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1、生物質能發電公司印章管理規定編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目 錄1目 的12范 圍13定 義14職 責15程 序25.1印章制發、換發和補發25.2印章的啟用核定25.3監印人員的設定35.4對監印人員的要求35.5印章的使用及銷毀35.6印章管理66相關文件77記 錄71目 的為維護印章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司的利益，特制訂本規定。2范 圍本規定適用于XX控股公司投資有限公司（以下簡稱“控股公司”）及其有實際控制權的XX各系列公司（以下簡稱“系列公司”）的印章管理。各系列公司如需自行擬定制度，須經2、控股董事會批準通過，并不得違背本規定之宗旨。3定 義3.1 公章：公司向上級主管機構登記的公司印鑒及以公司名義使用的公司印章。如行政章、公司合同專用章、董事會專用章、技術協議章等。3.2 簽字印章：刻有公司法人代表名字或職務的印章，如法定代表人簽字章、法定代表人手簽章等。3.3 其他特定類型印章：涉及特定業務用途的專用印章。如財務專用章、發票專用章、出圖專用章、報關章、附件章、保密章、正、副本章等。3.4 監印人員：指按本制度規定由公司核定指派的負責保管、使用和管理印章的人員。3.5 授權審批人：指控股公司總裁或經其書面授權的、有權利進行印章使用審批的人。3.6 用印承辦人：指因公司日常經營、3、管理或其他原因需要使用公司印章的人。3.7 用印承辦部門：指因公司日常經營、管理或其他業務原因需要使用公司印章的部門。4職 責4.1 控股總經理工作部：負責公司印章歸口管理工作。負責印章的保管及使用管理工作。未在控股總經理工作部歸口管理的公司印章，需經控股總裁批準并書面授權，由該公司自行管理，控股總經理工作部協同法務部每年不定期對該公司的用印管理及使用情況進行檢查。4.2 用印承辦人負責用印事項的提交工作。4.3 用印承辦部門負責用印事項的審核工作。4.4 控股公司總裁或其書面授權的授權審批人（“以下統稱授權審批人”）：負責用印的審批工作。4.5 監印人員負責印章的保管、使用、維護工作，并在使4、用時嚴格審核審批程序是否合格。在審批程序合格的情況下，不得擅自拒絕用印。4.6 成本控制與風險管理中心法務部負責印章的制發、換發和交接工作。5程 序5.1印章制發、換發和補發5.1.1 印章制發原則：印章的制發、換發和補發必須經控股辦公會審批通過，交成本控制與風險管理中心法務部負責執行，任何公司或部門不得自行印制。5.1.2 印章制發的申請：因業務需要或組織變更，由申請部門填寫“制發印章申請表”(01)，印章保管部門負責人簽字后，按本制度第5.1.1的規定核定后由法務部制發，并監督執行。5.1.3 印章換發的申請:印章的印文磨損申請換發時，由監印人員填寫“制發印章申請表”(01)，于“印模樣本5、記錄表”(03)欄拓具印模，標明制發日期，印章保管部門負責人簽字后按本規定度第5.1.1的規定核定后交法務部換發。5.1.4 原有廢舊印章應于換發后一周內，由控股總經理工作部依本規定辦理。5.1.5 印章補發的申請.1印章毀損或遺失時，監印人員除向該印章的登記機構報備并依法公告作廢外，應填寫“制發印章申請表”(01)，標明原印章的種類、名稱、毀損或遺失經過及失職人員的處理，印章保管部門負責人簽字后按本制度的規定會簽后交法務部補發。.2補發印章的文字體應有異于原印信，以資區別。.3遺失的印章尋獲時，應即交由監印人員于二日內依本規定辦理。