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1、能源裝備制造企業(yè)采購管理制度及流程編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 采購管理制度及流程一、總則為進一步規(guī)范公司物資采購程序，加強內(nèi)部控制，明確經(jīng)濟責任，以取得適質(zhì)， 適量及適價的貨物和服務(wù)，特制定本制度。二、適用范圍本細則適用于XXXX能源裝備制造有限公司各部門，采購物資包含公司生產(chǎn)經(jīng)營所需的原輔材料、零部件、固定資產(chǎn)等。公用品、宣傳品、勞保用品等不屬于本制度規(guī)范范圍。三、采購分類、原則和程序（一）一般性采購。1、由申請部門填寫 固定資產(chǎn)請購單或原、輔材料請購單。所有請購需求部門須準確提供采購物品的名稱，型號，規(guī)格，2、數(shù)量等信息，以利于采購經(jīng)辦人員采購的準確及有效性。如果涉及特別重要或不太容易描述或技術(shù)狀態(tài)不夠明確的物品，需求部門或人員應(yīng)該會同采購經(jīng)辦人共同完成采購工作。2、請購單經(jīng)部門負責人同意，分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審核，公司負責人核準后生效。3、由請購部門在ERP系統(tǒng)錄入（如遇到新的物料需要增添物料編碼的，由請購部門向技術(shù)中心提出增添）。同時將紙質(zhì)請購單傳遞至采購部。（目前技術(shù)中心、生產(chǎn)部以外不具備ERP使用條件的請購單，由采購部在采購實施中直接錄入采購訂單。）4、采購部接請購部門有效請購單后實施采購。總價高于2000元的物資，采購實行比價采購制度。采購部采購經(jīng)辦人員參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資3、料，物資采購要貨比三家，確保所采購物資價格低廉，質(zhì)量上乘。確認準備選擇的供應(yīng)商，并提供選擇理由。對詢價的供應(yīng)商應(yīng)填列其名稱和價格。相應(yīng)單位聯(lián)系人和聯(lián)系電話號碼需在供應(yīng)商聯(lián)系方式表格中備案。5、總價不高于2000元的物資，不需執(zhí)行比價采購制度。但采購人員仍要自行貨比三家，參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，確保所采購物資價格低廉，質(zhì)量上乘。6、一般情況物料使用部門應(yīng)提前一周提出用料申請，特殊物料遵循實際采購周期，以便及時備貨。7、嚴禁當日使用當日采購，特殊情況需總經(jīng)理、公司負責人批準后方可采購。8、所有采購，必須按流程獲得批準，未經(jīng)批準不得采購。特殊情況需總經(jīng)理、公司負責人批準后方可采購4、。（二）公司下達生產(chǎn)計劃書類物資采購1、由公司根據(jù)銷售訂單下達生產(chǎn)計劃書。2、由技術(shù)中心根據(jù)下達的生產(chǎn)計劃書出具物料需求明細，明細須準確提供采購物品的名稱，型號，規(guī)格，數(shù)量等信息，以利于采購經(jīng)辦人員采購的準確及有效性。如果涉及特別重要或不太容易描述或技術(shù)狀態(tài)不夠明確的物品，需求部門或人員應(yīng)該會同采購經(jīng)辦人共同完成采購工作。3、物料需求明細經(jīng)審核后傳遞給采購部存檔，同時技術(shù)中心在ERP系統(tǒng)中錄入請購單。4、采購部依據(jù)技術(shù)中心出具的物料需求明細，作相應(yīng)的物料采購計劃表，報采購副總審批后執(zhí)行。5、總價高于2000元的物資，采購實行比價采購制度。采購部采購經(jīng)辦人員參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的5、資料，物資采購要貨比三家，確保所采購物資價格低廉，質(zhì)量上乘。確認準備選擇的供應(yīng)商，并提供選擇理由。對詢價的供應(yīng)商應(yīng)填列其名稱和價格。相應(yīng)單位聯(lián)系人和聯(lián)系電話號碼需在供應(yīng)商聯(lián)系方式表格中備案。6、總價不高于2000元的物資，不需執(zhí)行比價采購制度。但采購人員仍要自行貨比三家，參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，確保所采購物資價格低廉，質(zhì)量上乘四、物資請購、采購流程固定資產(chǎn)購置請購單、原、輔材料需求請購單或技術(shù)中心物料需求明細經(jīng)相關(guān)負責人簽批交采購部總價高于2000元物資實行比價采購，報相關(guān)負責人審批。總價低于2000元物資采購自行比價，報相關(guān)負責人審批。采購部采購人員按物資緊急程度分類進行6、采購驗收入庫辦理入庫單,辦理費用結(jié)算五、采購物資驗收入庫（一）采購物資到達倉庫后，庫管按照ERP采購訂單收貨，必要時通知采購員到現(xiàn)場確認。