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1、綠色能源開發(fā)運(yùn)營公司行政公文管理制度匯編附表編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 目 錄1 目的22 范圍23 定義24 職責(zé)25 程序25.1 公文的種類25.2 公文格式35.3 行文規(guī)則65.4 發(fā)文處理75.5 收文處理85.6 文件發(fā)放管理95.7 公文的歸檔及管理96 相關(guān)文件97 記錄101 目的為使公司的行政公文處理工作進(jìn)一步規(guī)范化、科學(xué)化，保證公文處理的準(zhǔn)確性和及時性，滿足公司的實(shí)際需求，特制訂本規(guī)定。2 范圍本規(guī)定適用于公司公文的發(fā)文、行文及分發(fā)處理全過程的管理工作。3 定義3.1公文是指管理過程中所2、形成的具有法定效力的規(guī)范體式的公務(wù)文書，以及經(jīng)營更新過程中的大部分記錄資料。公文是傳達(dá)貫徹公司領(lǐng)導(dǎo)層的相關(guān)方針、政策以及相關(guān)指示的重要工具，并且還是報告工作、交流經(jīng)驗(yàn)的重要渠道。3.2公文處理是指公文的收發(fā)、傳閱、呈送、請辦、承辦等一系列相關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。4 職責(zé)4.1 總經(jīng)理工作部是公司公文的處理管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)公司公文的統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀工作，負(fù)責(zé)指導(dǎo)公司各部門的公文處理工作。4.2公司各職能部門負(fù)責(zé)本部門主導(dǎo)發(fā)行的公文處理，并安排專人負(fù)責(zé)部門公文的發(fā)放、傳遞、立卷并定期歸檔到總經(jīng)理工作部。5 程序5.1 公文的種類a) 決定：適用于對重大事項(xiàng)或重大行動做出安3、排，獎懲有關(guān)部門及人員、變更或者撤消下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。b) 通知：適用于發(fā)布規(guī)章制度，轉(zhuǎn)發(fā)上級單位公文，要求辦理和需要各部門周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)，任免和聘用干部。c) 通報：適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或情況。d) 報告：適用于向上級單位匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復(fù)上級單位的詢問。e) 請示：適用于向上級單位請求指示、批準(zhǔn)。f) 批復(fù)：適用于答復(fù)所隸屬單位請求事項(xiàng)。g) 函：適用于不相隸屬單位之間、投資或合作伙伴之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向其他業(yè)務(wù)主管部門請求批準(zhǔn)等。h) 會議紀(jì)要：適用于記載和傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)。5.2 公文格式公文格式由文頭、正文、4、文尾三部分組成。5.2.1 文頭部分包括文頭名稱、發(fā)文字號等項(xiàng)，若是密級文件和緊急公文，則還應(yīng)該包括密級、保密期限和緊急程度。5.2.1.1 文頭名稱a) 在經(jīng)營活動中以公司名義對內(nèi)、對外發(fā)布的文件，使用“武漢xx綠色能源開發(fā)運(yùn)營有限公司”的紅色文頭發(fā)文。（格式見附表） b) 請示、報告以公司名義向上級領(lǐng)導(dǎo)報告、請示時，使用上行紅色文頭發(fā)文。