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1、造紙公司辦事處存貨發貨管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1、 辦事處收貨1.1、 訂貨、辦事處倉管員根據安全庫存量減去現貨存量直接填報辦事處訂貨表，由辦事處經理簽字審核。1.1.2、根據簽字審核后的辦事處訂貨表由辦事處倉庫錄入系統生成發貨申請單。1.1.3、發貨申請單由總公司物流專員審核后下達發貨通知單?？偛繉徍巳藛T必須根據辦事處庫存數量進行合理編排發貨，避免辦事處庫存數量大幅度上升。、總倉根據發貨通知單安排發貨并生成物料調出單。、倉庫審核后生成在途單。1.2、收貨1.2.1、 辦事處收貨主要為：公司倉庫撥貨2、其他辦事處調撥、退貨收到、其他。1.2.2、 辦事處倉管根據物料調出單的在途單安排庫位，預約承運商；1.2.3、 收到貨物時必須核對貨物品種、清點數量，并在運輸合同上簽收（注明收貨日期）；如與公司送貨單、調撥單不符的及時與公司和其他辦事處聯系。退貨數量與退貨單不符的，做好記錄，及時向業務員反映。按實際收到貨物做入庫單。1.2.4、 倉管員實物與入庫單明細核對后有差異需在運輸合同上注明差異內容，并按本規定第5.3條處理。1.2.5、 無法銷售產品（損壞）、時效性產品離過期日不足6個月可以拒收，不得入倉，有書面報告除外。1.3、總部直發客戶流程、訂單員根據客戶需求制作銷售訂單、根據銷售訂單制作發3、貨申請單、總公司物流專員根據分支機構的銷售訂單來審核發貨申請單，并生成發貨通知單。、總倉根據發貨通知單安排發貨并生成物料調出單。、辦事處根據物料調出單引用制作入庫單；、由開單員根據訂單開具銷售出庫單。、銷售內勤傳真出庫單于客戶，追蹤到貨后出庫單回執聯的回簽。1.4、供應商直發辦事處倉庫流程（復印紙等）、辦事處把要貨計劃上報給產品部；、產品部根據各辦事處的要貨計劃通知供應商安排生產；、由本公司駐外專項人員進行檢驗清點后發出，隨托運單并附有清單，辦事處按托運合同及清單核對收貨。如核對有少貨串貨現象的，需辦事處付運費的辦事處直接在運費中扣除（如運輸不同意扣款的不予付運費），并需把扣除金額二天之內匯入4、公司財務，注明（復印紙物流賠付），需公司支付運費的要在托運單上寫明情況并要求對方確認后傳真到公司，公司直接開扣款單。、辦事處收到貨后以實際收到件數作發貨申請單，如有少貨串戶的需在備注寫明少貨、串貨品種，并需注明已收金額（或未收賠償、或未付運費等情況）；、采購按采購合同數量錄入ERP，總倉引用采購合同時按辦事處實收入庫。、總倉按辦事處實收數量打物料調出單。辦事處引用調出單的實收數據做調入單（實收入庫）。、發票入賬：按供應商發出數量開具發票：實收入庫單金額和物流賠償金額合計作為貨款應付額。2、 辦事處發貨2.1、 訂單流程、訂單的接收；客戶通過電話，傳真等方式把要貨需求下達給分支機構的訂單員（由銷5、售內勤或財務兼）。、訂單的錄入：訂單接受后由訂單員錄入系統生成分銷訂單，并根據約定的單價系統自動產生，若產生的單價與客戶訂單單價不符，輸單員需要分析原因并確定好正確的單價。系統將根據選定的倉庫自動產生可用庫存量。、訂單的審核：對客戶的帳期、信用額度和合同到期情況進行審核。渠道客戶如帳期超期、信用額度超額則不允許發貨。單價不符原則上不允許發貨，但考慮到實際特殊情況確實需要發貨，在以書面形式確認價格后允許發貨。