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1、綠色能源開發運營企業會務管理規定編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1 目的為規范公司運行秩序，提高行政管理工作效率，研究、協調決定公司的生產、經營、管理中的重大問題，確保董事會的決議和年度經營目標的貫徹和實現，保證會議決策的嚴肅性、時效性，特制定本規定。2范圍2.1 適用于公司內部及與公司相關會議的管理。2.2公司董事會、遠程電視電話會議不屬本規定管理范圍。3定義 本規定所指會議主要包括以下三類：31 公司級會議：主要包括高管辦公會、生產經營分析會、生產技術協調會、全體員工會議、政府部門或外單位在我公司召開的其他會議2、（如現場會、報告會等）及重要客人來訪會議、公司高管臨時會議。32 專題與專業會議：主要包括公司的技術與業務會議，如：經營活動分析會、燃料專題工作會、質量分析會、安全環保工作會、質量體系評審會、資金協調會、審查會、研討會、招標會、人力資源專題會及其他專題會等。33 部門會議：主要包括各部門召開的部門例會。4職責41 公司級會議由總經理工作部負責歸口管理，負責會議的組織安排，其他相關部門配合。42 涉及多部門參加的專題與專業會議由會議召集部門負責組織安排，總經理工作部協調配合。43 部門會議由各部門負責人決定召開并負責組織，會議期間的會務問題自行解決。5程序51 會議的申請 凡需邀請公司高管領導出3、席會議的，應向總經理工作部提交擬請公司領導名單，由總經理工作部征求公司領導意見后，予以統一安排并通知公司領導到會。 公司全體員工大會須報請董事長批準，無特殊情況，不臨時召開全公司性會議。 專題與專業會議、涉及多個部門負責人參加的其它各種會議，須報請分管領導批準。52 會議計劃 公司提倡會議的計劃性，各項公司級工作例會按規定時間召開，如遇特殊情況需調整，須經過會議主持人批準，總經理工作部負責提前半天通知與會人員。 總經理工作部已列入計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新會議的，召集單位應提前一天報請總經理工作部調整會議計劃。各種臨時性會議須由承辦部門負責提前半天通知與會人員。 對于準備不充分4、非緊急的臨時性、重復性或目的不明確的會議，總經理工作部有權拒絕安排。 對于參加人員相同、內容接近、時間相近的多個會議，總經理工作部有權合并安排。 部門會議、臨時性會議必須服從公司統一安排，不應該安排與公司例會同期召開。53 會務工作 為保證公司辦公會議的質量，公司執行會議議題申報制度，制發辦公會議議題申報表。總經理工作部對公司辦公會議的議題每個季度匯總一次，根據提議人提出議題的數量和質量作為其考核的指標之一。5.3.2 公司級會議由總經理工作部負責組織會務工作。包括擬定會議議程、發送會議通知、準備會議資料，落實會務人員、布置會場等，解決會議所需的鮮花、茶水、茶具、飲料、水果、橫幅、投影及攝影5、設備、紀念品等，安排攝影人員，安排酒店、食宿、交通車輛等。5.3.3 涉及多部門參加的專題與專業性會議，會議召集部門應至少提前一天向總經理工作部申請會議室和配套設施，并負責擬定會議議程、發送會議通知、準備會議資料，落實會務人員、布置會場等。5.3.4 列入公司級會議討論的議題，涉及部門應做好充分的準備工作，就決策的議題背景，多個決策方案及其利弊分析、相關部門意見等，提交必要資料。部門級會議或其它類型會議，相關部門也要提前做好資料準備工作。5.3.5 全公司業務性會議，會務工作由主辦部門負責，必要時，可由總經理工作部負責協調；全公司綜合性會議，由總經理工作部負責組織會務工作。54 會議分類及議事6、規則5.4.1 高管辦公會5.4.1.1 會議召開時間：高管辦公會原則上每周召開一次，于每周一下午14:00召開，特殊情況可推遲或改期。對于緊急問題，可臨時召開高管辦公會。5.4.1.2 會議參加人員：高管辦公會由董事長、總經理或其授權委托人主持，公司董事、副總經理、總工程師以及與議題有關的部門負責人參加會議。5.4.1.3 會議主要內容：a） 討論研究公司組織機構設置，人員聘用和任免等事宜。b) 討論研究公司年度生產經營計劃、資金使用計劃、資金的安排及調整。 