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1、綠色能源開發運營企業賓客接待管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目 錄1 目的12 范圍13 定義14 職責15 程序25.1 接待的原則25.2賓客接待審批25.3賓客接待實施35.4接待標準45.5 接待費用控制55.6 接待工作流程56 相關文件67 記 錄61 目的為了規范公司接待工作管理，樹立公司的良好形象，并建立和維護良好的客戶關系，統一接待的費用標準，特制定本程序。2 范圍本程序適用于公司日常接待、公司高層活動接待、重大業務活動接待工作。3 定義3.1 日常接待：正常工作時間到公司來訪的客人；3.2、2公司高層活動接待：高層管理人員重要活動的接待。3.3 重大業務活動的接待：主要指能源項目的考察、能源項目各類資質的認證會、重大業務的簽字儀式等。4 職責4.1總經理工作部為接待工作的歸口管理部門，負責公司接待中的組織、管理、協調工作，負責根據接待實施情況定期設計和更新各種不同檔次的標準接待方案，不斷提高公司接待水平。 公司高層管理人員安排的接待活動及公司重大業務的接待活動，由總經理工作部負責組織和實施；各職能部門及各生產準備組的業務接待活動由業務對口部門負責組織和實施，總經理工作部配合和協調。總經理工作部負責與賓館、飯店、禮品采購等對口單位簽訂服務合同或協議，并每年評估協議單位的綜合情況，確3、定是否續簽協議。根據接待部門的需要安排食宿、用車、會務、票務及購置相關物品等。 負責配合和協調各系列公司的重大業務的接待活動。4.2 公司各職能部門及各生產準備組，負責所屬職能部門及生產準備組的各項業務接待活動準備和落實工作。負責與業務往來相關的資料準備、會談、報告或簽約，以及相關事務的聯絡、日程安排、對口接待費用的申請、領款與費用結算等工作。4.3計劃經營部負責月度資金計劃范圍內的接待費支出與報銷簽審，定期匯總各項費用使用情況，及時掌握全年預算執行情況，必要時向有關部門發出預警提示。4.4財務部負責辦理與接待有關的資金啟動與報銷手續。5 程序 5.1 接待的原則公司接待應遵循“平等、對口、節4、約、周到、保密”的原則。a) 平等原則。一般情況下，由同級別出面對外接待及聯系，必要時可稍高級別對待或請公司分管領導參加，特殊情況經總經理批準后，可按高規格標準接待。b) 對口原則。對口部門負責接待；對綜合性接待，各相應部門應予以協調和配合；按事項劃分原則，由主要對口部門承擔費用，必要時與相關部門協商分攤。c) 節約原則。 嚴格接待審批手續，從嚴控制公司接待費用。接待工作中，應根據情況適度進行，控制檔次、標準，不重復宴請。d) 周到原則。接待工作要系統策劃，銜接周密，方式得體，以禮相待。e) 保密原則。向外來人員介紹情況時，應遵守公司保密紀律。對與本部門或個人無關的接待和活動，應自覺不打聽、不5、猜測。5.2賓客接待審批 臨時來訪：到公司臨時來訪的客人，由業務對口部門判斷決定接待與否。對于臨時來訪的貴賓及團體，業務對口部門應及時通知總經理工作部，由總經理工作部請示相關副總以上的領導，決定接待方案。 預約來訪：公司各職能部門、各生產準備組在接到預約電話后，判斷來訪的性質，由部門負責人、生產準備組組長決定是否接待。如果屬團體來訪或貴賓來訪，由業務對口部門填寫會議（活動）接待申請單分管領導簽字后報總經理工作部，總經理工作部配合業務部門完成接待任務。 公司高層接待活動、重大業務接待活動：總經理工作部在接到會議（活動）通知時，及時請示相關領導，了解活動內容、活動時間、人數、公司參加會見的領導等情6、況后填寫會議（活動）接待申請單、會議（活動）接待實施方案和會議（活動）禮品方案申請單報公司高管審批。5.3賓客接待實施接待的行為禮儀.1見面。原則為主動、熱情、禮貌。.2 行路 a) 陪同客人行路，請客人行于自己右側； b) 乘坐車、上下樓梯、電梯，禮讓在先，主動開關門； c) 自己處于主陪地位，應并排在客人旁邊，不要落在后邊。 5.3.1.3引見a) 首先向領導介紹客人（單位、職務、姓名）。b) 引見順序 把身份低、年齡輕的人介紹給身份高、年紀大的； 按職務高低，依次介紹一行來客； 職務相同，先介紹年紀大的。.4會談a) 根據來客來意和身份，安排適當地點（辦公室、接待室、會議室）進行交談；b7、) 領導與來賓見面交談后，對客人原定日程有變化的，與客人共同協商安排。5.3.2 會議（活動）接待a) 公司高層管理人員安排的接待活動：總經理工作部接到公司高層管理人員安排的會議（活動）通知后，及時了解來賓單位和來訪人數、來訪時間、接待規格后，擬定會議（活動）實施方案和會議（活動）禮品采購方案報總經理審批后開始實施；b) 其他會議（活動）接待：接待部門應于會議（活動）前二個工作日填寫 會議（活動）接待申請單報分管領導審批，總經理工作部根據“接待申請單”的內容簽發接待意見，如果屬“公司高層管理人員安排的接待活動及公司重大業務接待活動”由總經理工作部負責擬定會議（活動）接待實施方案和會議（活動）禮8、品方案申請單報公司總經理審批后，總經理工作部負責實施；如果屬“各職能部門及各生產準備組”的業務活動，由承辦部門填寫會議（活動）申請單報分管領導審批后，交總經理工作部，承辦部門和總經理工作部共同擬定會議（活動）接待實施方案和會議（活動）禮品方案申請單報分管領導審批后，由總經理工作部配合實施。 