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1、股份有限公司采購與付款環節內部控制制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 黑龍江省XX股份有限公司采購與付款內部控制制度第一節 總 則 第一條 為了加強對黑龍江省XX股份有限公司（以下簡稱本公司 或公司）物資采購與付款環節的內部控制，堵塞采購漏洞，減少采購風險，根據中華人民共和國會計法等相關法律法規，結合本公司的實際情況，制定本制度。第二條 本制度所稱采購是指本公司購進的用于生產經營或提供勞務消耗的各種物資（包括原料及主要材料、輔助材料、修理用備品備件、燃料）以及達到固定資產管理標準的各種設備的行為，付款是指支付與購進2、物資或設備有關的款項的行為。第三條 對外采購業務內部控制制度的基本要求是采購與付款中的不相容職務應當分離，其中包括：（一）付款審批人員和付款執行人員不能同時辦理尋求供應商和洽談價格的業務；（二）采購合同的洽談人員、訂立人員和采購人員不能由一人同時擔任；（三）貨物的采購人員不能同時擔任貨物的驗收和記賬工作。第二節 分工與授權第四條 對在管理或辦公過程中使用或耗用的各類物品，公司總部、各分公司必須遵循“集中采購、相互牽制”的原則，各分公司根據實際情況，參照本制度的有關規定制定本單位的具體實施辦法并組織實施，同時報公司總部備案，堅決杜絕由使用部門直接自行采購本部門所需物品的多頭采購、各行其是的現象。3、 第五條 各分公司在公司總部核定的庫存物資定額標準范圍之內，除由總部需集中采購的生產消耗性物資外，可根據實際需要自主決定生產消耗性物資的采購，批準權限由各分公司自行制定并報公司總部備案；第六條 固定資產的采購原則上由公司總部統一采購，各分公司采購達到固定資產管理標準的設備或構成固定資產的其他物資要以獲得公司總部固定資產管理部門的批準或授權為前提條件。第七條 公司總部、各分公司應設置專門的物資管理部門，設置物資主管崗位，在主管副經理（副廠長）的領導主持本單位的物資采購工作，設置物資采購員崗位，負責具體辦理物資主管人員交辦的物資采購任務。第三節 實施與執行第八條 公司總部、各分公司物資管理部門應根4、據本單位生產經營的范圍、特點和供貨地點的遠近，保持本單位適當品種和數量的庫存物資，并根據物資實際庫存情況，在各自的采購權限內自主決定物資采購的品種、數量和地點，及時補充物資庫存量。第九條 物資使用部門應按月向本單位物資管理部門報送本部門的物資使用計劃，如所需物資無庫存或庫存量不足，則由物資管理部門填寫物資請購單，物資使用部門可對無計劃且無庫存的急用物資直接填寫物資請購單，經倉庫保管員在物資請購單上簽字后，報有批準采購權限的人員簽字批準，再交采購員進行采購。無物資請購單的物資，倉庫不得驗收入庫，財務部門不得給予報賬，并要按違規追究有關責任人的責任。第十條 公司總部、各分公司的物資采購權由各物資管5、理部門集中行使，未經各本單位負責人批準和物資管理部門授權，其他部門一律不得自行采購本部門所需的物資，否則倉庫不得驗收入庫，財務部門不得給予報賬，并要按違規追究有關責任人的責任。第十一條 公司總部、各分公司的物資采購原則上都要簽訂購銷合同（在所在地市場購買的零星物資或錢貨兩清的物資采購除外），明確采購物資的名稱、規格、質量執行標準、數量、價格、交貨日期、運輸方式、付款方式、違約責任等要約，各單位要明確制定簽訂合同的權限，合同印章要由專人保管，發現有越權簽訂合同的行為，印章保管人有權拒絕蓋章并向合同簽訂人的上級授權部門報告。