c) 研究職工獎懲等方面的事宜。 d) 聽取副總經理對分管工作的匯報，互通信息，協調工作。 e) 研究、協調、決定各生物質電廠和公司職7、能管理部門請示公司解決的重要事項。f) 高管辦公會可根據公司的工作需要，確定提交董事會討論的議題。5.4.1.4 會議籌備及落實a） 高管辦公會的議題由各部門在每周五前向分管領導提出，總經理工作部負責向公司各分管領導征集議題，并報會議主持人確定后，由總經理工作部提前一天將會議時間、地點、參加人員、議題通知與會人員。b） 高管辦公會由機要秘書記錄并立卷歸檔，同時整理會議紀要，經總經理工作部部長審核后交會議主持人簽發。c） 總經理工作部負責把會議紀要報送有關領導，下發有關部門，有關部門根據會議紀要貫徹落實。d） 為保證高管辦公會決議落實執行，由總經理工作部負責督辦，必要時填寫“督查督辦通知單”，并8、及時將督辦結果報告董事長和總經理，具體執行行政事務管理工作規定。5.4.1.5 有關規定 a) 召開會議前必須做好準備工作，需要提交會議研究的議題，主管部門應事先提出主導性意見，只有議題而沒有主導性方案的，一般不予研究。b) 一般情況下，不得個人接受及處理需要集體研究決定的議題，凡屬分管領導、職能部門職責范圍內能解決的問題，或經個別研究能處理的問題不得列入高管辦公會議。5.4.2 生產經營分析會5.4.2.1 會議目的：研究討論公司生產經營工作；貫徹落實公司董事會、高層管理辦公會會議精神；通報公司生產經營形勢，部署生產經營工作；討論生產經營工作中需要通過會議決定的其他重要事項。5.4.2.2 9、會議召開時間：生產經營工作會原則上每月召開1次，于每月最后一周星期三下午14：00召開。5.4.2.3 會議參加人員：總經理、副總經理、總工程師、各職能部門負責人，部門骨干成員根據需要參加會議。5.4.2.4 生產經營分析會由總經理或其授權委托人主持。5.4.2.5 會議主要內容：a) 傳達公司高管辦公會議精神和部署的工作。b) 檢查各部門上次會議決議的落實情況。c) 各部門總結上月工作，并提出下月工作計劃。d) 協調解決生產經營和管理中的重要問題。5.4.2.6 生產經營會的會議議題由主持人確定或由各部門根據工作需要申報。各部門于每月最后一周的星期四將生產經營分析會會議議題申請單（見附表）及10、本月工作總結、下月工作計劃提交總經理工作部匯總。會議議題呈交總經理審批后，由總經理工作部在會前將會議資料下發給參會人員。5.4.2.7 生產經營分析會由總經理工作部綜合文書記錄并立卷歸檔，會議有重要安排部署和決定的，起草會議紀要。會議紀要由會議主持人簽發，會議決議由分管領導負責組織實施，相關部門或工作任務責任人貫徹落實。會議紀要報送公司董事。5.4.2.8 為保證生產經營分析會會議決議的執行，由總經理工作部負責督辦，并及時將督辦結果報告總經理或分管領導。5.4.3 生產技術協調會 5.4.3.1 會議目的:該會議是對每個生物質電廠的質量、安全、成本費用等進行管理，協調公司各職能部門與生物質電廠11、之間的問題，明確解決問題的辦法和措施，保障各生物質電廠正常高效運營。5.4.3.2 會議召開時間：根據實際工作需要，原則上每兩周召開一次。 5.4.3.3 會議參加人員：副總經理、總工程師、各職能部門負責人、相關生物質電廠經理（可通過視頻會議參加）。會議由生產技術部部長主持召開。5.4.3.4 會議議程及內容：a) 由生產技術部負責匯報各地生物質電廠的生產進程概況，重點為各生物質電廠的生產計劃完成情況、資源需求計劃、存在的主要問題及解決對策，并通報上次會議的督辦結果。b) 相關部門解答生產技術部匯總收集各生物質電廠提出的有關問題，提出本部門的意見、解決辦法和措施，并做好后續工作安排。c) 相關12、生物質電廠經理匯報需公司協調解決的重要事項。d) 聽取相關部門匯報及督辦結果后，公司副總經理就會上提出的緊急或重要問題進行決策，并對下階段生物質電廠的生產運營提出要求。5.4.3.5 生產技術部負責組織會議并安排專人記錄，會議紀要應寫明會上討論的問題、決議和行動計劃。會議紀要由會議主持人簽發，會議決議由分管領導負責組織實施，相關部門或工作任務責任人貫徹落實。 5.4.3.6 會議重點必須明確，強調工作的相互協調和溝通。對于通過部門間協調可以解決的問題，要求各生物質電廠廠長、公司各部門負責人在溝通和協調中解決，毋須在會議上提出。