刻制印章由控股總經理工作部確定印章形式、規格，并統一開具介紹6、信。各系列公司及各部門不能自行刻制公章和其它類型章。印章由成本控制與風險管理中心法務部指派專人負責到指定地點刻制。所有印章均應根據國家標準刻制，形狀可為圓形、方形、橢圓形等，材料可為橡皮質、牛角質、木質等。所有印章制發、補發、換發后應于當日（如在外地制發、補發、換發的，應于制發、補發、換發人返回公司當日）送控股總經理工作部交接，并填寫交接單，由交接雙方簽字確認。5.2印章的啟用核定5.2.1 公司印章、簽字章、法定代表人手簽章、董事會專用章的啟用須在交接后的七個工作日內提請控股辦公會核定同意后使用。5.2.2 核定印章啟用時應包括印章的種類、名稱、形式、規格并附上印章授權書列明印章使用授權范圍7、被授權人、授權時間及有效期。5.2.3 各類印章經控股公司總裁簽署印章授權書后即可啟用。5.3監印人員的設定5.3.1 控股總經理工作部設置專職監印人員兩名，兼職監印人員兩名。日常監印工作由專職監印人員負責，如遇特殊情況，專職監印人員缺位時，辦理臨時交接手續后，由兼職監印人員行使專職監印人員職責。印章交接時交接雙方填具“印章移交記錄單”(02)備查。5.3.2 特定業務專用印章的監印人員應按照規定報請控股公司總裁核定后任用。5.4對監印人員的要求5.4.1 監印人員用印時須登記臺帳，并將此帳連同“用印申請單”(06)及用印件復印一并留存備查（含電話錄音記錄），保存期十年。監印人員要確保蓋章位8、置要恰當，印跡要端正清晰。5.4.2 監印人員對用印文件內容負有審核的職責，對于用印文件要認真核對審批程序以及主要內容是否符合用印申請，如發現用印文件中有明顯錯誤之處，監印人員有權要求用印承辦人或承辦單位修改之后用印。用印文件中如含有與用印申請不相符合的材料，監印人員可以拒絕用印。監印人員不得將印章攜帶出公司或帶到外地（項目章除外），不得在空白頁上用印。如有特殊情況，必須經控股公司總裁或經其書面授權人批準。5.4.3 各指定監印人員負責管理印章，監印人員應嚴格遵守印章管理規定，按規定做好印章使用臺帳的登記工作，妥善保管印章。印章存放地點要求安全保險，嚴禁攜帶印章離開辦公地點。用印后或不用印時，9、應將印章存放安全處。如有遺失或誤用等，公司將追究監印人員的負責。5.5印章的使用及銷毀5.5.1 印色使用公章、簽字章以紅色印泥或紅色印水用印；其它特殊類型的印章可以用藍色。5.5.2 用印申請特殊審核程序印章使用應嚴格依照本制度印章審批權限進行審批，并且應遵守下述審核和評審規定：a） 由控股公司總裁審核的范圍： 銀行貸款以及各公司、項目的銀行擔保、銀行開戶、申請銀行授信，以及其他對外擔保、承諾、抵押、借款事項； 對外投資類事項； 處置公司資產。 b） 法務部評審范圍： 公司對外、對內簽署的各項協議。包括但不限于采購合同，施工合同，總承包合同、技術引進、轉讓、擔保、人才市場人事托管協議、租房協10、議等； 公司對外招標，投標事宜； 公司各種資質年檢、增減資和其他工商事宜； 對外訴訟等法律事務； 涉及法律事務的公司對外聯絡函件。c） 總經理工作部評審范圍：各公司對外行文、報告、申請等一般性對外函件。5.5.3 印章使用審批權限5.5.3.1 公司印章(含行政章、合同專用章、財務用法人、財務專用章)的審批權限,除控股總裁外，嚴格按照印章啟用時的授權書執行。5.5.3.2 授權書應明確授權范圍、被授權人、授權時間及有效期。公司及各系列公司被授權行使簽字用印人在授權期內解除相應職務后，不再享有簽字用印權限。