由開單員填報價格差異單，交由業務員與客戶溝通。2.2、配貨：、分支機構倉管根據審核后的分銷訂單安排配貨員配貨；配完貨在配貨單上注明件數與配貨人；、分支機構負責人根據倉庫實際配貨能力確定配貨周6、期，確定配貨周期后倉庫必須在配貨周期內配完貨物。例如、上午點前接受出貨通知單在當天配完出貨，點以后在第二天點前配完出貨。2.3、銷售出庫：、配完貨按實際配貨數量在D中開具五聯出庫單。物流；倉庫；財務；客戶；客戶回執各一聯。 倉管按銷售出庫單復查并簽字出庫。如有單品找不到的情況必須尋找原因，并登記。2.4 出庫單回簽 倉管登記回執聯回執情況; 回執聯簽回后（有合同規定人員的簽收），倉管登記，簽字后的出庫單回執聯交由財務簽收保管。、送貨回單作為收款重要依據，必須妥善保管。2.5、余單統計 系統根據訂單和出庫單數量自動產生余單統計表，每月報各級領導，并分析貨物未發原因。3、 退貨管理3.渠道退貨、需7、要退貨時由業務員填報退貨申請單。、退貨申請單由辦事處負責人審批，審批后方可退貨。、倉庫接受退貨，清點數量，歸位。倉庫必須按實際收貨數量做退庫單，確保倉庫數量的準確。、每批退貨必須及時清點，原則上要求單單清理入庫，不得多批不同客戶退貨混雜在一起退庫，避免責任不清。3.2、退貨、業務員網上及時查詢退貨單，有退單第一時間錄入生成退貨申請單并審核退貨價格。、財務記錄退貨單單號，追蹤監督退貨及時入倉。、退貨價格有差異時開單員填寫退貨價格差異表交由經理簽字確認。分支機構經理及時落實人員追蹤差異。、退貨入倉后倉庫保管員必須及時清點，數量有差異時倉庫及時填寫退貨差異表，并交由業務員、辦事處經理簽字確認，差異在8、100元內的由業務員及時余超市溝通交涉，確實無法交涉回來的由辦事處經理簽字后辦事處財務做倉庫損益單調整；差異1000元以上的，報公司總部按授權進行批準，批準后辦事處財務做倉庫損益單對差異數進行損益調整；倉庫按實際收貨數量做退庫單。、KA系統退貨倉管必須在兩周內清點完畢，可重復銷售的產品及時入倉，可修復的產品重新包裝入倉，有損傷但可處理和需報廢的產品單獨堆放，并每月申報，每季度審計后，報廢產品經總部批準后進行處理。有損傷但可處理產品每月由辦事處經理，倉庫主管，財務審核后，由總部審批后當月處理。審計中發現不實之處,將嚴加處理。、每批退貨必須及時清點，原則上要求單單清理入庫；超市多批退貨混雜在一起，9、物流公司同時送達無法分清的情況，必須及時匯報主管經理處理，并同一超市多批合并按一批進行整理入庫；不同超市的退貨不得混雜在一起退貨，避免責任不清。3.2.7、退貨差異表每月24日交由開單員匯總，并上報公司。3.3、退換貨政策、質量問題退貨因質量問題無條件退貨，運費由公司承擔。質量問題界定由業務系統確定。如業務系統無法界定，寄樣品至總公司產品部，由品質部和產品部確認，確認后退回總公司倉庫，由品控檢驗后入倉，如發現參雜非質量問題產品，將扣罰業務經手人和區域負責人。同時該部份貨物將通知客戶不予入帳。外購產品將由采購部門向供應商索賠；自產產品追究生產部門責任。其它情況不予退貨。、滯銷品退貨：滯銷品在不影10、響二次銷售的前提條件下，由分支機構申請，總部批復，方可執行換貨。來回運費由客戶承擔，且至少必須有完整的中包裝。滯銷品退回分支機構或總公司倉庫后，分支機構由倉管和財務核實，確屬可重復銷售，可入倉；總部由倉管和品控檢驗。如不屬可重復銷售，將扣罰業務經手人，該貨物不予換貨。