（格式見附表）c) 以部門名義對公司內(nèi)部發(fā)布的事務(wù)性文件及公司內(nèi)部辦理例行公事與應(yīng)急公文等，使用普通文頭發(fā)文。（格式見附表）d) 傳真公司及各部門對外發(fā)傳真以“武漢xx綠色能源開發(fā)運(yùn)營有限公司傳真”的普通文頭發(fā)文。（格式見附表）e) 會議紀(jì)要公司會議紀(jì)要分5、為兩類：“會議紀(jì)要”、“專題會會議紀(jì)要”。由公司總經(jīng)理或其授權(quán)委托人主持召開的會議稱為辦公會，并形成辦公會會議紀(jì)要，發(fā)文名稱為“武漢xx綠色能源開發(fā)運(yùn)營有限公司會議紀(jì)要”（格式見附表），由公司總經(jīng)理或其授權(quán)委托人簽發(fā)；由公司總經(jīng)理或部門負(fù)責(zé)人主持召開的專題工作會議稱為專題會，并形成專題會會議紀(jì)要，發(fā)文名稱為“武漢xx綠色能源開發(fā)運(yùn)營有限公司專題會會議紀(jì)要” （格式見附表），由公司總經(jīng)理或其授權(quán)委托人簽發(fā)。5.2.1.2 發(fā)文字號a) 發(fā)文字號由部門代字、年號、順序號組成，年號應(yīng)該寫全。b) 公司部門規(guī)范簡稱、公司文代號見下表：名 稱簡 稱公司文代字武漢xx綠色能源開發(fā)運(yùn)營有限公司xx運(yùn)營xx運(yùn)6、營字總經(jīng)理工作部總經(jīng)部 xx運(yùn)營總經(jīng)字人力資源部人資部xx運(yùn)營人字財務(wù)部財務(wù)部xx運(yùn)營財字經(jīng)營計劃部經(jīng)營部xx運(yùn)營經(jīng)字采購部采購部xx運(yùn)營采字燃料管理部燃料部xx運(yùn)營燃字安環(huán)質(zhì)保部安環(huán)質(zhì)保部xx運(yùn)營安環(huán)字審計部審計部xx運(yùn)營審字新材料事業(yè)部新材料事業(yè)部xx運(yùn)營材字生產(chǎn)技術(shù)部生技部xx運(yùn)營生技字c) 傳真發(fā)文字號以公司名義發(fā)傳真，發(fā)文代字為“xx運(yùn)營傳字”，須由公司總經(jīng)理簽發(fā)。以部門名義發(fā)傳真，如人力資源部發(fā)傳真發(fā)文代字為“人資傳字”，須由部門負(fù)責(zé)人簽字。d) 部門或個人就某一個具體工作內(nèi)容、步驟、程序進(jìn)行協(xié)商、布置及請示時用三單制，即工作聯(lián)系單、任務(wù)通知單和請示報告單。5.2.1.3 密級、緊7、急程度a) 密級公文應(yīng)分別注明“秘密”、“機(jī)密”、“絕密”等級，還應(yīng)有份數(shù)編號。b) 緊急公文應(yīng)分別根據(jù)緊急程度，分別注明“急件”、“特急”字樣。“急件”要求提前辦，“特急”要求立即辦。c) 密級、緊急程度寫于文頭右上角，密級與緊急程度同時使用時，密級置上，緊急程度置下，上下對齊。5.2.2 行文部分行文部分：包括公文標(biāo)題、主送單位、正文、附件、落款、日期等項(xiàng)。5.2.2.1 公文標(biāo)題一般包括發(fā)文單位、事由、文種三部分；或只寫事由、文種。a) 發(fā)文單位應(yīng)寫單位全稱或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)將主辦單位排列在前。b) 公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，除規(guī)范文件外，一般不使用標(biāo)點(diǎn)符號。c8、)下發(fā)公司行政規(guī)章制度的公文用“頒發(fā)”，其他屬公司產(chǎn)生的公文用“印發(fā)”，下發(fā)上級、同級或不相隸屬公文用“轉(zhuǎn)發(fā)”。轉(zhuǎn)發(fā)公文，要將事由寫清楚，原標(biāo)題不必照抄，但不能用原發(fā)文字號代替。5.2.2.2 主送單位a) 上行公文的主送單位一般只寫一個，而請示則只能是一個；對請示予以回復(fù)時，主送單位也只能是上行請示的那一個單位。如需同時報送其他單位，應(yīng)采用抄送的形式。