5.3.3 普通來訪：根據部門及業務情況，相關部門應于客人來訪前一日擬定會議（活動）接待通知單和會議（活動）接待實施方案報分管領導審批后，總經理工作部配合實施。5.3.4 臨時來訪：公司接待室或大廳前臺將臨時來訪客人的情況和來訪目的通知業務對口部門，由業務對口部門視情況決定是否接待，或決定接待方式。5.4接9、待標準本規定用餐為標準上限，部門負責人或上級審核人根據就餐人數、客戶職級、關系狀況、公司陪同人員級別等實際情況，嚴格控制。公司陪同人數執行“N+1”原則，在一般情況下，盡量控制就餐人數，陪餐人數上限為來訪人數加一人，特殊情況，應提前請示公司分管領導。接待工作中如需安排車輛、禮品饋贈事宜，請在會議（活動）接待通知單說明。針對不同類別的客人接待，其接待標準分為最高規格、高規格、中等規格、普通規格，接待標準由總經理工作部根據來訪客人的情況制定，報分管領導審批。具體標準：接待標準餐飲標準接待性質標準范圍最高規格根據高管安排由公司高管特批接待公司高管接待的客人高規格200元/人/餐主要接待對公司業務與發10、展有重大促進的賓客重大關聯賓客或縣級以上客人中等規格100元/人/餐主要接待與公司有密切往來和重要合作的賓客等重要合作伙伴或副縣級以上客人普通規格50元/人/餐與公司業務相關的一般商務往來一般客人 *特殊情況下，接待活動中如需安排住宿、旅游與娛樂項目的，應在運營公司會議（活動）接待申請單中事先注明，報銷審核時按該申請單審核報銷。5.5 接待費用控制公司接待費，每年初根據審批的公司財務預算總額進行部門分解，控制使用。公司接待費使用必須控制在預算范圍內，每月發生時由需要接待的部門上報月度資金計劃，審批后按本規定控制使用。 任何部門不能突破公司年度接待費用預算，接待費用使用情況作為責任部門考核標準之11、一。如果年內因業務發生重大變更，可按預算管理辦法調整年度接待費預算。 接待規格的確定，由經辦人向部門負責人請示，并填寫運營公司會議（活動）接待申請單報批，特殊情況需要在接待申請單中注明，接待申請審批后方可開始各項接待工作，審批后的接待申請單作為借支與報銷審核依據。5.6 接待工作流程公司高層管理人員接待活動流程：工作分解流程（單據流程）主管部門工作參與部門其他要求接待申請單行政主管 業務部門按5.3條要求辦理 部長審核審核時間和人數確定是否接待和接待要求交辦領導確定接待和禮品標準 總經理工作部計劃經營部 財務部根據制度規定審批行政主管擬定實施方案、禮品采購方案相關業務部門會議室的布置、就餐的準12、備、車輛的安排總經理工作部實施方案 相關業務部門會場的服務、就餐標準、車輛的落實行政主管報銷費用（接待申請單禮品采購單實施方案）行政主管總經部部長計劃經營部財務部標準控制 其他會議（活動）接待工作分解流程（單據流程）主管部門工作參與部門其他要求接待申請單接待部門制定 業務部門按5.3條要求辦理 部門審核部長審核時間和人數確定是否接待和接待要求總經理工作部審核接待標準和費用總額 計劃經營部和財務部嚴格按規定辦理分管領導批準接待標準和費用總額部門人員/行政主管擬定實施方案、禮品采購方案相關業務部門會議室的布置、就餐的準備、車輛的安排接待部門/總經部實施方案 相關業務部門會場的服務、就餐標準、車輛的13、落實接待部門報銷費用接待部門總經部部長計劃經營部財務部標準控制6 相關文件a) 財務管理控制規定b) 資金計劃管理規定c) 車輛管理規定d) 禮品管理規定7 記 錄7.1 會議（活動）接待申請單 (KY-GL-G-09-A-01)7.2 會議（活動）接待實施方案 (KY-GL-G-09-A-02)7.3 會議（活動）禮品方案申請單 (KY-GL-G-09-A-03)7.4 接待臺帳 (KY-GL-G-09-A-04) 會議（活動）接待申請單申請部門申請人及電話訪團單位聯系人及電話來訪目的訪團基本情況帶隊領導陪同人員及人數來訪確切時間來訪交通工具來訪日程安排接待事項接待規格接待費用總額接待實施方案見附表部門負責人意見總經理工作部意見公司領導意見 會議（活動）接待實施方案實施部門總負責人聯系電話總協調人聯系電話實施項目內 容金額實施人員實施時間聯系電話迎客地點日程安排場所布置攝像、投影著裝禮品車輛入住賓館進餐安排費用總額備注 會議（活動）禮品方案申請單表格編號： 記錄編號：申請單位申請人申請日期會議（活動）名稱嘉賓情況嘉賓人數申請理由禮品方案序號禮品標準 數量金額收授人小計備注審批：總經理工作部：審核：接 待 臺 帳序號日期客人/人數單位（最高）職務活動內容公司出席/人數接待 事項支出金額123456789表格編號： 記錄編號：