鋅鋼型材公司現金支票及支出審批管理制度.doc
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上傳人:職z****i
編號:1131042
2024-09-08
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1、鋅鋼型材公司現金支票支出審批管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 一、總則1、公司財務實行“預算計劃”為特征的總經理負責制:各部門的所有開支須先以“用款計劃”形式向財務部門提出申請,經由總經理審批的用款計劃內的支付,部門負責人書面授權,財務負責人監核即可辦理;計劃外用款,無論大小必須有公司總經理的書面授權。無總經理審批財務部門不得報銷或列支相應開支。2、嚴格執行投資協議相關的財務會計制度。二 、財務工作崗位職責公司財務實行統一管理、分工負責的管理制度,財務人員接受公司財務主管的領導,對董事會負責。財務人員設會計、2、出納崗位,實行崗位責任制,做到錢帳分開,各負其責。(允許兼職,但錢賬必須分管)(一)總部財務經理職責(由財務經理與外聘會計配合承擔)1、組建改進公司財務機構對核算程序等提出方案。同時負責財會人員上下溝通工作。2、貫徹國家財稅政策、法規,并結合公司具體情況建立規范的財務模式,指導建立健全相關財務核算制度,同時負責對公司內部財務管理制度的執行情況進行檢查和考核。3、進行成本費用預測、計劃、控制、核算、分析和考核,監督各部門降低消耗、節約費用、提高經濟效益。4、 其他相關財務工作。5.參與公司各項資本經營活動的預測、計劃、核算、分析決策和管理,做好對本部門工作的指導、監督、檢查。向董事會和總經理提供3、決策數據。7、組織指導編制財務收支計劃、財務預決算,并監督貫徹執行;協助公司和廠部對成本費用進行控制、分析及考核。8、負責公司資產管理,監督其增減變化,負責盤盈盤虧、報廢清理、貨款結算、催收和處理工作。做到手續完備、數據準確、賬目清楚、處理及時。及時登記、核對、抽查與調撥,按規定計算折舊費用,確保資產的資金來源。10、負責監管財務歷史資料、文件、憑證、報表的整理、收集和立卷歸檔工作,并按規定手續報請銷毀。11、 參與價格及工資、獎金、福利政策的制定。 12、 完成領導交辦的其他工作。(二)財務主管職責(可外聘兼職如兼會計見會計職責)1、負責的日常財務工作。2、負責對財務工作等提出合理化意見及建4、議。3. 間做到賬務清楚、準確、及時4. 廠部每筆開支必須由廠長審核簽署,雙人復核(指定人員)雙人承擔連帶責任。附業務流程1 采購:采購計劃-總部-采購訂單-入庫單、驗收單(雙單雙人)-總部-總部付款2 生產:生產計劃或總部訂單-廠長審察-領料單和出庫單(雙單雙人含主材、輔料、包裝)-費用分攤-成品入庫-報總部3 銷售:訂單-總部指令(總部為唯一指令人)-核對指令(電話、傳真及郵件)-出庫單、驗查-發貨-加報總部4 盤點:每月核對,每季大盤點及盈虧處理(三)會計職責(可兼任)1、按照會計制度的規定記賬、復帳、報賬,做到手續齊備、數字準確、賬目清楚、處理及時;2、財務票據審核,各項業務款項發生、5、回收的監督,業務報表的整理、審核、匯總,業務合同執行情況的監督、保管及統計報表的填報;3、會計業務的核算,財務制度的監督,會計檔案的保存和管理工作;4、完成部門主管或相關領導交辦的其他工作。(四)出納職責1、建立健全現金出納各種賬冊,嚴格審核現金收付憑證。2、嚴格執行資金及現金使用計劃和相關管理制度,不得坐支現金,不得白條抵庫。3、對每天發生的銀行和現金收支業務作到與會計每日核對日清月結,及時核對,保證帳實相符。4、每周末下班前報送資金周報給財務經理和總經理三、現金管理制度1、 所有現金收支由公司出納負責。實行備用金制,總部和廠部分設(備用金)現金日記帳,除日記賬外由資金負責人(總部:蘭羽,廠6、部:肖國紅)設流水賬,現金日記賬和流水賬不能同一個管理2、建立和健全現金日記帳簿,出納應根據審批無誤的收支憑單逐筆順序登記現金流水收支帳目,并每天結出余額核對庫存。作到日清月結,帳實相符。