b) 公司普發(fā)性的公文，主送單位按慣例排列，即“公司各部門”。c) 保密性公文和針對性公文，主送單位由簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)確定，以“公司相關(guān)各部門”行文。5.2.2.3 正文a) 正文開頭應(yīng)提出要點(diǎn)，接著要通過敘事、說理、表明目的。正文的結(jié)尾，要簡單樸素。9、對上行文，不要求答復(fù)的工作報告，結(jié)束語可用“以上報告，請審查”。要求上級批準(zhǔn)、批復(fù)的，可用“以上請示，請批復(fù)”。要求上級轉(zhuǎn)批的，可用“如無不妥，請轉(zhuǎn)批”等語。平行文的結(jié)尾一般用“特此函達(dá)、特此函復(fù)”等語，下行文的結(jié)尾，一般用“此復(fù)”、“以上各點(diǎn)，望認(rèn)真貫徹執(zhí)行”等語。b) 正文中用數(shù)字表示多層次結(jié)構(gòu)時，標(biāo)識方法為：第一級用一、二、三、第二級用（一）、（二）、（三）、第三級用1、2、3第四級用（1）、（2）、（3）、c) 公文正文內(nèi)容從左至右橫寫、橫排；用紙應(yīng)按國際標(biāo)準(zhǔn)為A4，左側(cè)裝訂。標(biāo)題用小2號小標(biāo)宋體字，正文用3號仿宋體字。d) 公文中各組成部分的標(biāo)示規(guī)則，參照國家行政機(jī)關(guān)公文格式國家標(biāo)準(zhǔn)10、執(zhí)行。5.2.2.4 附件公文如有附件，應(yīng)在正文之后，落款之前注明附件名稱和順序，附件名稱、順序要與正文所列的名稱、順序一致。若附件的名稱已作為公文標(biāo)題的主要內(nèi)容，在正文則不必再作標(biāo)注。附件內(nèi)容應(yīng)當(dāng)在用印頁之后另起一頁,并盡可能與正文裝訂在一起。如附件篇幅較長，制作復(fù)雜，可分別裝訂，并在附件首頁的左上角注明發(fā)文字號。5.2.2.5 落款a) 落款應(yīng)在正文之后偏右的位置。當(dāng)頁有足夠頁面的落款應(yīng)隨當(dāng)頁。頁面不夠順轉(zhuǎn)下頁空白的，應(yīng)落在空頁的適當(dāng)位置，并在落款之前的空白的地方用括號注明“此頁無正文”字樣。b) 落款用發(fā)文單位的全稱，不得用簡稱。聯(lián)合行文，落款主辦單位列在首，其它依序排列。c) 凡以紅頭11、印發(fā)的公文，必須落款。5.2.2.6 印章公司級公文一律加蓋印章下發(fā)。會議紀(jì)要由公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，以紅頭形式下發(fā)，不需加蓋印章。以部門名義發(fā)文、發(fā)傳真等由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。5.2.2.7 文件日期文件日期要用漢字，不能略寫。會議紀(jì)要不落款，也不署成文日期。5.2.3 文尾部分文尾部分，包括主題詞、抄送單位、印發(fā)單位、印發(fā)日期等項(xiàng)。5.2.3.1 文尾部分應(yīng)置于行文部分結(jié)束之頁面的末端，頁面不夠就轉(zhuǎn)下頁，置空白頁的末端。5.2.3.2 文尾部分各項(xiàng)按主題詞（下劃一長橫線）、抄送單位（下劃一長橫線）、印發(fā)單位和印發(fā)日期（下劃一長橫線）為序排列。5.2.3.3 主題詞一般不超過三個，統(tǒng)一由總經(jīng)部根據(jù)國家有12、關(guān)規(guī)定編寫。5.2.3.4 抄送單位：對須周知或需協(xié)助辦理的非主辦部門，用“抄送”署以抄送單位規(guī)范化的簡稱。 5.2.3.5 印發(fā)單位和印發(fā)日期同行。左側(cè)頂格署“武漢xx綠色能源開發(fā)運(yùn)營有限公司”，右側(cè)頂格署“x年x月x日”，印發(fā)日期以打印日期為準(zhǔn)。5.3 行文規(guī)則a) 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用，盡量少發(fā)公文。