5.5.3.3 印章的使用程序a） 行政章、公司合同專用章、技術協議章的使用規定： 凡需要11、使用以上述印章之承辦人，應提前填具“用印申請單”(06)，經承辦部門負責人或項目負責人審查簽字后，報請授權審批人批準，憑此單連同用印件到監印人員處用印。監印人員應登記用印臺帳并留存印章申請單及用印件原件一份并歸檔保存。 公司介紹信蓋章，也應提前填具“用印申請單”(06)，經部門負責人或項目負責人審查簽字后，報請授權審批人批準，憑此單連同用印件到監印人員處用印。監印人員應登記臺帳并留存用印存根。b） 法定代表人簽字章的使用：凡法定代表人簽字章用于財務內部業務，如支票蓋章等，由監印人員按財務制度規定用印；如果法定代表人簽字章用于財務內部業務以外的其它用途，必須經法定代表人本人同意簽字后方可用印，其12、余適用行政章之規定。c） 董事會專用章的使用：凡使用公司董事會專用章者，必須提前填具“用印申請單”(06)，經董事會秘書審核后，報公司董事長（或授權審批人，如授權審批人非公司董事長）批準，憑用印申請單到監印人員處用印。監印人員應登記用印臺帳并留存印章申請單及用印件原件一份。d） 財務專用章、發票專用章等財務印章的使用財務內部業務使用類印章，財務部必須按國家財務制度規定以及公司財務制度規定，報監印人員請公司總經理（或用印授權人）批準，經批準同意后，由監印人員負責印章的使用、維護和保管。監印人員及財務部門負責人負全權責任。e） 人力資源部印章的使用凡需要使用人力資源部印章者，必須提前填具公司“用印13、申請單”(06)，經控股公司人力資源總監簽字同意后方可用印。同時，監印人員必須登記用印臺帳，并將用印申請單連同用印原件存檔備查。f） 出圖專用章的使用如需用印，必須提前填寫“用印申請單”(06)，經部門負責人簽字后，報公司總工程師簽字核準后憑用印申請單及用印件一起到監印人員處用印。監印人員必須留存用印申請單及用印件原件一份備查。g） 其它特別類型印章的使用，如正本、副本、保密、存檔等，按部門業務流程規定執行，印章監印人員負全權責任。5.5.3.4 監印人員負有審核用印文件的職責，用印前應認真檢查用印申請審核、審批手續是否完備，需用印文件是否符合本制度規定，方可用印。5.5.3.5 任何人在任何14、情況下不得以任何理由、任何方式要求監印人員在下列情況下用印： a） 未經授權人授權的簽字文件；b） 無授權人或者被授權人簽字的文件；c） 超越授權范圍的文件；d） 用印過程中，遇有緊急特殊情況的事件，監印人員不能確定授權范圍的文件，應及時直接請示授權人（控股公司總裁）核定后用印；e） 屬私人事務，且無用章手續；f） 只寫“聯系工作”、“聯系業務”的介紹信和空白介紹信； g） 用園珠筆或不同筆跡不同顏色書寫的、多處或關鍵字涂改或字跡不清的介紹信；h） 不符合本規定要求的證書、證件、聘書、合同、協議、文件、函件、材料、報表等。5.5.3.6 用印申請單的最后審批領導如果不在，可由上一級領導批準用印15、。 5.5.3.7 在特殊情況下急需使用公章或法定代表人簽字章時，經電話或電子郵件方式請示其相關分管領導同意后，可先用印，用印后按用印使用制度補辦用印手續。其電話請示以及批復內容均以電話錄音方式留存備查，并按電子檔案管理制度存檔。5.6印章管理公司的印章管理部門為控股總經理工作部。控股總經理工作部應指定專人負責印章的管理工作，并設立“印章移交記錄單” (02)（見6.2）拓具印模、樣本，依序裝訂成冊，并存檔。印章不固定換發年限，印章管理人員每年至少應檢查一次。5.6.1 印章登記5.6.1.1 啟用各類型印章需向有關機構報備時，該印信的登記、更換、撤銷等的手續，均由該印章保管部門負責辦理。a）16、 一種印章以制發一枚為原則，但如因業務需要或受地區限制需增發者，由印章保管部門依條申請。