3、總部庫存現金超過 元時必須存入銀行。廠部庫存現金超過 元時必須存入銀行。4、出納收取現金時,須立即開具一式四聯的收款單,由繳款人在右下角簽名后,交繳款人、業務部門、出納、會計各留存一聯。5、任何現金支出必須按相關程序報批(見支出審批制度)。因出差或其他原因必須預支現金的,須填寫借款單,經總經理簽字批準,方可支出現金。借款人要在出差回來或借款后三天內向出納還款或報銷(詳見差旅費報銷規定)。6、收支單據辦理完7、畢后出納須在審核無誤的收支憑單上各附件編號上簽章,并在原始單據上加蓋現金收、付訖章,防止重復報銷。四、支票管理1、 支票的購買、填寫和保存由出納負責。2、建立和健全銀行存款日記帳簿,出納應根據審批無誤的收支憑單,逐筆順序登記銀行流水收支帳目,并每天結出余額;每工作日結束后。3、出納收取支票時,須立即開具一式四聯的支票回收登記表,由繳款人在右下角簽名后,交繳款人、繳款部門、出納、會計各留存一聯。4、 支票的使用必須填寫“支票領用單” ,由經辦人、部門經理、財務主管(經理)、總經理(計劃外部分)簽字后出納方可開出。5、 所開出支票必須封填收款單位名稱。6、所開支票必須由收取支票方在支票頭上簽收或蓋8、章。五、印鑒的保管1、公司印章包括公章、財務專用章、法人代表章、合同章等。公章由行政管理部指定專人負責保管。2、保管人員必須堅守職責,未經領導批準,不得將印章帶出辦公室,不得私用,不得委托他人代管。印章帶出或交由他人代管需總經理簽字同意。3、保持印章使用的嚴肅性。各類印章只限使用在正式公文、函件上,嚴禁在空白介紹信上蓋章。印章使用必須做到用章登記。4、銀行印鑒必須分人保管。5、財務專用章和總經理印鑒分別由財務經理和出納負責保管。6 所有重要印章建立請章登記本六、現金、銀行存款的盤查1、出納人員在每周完成出納工作后,應將庫存現金、銀行存款的上存、收入、支出、結存情況,編制“出納報告表”,并對由出9、納保管的庫存現金,由會計或總經理指定人員于每星期五下午及每月終了進行定期對帳盤查,其他時間進行抽查。(總部及)2、出納應根據銀行存款日記帳的帳面余額與開戶銀行轉來的對帳單的余額進行核對,對未達帳項應由會計編制“銀行存款余額調節表”進行檢查核對。對資金異動及時上報財務經理或總經理3、財務人員從銀行提取現金,應當填寫“現金領用單”,并寫明用途和金額,由總經理批準后提取。4.其它依據相關會計制度及法規執行。支出審批制度一、目的1、為簡化支出審批手續,提高工作效率。2、防止因私占用公司財產。二、 適用原則(一)使用連帶責任制,各部門經理/負責人對該部門許可的經營范圍、資金計劃進行監督和管理(經理/部門10、負責人對該部門之營業指標負全責及連帶責任)。(二)部門經理權限或部份權限(三)授權方式可分為兩類:1、固定授權(計劃內每月總額、每筆限額)差旅、交通、業務招待重點討論2)財務部發現疑問可直接向總經理或董事會匯報。2、臨時授權1)一般適用于緊急情況三、審批程序1、計劃內報銷:經手人、證明人(持原始憑證)-、分管經理(部門負責人)-、財務部-出納2、超計劃報銷:經手人、證明人(持原始憑證)、-部門經理(部門負責人)-財務部初審(填制報銷單等)-總經理審批-、財務部-出納四、 計劃審批內容1、購買日常辦公用品、計算機的外設配件和耗材之支出計劃,公司總經理審批。原則上統一購買并庫存,各部門登記領用,并11、進入各部門的費用。每月底由行政部向財務部提供有關方面的明細表(經各部門簽字確認)。2、固定資產(生產設備)與辦公家具(經營設備):其購買由各部門報申請計劃,經部門負責人簽字,公司總經理批準購置計劃,公司技術部相關部門統一協調詢價對比后核準并簽署后,報公司總經理批準資金購買。3、 元以上大額開支,必須至少提前一個月向公司總經理提交專項申請報告,注明必要性、參展人數、費用預算等。經批準后方可執行。(大額開無計劃造成損失由漏報部門承擔)5、工資、獎金的支出:由公司行政部核準每月考勤,財務部編制發放表,部門經理簽字確認,并報公司總經理批準后財務發放。6、業務費用:業務費用包括業務交通費(含油費、保養費12、過路費、搬運費)、快遞費、禮品費及業務招待費。經總經理批準的計劃內業務費用由部門經理審批;計劃外業務費用報公司總經理審批。