b) 各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向上級分管領(lǐng)導(dǎo)行文，除以部門文、傳真的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題外，一般不得對外用紅頭文件。c）“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只有一個主送人（或部門），需要同時送其他人（或單位）的應(yīng)當(dāng)用抄送形式。d）“報告”不得夾帶請示事項(xiàng)。e） 公司內(nèi)部如進(jìn)行簡單13、迅速的工作聯(lián)系和行政指令可以通過“請示報告單、工作聯(lián)系單、任務(wù)通知單”。5.4 發(fā)文處理公文管理主要流程見公文管理流程圖5.4.1 公司的發(fā)文分為對內(nèi)發(fā)文和對外發(fā)文。對內(nèi)發(fā)文的對象為公司各部門和下屬各生物質(zhì)電廠，對外發(fā)文的對象包括xx系列公司、客戶、合作伙伴等。5.4.2 發(fā)文處理一般包括擬稿、會簽、審核、簽發(fā)、印發(fā)等程序。5.4.2.1 擬稿公司發(fā)文由發(fā)文部門按照“公司行文格式”要求草擬好送審稿，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，由總經(jīng)理工作部統(tǒng)一編號、填寫送審會簽單。部門發(fā)文由發(fā)文部門按照公司“部門文格式”要求草擬好文稿，并由各部門文員統(tǒng)一登記、編號，送部門負(fù)責(zé)人審核后，經(jīng)分管副總簽發(fā)。發(fā)文部門草擬公14、文時應(yīng)做到：a) 公文內(nèi)容不得與國家法律、法規(guī)、政策和公司的制度、規(guī)定相抵觸。b) 情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡短。c) 人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。日期應(yīng)寫具體的年月日。若引用公文應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號，并加括號。使用簡稱時，一般先用全稱，并注明英文縮寫。d) 必須使用國家法定計量單位。e) 公文中的數(shù)字，除成文時間、部門結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語等必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。5.4.2.2會簽公司發(fā)文會簽由總經(jīng)理工作部組織并填寫公文送審會簽單，部門發(fā)文會簽由主辦部門組織。發(fā)文凡涉及多個部門的應(yīng)由相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人會簽。5.4.2.15、3核稿公司發(fā)文在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，必須經(jīng)總經(jīng)理工作部核稿。對不符合行文要求的文稿應(yīng)及時退回修改及重辦。核稿時應(yīng)在原稿上保留修改筆跡，以備存檔備查。核稿的重點(diǎn)是：a) 是否需要行文；b) 有關(guān)部門是否已經(jīng)協(xié)商、會簽；c) 提出的要求、辦法和措施是否明確具體、切實(shí)可行；d) 公文內(nèi)容、文字表述、文種使用、公文格式等是否符合本辦法的有關(guān)規(guī)定；5.4.2.4 簽發(fā)a) 公司對外發(fā)文由總經(jīng)理工作部部長審核后，送公司總經(jīng)理或其授權(quán)委托人簽發(fā)。b) 部門發(fā)文由分管副總簽發(fā)。5.4.2.5 印發(fā)經(jīng)公司總經(jīng)理簽發(fā)后的公司級公文由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)印發(fā)。