、新品換貨規定：新產品上市，要求經銷商必須進貨，三個月內未動銷，但大多數區域銷售較好，在不影響再次銷售的前提下，可換貨，換貨運費由客戶承擔，此項退貨不計入辦事處考核。原則上新品上市三個月后不再受理新品換貨。3.4、辦事處退總部流程：、辦事處憑領導批示后的退入總倉申請報告退貨；、退入總倉的貨物必須附每件裝箱明細，并在外箱上編號；、總11、倉按每箱裝箱明細清點，清點后入待修總倉，數量必須在收貨二天內錄入做負數的物料調出單、辦事處根據總倉實收的物料調出單明細，做負數的調入單。4、 滯存品管理4.1、凡因品質不良、儲存不當變質、客戶訂單取消、客戶退貨等原因而使產品儲存時間超過6個月以上（辦事處6個月以上未發生出入庫或6個月內銷售數量小于1500元的產品），均可列為滯存品。4.2、倉庫需每月將滯存品品種、數量等內容打印成月報表上報實業物流中心負責人和辦事處負責人，對其中長期不動的物資要提出處置意見；實業物流中心要根據實際情況提出審核意見，并報上級領導批準后實施。4.3、對于滯存1年以上未銷售的產品，倉庫應填報滯存物資處理申請報告，并由12、業務確認確實無法正常銷售的，經內貿分管總經理批準后，由各自辦事處聯系客戶進行削價處理。4.4、各辦事處接到倉庫的滯存物資處理申請報告后，原則上應聯系2家以上的買家，進行比價洽談后確定處理方案，對于處理金額大于5萬元以上的物資原則上要求用招標方式確定買家；4.5、各辦事處經洽談后確定初步處理方案后，對處理內容整理呈報，列明處理物資原值與現處理值差額，并進行原因分析和責任落實，報告經相關人員簽字后，送公司總經理批準后實施。4.6、滯存物資出售后，財務入賬時應附倉庫出庫單、滯存物資處理報告等單據，否則不得予以入賬。4.7、單據流程：按滯存削價品處理后使用促銷單，促銷類型選：08處理品不計返利模式。做13、訂單和出庫單流程。5、 庫存管理5.1、現場管理：、分區塊進行管理，如成品整件區、散貨配貨區、退貨清點區、報廢產品區；、隨時進行存貨的整理，做到擺放整齊有序、堆放規則、標識清楚準確、通道通暢。、殘次品、滯存品分類單獨堆放。、按先進先出原則發貨。、注意倉庫安全，做好防盜、防火、防雨水等工作。倉庫內嚴禁煙火，并設置足夠的消防設備、假期安排人員值班。5.2、加強存貨核算：、各倉庫記帳人員，應根據存貨的每一品種、規格并根據審核無誤的收發憑證逐日輸入電腦，日清月結。月末必須結出每種存貨的本月發生額。記帳人員必須認真保管好電腦密碼，并不定期更換密碼，防止被別人盜用。、 編制及報送各類報表，不得隨意做調整單14、，錯單在電腦調整前必須與財務溝通，并由財務記錄好調整單據號后方可調整。、各倉庫應按各公司要求按時編制各類報表，及時上報公司各種庫存報表；、在電腦網絡運營穩定的情況下，應及時輸送各種數據，以達到資源共享，提高工作效率。5.3、收發貨差異跟蹤和調整5.3.1、 倉庫對收貨和發貨的數量負責；5.3.2、 如果客戶收到的貨與倉庫所發貨產生差異，收貨人在出庫單回執聯上注明串貨明細，倉庫應馬 上告之業務員和會計，由業務員、倉庫和會計共同核查，確認是否我方發貨錯誤，并盤點串貨的單品庫存是否正確；若確認為我方發貨錯誤，按規定追究責任人，財務立即做好銷售出庫的調整單，確保與客戶銷售明細的一致；若倉庫庫存無誤，為15、承運商責任的，則按規定扣除承運商運費后，做銷售出庫調整單，確保與客戶銷售一致，并按授權報批后做庫存損益單，確保倉庫庫存的準確。