如有異議由采購部負責處理。（二）庫房庫管收貨首先檢查是否有包裝或物料損壞，如有此類情況應(yīng)拒收，并立即通知采購部與供方或物流協(xié)商解決。（三）庫房庫管依據(jù)供方送貨單收貨。重點核對物料名稱、規(guī)格、數(shù)量，相符則簽收，不符應(yīng)立即通知采購部解決。（采購部采購員事前要求供方隨貨同行送貨單，送貨單應(yīng)包含與合同或訂單一致的物料名稱、規(guī)格，數(shù)量、價格、金額、稅率。）（四）對包裝或物料有損壞、送貨單與實物不符，采購部與供方或物流協(xié)商解決，方式有：退貨、換貨、補貨、扣款、賠款等。（7、五）庫管對送達物資進行簽收后，應(yīng)留存一聯(lián)送貨單，入庫后附在采購入庫單后待稽核。（六）簽收采購物資后，庫管須于半個工作日內(nèi)出具一式四聯(lián)采購入庫單。第一聯(lián)，采購部，采購員報賬用；第二聯(lián)，財務(wù)聯(lián)，財務(wù)記賬用；第三聯(lián)，存根聯(lián)，倉庫記賬用；第四聯(lián)，檢驗聯(lián)，質(zhì)檢檢驗記錄用。采購入庫單必須連續(xù)編號管理。庫管填寫采購入庫單時，要填寫供貨單位、材料名稱、規(guī)格、計量單位、數(shù)量、單價及金額。（七）填制好采購入庫單后，庫管立即通知質(zhì)檢檢驗。對于特殊物資，采購部通知庫管須質(zhì)檢當場檢驗合格后才簽收。（八）對物料不合格情況，采購部通過內(nèi)、外部溝通解決。在質(zhì)檢認同的情況下與供方達成讓步放行、降級降價、罰款、退貨等處理。并填制8、物料檢驗不合格處理單經(jīng)審批后執(zhí)行。物料檢驗不合格處理單質(zhì)檢、庫管、采購各留存一份。（九）采購員負責對采購入庫單 與訂購是否相符尤其是價格進行確認，并在采購入庫單 上簽字（十）采購入庫單在采購部、質(zhì)檢均簽字確認無誤后（含審批了的物料檢驗不合格處理單），庫管辦理正式入庫手續(xù)，作進銷存報表登記。采購入庫單由庫管于每周一分別提供給財務(wù)部和采購部。附：采購物資驗收入庫流程六、已驗收入庫物資的退貨（一）退貨提議。公司質(zhì)檢、保管、銷售或耗費等相關(guān)部門認為應(yīng)予退貨的，應(yīng)請示受權(quán)退貨審批人同意，并通知采購部門辦理退貨事宜。（二）退貨協(xié)商。采購部門根據(jù)合約及合作精神與供貨方達成退貨一致意見。（三）退貨填單。由采購9、員協(xié)助保管員制作紅字驗收入庫單，并由采購員和庫管簽字。（四）退貨審批。由采購員將紅字采購入庫單遞交采購部負責人、采購副總。（五）實施退貨。采購員將已審批的紅字采購入庫單（各聯(lián)）留存在庫管處提貨，庫管應(yīng)及時登記部相關(guān)賬目。由供貨方經(jīng)辦人提貨的，還應(yīng)當由供貨方經(jīng)辦人出具收到退貨的臨時欠據(jù)。（六）取得票款。退貨當時取得退貨款的，應(yīng)取得供貨方的紅字發(fā)票和本公司向供貨方出具收款收據(jù)；退貨后往來掛賬結(jié)算的，應(yīng)取得供貨方的紅字發(fā)票和欠款收據(jù)。（七）賬務(wù)處理。根據(jù)紅字發(fā)票、紅字采購入庫單、欠據(jù)或收款收據(jù)進行相應(yīng)的賬務(wù)處理七、采購款支付（一）貨到付款業(yè)務(wù)（含月結(jié)）：原則上必須先取得發(fā)票再付款，特殊情況按合同執(zhí)行10、。具體如下：1、支付帳面應(yīng)付款（含月結(jié)）：首先，采購部到財務(wù)部掛應(yīng)付賬款。提供發(fā)票、對應(yīng)金額的采購入庫單、采購合同或訂單。按上述程序形成應(yīng)付賬款后，支付帳面應(yīng)付款時由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人開具資金申請表，填明申請支付金額，到財務(wù)部核填帳面應(yīng)付金額，而后按資金申請表常規(guī)審批程序執(zhí)行支付。2、對貨到已驗收、發(fā)票已到要求付款的：出具資金申請表，附該業(yè)務(wù)采購入庫單、合同、發(fā)票。而后按資金申請表常規(guī)審批程序執(zhí)行支付。3、對貨到付款，發(fā)票未到的規(guī)定： 對于貨到入庫、發(fā)票未到，需按合同付款的，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人出具資金申請表并附采購合同、采購入庫單，而后按資金申請表常規(guī)審批程序執(zhí)行支付。附：關(guān)于月結(jié)的貨款支付流程時間定義：（11、1）月結(jié)期間：上月26日至本月25日；（2）對賬期間：本月26日至月底（3）開票期間：回傳對賬單至下月10日前；（4）付款期間：次月或次兩月、次三月月底前附：關(guān)于貨到付款的支付流程（二）預(yù)付款業(yè)務(wù)：無特殊情況，不得預(yù)付全部價款。