文稿印刷前，擬稿人應(yīng)對稿樣進(jìn)行校對并簽字，總經(jīng)理工作部應(yīng)對審批、16、簽發(fā)手續(xù)及附件材料等進(jìn)行復(fù)核，印刷完畢后文件由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)發(fā)送。經(jīng)分管副總簽發(fā)后的部門公文由發(fā)文部門自行負(fù)責(zé)印發(fā)，存檔。5.5 收文處理5.5.1 收文處理指對收到的公文的辦理過程，一般包括簽收、審核、登記、批辦、承辦、催辦、回復(fù)、傳閱等程序。a) 簽收、審核、登記。公文統(tǒng)一由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)簽收、分類、審核、登記。其他各部門收到的公文若需公司總經(jīng)理批閱的必須統(tǒng)一轉(zhuǎn)至總經(jīng)理工作部簽收，各部門不得自行呈報。b) 批辦。公司總經(jīng)理或其授權(quán)委托人在批示公文時，應(yīng)明確批示主辦部門和協(xié)辦部門。對具體請示、報告的批復(fù)應(yīng)簽署明確意見。需公司其他領(lǐng)導(dǎo)閱知的，可進(jìn)一步批轉(zhuǎn)至其他領(lǐng)導(dǎo)。c) 承辦。主辦部門收到17、交辦的公文后應(yīng)及時處理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求及時辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時予以說明。協(xié)辦部門應(yīng)積極協(xié)助、配合主辦部門完成公文辦理任務(wù)。d) 催辦。總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)對公文進(jìn)行催辦，并及時向公司領(lǐng)導(dǎo)反饋催辦結(jié)果。公司催辦原則為：緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。具體參見行政事務(wù)管理規(guī)定。e) 回復(fù)。主辦部門完成辦文后應(yīng)及時將辦文結(jié)果回復(fù)總經(jīng)理工作部。f) 傳閱。凡屬公司領(lǐng)導(dǎo)閱示的公文，由總經(jīng)理工作部組織傳閱，有關(guān)部門均不得積壓，也不得自行橫傳。5.5.2 對收到的傳真公文，按照以上收文程序辦理。公文傳真文件除會議通知等一般告知、周知性文件外，應(yīng)向發(fā)文單位索取正18、式件，以便存檔備查。5.5.3 收到的屬于密級文件范圍的公文處理，執(zhí)行密級文件管理規(guī)定。5.6 文件發(fā)放管理 文件簽批后，公司級文件由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)發(fā)放，保證文件信息的內(nèi)部傳遞。部門文件由各部門自行發(fā)放。 各部門指定專人負(fù)責(zé)管理文件，在收到文件后及時將文件送達(dá)部門負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)文件的公布、傳閱，保證文件的及時傳達(dá)。5.7 公文的歸檔及管理5.7.1 公司文件在結(jié)辦后3天內(nèi)，交總經(jīng)理工作部歸存。 5.7.2 公司個人不得保存公司公文，凡參加會議帶回的文件，應(yīng)及時交總經(jīng)理工作部登記保管，調(diào)離公司的員工應(yīng)將文件和記錄本清理移交。5.7.3 任何個人不準(zhǔn)擅自銷毀文件，或以廢紙出售。不需立卷的文件材19、料逐件登記報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀。5.7.4 銷毀秘密級以上文件要進(jìn)行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失、不遺漏。