5.3.3、 倉庫收到的退貨與退貨單上記載數量、品種產生差異的，倉庫應馬上告之業務員和會計，由業務員、倉庫和會計共同核查。倉庫必須按實際點收數量入庫，不得直接照單據進行入庫賬面操作。對于差異部分數據，業務員與客戶溝通后無法解決的，按規定處罰責任人，差異數據報批后做銷售退庫單，確保與客戶銷售數據一致，并做庫存損益單調整，確保庫存數據正確。5.3.4、 公司直發客戶造成串貨、客戶在收貨時發現串貨，收貨人在物流運輸合同上注明串貨明細，并第一時間通知主管業務員，業務員通知總公司16、物流部物流專員。待總部物流部扣除承運商運費財務開出收據后，辦事處做串貨部分的銷售出庫調整單，確保與客戶銷售一致；并同時做庫存損益單，確保倉庫數據正確；5.3.5、 辦事處倉庫在收貨時發現串貨、缺貨、損壞等情況，倉管在物流運輸合同上注明串貨、缺貨、損壞明細，并第一時間（2天內）通知公司總部物流專員。缺貨和損壞的由承運商賠償后，辦事處做調入單，并同時做庫存損益單，確保倉庫數據一致。串貨情況：辦事處在2天內反饋，總部倉庫檢查庫存和發貨均是否錯誤，總部庫存和發貨均無錯誤的，倉庫不做調整；總部倉庫檢查發現確實有錯誤的，則總部倉庫重新做串貨調出單，辦事處根據調出單做串貨調入單。5.3.6、 會計通過對帳發17、現的收發貨差異，應及時告知倉庫和業務員，由業務跟蹤解決。5.3.7、 辦事處在1個月內還未處理完成的，會計人員將情況報告公司財務部和實業公司。5.4、 存貨盤點、各倉庫應每月至少一次對庫存產品進行盤點(抽盤)，具體可采用帳面盤存與實地盤點數相結合的方法，以確保帳實相符，提高存貨成本核算的正確性。、每月進行存貨的抽盤，抽盤比例大于20%。、每半年進行一次全面盤點，可以結合審計一起盤點，由公司物流中心安排。、月度抽盤由辦事處經理主管安排，具體由倉管、會計人員、業務人員等參與。、盤點記錄由辦事處經理、會計、倉管等參與人員簽字，作為資料存檔。、通過盤點，如發現庫存物資的溢缺，應及時查明原因，明確責任。18、對于營私舞弊、貪污盜竊等不法行為引起財產物資短缺的，應追究當事人的責任，嚴肅處理。、盤點中發現的差異上報按授權進行審批調整，并追究相關責任人員責任，按規定進行賠償。5.5、時效產品管理有保質期的產品產品部首批進貨必須堅持快進快出的原則,首批進貨必須試銷,倉庫必須先進先出,每月承報庫存時單獨承報,再次補單時要求產品部和銷管部審核,總經理確認后方可執行.保質期到一年時,倉庫和銷管必須預警,申報常務副總和總經理專項處理.如已補貨,倉庫未先發老產品的現象,公司將重罰總公司和分支機構倉管和負責人,造成損失的,由相關人員承擔經濟責任.5.6、辦事處自用產品、樣品處理流程：、樣品領用申請： 樣品領用必須書19、面申請,總部批復后方可執行。、樣品退返：樣品使用完畢后將退返倉庫；、樣品核銷：樣品贈送必須核銷,財務每月提供報表、樣品考核：樣品領用如超過往年數量,將跟蹤考核,未來制作標準、樣品和自用產品單據流程：.1、自用：使用庫存領用單，用途選擇：辦公領用；辦事處做單，審核由市場部審核。庫存領用單打印后由領用人簽字并留存于辦事處倉庫保管員處，月底統一交財務。.2、樣品：使用庫存領用單，用途選擇：樣品領用；辦事處做單，審核由市場部審核；5.7、報廢品處理流程：、產品報廢管理：.1、貨物退回倉庫后如無法再次銷售既為報廢品.2、報廢品統一用外箱包裝，外箱用順序編號。外箱二側用紙注明箱號與報廢貨物明細。