b） 增發的印章應由印章制發部門斟酌實情設法加以區別。5.6.2 印章保管5.6.2.1 所有印章均由控股總經理工作部的專職監印人員負責保管。因業務經營需要確需存放在外的，應由該公司提出書面申請并附上該公司印章管理計劃，經控股辦公會審批同意并授權后，方可存放在該公司，同時由印章主管部門協同法務部審核其印章管理條件（包括完備的印章管理制度等），并且印章主管部門協同法務部應定期（六個月）對印章管理情況進行審核。5.6.2.2 公司應配備專門的保險柜來存放印章，印章存放的保險柜必須有兩指鎖，分由兩人保管。用印時，17、必須兩人同時在場，分別打開保險柜鎖后，方能用印。否則，不能用印。若因違反管理規定或因管理不善造成的重大損失，公司將追究印章管理人員及其部門領導的全權責任。5.6.2.3 法定代表人簽字章、財務專用章、發票專用章等財務類印章由財務部負責保管。財務部門應根據財務規定安排相應的印章監印人員保管印章。公司必須為其配備專門的印章存放處。若因違反管理規定或因管理不善造成的重大損失，公司將追究印章管理人員及其部門領導的全權責任。5.6.3 當公司印章丟失、損毀、被盜時，監印人員應迅速向公司領導遞交說明原因的報告書，并應依法公告作廢。5.6.4 更換或廢止的印章應由監印人員按本規定處理。5.6.5 廢舊、撤銷18、或遺失尋獲的印章，應由監印人員填具“印章銷毀申請表”(08)一份，送印章管理部門依本規則第5條之規定呈請核定后，檢具繳銷之印信，送繳上級管理部門撤銷。5.6.6 印章管理部門收到繳銷的印信，即斟酌實情予以保存或截角注銷。5.6.7 主管、監印人員或印章管理人員交接時，應拓具印模樣本列冊專案移交，并報送印章管理部門。 嚴格執行用印文件留存備查制度.因特殊用印文件不能留存(如投標書報價),需用印經辦人填寫“未留存文件登記表” (09),并經公司總經理審核同意簽字。嚴禁使用空白用印6相關文件6.1各系列公司法定代表人授權書7記 錄7.1 制發印章申請表(01)7.2 印章移交記錄單(02)7.3 印19、模樣本記錄表(03)7.4 印章保管登記表(04)7.5 印章外借申請表(05)7.6 用印申請單(06)7.7 印章登記管理臺帳(07)7.8 印章銷毀申請表(08)7.9 未留存文件登記表(09)7.10 空白頁用印申請(10)制發印章申請表編號：01 序號：申請時間印章制發申請人制發印章名稱制發印章類型印章規格及要求印章使用范圍申請部門負責人審核印章制發批準印章模印印章移交記錄單編號：02 序號：印章類型：董事長章 公司章 法人名章合同專用章 其他印章（請注明）：移交原因：負責人意見：移交人/時間：接收人/時間：監交人/時間：印模樣本記錄表編號：03 序號：印章名稱枚數申請部門頒發機關制20、作時間啟用時間印章保存部門監印人印章模印印章保管登記表編號：04 序號：保管部門印章名稱頒發機關收到枚數/日期印章圖樣使用范圍啟用日期批準人監印人姓名備注印章外借申請表編號：05 序號：印章名稱外借原因外借時間外借人批準時間批準人移交時間移交人用印申請單編號：06 序號： 用印部門申請人日期年 月 日印章類型份數用印理由:部門領導/日期批準人/日期印章登記管理臺帳 編號：07 序號： 用章日期印章名稱申請部門申請人用印文件內容份數備注印章銷毀申請表編號：08 序號：申請時間印章銷毀申請人銷毀印章名稱銷毀印章類型申請部門負責人審核銷毀印章批準人印章模印未留存文件登記表編號：09 序號：用印單位:經辦人/時間審批時間文件主要內容批準人簽字時間空白頁用印申請編號：10 序號：用印部門:經辦人/時間審批人/時間使用空白頁用印說明批準人簽字時間