1、預(yù)付款業(yè)務(wù)付款手續(xù)：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員出具資金申請表，附審批了的合同、采購計劃單，而后按資金申請表常規(guī)審批程序執(zhí)行支付。2、對于預(yù)付貨款的經(jīng)濟業(yè)務(wù)， 相關(guān)人員必須慎重把關(guān)，確保與供應(yīng)商業(yè)務(wù)關(guān)系良好，合同正常執(zhí)行。對于供應(yīng)商應(yīng)付款臺帳中應(yīng)付款為負數(shù)的， 采購應(yīng)隨時清理是否違反合同，并每月出清理報告及解決方案， 以避免公司利益受到損失。附：關(guān)于預(yù)付貨款的流程（三）現(xiàn)金零星采購12、1、所需購買物料量少、規(guī)格型號雜的可先由采購員借款到外面現(xiàn)金采購，物資入庫后填寫費用報銷單走報銷流程沖銷個人借款。2、但盡量要求提供專用發(fā)票或發(fā)票。對于零星材料的采購，價值在5000元以下的，憑采購分管副總核準的采購計劃單進行采購，不需訂合同；金額在5000元以上的需副總、總經(jīng)理、公司負責人批準方可進行采購，無特殊情況超5000元的采購業(yè)務(wù)不得以此種方式進行采購。（四）其他規(guī)定1、為確保各類業(yè)務(wù)單據(jù)按時取得及保證與供應(yīng)商帳目相符，每月與供應(yīng)商對帳一次，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責與相應(yīng)的供應(yīng)商協(xié)調(diào)取得對方業(yè)務(wù)往來帳單或往來賬余額（需經(jīng)手人簽名并加蓋賬務(wù)或業(yè)務(wù)公章）2、對于業(yè)務(wù)單位到公司直接收取往來帳款的業(yè)13、務(wù)，公司采購業(yè)務(wù)應(yīng)對業(yè)務(wù)單位來人身份進行確認，含來人出具的加蓋對方業(yè)務(wù)單位公章的介紹信及財務(wù)章的收據(jù)等。3、設(shè)立供應(yīng)商應(yīng)付款臺帳。采購部應(yīng)自采購（或勞務(wù)）合同生效之日起開始分供應(yīng)商設(shè)立供應(yīng)商應(yīng)付款臺帳，按業(yè)務(wù)發(fā)生時間先后順序、詳細記錄每一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)。4、單筆業(yè)務(wù)口徑要求有一致性。每一筆業(yè)務(wù)，收款人、簽定合同人及出票人、實際供貨人必需一致，如果有特殊情況，需總經(jīng)理特批。八、采購業(yè)務(wù)發(fā)票管理（一）所有物資（含固定資產(chǎn)）采購業(yè)務(wù)原則上均應(yīng)由供應(yīng)商出具增值稅專用發(fā)票，特殊業(yè)務(wù)不能出具增值稅專用發(fā)票的經(jīng)財務(wù)認可開具增值稅普通發(fā)票；所有勞務(wù)業(yè)務(wù)發(fā)票均應(yīng)由提供勞務(wù)人按實際業(yè)務(wù)內(nèi)容出具符合本公司主管稅務(wù)機關(guān)要14、求的發(fā)票。（二）采購發(fā)票所開具的內(nèi)容必需與實際業(yè)務(wù)內(nèi)容（合同內(nèi)容、入庫單、數(shù)量、金額及與合同單價、內(nèi)容）相符，即貨、款、票、合同相一致。特殊情況經(jīng)財務(wù)確認領(lǐng)導(dǎo)批準的除外。（三）對于特殊情況下發(fā)票與實際業(yè)務(wù)內(nèi)容不符的業(yè)務(wù)發(fā)票經(jīng)財務(wù)確認、總經(jīng)理特批可以接收的，需對方業(yè)務(wù)單位出具加蓋財務(wù)公章的情況說明書，經(jīng)公司財務(wù)部確認合格后方可接收對方的業(yè)務(wù)發(fā)票。（四）各類采購業(yè)務(wù)含勞務(wù)合同發(fā)票應(yīng)由相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責向供應(yīng)商催收，并原則上自所采購物資驗收合格入庫之日起30日內(nèi)取得。（五）如因結(jié)算價款發(fā)生異議而導(dǎo)致業(yè)務(wù)不能正常辦理結(jié)算手續(xù)，不能在規(guī)定時限取得發(fā)票時，采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)及時說明原因及處理方案。（六）業(yè)務(wù)經(jīng)辦人對收到的供應(yīng)商發(fā)票（不得預(yù)開票），應(yīng)于5個工作日內(nèi)（最好不跨月）送達財務(wù)部方便及時認證抵扣稅金。對收到的不合要求發(fā)票，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人及時通知供方作廢，并返還供方。九、說明（一）本制度由XXXX裝備制造有限公司采購部負責解釋。（二）本制度自發(fā)布之日起實施。