報銷審核制度一、原則1、嚴格財務收支審批制度,公司發生的各項開支都必須由經手人填寫費用報銷單,注明支出事由、項目、發票張數、報銷金額、和經辦人簽名、部門經理簽字、財務經理審核(按照有關規定辦理)、分計劃內和計劃外相關程序審批后,出納方可付款。(公司任何開支都必須由總經理書面簽字審批后,出納方可支付,如總經理不在公司由總經理指定代簽人或書面傳真簽署附于原始單據后,方可作為報銷憑證,總經理加來后出納會計必須請總經理補簽方視為賬務完整,查賬發現無總經理簽署報銷或開支追究相關責任13、人相應責任)。2、加強報銷管理,當月帳,當月了,25日以后帳最遲不得超過下月3 日。無總經理簽字同意票據超過 天視為廢票不能報銷3、為了分清責任,進行部門核算,不同人員支出的業務費用不得混淆在一張報銷單上。二、支出相關部門審核對所有報銷內容,相關部門經理必須就其合理性及必要性進行審核。三、財務部門審核財務部門對所有報銷票據,依據相關財經法規及內部財務制度對其合法性進行審核。四、費用報銷及借款時間一覽1、計劃內開費用報銷:由部門憑發票填寫費用(成本)報銷單,財務部對票具進行核實,核對無誤后付款。2、印刷費(出片費):部門憑發票,附印刷品結算單,進行核實無誤后,填寫費用(成本)報銷單,財務審核無誤14、后付款。3、辦公用品、低值易耗品:由行政部購買的,由非購買人根據發票同實物核對無誤后,填寫驗收單后(低值易耗品還需有出庫單),憑發票(附上驗收單及分攤明細)填寫費用報銷單??偨浝砗炇鸷髨箐N。4、生產經營設備:保管人員根據發票同實物核對無誤后填寫驗收單和出庫單。憑發票(附計劃單、驗收單)填寫費用報銷5、差旅費:于返回3天內必須報銷,由部門經理審核票據的合理性并在報銷單上隨同差旅者簽字認證,后至財務核銷借款。各單位經理報差旅費憑報銷單經大區總裁審批后到財務核銷借款。對3天內無故不及時報銷的,財務部應催辦一次,仍不辦理者,財務部有責任從其當月工資和獎金中扣除。試用人員出差借款須由經理擔保,視同經理借15、款。6、業務費用:所有業務費用票據須開明細發票,經手人須在票據背面簽字。各單位應本著勤儉節約的原則使用業務費用,任何人不得用于除業務需要以外的個人消費。業務招待費須有兩人以上簽字并注明時間及招待客戶名稱;加班用餐費須有全體用餐人簽字;交通費須注明起始、地點及原因;禮品費須注明所送人名及禮品名稱、數量;快遞費單據上請注明客戶名稱。未按規定填寫說明或簽字的,財務人員應將報銷憑證退回并說明原因。8、超計劃報銷手續必須有審批報告,其它同計劃內報銷手續一樣。9、采購價值在500元以上的物品要有2人以上共同辦理;大宗用品或長期需用的物資,必須向3家以上供應商摸底詢價,并簽定供貨協議。五、差旅費報銷管理規定16、為保證公司差旅費的合理使用,規范差旅費的開支標準,特制定此規定,具體如下:1、出差人員是指經公司總經理批準離開本市一天以上進行各項公務活動的員工。2、出差人員出差需持有經部門經理、公司總經理簽字的出差申請表。申請表中需注明部門名稱、出差人姓名、出差時間、出差地點、出差事由、出差來回乘坐交通工具、預計差旅費金額,報總經理審批,憑申請單辦理借款和報銷手續后將申請單交總經辦和財務部存檔。2、 坐飛機的有關規定(距離,事由)必須先申請并,由總經理出差申請表上簽署,無總經理同意只報銷相應汽車或火車票金額,超額部分自行承擔1)級別規定:總裁、總經理等,出差可乘飛機。其他人員無特殊情況不得乘坐飛機。2) 特17、殊情況規定: A、業務緊急,必須乘飛機; B、路途長,乘火車時間超過30小時;C、本身業務需要,并由對方出機票款;D、機票打折幅度大,折后機票價格比火車硬臥票價不超過50元。3) 報批手續:一般人員出差,在特殊情況下需乘飛機,必須有總經理審批同意,報公司總經理批準。3、工出差到外地,可預借一定金額的差旅費。出差回來后憑單據在三日內報銷,逾期不報銷者,作為挪用公款處理。將從工資中扣除所借款項。4、出差人員的住宿費、市內交通費、伙食補助費實行定額包干(詳見后附差旅費報銷標準),由出差人員調劑使用,節余歸己、超支不補。5、出差乘坐火車,一般以硬臥為標準,如買不到硬臥票,按硬座票價的60% 予以補助。