清單必須一20、式三張，外箱二側面各貼一張，倉管員保留一張。.3、報廢品包裝完后統一進入報廢品區，待審計核準后由公司人員在場處理；、單據流：報廢品先轉到報廢倉，報廢倉庫出庫用庫存領用單直接出庫，用途選擇：報廢處理領用。實業銷售管理部審核。辦事處再做1張費用：根據庫存領用單產生的成本金額做一個報廢成本的費用項目（正數），收入的錢做1個 報廢品收入的費用（做負數）。6、 報損、損益調整和賬面調整處理流程6.1、倉庫管理人員及時整理存貨，對于殘次品和長期滯存品單獨存放，并每月上報，由公司決定合理處置。經審批后具體單據處理流程見本程序條。6.2、在當地進行處置時須有審計人員或公司專派人員在場。6.3、辦事處A代碼貼成21、B代碼出貨流程：、2個代碼是不同的貨號，計劃單價也可能不同，辦事處把B代碼貼成A代碼出貨給客戶，2個代碼比較接近的情況下出貨流程：按授權經過總部審批，做損益單（數量損益）：B代碼正數（損益=發），A代碼負數；金額差異同時調整掉，然后再做銷售出庫單。6.4、審計損益調整： 總部審計到各辦事處進行審計后，按照審計結果經審計部簽字確認后，辦事處進行審計損益調整，數量金額同時調整。具體差異責任由審計部和財務負責跟蹤落實，并要求辦事處和實業物流中心采取糾正預防措施，防止大額差異的產生。6.5、辦事處盤點損益調整 每月辦事處按規定進行抽盤，對抽盤結果和賬面數據有差異的（串貨、發錯、記賬錯誤等原因導致的），22、按授權經批準后可先行進行損益調整，但物流中心負責人必須跟蹤落實該損益虧損產生的原因和落實責任人（一般要求在10-20天內落實好），并采取糾正預防措施，防止再次發生異常。6.6、辦事處之間的調撥調整：6.6.1、內部倉庫調撥：調入單業務類型選擇辦事處調撥，部門和調撥部門均為自己部門。6.6.2、外部調撥：6.6.2.1、分支機構間調貨需寫報告傳物流部審批，報告中需注明費用，經物流部審批后方可進行調撥。6.6.2.2、調入單業務類型選擇辦事處調撥，部門為調出辦事處，調撥部門為調入辦事處，調出部門的數量為負數，調入部門的數量引用過來為正數。7、產品防護和搬運7.1、倉庫應保證庫區具備清潔、干燥等相應23、的貯存條件和防火、防盜、防潮、防壓等防護措施，產品隔離儲存以便于清潔和檢查。并做好相關如向上、防潮、小心輕放等標志。7.2、倉管保管員要妥善管理入庫物資，做好防霉、防潮、防鼠、防蠅和通風、透氣工作，并合理擺放，及時清理庫房；7.3、檢查排水設施是否完好，排除污水、廢棄包裝物等，必要時采取干燥措施，以降低濕度。防止久置使材料和產品發霉、發臭，保證倉貯物資的安全衛生性能及倉庫衛生和周邊環境衛生。7.4、倉庫內應經常保持整潔。貨物堆放整齊，分類清楚，標志明顯，并做到帳、物、卡相符。7.5、倉庫物資原則上必須放置在地坪架或貨架上，確保貨物不會受潮發霉。倉庫物資不得緊靠墻壁擺放，防止貨物緊貼墻壁導致受潮。7.6、搬運：7.6.1、搬運設備：手動叉車、鏟車、電瓶鏟車等；7.6.2、搬運工應按正確的搬運方法搬運和裝卸倉庫物資，特別是裝卸成品，防止倉庫物資在搬運裝卸過程被污染和毀壞，產品要輕搬輕放，保持包裝完整性和外觀整潔等。7.6.3、在物料搬運過程中，應小心防范，擺放合理、穩妥，動作規范，嚴防傾倒和污染、散落、跌損，體重較大物料徒手搬運時需控制速度，7.6.4、搬運時應避免磕碰，并注意保護物料的原有標簽。如需重量搬運，應下重上輕，大塊在下，小塊在上，重疊層數要適當。7.6.5、小件人工搬運或大件需人工輔運時，一定要注意安全。