要認真了解對方單位情況。要求雙方當事人提供營業執照或營業執照復印件，必要時去工商行政部門查檔。嚴禁與不具備法人資格、沒在其生產經營范圍內或不具備生產技術條件及產品質次價高的法人、其它組織簽訂經濟合同，凡利用合同營私舞弊、中飽私囊、牟取非法收入者要給予行政處罰，對觸犯刑律者還要依法追究刑事責任。5.9簽訂合同有規定的示范合同文本的，使用規范的合同文本。5.10合同簽訂后，因某種原因需要中止、變更或解除時，承辦單位必須及時報告主管副廠長、會簽單位，并說明原因和理由。未經主管副廠長同意，承辦單位不得自行決定中止、變更或解除合同。合同履行完畢后，承辦單位要及時通知辦公室（監察審計13、室），以檢查合同履行情況。5.11凡對外簽訂各項合同，都必須依照國家稅法交納相應的稅費。5.12禁止各部門以本廠法人名義為其它單位代訂合同或以廠法人名義為其它單位作擔保，否則出現一切后果自負，并追究各部門的主管主任及其責任人員的法律責任。5.13凡土建、安裝等工程合同必須附有工程概（預）算。物資采購合同必須有三個以上廠家的報價單，否則不予會簽，財務不予支付預付款和工程進度款。6 職能與責任6.1基建工程合同，由相關部門按建筑工程勘察設計合同與建筑工程承包合同草擬合同底稿，申報會簽。6.2更改、大修工程合同，由生產技術與工程部參照合同法草擬合同底稿，申報會簽。6.3有關技術開發、轉讓、咨詢服務合14、同，由生產技術與工程部或辦公室（監察審計室）按技術開發（轉讓、咨詢、服務）合同草擬合同底稿，申報會簽。6.4有關勞務合同，由人事勞動部按經濟合同法和勞動法有關規定草擬合同底稿，申報會簽。6.5購銷材料合同，由計劃與市場營銷部按經濟合同法并結合合同法相關條例規定草擬合同書，同時按某某某公司招投標（競標）實施辦法申報會簽。6.6供熱合同由供熱管理部按城市供用熱力合同和赤峰市供熱管理辦法有關規定草擬合同底稿，申報會簽。6.7燃料供應合同由燃料管理部按合同法和上級主管部門的有關規定草擬合同底稿，申報會簽。6.8特殊主體的合同，需由廠長特別授權委托業務部門草擬合同底稿，申報會簽。7 會簽部門及其職責7.15、1會簽單位由辦公室（監察審計室）、財務部、生產技術與工程部、相關部門及廠長依據合同內所涉及有關業務特別授權會簽單位負責人組成，辦公室（監察審計室）為牽頭單位。7.2會簽部門職責 歸口管理部門職責歸口管理部門是對合同的主體、內容、形式的合法性、嚴密性、可行性進行審查及備案管理的部門。某某某公司辦公室是合同管理的歸口管理部門。.1 建立健全本廠合同管理制度,監督、檢查考核各部門合同管理情況。.2負責審核合同的主體、內容、形式的合法性、嚴密性、可行性。.3貫徹執行合同管理的法律、法規和規章制度,為合同承辦部門提供法律服務。.4負責對審查會簽合格的合同加蓋合同專用章。.5 負責合同備案文本的管理,執行16、合同登記、統計制度。.6參與重大合同的論證、談判、起草、審查、簽訂及合同糾紛的處理。.7辦理合同公證、鑒證事宜，管理合同專用章。.6 其他相關管理工作。 合同承辦部門職責.1 負責合同立項,指定合同承辦人,進行可行性論證,意向接觸,資信調查。.2組織合同的談判。.3起草合同文本，并負責合同文本審查會簽的流轉。.4 組織合同的簽訂,辦理所需的法定代表人授權委托書。.5 負責合同的履行、變更、解除及糾紛處理。.6收集本辦法的執行情況信息，提出修改意見。.7建立合同臺帳，實行履約跟蹤統計報告責任制。.8 合同履行完畢或合同的權利義務終止后,由承辦人整理合同檔案,按年度報辦公室（監察審計室）備案, 辦17、公室（監察審計室）按廠內有關檔案管理的規定及時歸檔。7.3合同審查會簽部門職責生產技術與工程部主要對設備的狀況、工程的質量及資金來源等方面嚴格把關。財務部負責對合同的價款、支付方式的合理性、可行性,資金預算及來源的可靠性,財務手續的合法性、合規性進行審查,對合同的訂立、變更或解除的經濟性進行評估。 監察審計室負責對合同涉及的資金來源、使用及資產所有權、動用審批手續的合法性以及合同價款、酬金和結算的合理、合法性進行審查; 負責對合同辦理的程序及相關當事人行為的合法性、合規性、真實性進行監督檢查,對合同管理中出現的違法、違紀、違規問題進行監督、檢查、調查,提出監察建議或做出監察決定,并可根據需要進18、行專項效能監察。 相關業務部門按本部門職責,負責對合同所涉及本部門業務范圍的相關條款的合法性、可靠性、可行性、安全性,是否符合相關標準及政府文件規定等問題進行審查。7.4合同承辦人職責承辦人應對合同自商約時起至履行完畢止的全過程負責,對期間出現的任何與合同有關的問題,按國家相關法律法規及本制度的規定,須及時與本部門負責人、歸口管理部門進行協商,并以承辦人為主進行處理。8 評估與考核8.1合同由廠辦公室（監察審計室）歸口管理，辦公室（監察審計室）要組織對合同執行情況進行定期考核與評估。8.2在合同的訂立、履行中，對有下列行為之一，且產生較大影響或嚴重后果的，由辦公室（監察審計室）按照有關規定進行19、查處，并會同人事勞動部追究責任單位（部門）負責人和直接責任人的責任。涉嫌犯罪的，移交司法機關處理：不按本制度規定簽訂、履行合同的。簽訂有重大缺陷或無效合同的。會簽人員延誤會簽時間或未審出合同缺陷的。不按法律或本辦法規定履行變更或解除合同職責的。應當追究對方違約責任而擅自放棄的。提供虛假資料的。不履行內部管理程序、超越授權或濫用授權簽約的。未按規定進行授權或擅自轉委托的。與對方或第三人惡意串通、收受賄賂的。泄露合同意向、商業秘密或有關機密的。延誤糾紛處理法定時效期間的。在合同管理、簽訂、審核、履行過程中有其他失職行為的。9 相關資料及圖表9.1某某某公司合同會簽單9.2某某某公司合同會簽流程圖9.3支持性文件：中華人民共和國合同法中華人民共和國公司法中國電力投資集團公司合同管理辦法總公司分公司集團有限責任公司合同管理辦法9.4制度執行情況反饋意見表