18、6、出差期間的交際應酬費,須事先請示總裁特批。(總金額及單筆金額,對應級別控制)7、往返機場、車站的市內交通費準予單獨憑車票報銷(不含出租車費用)。8、對于到外地參加會議、展覽、及其他活動的人員食宿及其他費用由對方負擔的,不得在公司報銷路費并領取補助;9、到分公司出差,由分公司負擔費用的,不得再次在公司報銷路費并領取補助。10、出差或外出學習、培訓、參加會議等,由集體統一安排食宿的,按其統一標準報銷,不享受任何補助。11、 出差補助天數的計算方法:1)出發日補助計算:以有效報銷車票或飛機票的準確開車或起飛時間為準:上午12:00前出發的可享受全天補助;12:00后出發的,當日不能到達目的地的,19、可享受半天補助;12:00后出發的,當天到達目的地的并住宿,可享受全天補助;2)到達日補助計算:以有效報銷車票或飛機票的準確開車或起飛時間為準:上午12:00前返回的可享受半天補助;12:00后返回的可享受全天補助。12、出差天數的計算方法:按照實有天數計算。13、以下范圍內的外出不按出差處理:當日往返,路跡過近的城市,如有特殊情況需部門經理報公司總經理批準14、 其它1)報銷差旅費時,應提供出差期間相應票據(如住宿費、市內交通費、餐費等),以便財務部進行帳目財務處理。如無法提供相應票據,應填寫無票據事由和證明, 元以上必須出示票據或事前請示總經理同意2)如有弄虛作假,一經發現后將三倍扣還。附20、件: 差旅費報銷標準 職務一般地區費用標準( 元/天)特殊地區費用標準( 元/天)總裁、總經理 元/天 部門經理 元/天 一般人員 元/天注:1、特殊地區指:費用高地區帳務管理制度1.公司職員因工作需要借用現金,需填寫“借款單”,部門經理審核同意,經會計審核;交總經理批準簽字后方可借用。超過還款期限即轉應收款,在當月工資中扣還。(公司不同意借款的,必須有股東擔保方可借款)2、股東借款金額不得超過股份凈值30%,并視為股權抵押借款,逾期不還公司有權沒收或出售,轉讓股權以彌補公司損失,并有權計收相應利息。 股東個人原因造成直接經濟損失的3.非本公司人員領款時,必須由我公司相關人員帶領。并簽證明人421、部門人員調動或離職等,部門經理必須監督其相關資金及業務款項的回收及移交,必須填寫移交清單一式四份(一份交財務、一份部門留存、移交人接受人各執一份),移交人、接受人、監交人及財務部相關統計人員均應簽字,并報財務備案。接受人應核對帳單金額及是否經過客戶確認。1)由于業務人員失職造成的資金損失,扣全額;2)由于公司內部原因造成的資金損失,按相關責任扣罰;3)由于外部不可抗力造成的資金損失,持相關部門證明,只扣業務成本。4)特殊情況經總經理批準可少扣或不扣固定資產的管理規定1、公司的固定資產,包括機器設備、車輛、家具、電器、其他設備等,其財務管理和計提折舊,由財務室負責。2、每年年終必須進行一次固定22、資產盤點,做到實物和賬表記錄相符,核算資料準確。對固定資產遺失、損壞的,要查明原因,明確責任,做出適當處理。3、購置固定資產,必須有經批準的購置計劃;購置時,經總經理批準,可借用限額支票在計劃范圍內使用。4、購置的固定資產報銷時按財務制度審批程序進行。處罰辦法(一)出現下列情形之一的,對財務人員予以警告并扣發本人月薪1-3倍:1超出規定范圍、限額使用現金的或超出核定的庫存現金金額留存現金的;2用不符合財務會計制度規定的憑證頂替銀行存款或庫存現金的;3未經批準,擅自挪用或借用他人資金(包括現金)支付款項的;4利用賬戶替其他單位和個人套取現金的;5未經批準坐支或未按批準的坐支范圍和限額坐支現金的;6保留賬外款項或將公司款項以財務人員個人儲蓄方式存入銀行的;7違反本規定條款認定應予處罰的。(二)有下列情形之一者,財務人員應予解聘:1違反財務制度,造成財務工作嚴重混亂的;2拒絕提供或提供虛假的會計憑證、賬表、文件資料的;3偽造、變造、謊報、毀滅、隱匿會計憑證、會計賬簿的;4利用職務便利,非法占有或虛報冒領、騙取公司財物的;侵吞公司資產的5弄虛作假、營私舞弊、非法謀私、泄漏秘密及貪污挪用公司款項的;6在工作范圍內發生嚴重失誤或因玩忽職守致使公司利益遭受損失的;7有其他瀆職行為和嚴重錯誤,應當予以辭退的。