股份公司運營商渠道委托代銷發貨及庫存管理制度.doc
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上傳人:職z****i
編號:1129539
2024-09-08
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1、股份公司運營商渠道委托代銷發貨及庫存管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 運營商渠道委托代銷管理制度(1.0版)為規范公司運營商渠道委托代銷的管理,有效降低委托代銷中的風險,針對我司代理的國代產品(不適用集采省包或者為廠家做FD的產品),特制訂本制度,請各機構遵照執行。一、 委托代銷適用范圍1、 適用條件:運營商有書面協議,要求我司進行委托代銷供貨。具體表現以下三種情況:(1)我司為運營商指定的某省或某地市資金、物流合作平臺,并已簽訂相關合作協議。(2)我司為運營商指定的供貨平臺,并已簽訂相關合作協議,如聯通合約2、計劃項目。(3)運營商臨時書面要求我司進行代銷鋪貨,能在約定時間內直接結算。2、 嚴禁用于:(1)我司向運營商指定的資金物流平臺供貨;(2)我司向我司選定的資金物流平臺供貨;(3)運營商合同明確非代銷方式,且約定直接向我司進行集采,在約定時間內直接結算。二、 委托代銷責任約定機構總部機構負責人為機構委托代銷第一責任人組織機構職能部門擬定更具可操作性的實施細節,務必控制風險/運營商部獲取運營商的終端銷售數據;對代銷倉庫存進行分類;對結算回款負直接責任。制定本職能部門在代銷管理方面的規章制度,對機構運營商系統的良性運作負管理責任。財務部風險控制與預警;資金管理;對結算負督促責任。商務部PSI進銷存3、管理,合理發貨;退貨回收與賬目處理物流部簽收回執存檔;及時發貨與回收退貨。三、委托代銷協議及委托代銷額審批1、委托代銷協議審批l 協議模板:如運營商有提供協議模板的,以運營商提供模版為主,否則,由渠道管理部提供協議模板。l 公文提報要求:如運營商提供的協議模板,有對我司不利條款卻又無法更改的,分支機構必須在公文正文羅列,同時,提供本機構的應對方案,以降低實際運作中的風險。2、委托代銷額審批: l 為加強風險管理,由機構運營商部向總部提報委托代銷額的申請公文,實行委托代銷額總量控制。附工具表:委托代銷倉設置審批表(附件一),委托代銷產品預算審批表(附件二)工具表的填寫要求與規范,由財務中心另行發4、文。 四、委托代銷銷售全過程管理示意圖五、委托代銷發貨之貨源管理l 鑒于運營商訂單的時效性要求,需要分支機構在機構物流倉留存一定的安全庫存,安全庫存量該機型運營商渠道前30日日均out量*15天l 如運營商營銷方案變化加大補貼力度,或有行業訂單,或集采,或有廠家聯合達量獎勵時,經分支機構申請(同正常的貨源請配流程,在請配原因上特別備注,同時說明貨物要求到達的時間),總部運營商系統銷售管理部確認,總部事業部產品經理最終核定,在貨源上給予特殊支持。如因分支機構提報需求不準確導致的損失,由分支機構承擔責任。l 對于運營商渠道的退貨,要求在退貨入庫5個工作日內在運營商系統中的完成數據處理,并根據客服中5、心客服部擬定的翻新制度及時完成翻新工作,以便二次正常銷售所需。六、委托代銷發貨及庫存管理1、商務方面的發貨及進銷存管理:遵照執行運營商渠道基礎數據及供貨管理制度。2、財務方面的庫存監控管理:(1)代銷庫齡:是指代銷產品調入代銷倉的入庫日期至開票并轉出代銷倉進入銷售流程止,遵循先進先出原則,按以下方法核定,在當月NC系統沒有體現銷量之前,采用方法進行核定。 本月NC系統有代銷結算:代銷產品庫存周轉天數=當前代銷產品庫存量/本月NC運營商銷量*30 本月NC系統無代銷結算代銷產品庫存周轉天數=當前日期-代銷產品入庫日期【備注】:代銷產品入庫日期,以代銷產品最長庫齡為核定依據(2)分支機構財務根據E6、RP系統代銷庫齡表,遵循先進先出原則,定期制作移動代銷倉周報表,以此為依據對代銷倉的庫存進行風險管控,及時通告分支機構運營商部,同時于每周一及每月初、年初報送總部風險管理部、中國移動業務部平臺管理經理、中國聯通業務部銷售部經理、商務部運營商渠道商務室平臺管理主任(3)總部風險管理部依據分支機構上報的移動代銷倉周報表,定期計算代銷產品的庫存周轉天數數據并發送給相關人員。 附工具表:移動代銷倉周報表格式見附件四。3、實物盤點管理:(1)盤點原則:代銷倉庫存屬我司庫存,故分支機構運營商部、財務部、商務部三個部門需聯合進行定期盤點,分總為第一責任人。機構運營商部負責與運營商及運營商平臺的協調工作,機構7、區域人員負責當地區域營業廳的實物盤點(機構財務部與商務部負責抽查)。(2)盤點分類:根據不同的渠道模式,共分為月度、季度、退市及臨時盤點共四類盤點。(3)盤點方法: 月度盤點:適用兩種情況:情況一:物流平臺供貨的渠道模式。