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1、石化有限公司oa系統使用管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: XX（集團）有限公司OA使用管理制度（試行）第一章 總 則根據公司實際情況，結合公司當前使用OA系統版本，為提高工作效率，有效降低和節約成本，規范辦公自動化，保障文件和各種信息傳遞快捷通暢,特制定本制度。第二章 權限人管理第一條 OA系統日常維護，數據備份、指導培訓及新用戶的賬號申請管理由集團行政部信息主管負責。第二條 OA系統中集團行政類公告、行政文件（紅頭文件、獎罰通報等）由集團行政部負責發布。第三條 OA系統中新聞頻道、任免通知由集團人力資源部負2、責發布。第四條 公司及部門計劃、制度上傳及各類表格的啟用由總裁辦負責發布。第五條 子公司內部文件由子公司行政部指定專人負責發布。 第三章 信息發布管理第六條 在OA系統中發布的電子文檔，其文種、格式、內容等均參照公文管理辦法擬制，審核由發文部門負責。第七條 各子公司OA發文權限人，只限于子公司內部文件及公告的發布，對于發布范圍為全公司的文件需填寫發文審批單，由相關領導簽字審批后，提交原件到集團行政部，并提供電子檔文件，由集團公司專人發布，行政部存檔備案。第八條 OA系統中的電子公文要與紙質公文一致，包括發文編號、簽發人、標題、正文、附件、成文日期、附注、主題詞、抄送部門等。第九條 發文權限人在3、發布重要電子公文（如紅頭文件等）同時要設定電子公文不能打印，各部門如要打印，需要申請部門負責人簽字確認后交予行政部，由行政部統一打印。第十條 OA系統內協同文件打印成紙質文件，需注意紙質文件要有協同文件的標題、正文內容、文件發起人、發起時間、補充意見及討論意見。（如有插入附件文件，均要打印成紙質文件。） OA系統中的協同文件跟紙質文件內容需要一致。第四章 協同辦公管理第十一條 對于OA系統協同中各項討論及審批，為了進程的順利推進，嚴禁出現帶有個人情緒的言論及措辭，更不得攻擊他人，散布謠言，詆毀公司及團隊形象。第十二條 新建OA系統協同文件時，應注明文件重要程度（新建流程右處位置）。通常情況下“4、一般”文件相關協同人員須在三日內回復，“重要”文件在二日內回復，“非常重要”文件應在一日內回復。第十三條 為保證各類OA系統中協同文件的及時處理，OA系統使用人員應每天及時登錄到OA系統接收各類文件。如因出差或請假者，應指定授權代理人代為處理，不耽誤工作的順利推進。出差或請假歸來，應取消指定授權代理人設置。員工離職，應將各自部門接收工作的人員指定為授權代理人后，方能辦理OA賬號注銷手續。 第五章 文檔管理第十四條 OA系統管理員對于OA系統中行政文件、新聞頻道、行政公告、常用表格、規章制度等模塊內的文件，半年進行一次資料刻盤整理歸檔。第十五條 部門指定專人負責該部門在OA系統中發布的協同文件，5、進行歸檔處理。第六章 安全保密第十六條 OA系統用戶須安裝殺毒軟件，定期維護辦公電腦。第十七條 OA系統用戶不得利用OA系統從事危害集體和他人利益的活動，不得制造和輸入計算機病毒以及其他危害系統安全的數據。 第十八條 信息主管應定期檢查、維護計算機網絡，發現問題應及時排除，無法排除的，應立即與上級反映，確保系統正常運行；不得亂設、私設OA系統用戶。第十九條 OA系統出現異常，造成數據存儲不完整、軟件故障、數據丟失，影響系統完整運行的，應由信息主管負責維護。因技術等因素導致系統不能正常工作的，應及時向上級反饋。第二十條 OA系統用戶應按規定的權限閱讀和使用系統提供的信息。不得盜用他人用戶賬號，不6、得干擾其他用戶和破壞系統服務。第二十一條 員工長時間離開自己辦公工位時，請鎖定電腦，防止重要文件泄漏。第二十二條 為了文件安全性考慮，對于涉及公司機密及不宜公開的文件，盡量以紙質文件審批，需在OA發布的文件，應嚴格控制發布范圍。 第二十三條 初次申請OA用戶名時，盡量不使用本人名字的拼音縮寫為系統賬號，首次登錄系統后立即更改密碼，不得泄露給他人，同時根據需要及時更換。第二十四條 離職員工在辦理離職手續時，人力資源部應及時告知集團行政部，由行政部統一處理并更改其賬號密碼。離職手續辦理完畢后，立即注銷賬號。第七章 應急處理第二十五條 系統出現故障，導致電子公文與信息無法在OA系統中進行正常使用上傳7、的，應及時通知信息主管。由信息主管快組織有關單位查明原因，排除故障，并在24小時內做出響應。第二十六條 若24小時內仍未排除故障，造成系統不能正常運行的，由行政部提出解決辦法，同時報告集團相關領導，并以紙質文件的方式通知使用單位，保障工作的正常開展。第八章 獎懲制度第二十七條 OA系統用戶均在工作時間內登陸OA系統，查看相關協同工作，集團行政部將會不定期進行抽查。第二十八條 OA系統中不得上傳與工作無關的文件，一經發現罰款100元。第二十九條 OA系統中的協同辦公文件因處理延誤，造成的工作積壓13次/月罰款100元，46次/月200元（請依據本制度第十二條為參照標準），其他次數依次類推。第三十8、條 OA系統用戶應嚴格遵守公司規章制度，對于私自在OA系統中發布文件或協同文件的，罰款100元-300元。（針對重要事件及需控制發布范圍的文件在發布協同前，要提前告知上級相關領導，獲得批準及確定接收范圍后才可發布，否則相關人員及領導負連帶責任。）第三十一條 盜用他人賬號和密碼，并獲取服務器數據庫信息，造成OA系統運行中斷的，將嚴肅處理。第三十二條 遺失或泄漏賬號、密碼等安全認證信息，造成公司損失的，按公司保密管理制度進行處理。第九章 附 則第三十三條 本制度由行政部修訂、負責解釋。第三十四條 集團及下屬各單位遵照本制度制訂相應實施細則。第三十五條 本制度由集團總裁批準后頒布實施。集團行政部 XX八月三十日