采購每項物資，應確定最佳的供應來源。對一些大額、重要的采購項目，應采取競價6、方式來確定供應商，以保證供貨的質量、及時性和成本的低廉。第十二條 公司總部、各分公司的物資采購由物資管理部門集中辦理，特殊情況經本單位負責人批準并經物資管理部門授權，可由物資使用部門自行采購所需物資。第十三條 采購物資到貨后，要及時組織物資管理員進行入庫前的清點驗收，精密儀器、生產設備等固定資產應由固定資產管理部門會同相關專業部門共同進行驗收，驗收過程中應首先比較所收物資與請購單、發票賬單上的品名、規格、數量、單價是否相符，然后檢查物資有無損壞、使用性能優劣，驗收合格后，驗收部門的人員應對已收物資編制一式多聯、事先編號的驗收單進行簽字，作為驗收和檢驗物資的依據。物資驗收入庫后，才能與供貨方結清7、貨款，財務部門必須憑借付款通知書才能支付購貨款。第十四條 按合同約定需要預付購貨款的，由采購員提供合同復印件并填寫付款通知書，注明付款事由、付款金額、對方單位名稱、開戶銀行及賬號，按批準物資采購的權限辦理付款批準手續后，交公司財務部門辦理預付貨款業務。第十五條 貨物及發票已到，驗收合格并與購貨合同、發票及清單核對無誤后，由采購員填寫付款通知書并經有權批準物資采購的人員簽字批準后連同發票、入庫清單和入庫驗收單一起交由財務部門辦理付款業務；貨物已到發票未到，驗收合格并與購貨合同核對無誤后，如供貨方要求并經本單位有權批準物資采購的人員簽字批準，可憑付款通知書支付不超過貨物總價值80%的貨款，待發票到8、后再付清余款；發票已到貨物未到，不準支付購貨款。采購業務完畢后，財務部門要催促采購員及時結清購貨結余款，不留“尾巴”。第十六條 物資采購除購置固定資產可不必取得增值稅發票或向農民收購的產品不能夠取得增值稅發票外，其他管理或辦公過程中使用或耗用的各類物品、生產消耗性物資的采購必須取得增值稅發票方可報銷。第十七條 物資采購完畢并取得增值稅發票后，如發生退貨或銷售折讓，應視不同情況按以下規定辦理：（一）采購后在未付款的并且未做帳務處理的情況下，須由采購員將原發票和稅款抵扣聯退還給銷售方，屬于采購物資退回的，由采購員與對方協商實物處理退回工作，屬于銷售折讓的，采購員應從銷售方重新取得折讓后的增值稅發票9、。（二）采購后已付貨款或者貨款未付但已做帳務處理，發票聯及抵扣聯無法退還的情況下，由公司財務部門的稅務核算人員與當地主管稅務機關聯系開具進貨退出證明單或索取折讓證明單，由采購員送交銷售方，并取得銷售方開具的紅字發票，再轉交財務部門進行帳務處理，屬于采購物資退回的，由采購員與對方協商實物處理退回工作。第四節 檢查與監督第十八條 本公司由內部審計人員對采購與付款業務行使檢查監督權。第十九條 對采購與付款業務檢查監督的主要內容包括：（一）采購與付款業務崗位設置和批準權限的授權和執行情況。（二）申請物資采購的程序是否正確，審批物資采購是否有越權行為。（三）物資采購合同的訂立情況，合同要約是否完整、規范、合法有效。（四）物資采購專屬權的執行情況。重點檢查物資采購是否由物資管理部門集中辦理，其他部門辦理物資采購是否獲得批準并經物資管理部門授權。（五）付款環節的控制。重點檢查付款通知書填寫是否完整，審批手續是否正確有效，是否憑付款通知書支付購貨款。第二十條 內部審計人員對監督檢查過程中發現的采購與付款內部控制中的薄弱環節，應要求被檢查單位糾正和完善，發現重大問題應寫出書面檢查報告，向有關領導和部門匯報，以便及時采取措施，加以糾正和完善。第二十一條 本制度由公布之日起生效，黑龍江省XX股份有限公司董事會負責解釋。 黑龍江省XX股份有限公司董事會