5.7.5 每年年初總經(jīng)理工作部將上年度公文立卷完畢后移交檔案室歸檔。5.8 公文處理流程圖6 相關(guān)文件a) 行政事務(wù)管理規(guī)定b) 密級文件管理規(guī)定7 記錄7.1 公司上行公文格式（xx-02-A-01）7.2 公司公文格式（xx-02-A-02）7.3 公司會議紀(jì)要格式（xx-02-A-03）7.4 公司專題會議紀(jì)要格式（xx-02-A-04）7.5 公司便函格式（xx-02-A-05）7.6 公司傳真格式（xx-02-A-06）7.7 公司收文處理單格式（xx-02-A-07）7.8 公20、司發(fā)文送審會簽單格式（xx-02-A-08）7.9 公司發(fā)文登記表格式（xx-02-A-09）武漢xx綠色能源開發(fā)運(yùn)營有限公司文件xxxx字【 】 號 標(biāo)題（2號小標(biāo)宋體字）正文（3號仿宋體），1.5倍行距。(公司上行公文格式xx控股)主題詞：黑體 小三抄報：抄送：武漢xx綠色能源開發(fā)運(yùn)營有限公司 年 月 日印發(fā) 武漢xx綠色能源開發(fā)運(yùn)營有限公司文件xxxx字【 】 號標(biāo)題（2號小標(biāo)宋體字）正文（三號仿宋字，間距30磅）(公司公文格式) 年月日主題詞：黑體 小三抄報: 抄送: 武漢xx綠色能源開發(fā)運(yùn)營有限公司 年 月 日印發(fā)武漢xx綠色能源開發(fā)運(yùn)營有限公司會議紀(jì)要 年第【 】號 會議時間：會議21、地點(diǎn)： 參加人員： 會議名稱： 主送： 抄送： 武漢xx綠色能源開發(fā)運(yùn)營有限公司 年 月 日印發(fā)武漢xx綠色能源開發(fā)運(yùn)營有限公司專題會會議紀(jì)要 年第【 】號 會議時間：會議地點(diǎn)：參加人員： 會議名稱： 主送： 抄送： 武漢xx綠色能源開發(fā)運(yùn)營有限公司 年 月 日印發(fā) 武漢xx綠色能源開發(fā)運(yùn)營有限公司 主送（報）： 文件編號： 抄送（報）： 行文部門： 擬 稿 人： 主 題 詞： 審 核 人: 行文日期： 簽 發(fā) 人： 秘密 機(jī)密 絕密 平急 加急 特急正文（宋體小四號字，1.5倍行距）（部門文格式）武漢xx綠色能源開發(fā)運(yùn)營有限公司 傳 真 Fax收件單位 (CO): 發(fā)件部門(DEP):收 件22、 人 (TO): 發(fā)件人（FM）:電 話(TEL):簽 發(fā) (APPR): 傳 真(FAX): 日 期 (DATE):抄 送(CC): 電 話 (TEL):頁數(shù)（TOTAL PAGES）:傳 真 (FAX): 緊急URGENT 請審閱REVIEW 請批注COMMENT 請答復(fù) REPLY 請傳閱 RECYCLE武漢xx綠色能源開發(fā)運(yùn)營有限公司收文處理單收 文 號流水號收文日期來文單位密級來文文號緊急程度文 件標(biāo) 題擬 辦意 見領(lǐng)導(dǎo)批示承辦部門處理結(jié)果閱 文簽 名武漢xx綠色能源開發(fā)運(yùn)營有限公司（發(fā)文送審會簽單） 編號： 字【200 】 號 印數(shù)： 份標(biāo)題：密級：保密期限：主送：抄送：擬稿人：擬稿部門審核意見：總經(jīng)理工作部意見：會簽部門意見：領(lǐng)導(dǎo)批示：主題詞：校 對：印 制： 年 月 日發(fā)出擬稿簽發(fā)請勿使用紅筆、鉛筆、圓珠筆發(fā)文登記表部 門表格編號記錄編號文件名稱及編號頁 次文件管理員發(fā)文對象簽收人發(fā)放日期數(shù) 量備注公文處理流程圖：總經(jīng)理總經(jīng)部部長公司文印中心公司總經(jīng)部分管領(lǐng)導(dǎo)各部門文員外單位開始起草文件是是否需要會簽簽發(fā)起草文件部門文件編號簽發(fā)審定文件編號否文件會簽是否總經(jīng)部留存是下發(fā)文件部門存檔 打印/復(fù)印文件下發(fā)文件接收審查是否是否需要催辦執(zhí)行存檔、整理匯總反饋結(jié)束開始批示接收文件處理發(fā)送文件是是否需要催辦轉(zhuǎn)發(fā)、傳閱執(zhí)行接收審查匯總反饋存檔、整理結(jié)束