其物流平臺倉庫的自有庫存,執行我司供應鏈物流庫房的盤點制度(實物盤點時間為每月1日,串碼盤點時間為每月第二周的星期六;盤點時間控制在當天完成),并在ERP系統中形成盤點報告。情況二:營業廳庫存管理責任為我司的情況。每月進行一次實物盤點。盤點方法同季度盤點。 季度盤點:適用所有存在委托代銷的機構。將我司用運營商系統推算出的理論庫存與營業廳的實物庫存進行對比,找到差異并及時處理,8、無法處理的向總部反饋。理論庫存Sell-Thru數量Sell-out數量其中,Sell-out數量,為機構運營商部從運營商處拿回的終端銷售數據。 退市盤點:適用機型活動結束時。在某機型活動停止下柜的一個月內,必須進行一次庫存核實與帳目核對,及時找到差異,以免運營商人員變換等錯失補救損失的時機。盤點時間由機構財務部確定,盤點方法參照季度盤點。 臨時盤點:適用機構財務部或商務部異地出差,或盤點差異較大時的二次盤點等情況。盤點方法同季度盤點。(4)盤點報告季度盤點報告必須上報中國移動業務部、中國聯通業務部、運營商渠道商務室及會計核算部。其他類盤點報告,由分支機構自行存檔,如出現重大異常,必須上報總部9、。(5)盤點賬目處理:分支機構財務根據運營商提供的系統數據及盤存單(或我司實盤),每月末要及時與NC系統數據對賬,做到賬賬相符、賬物相符,對于因代銷結算延遲而產生的差異等事項作好備查。4、委托代銷發貨簽收回執管理:l 運營商的簽收回執是運營商結算的重要憑證,必須單獨妥善保管。l 機構物流部執行供應鏈公司擬定的貨物簽收管理制度,對簽收回執進行規范管理。機構物流部對簽收回執的有效性、完整性承擔直接責任。l 機構物流部每月第五個工作日提報上月簽收回執率報告給機構商務部,且附簽收明細,包含但不限于:銷售發貨提收貨委托授權書紙質簽收單情況ERP單號客戶機型發貨數量授權簽收人有效日期流水編號簽收人員簽收公10、章簽收日期簽收數量l 分支機構運營商商務及財務經理每月定期抽查簽收回執,承擔監管責任。七、代銷退貨管理八、對賬與結算管理1、對賬管理:l 每月1號,機構運營商商務通報截止上月月末的代銷倉庫存數量,然后由機構運營商組織人員進行核實, 1號前完成以下分類,機構運營商部統計助理2號上報總部商務部負責匯總。匯總完畢,郵件通報相關人員。ABCDEBCDE代銷倉庫存已進入結算流程未開票僅已終端銷售營業廳庫存壞賬l 機構運營商部每個季度必須從運營商處回收一次委托代銷函證,在機構財務部處存檔。2、結算管理:(1)結算單價原則原則1:如果委托代銷出貨時談定價格的,需按照協議價格執行;原則2:如果委托代銷出貨時沒11、有談定價格,必須在結算表中注明銷售時間,按照銷售當時的價格進行結算,而不是提供結算表的所在月的價格進行結算(必須落實到運營商系統中的串碼)。原則3.:分支機構的價格權限只能是公布的大盤政策,其余價格審批權限在總部。原則4:基于委托代銷多以我公司作為平臺在運營,故除價格之外的,對平臺的考核費用等也需要納入價格體系中。計入分公司利潤或者事業部利潤中。(2)結算金額認定依據l 結算單價:與運營商簽定協議中對結算單價的描述;或運營商下發的書面調價函l 結算數量:與運營商簽定協議中對結算原則的描述,如依據終端銷量進行結算等。l 結算金額結算單價*結算數量(4)結算進度監控l 分支機構財務部負責監督運營商12、按照協議中規定的結算周期進行結算:向機構運營商部催要運營商的結算報表。l 結算遇到重大阻礙時,機構財務部負責上報財務中心及總部中國聯通業務部或移動業務部。(5)結算報表提供:l 分支機構運營商部負責與運營商協調及時索要結算報表(含IMEI明細),承擔全責。(6)結算金額確認l 對運營商提供的結算報表,機構商務部負責核算結算金額,機構財務部負責復核商務部數據并對準確性負責。對于核算發現的異常,機構財務部與商務部共同在當月查出差異原因并反饋運營商部,嚴禁拖延。3、開票管理:l 與運營商核對結算報表,確認無誤后,必須及時開票進行結算。l 如發現分支機構財務因工作失誤未及時開票導致延遲結算的,進行全國13、通報。l 如發現分支機構惡意拖延開票結算,對公司造成損失,一經發現違規操作,將按開票貨款金額的1%對責任人進行經濟處罰,處罰承擔比例按照分總、運營商副總(經理)、區域運營商專員、財務經理分別承擔40%、30%、20%、10%來分攤。同時停止該分支機構代銷倉的貨物調入,同時做全國通報。九、責任考核1、考核:根據人力資源部制定的KPI考核目標由人力資源部具體制訂與通知。其中,銷量考核:委托代銷退貨比例在正常比例之內的,運營商退貨量按1:1扣減,如超出正常比例,則超出數量按1:5扣減運營商銷量。2、退貨損失:超出防損基金部分的退貨損失,由分支機構承擔。十、本制度自20xx年1月1日起執行。現正在進行的移動項目請按預算模板補齊數據發給營銷財務部運營商財務經理,無需總部審批。附件工具表:深圳市xx股份有限公司客戶服務中心財務中心中國移動業務部中國聯通業務部事業一部事業三部事業四部二xx年十二月二十六日