5.4.3.7 為保證生產技術協調會會議決議的執行，由生產技術部負責13、督辦，并及時將督辦結果報告公司總經理和分管領導，并在下一次生產技術協調會上通報執行情況。5.4.4 專題與專業會議5.4.4.1專題與專業會議由各分管領導主持，參加會議人員根據工作需要由分管領導確定。5.4.4.2 專題與專業會議根據工作需要，確定會議專題，各有關部門負責提出議題，不定期召開。5.4.4.3 專題與專業會議要有專人記錄并立卷歸檔。必要時可形成會議紀要，由會議主持人簽發。5.4.5 部門工作會議各部門根據工作情況，每月至少召開1次部門工作會議，總結部署工作，并做好相應的記錄。5.5 會議決議的發布和執行 會議應安排專人做好記錄，如有必要，會后會議記錄人員須在24小時之內及時整理寫14、出會議紀要，經主持會議的董事長、總經理或分管副總經理審簽后，由會議主辦部門派專人送達各位參加人員和相關部門，并且請收件人員簽收。 會議結束后如有必要，除有特殊要求的資料由主辦部門各自存檔外，其余部分包括會議記錄及紀要均由總經理工作部整理、立卷、保存存檔。公司級會議決議的貫徹執行情況由總經理工作部門負責檢查和督促，總經理工作部需向相關領導匯報、反饋決議執行情況，具體執行行政事務管理工作規定。部門級會議及其它類型會議的決議督查工作人員根據會議安排確定。5.6 會議注意事項 為保證公司各類會議高效、務實的召開，參加會議的人員應準時到會，并履行會議簽到手續。與會人員因故不能出席或不能按時到會的，應于會15、前向會議主持人或會議主辦部門負責人請假，并說明原因，委派相關人員參加會議。 與會人員應嚴格遵守會場紀律，未請假或無正當理由不得中途離會，不得在會場討論與會議無關的話題、接聽通訊工具。所有通訊工具必須調整在振動狀態。 與會人員應圍繞會議議題積極發言，發言應簡明扼要，實事求是，個人發言不超過2分鐘，匯報工作不超過5分鐘。為避免會議過多或重復，公司正常性的會議一律納入例會，原則上按例行規定的時間、地點、內容組織召開。除特殊情況外，不再另行通知。57 會議管理流程圖5.7.1 高管辦公會會議管理流程圖5.7.2 生產經營會會議管理流程圖6相關文件 a) 行政事務管理規定7 記錄7.1高管辦公會議題申請16、單（KY-GL-G-03-A-01） 7.2工作會議題申請單（KY-GL-G-03-A-02）7.3會議議題批準單（KY-GL-G-03-A-03）7.4會議申請單（KY-GL-G-03-A-04）7.5會議通知單（KY-GL-G-03-A-05）7.6會議簽到表（KY-GL-G-03-A-06）7.7會議記錄表（KY-GL-G-03-A-07） 高管辦公會會議管理流程圖：檔案室董事長會議主持人總經理工作部公司高管公司各部門開始審核征集議題簽收搜集資料會議通知會議準備資料簽發 審核會議紀要會議召開發文簽收存檔存檔編號督辦執行審查總結反饋存檔結束 生產經營分析會會議管理流程圖：檔案室會議主持人總17、經理工作部會議參加方開始審核會議通知征集議題搜集資料簽收會議準備資料 簽發會議紀要會議召開發文存檔存檔編號簽收督辦執行審查總結反饋存檔結束高管辦公會會議議題申請單申請人表格編號申請日期記錄編號申請議題備 注工作會議題申請單申請部門表格編號記錄編號申請議題簽字/日期：分管領導審批意見 簽字/日期：總經理工作部建議簽字/日期：總經理批準意見簽字/日期：備 注1 能夠通過分管領導協商處理或分管領導已有明確批示的，請不要申報；2 議題請盡量精簡，一般不要超過3個；3 需召開專題會議討論解決的問題，請另行申報；4 為保證會議效率，請各部門提前準備與會資料；會議議題批準單會議類型表格編號記錄編號議 題議題內容：審批意見（同意請打“”）1234567891011121314151617181920備 注批準人日期會議申請單申請部門會議類型申請人申請會議召開時間擬邀請會議參加人員會議內容分管領導日期總經理批準日期會 議 通 知 單主管部門表格編號記錄編號會議名稱頁 次會議日期 會議地點會議時間 1 會議內容要點： 2 參加人員： 編制/日期批準/日期會 議 簽 到 表會議名稱表格編號記錄編號會議主持人頁 次/會議地點會議日期與會人員姓名部門職務備注會 議 記 錄 表主管部門表格編號記錄編號會議名稱頁 次/會議日期會議主持人會議地點會議記錄記錄/日期審核/日期